Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Apple Mail για Mac

Αν πρόκειται να βγείτε από το γραφείο για κάποιο χρονικό διάστημα, είτε για διακοπές είτε για επαγγελματικό ταξίδι, μπορείτε να ενημερώσετε τους χρήστες αυτόματα ότι δεν θα διαβάζετε ή θα απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου χρησιμοποιώντας μια απάντηση εκτός γραφείου.

Το Apple Mail δεν διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία για απαντήσεις εκτός γραφείου, αλλά μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ή περισσότερους κανόνες για την αυτόματη αποστολή προσαρμοσμένων απαντήσεων στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε έναν κανόνα για να στέλνετε αυτόματα μια απάντηση σε οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελήφθησαν σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό, ως παράδειγμα.

Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε το Apple Mail και μεταβείτε στο Mail> Προτιμήσεις.

Στο παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή "Κανόνες" στη γραμμή εργαλείων στην κορυφή.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη κανόνα" στην οθόνη "Κανόνες".

Καταχωρίστε ένα όνομα για τον κανόνα στο πλαίσιο "Περιγραφή". Επιλέξτε "Οποιοδήποτε" στο επόμενο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε "Λογαριασμός" στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από αυτό. Υπάρχουν πολλές συνθήκες σε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, όπως ο έλεγχος εάν ο αποστολέας βρίσκεται στις επαφές σας ή όχι ή εάν ελέγξετε ότι το πεδίο Προς έχει συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιλέξτε το λογαριασμό από τον οποίο θέλετε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις από το αναπτυσσόμενο μενού προς τα δεξιά. Οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται στον λογαριασμό που επιλέγουμε, θα απαντηθεί με μια αυτόματη απάντηση.

Στην περιοχή Εκτέλεση των παρακάτω ενεργειών, επιλέξτε "Απάντηση στο μήνυμα" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Απάντηση κειμένου μήνυμα".

Εισαγάγετε το μήνυμα στο πλαίσιο που θέλετε να στείλετε ως αυτόματη απάντηση στα εισερχόμενα μηνύματα email και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες" για να το κλείσετε.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου με το ερώτημα αν θέλετε να εκτελέσετε τον νέο κανόνα σε υπάρχοντα μηνύματα στο γραμματοκιβώτιό σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Μην εφαρμόζετε". Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Εφαρμογή", η αυτόματη απάντηση θα σταλεί για όλα τα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα εισερχόμενά σας και δεν θέλετε να το κάνετε αυτό. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κλικ στο κουμπί "Μην εφαρμόζετε".

Ο κανόνας προστίθεται στη λίστα και το πλαίσιο στην ενεργή στήλη είναι επιλεγμένο, υποδεικνύοντας ότι ο κανόνας είναι ενεργός. Αν δεν πρόκειται να βγείτε από το γραφείο ακόμα, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στον νέο κανόνα που μόλις δημιουργήσατε. Όταν είστε έτοιμοι για την αποστολή της αυτόματης απάντησής σας, μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό το παράθυρο και να το ελέγξετε.

Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί "X" στην επάνω αριστερή γωνία.

Όσο ο κανόνας είναι ενεργός, κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνεται στο λογαριασμό μας HTG Email απαντάται με το προσαρμοσμένο μήνυμα που δημιουργήσαμε. Κάθε αποστολέας θα λάβει την αυτόματη απάντηση κάθε φορά που θα σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πρέπει να αφήσετε το Apple Mail ανοιχτό στο Mac σας για να τρέξει ο κανόνας. Εάν κλείσετε το Apple Mail, οι αυτόματες απαντήσεις δεν θα σταλούν, αλλά θα ανοίξουν ξανά το Apple Mail και θα λάβετε μηνύματα email στα εισερχόμενά σας για τον λογαριασμό που επιλέξατε στον κανόνα. Αυτό σημαίνει ότι εάν κλείσετε το Apple Mail με τον ενεργό κανόνα πριν φύγετε, όταν επιστρέψετε και ανοίξετε ξανά το Apple Mail, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε στα εισερχόμενά σας θα απαντηθούν αυτόματα σε αυτό το σημείο.

Εξακολουθείτε να λαμβάνετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας αποστέλλονται και το καθένα θα έχει ένα εικονίδιο απάντησης στα αριστερά της γραμμής του θέματος, υποδεικνύοντας ότι έχει σταλεί αυτόματη απάντηση για αυτό το μήνυμα.

Επειδή δεν μπορείτε να ορίσετε ένα εύρος ημερομηνιών για έναν κανόνα, πρέπει να απενεργοποιήσετε τον κανόνα με μη αυτόματο τρόπο, όταν δεν θέλετε να το εκτελείτε πια. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι αποεπιλέξατε το κουτί για τον κανόνα όταν επιστρέφετε από τις διακοπές σας ή το επαγγελματικό σας ταξίδι.