Πώς να συνεργαστείτε σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο στο Office 2016

Το Microsoft Office 2016 έχει βελτιώσει τις δυνατότητες συνεργασίας, ώστε πολλοί συγγραφείς να μπορούν να εργάζονται σε ένα έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να μοιραστείτε ένα έγγραφο στο OneDrive και να δείτε ποιος εργάζεται σε αυτό, ακόμα και να πάρετε έναν σύνδεσμο για να στείλετε άλλους για εύκολη πρόσβαση στο έγγραφο.

Θα χρησιμοποιήσουμε το Word σε αυτό το άρθρο για να δείξουμε πώς να συνεργαστούμε σε έγγραφα. Ωστόσο, αυτή η δυνατότητα συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο είναι επίσης διαθέσιμη σε Excel και PowerPoint.

Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στη γραμμή κορδέλας στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του Word.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πριν ρυθμίσετε το έγγραφο σας για κοινή χρήση, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε κοινόχρηστο φάκελο στο λογαριασμό σας OneDrive. Ή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φάκελο "Δημόσιο" που υπάρχει στον λογαριασμό σας από προεπιλογή.

Εμφανίζεται το παράθυρο "Κοινή χρήση". Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο στο φάκελο που μοιραστήκατε στο λογαριασμό σας OneDrive, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση στο Cloud".

Στην οθόνη παρασκηνίου "Αποθήκευση ως", επιλέξτε την κοινόχρηστη τοποθεσία στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας ή κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" για να επιλέξετε μια θέση στον λογαριασμό σας OneDrive που δεν περιλαμβάνεται στην πρόσφατη λίστα.

Εάν χρειάζεται, μεταβείτε στον κοινόχρηστο φάκελο στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως". Αν θέλετε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου, εισάγετε ένα νέο όνομα στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα αρχείου". Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Επιστρέφετε στο έγγραφο και το παράθυρο "Κοινή χρήση" συνδέεται και σας επιτρέπει να προσκαλέσετε άτομα είτε να προβάλετε είτε να επεξεργαστείτε το αρχείο ή απλώς να το δείτε. Για να προσκαλέσετε κάποιον να συνεργαστεί στο έγγραφο, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτού του χρήστη στο πλαίσιο "Πρόσκληση προσώπων". Επιλέξτε εάν μπορούν να "Μπορούν να επεξεργαστούν" ή "Μπορούν να δουν" από την αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν θέλετε να στείλετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα, πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο "Συμπερίληψη μηνύματος". Για να κάνετε κοινή χρήση του εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση".

Ο χρήστης προστίθεται στη λίστα των ατόμων με τα οποία έχετε μοιραστεί το έγγραφο.

Μπορείτε επίσης να καθορίσετε αν θα γίνεται αυτόματη κοινή χρήση των αλλαγών ή της ερώτησης ("Ρωτήστε με") κάθε φορά που πραγματοποιείται μια αλλαγή επιλέγοντας μια επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα "Αυτόματη κοινή χρήση αλλαγών".

Ο χρήστης με τον οποίο έχετε μοιραστεί το έγγραφο λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρόμοιο με την ακόλουθη εικόνα. Κάνουν κλικ στην επιλογή "Προβολή στο OneDrive" για πρόσβαση στο έγγραφο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε εύκολα να λάβετε μια σύνδεση με το κοινόχρηστο έγγραφο, ώστε να μπορείτε να το στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους χρήστες κάνοντας κλικ στο κουμπί "Λήψη συνδέσμου κοινής χρήσης" στο κάτω μέρος του παραθύρου "Κοινή χρήση".

Δύο κουμπιά εμφανίζονται στο παράθυρο "Κοινή χρήση". Αν θέλετε να στείλετε ένα σύνδεσμο που επιτρέπει σε ένα χρήστη να προβάλλει και να επεξεργαστεί το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία συνδέσμου επεξεργασίας". Για να στείλετε ένα σύνδεσμο που επιτρέπει μόνο σε ένα χρήστη να προβάλει το έγγραφο και να μην το επεξεργαστεί, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία συνδέσμου μόνο για προβολή".

Εμφανίζεται το πλαίσιο "Επεξεργασία συνδέσμου" που περιέχει τη διεύθυνση URL για πρόσβαση στο έγγραφο με τα κατάλληλα δικαιώματα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιγραφή" στα δεξιά του πλαισίου για να αντιγράψετε τη διεύθυνση URL, για παράδειγμα, για να μοιραστείτε το σύνδεσμο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο που λαμβάνει ο χρήστης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίγει το έγγραφο στην ηλεκτρονική έκδοση της κατάλληλης εφαρμογής του Office 2016.

Όταν ο χρήστης αρχίσει να επεξεργάζεται το έγγραφο, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας ενημερώνει ότι ένας "επισκέπτης επεξεργάζεται αυτό το έγγραφο".

Οι αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν από το άλλο άτομο εμφανίζονται ως επισημασμένο κείμενο στην εμφάνιση του εγγράφου σας.

Εάν επιτρέπετε σε έναν χρήστη να επεξεργαστεί ένα έγγραφο και στη συνέχεια να αλλάξει γνώμη, μπορείτε να αλλάξετε εύκολα δικαιώματα για αυτόν τον χρήστη. Κάντε δεξί κλικ στο όνομα του χρήστη στη λίστα και επιλέξτε "Αλλαγή άδειας για: Μπορεί να προβάλλεται". Μπορείτε επίσης να πάτε με τον άλλο τρόπο, δίνοντας στον χρήστη την άδεια να επεξεργαστεί το έγγραφο αφού του επιτρέπει μόνο να το δει.

Αν ολοκληρώσετε την κοινή χρήση του εγγράφου με έναν χρήστη, μπορείτε να σταματήσετε να επιτρέπετε στον χρήστη να προβάλει ή να επεξεργαστεί το έγγραφο. Κάντε δεξί κλικ στο όνομα χρήστη στη λίστα και επιλέξτε "Κατάργηση χρήστη" από το αναδυόμενο μενού.

Για να κλείσετε το παράθυρο "Κοινή χρήση", κάντε κλικ στο "X" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Είτε εργάζεστε σε ένα μεγάλο είτε μικρό έργο, αυτή η νέα δυνατότητα συνεργασίας στο Office 2016 με επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο και ενσωμάτωση στο cloud με το OneDrive είναι ισχυρή.