Πώς να συνεργαστείτε σε έγγραφα μέσω του Διαδικτύου

Δεν υπάρχει λόγος να κουβεντιάσετε γύρω από τον ίδιο υπολογιστή ή να στείλετε αρχεία εμπρός και πίσω μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν θέλετε να συνεργαστείτε με άλλους ανθρώπους. Μπορείτε όλοι να επεξεργαστείτε το ίδιο αντίγραφο του εγγράφου - μπορείτε ακόμη και να το επεξεργαστείτε μαζί σε πραγματικό χρόνο.

Συνιστούμε τα Έγγραφα Google επειδή είναι μια πιο ώριμη λύση συνεργασίας και έχουμε την μεγαλύτερη εμπειρία μαζί της. Το Office Online της Microsoft κέρδισε πρόσφατα λειτουργίες συναυτοποίησης σε πραγματικό χρόνο, επομένως ίσως αξίζει να το δείτε.

Έγγραφα Google

Τα Έγγραφα Google είναι η σουίτα γραφείου της Google. Όπως και οι περισσότερες υπηρεσίες Google, είναι μια δωρεάν εφαρμογή στην οποία έχετε πρόσβαση στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού σας. Τα αρχεία που δημιουργείτε στα Έγγραφα Google αποθηκεύονται στο Google Drive και σχετίζονται με το λογαριασμό σας Google. Επειδή αυτά τα αρχεία ζουν ηλεκτρονικά αντί για τον υπολογιστή σας, είναι εύκολο να μοιραστείτε το έγγραφο με άλλα άτομα. Η Google ελέγχει το έγγραφο και μπορεί να δώσει πρόσβαση σε άλλα άτομα.

Για να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για συνεργασία, κατευθυνθείτε στον ιστότοπο του Google Drive και συνδεθείτε με το Λογαριασμό σας Google. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία και επιλέξτε τον τύπο εγγράφου στο οποίο θέλετε να εργαστείτε, για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο Google Drive ή να ανεβάσετε ένα έγγραφο από τον υπολογιστή σας.

Με το έγγραφο ανοιχτό, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση. Μπορείτε να τοποθετήσετε δείκτη πάνω από αυτό το κουμπί για να δείτε ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό το έγγραφο.

Εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να συνεργαστείτε στο έγγραφο. Τα άτομα που προσθέτετε έχουν δικαιώματα επεξεργασίας από προεπιλογή, αλλά μπορείτε επίσης να τα περιορίσετε μόνο να σχολιάζουν ή να προβάλλουν το έγγραφο. Η άδεια "Μπορεί να δει" είναι χρήσιμη εάν θέλετε απλώς να εμφανίσετε ένα έγγραφο σε άτομα.

Από προεπιλογή, οι χρήστες θα λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν μοιράζεστε το έγγραφο μαζί τους. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο περιέχει ένα σύνδεσμο προς το έγγραφο, ώστε να μπορεί να το επεξεργαστεί μαζί με εσάς. Εάν δεν δουλεύετε πάνω στο έγγραφο, είναι καλό - μπορούν να το επεξεργαστούν και θα δείτε τις αλλαγές τους όταν επιστρέψετε στο έγγραφο αργότερα.

Όταν πολλοί άνθρωποι εργάζονται σε ένα έγγραφο, θα δείτε πολλαπλούς δείκτες εισαγωγής κειμένου. Θα δείτε σε πραγματικό χρόνο τι δακτυλογραφούν άλλοι άνθρωποι στο έγγραφο, ώστε να μπορείτε να συνεργαστείτε σε ένα πολύπλοκο έγγραφο χωρίς να χτυπήσετε το ένα στο άλλο και αργότερα να επιλύσετε τις αντιμαχόμενες επεξεργασίες. Υπάρχει ακόμα και μια δυνατότητα συνομιλίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μιλήσετε στους συναδέλφους σας.

Για να προβάλετε μια λίστα εγγράφων που μοιράζονται μαζί σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στην κατηγορία Κοινόχρηστο με εμένα στο Google Drive.

Γραφείο Online

Το Office Online της Microsoft ήταν παλαιότερα γνωστό ως Office Web Apps. Είναι μια εντελώς δωρεάν, web-based έκδοση του Microsoft Office που έχετε πρόσβαση στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Επειδή πρόκειται για μια εφαρμογή ιστού, δεν είναι το πλήρες Microsoft Office και είναι πιο περιορισμένη. Μπορείτε να κάνετε κάποια συνεργασία με τις εκδόσεις γραφείου του Microsoft Office, αλλά δεν είναι εξίσου ώριμη λύση συνεργασίας, όπως προσφέρουν τα Έγγραφα Google. Για παράδειγμα, μόνο ένα άτομο μπορεί να εργαστεί στην ίδια παράγραφο τη στιγμή που συνεργάζεται στο Office 2013.

Το Office Online διατίθεται στο Office.com. Απαιτεί λογαριασμό Microsoft και αποθηκεύει τα έγγραφά σας στην υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων OneDrive της Microsoft (παλαιότερα γνωστή ως SkyDrive).

Για να ξεκινήσετε, επισκεφτείτε τον ιστότοπο του Office Online και ανοίξτε την εφαρμογή που επιθυμείτε - ή επισκεφθείτε την τοποθεσία OneDrive και ανοίξτε ένα υπάρχον έγγραφο. Με ανοιχτό έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στο επάνω μέρος της σελίδας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο μενού ΑΡΧΕΙΟ στην κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση και επιλέξτε Κοινή χρήση με άτομα.

Καταχωρίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις οποίες θέλετε να μοιραστείτε και επιλέξτε τα δικαιώματα που θέλετε να παραχωρήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε αν τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το έγγραφο να μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο και αν χρειάζονται έναν λογαριασμό της Microsoft για να το κάνουν.

Τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το έγγραφο θα λάβουν προσκλήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σύνδεσμο προς το έγγραφό σας. Μπορούν να ανοίξουν το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία και επιλέξτε Επεξεργασία στο Word Online για να το επεξεργαστείτε. Μπορείτε να διαχειριστείτε τη λίστα με τα άτομα που έχουν άδεια να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται το έγγραφο από το τμήμα Κοινή χρήση.

Υπάρχουν διάφοροι άλλοι τρόποι να εργάζεστε στα ίδια έγγραφα σε πραγματικό χρόνο μέσω του Διαδικτύου, αλλά πιθανότατα καλύτερα να κολλήσετε με αυτές τις λειτουργίες συνεργασίας. Τα Έγγραφα Google και το Office Online καθιστούν αυτό το απλό και περιλαμβάνουν ικανές εφαρμογές γραφείου για να συνεργαστείτε.