Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook για Windows

Όταν ξέρετε ότι θα βγείτε από το γραφείο για λίγες μέρες, μπορείτε να ρυθμίσετε τον Βοηθό εκτός γραφείου να απαντά αυτόματα, αφήνοντας τους ανθρώπους να γνωρίζουν ότι απολαμβάνετε τις διακοπές σας ενώ είναι κολλημένοι στο χώρο εργασίας.

Για να δημιουργήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook, θα δημιουργήσουμε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το μήνυμα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και στη συνέχεια θα δημιουργήσουμε έναν κανόνα που θα στείλει μια απάντηση με αυτό το μήνυμα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου εύρους ημερομηνιών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Outlook πρέπει να είναι ανοιχτό για να εκτελεστεί ο κανόνας και να σας αποσταλεί η απάντηση εκτός γραφείου. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε αφήσει τον υπολογιστή σας και ότι το Outlook εκτελείται ενώ βρίσκεστε εκτός γραφείου.

Βήμα πρώτο: Δημιουργήστε ένα πρότυπο μηνύματος

Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος στο Outlook, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργή η καρτέλα "Αρχική σελίδα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στην ενότητα Νέα.

Εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε ως αυτόματη απάντηση στο πλαίσιο μηνύματος. Μην εισάγετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα θέμα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως" στη λίστα επιλογών στην αριστερή πλευρά της οθόνης πίσω παραστάσεων.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, επιλέξτε "Πρότυπο προτύπου (* .oft)" από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπος".

Έχετε μεταφερθεί στο φάκελο προτύπων χρήστη. Καταχωρίστε ένα όνομα για το πρότυπο στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου", διατηρώντας την επέκταση ".oft" και πατήστε "Αποθήκευση".

Εάν θέλετε να αντιγράψετε το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από το γραφείο απάντησης σε άλλο υπολογιστή ή να το δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας, η πλήρης διαδρομή προς το φάκελο των προτύπων χρήστη είναι C: \ Χρήστες \ \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Αντικαθιστώ με το όνομα χρήστη των Windows.

Κλείστε το παράθυρο μηνύματος κάνοντας κλικ στο κουμπί "X" στην επάνω δεξιά γωνία.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου με το ερώτημα εάν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα σχέδιο του μηνύματος. Δεν χρειάζεται να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο, αλλά μπορείτε, αν θέλετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το πρόχειρο ή "Όχι" αν δεν το κάνετε.

Βήμα δεύτερο: Δημιουργήστε έναν κανόνα για την αυτόματη απάντηση στα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τώρα, ότι έχουμε το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης εκτός γραφείου, θα δημιουργήσουμε έναν κανόνα για να χρησιμοποιήσουμε αυτό το πρότυπο για να απαντήσουμε σε όλα τα μηνύματα που έρχονται κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου εύρους ημερομηνιών. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα "Αρχική σελίδα" είναι ενεργή.

Στην ενότητα Μετακίνηση, κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες" και επιλέξτε "Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" για να αποκτήσετε πρόσβαση στην οθόνη παρασκηνίου. Βεβαιωθείτε ότι η οθόνη "Πληροφορίες" είναι ενεργή (κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες" στα αριστερά, εάν χρειάζεται) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλήκτρο "Διαχειριστείτε κανόνες και ειδοποιήσεις".

Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε αυτόν τον κανόνα έχει επιλεγεί στο αναπτυσσόμενο μενού "Εφαρμογή αλλαγών σε αυτό το φάκελο". Εάν θέλετε ο κανόνας αυτός να εφαρμόζεται σε όλους τους λογαριασμούς σας στο Outlook, θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε αργότερα σε αυτό το άρθρο. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" αν δεν είναι ήδη ενεργή και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο κανόνα".

Στην πρώτη οθόνη του παραθύρου διαλόγου Οδηγός κανόνων, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω" στην ενότητα "Έναρξη από κενό κανόνα". Η επιλογή προστίθεται στο πλαίσιο "Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή)". Δεν υπάρχει τίποτα για επεξεργασία για αυτό το μέρος του κανόνα, οπότε κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

Η δεύτερη οθόνη στο παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων σας επιτρέπει να επιλέξετε τις συνθήκες για να ελέγξετε πότε λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να σας αποσταλεί η απάντηση εκτός γραφείου κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου εύρους ημερομηνιών, επιλέξτε το πλαίσιο "ληφθείσα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα" στο πλαίσιο "Βήμα 1: Επιλογή προϋποθέσεων". Η συνθήκη προστίθεται στο πλαίσιο "Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή)", όπως πριν, αλλά αυτή τη φορά υπάρχει μέρος της περιγραφής για επεξεργασία. Για να προσθέσετε ένα εύρος ημερομηνιών, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "σε συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών" στο πλαίσιο Βήμα 2.

Στο παράθυρο διαλόγου "Ημερομηνία λήψης", επιλέξτε το πλαίσιο "Μετά", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και κάντε κλικ στην ημερομηνία από την οποία θέλετε να αποσταλεί η αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου. Για παράδειγμα, εάν θέλετε η απάντησή σας εκτός γραφείου να αρχίσει να αποστέλλεται στις 8 Φεβρουαρίου, επιλέξτε την 7η Φεβρουαρίου για την ημερομηνία μετά την ημερομηνία.

Στη συνέχεια, ελέγξτε το πλαίσιο "Πριν", επιλέξτε μια ημερομηνία από το αναπτυσσόμενο μενού ημερομηνίας στα δεξιά του πλαισίου ελέγχου Πριν. Η ημερομηνία που θα επιλέξετε θα πρέπει να είναι η ημέρα που θέλετε να σταματήσει η αποστολή της απάντησης εκτός γραφείου. Για παράδειγμα, αν θέλετε η 15η Φεβρουαρίου να είναι η τελευταία ημέρα που αποστέλλεται η απάντησή σας εκτός γραφείου, επιλέξτε την 16η Φεβρουαρίου ως Πριν την ημερομηνία.

Οι ημερομηνίες που επιλέξατε προστίθενται στην κατάσταση στο πλαίσιο Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" στο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός κανόνων" για να συνεχίσετε.

Στην τρίτη οθόνη του πλαισίου διαλόγου Οδηγός κανόνων, επιλέγετε τι θέλετε να κάνετε με τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια του εύρους ημερομηνιών. Θέλουμε να απαντήσουμε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το πρότυπο που δημιουργήσαμε στην πρώτη ενότητα, επομένως ελέγχουμε το πλαίσιο "απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στο πλαίσιο "Βήμα 1: Επιλογή ενέργειας". Για να επιλέξετε το πρότυπο που δημιουργήσαμε, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στο παράθυρο "Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή").

Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προτύπου απάντησης, επιλέξτε "Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων" από το αναπτυσσόμενο μενού "Look in".

Επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε (στην περίπτωσή μας το πρότυπο "Απάντηση εκτός γραφείου") και κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".

Η πλήρης διαδρομή προς το επιλεγμένο πρότυπο προστίθεται στην επιλεγμένη ενέργεια. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

Στην τέταρτη οθόνη "Οδηγός κανόνων", μπορείτε να επιλέξετε τυχόν εξαιρέσεις που θέλετε να εφαρμόσετε στον κανόνα, όπως εάν θέλετε να εξαιρέσετε συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες ("εκτός εάν πρόκειται για άτομα ή δημόσια ομάδα"). Δεν πρόκειται να προσθέσουμε εξαιρέσεις στον κανόνα μας, επομένως κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

Καταχωρίστε ένα όνομα για τον κανόνα στο πλαίσιο "Βήμα 1: Καθορισμός ονόματος για αυτό το κανόνα". Το πλαίσιο "Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα" ελέγχεται από προεπιλογή, οπότε ο κανόνας θα ενεργοποιηθεί αυτόματα. Μην ανησυχείτε, όμως. Δεν θα τρέξει παρά μετά την ημερομηνία μετά την ημερομηνία που καθορίσατε.

Δεν θέλουμε να εκτελέσουμε τον κανόνα για τα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα εισερχόμενά μας, επομένως αφήστε το πεδίο "Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα στα μηνύματα ήδη στο φάκελο" Εισερχόμενα "χωρίς έλεγχο. Εάν θέλετε να εκτελέσετε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς email σας στο Outlook, επιλέξτε το πλαίσιο "Δημιουργία αυτού του κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς". Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος".

Ο κανόνας προστίθεται στη λίστα. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις".

Τώρα, όταν κάποιος σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την ημερομηνία που καθορίσατε, θα λάβουν αυτόματα το μήνυμα στο πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργήσατε.

Παρόλο που ο αποστολέας λαμβάνει μια αυτόματη απάντηση λέγοντας ότι βρίσκεστε εκτός γραφείου, εξακολουθείτε να λαμβάνετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με ένα εικονίδιο που υποδεικνύει ότι έχει σταλεί αυτόματη απάντηση. Ωστόσο, μπορείτε να αισθανθείτε δικαιολογημένα να το αγνοήσετε μέχρι να επιστρέψετε.

Μόλις περάσει το εύρος ημερομηνιών του κανόνα, ο κανόνας δεν θα εφαρμοστεί στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον κανόνα. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε ξανά το πλαίσιο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις" όπως περιγράφεται παραπάνω και καταργήστε την επιλογή του πλαισίου στα αριστερά του κανόνα της λίστας. Κάντε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Όταν χρησιμοποιείτε αυτόν τον κανόνα για να στείλετε μια αυτοματοποιημένη απάντηση εκτός γραφείου, η απάντηση αποστέλλεται μία φορά σε κάθε αποστολέα κατά τη διάρκεια μιας μόνο περιόδου λειτουργίας του Outlook. Μια περίοδος λειτουργίας είναι όταν ανοίγετε το Outlook μέχρι να εξέλθετε από την εφαρμογή. Αυτό αποτρέπει την αποστολή διπλών απαντήσεων στον ίδιο αποστολέα που σας στέλνει πολλαπλά μηνύματα. Το κομμάτι του Outlook παρακολουθεί ποιος έχει λάβει μια αυτοματοποιημένη απόκριση σε κάθε σύνοδο αλλά αυτή η λίστα επαναφέρεται όταν κλείσετε το Outlook. Επομένως, αφήστε το Outlook ανοιχτό (μην βγείτε και ανοίξτε ξανά) έτσι ο κανόνας θα εκτελείται και η αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου αποστέλλεται σε όλους όσους σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έτσι οι αποστολείς δεν λαμβάνουν πολλαπλές απαντήσεις στο γραφείο.