Αρχάριος Πώς να δημιουργήσετε, να διαχειριστείτε και να αντιστοιχίσετε κατηγορίες στο Outlook 2013

Το Outlook 2013 σάς επιτρέπει να αντιστοιχίζετε κατηγορίες σε αντικείμενα και να προσαρμόζετε τις εν λόγω κατηγορίες. Το θέμα για τις κατηγορίες είναι ότι είναι καθολικές σε όλο το Outlook και μπορείτε να αντιστοιχίσετε κάθε κατηγορία σε συνδυασμό πληκτρολογίου. Έτσι, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα συμβάντα ημερολογίου και τις σημειώσεις με ένα γρήγορο πλήκτρο δύο φορές.

Τους τελευταίους μήνες έχουμε μιλήσει πολύ για το Outlook 2013 και τα διάφορα μέρη του. Μιλήσαμε για την επίλυση των σημαντικότερων χαρακτηριστικών του, όπως πώς να συνθέσετε και να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε επαφές και ακόμη και να εισαγάγετε τις επαφές σας στο Gmail. Έχουμε καλύψει επίσης και άλλα θέματα του Outlook, όπως το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες εργασιών για να σας κρατήσουμε καλά, σε μια εργασία. Και φυσικά, υπάρχει το σημαντικό χρονοδιάγραμμα, το οποίο είναι απαραίτητο για όποιον θέλει να κρατήσει αποτελεσματικά ένα χρονοδιάγραμμα.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να το κάνετε πολλά για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα την πολυάσχολη εργασία σας και ακόμη και την προσωπική σας ζωή. Ωστόσο, προτού κλείσουμε το βλέμμα μας στο Outlook 2013, θεωρήσαμε ότι πρέπει να καλύψουμε μόνο δύο πτυχές που αξίζει να επισημάνουμε: κατηγορίες και αναζήτηση.

Σχετικά με αυτές τις κατηγορίες

Για να προσαρμόσετε τις κατηγορίες σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Κατηγοριοποίηση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Όλες οι κατηγορίες ..." από το αναπτυσσόμενο μενού. Χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες κατηγορίες, να διαγράψετε παλιές, να μετονομάσετε, να αλλάξετε χρώματα και να αντιστοιχίσετε πλήκτρα συντόμευσης.

Παρατηρήστε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, πως έχουμε αντιστοιχίσει "CTRL + F2" στην μπλε κατηγορία.

Τώρα, για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε κατηγορίες σε οτιδήποτε θέλετε. Πάρτε το ανόητο μας παράδειγμα παρακάτω, έχουμε το καθήκον μας να "ζούμε la vida loca" και το έχουμε επισημάνει με προσωπικές (μωβ) και επείγουσες (κόκκινες) κατηγορίες.

Θυμηθείτε αυτή την πολύ χρήσιμη συμβουλή: αφού ορίσετε τα πλήκτρα συντόμευσης στις κατηγορίες σας και έχετε δεσμεύσει τις κατηγορίες σας στη μνήμη, μπορούν να κάνουν γρήγορη εργασία από την οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεων και άλλων στοιχείων του Outlook.

Για παράδειγμα, εδώ υπάρχει μια κεφαλίδα email από ένα μήνυμα στα εισερχόμενά μας, το έχουμε επισημάνει με την κατηγορία Εργασία. Από εδώ και στο εξής, εάν πρέπει να αναζητήσουμε αυτό το συγκεκριμένο μήνυμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κατηγορίες για να φιλτράρουμε μη σχετιζόμενα μηνύματα.

Έχετε επίσης υπόψη σας ότι μπορείτε γρήγορα να επισημάνετε γρήγορα εργασίες, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία του Outlook γρήγορα με μια προεπιλεγμένη κατηγορία, όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Εδώ έχουμε επισημάνει πολλές εργασίες ως URGENT απλά κάνοντας κλικ στο μικρό κουτάκι στη στήλη CATEGORIES.

Είναι ξεκάθαρο ότι οι κατηγορίες μπορούν να είναι πολύ χρήσιμες και ότι είναι ένα σε μεγάλο βαθμό unheralded χαρακτηριστικό στο Outlook. Μάθετε να τις χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά και θα είστε σε θέση να διατηρείτε όλα τα πράγματα οργανωμένα στις περιοχές της σχετικής κατηγορίας.

Απλή αναζήτηση στο Outlook

Ας κλείσουμε αυτό το θέμα, συζητώντας για λίγο σχετικά με την αναζήτηση στοιχείων στο Outlook. Εννοούμε ότι αυτό ισχύει κυρίως για την αλληλογραφία, αλλά η αναζήτηση εκτείνεται σε όλη την εφαρμογή. Όταν κάνετε κλικ στο παράθυρο αναζήτησης, όπως στα Εισερχόμενα (ή σε οποιοδήποτε άλλο φάκελο αλληλογραφίας), η Κορδέλα θα αλλάξει για να σας δώσει μια πληθώρα εργαλείων αναζήτησης.

Γιατί είναι όλα αυτά τα πράγματα εδώ; Απλά, όσο περισσότερους τρόπους μπορείτε να αναζητήσετε ένα μήνυμα, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να το βρείτε. Δείτε εδώ στο παρακάτω screenshot, κάνουμε κλικ στο κουμπί "Θέμα" και μπορούμε να συμπληρώσουμε τον κατάλληλο χώρο με αυτό που θέλουμε να περιέχει το θέμα. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλουμε να βρούμε θέματα σχετικά με την "εργασία".

Σημειώστε ότι τα αποτελέσματα που εμφανίζονται είναι στην πραγματικότητα Εργασίες, το οποίο καταδεικνύει τον τρόπο με τον οποίο το Outlook επιστρέφει τα αποτελέσματα αναζήτησης από όλα όσα αποθηκεύει.

Εάν μεγιστοποιήσετε τις δεξιότητές σας αναζήτησης στο Outlook σας ενδιαφέρει, μπορείτε να κόψετε γρήγορα το σωρό, παίρνοντας λίγο χρόνο και δοκιμάζοντας τις επιλογές της Κορδέλας αναζήτησης. Λάβετε υπόψη ότι εάν τα αποτελέσματά σας είναι πολύ ευρέα και ποικίλα, μπορείτε πάντα να βελτιώσετε το πεδίο εφαρμογής σας χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα με τίτλο Εργαλείο εμβέλειας.

Τέλος, εάν αισθανθείτε την ανάγκη για εξουσία και τον απόλυτο έλεγχο της αναζήτησης σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα Advanced Find που βρέθηκε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εργαλεία αναζήτησης" στην ενότητα "Επιλογές".

Η χρήση της φόρμας "Σύνθετη εύρεση" είναι ο καλύτερος τρόπος για να αναζητήσετε το Outlook, αλλά ανεξάρτητα από τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, είμαστε βέβαιοι ότι θα μάθετε πώς μπορείτε να βρείτε τα στοιχεία σας σε ελάχιστο χρόνο.

Επιλογές αναζήτησης

Το Outlook λειτουργεί με την Αναζήτηση των Windows, την οποία γράψαμε μια ολόκληρη σειρά λίγο πίσω. Αυτές οι επιλογές επηρεάζουν τον τρόπο αναζήτησης των στοιχείων τόσο στα Windows όσο και στο Outlook.

Σημειώστε ότι αν κάνετε κλικ στην επιλογή "Επιλογές ευρετηρίου ..." θα ανοίξετε τον πίνακα ελέγχου Επιλογές ευρετηρίου, όπου μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο ή το ευρετήριο του Outlook από το Ευρετήριο αναζήτησης των Windows. Οι υπόλοιπες επιλογές αφορούν κυρίως τα αποτελέσματα αναζήτησης, όπως τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται και από το πού εμφανίζονται τα αποτελέσματα.

Οι κατηγορίες και η αναζήτηση είναι δύο χαρακτηριστικά που δεν μπορείτε να τα προσθέσετε στο ρεπερτόριο του Outlook, το οποίο θα στρογγυλοποιεί την εμπειρία του γραφείου σας. Αν χρησιμοποιείτε εκτεταμένα το Outlook και λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργείτε πολλές συναντήσεις ημερολογίου ή δημιουργείτε μακριές λίστες εργασιών, τότε είναι σε θέση να οργανώνετε όχι μόνο αυτά που είναι σημαντικά, αλλά και να έχετε τη δυνατότητα να ψάξετε οτιδήποτε, ειδικά αν γνωρίζετε αυτό που ψάχνετε είναι ανεκτίμητο.