Αρχάριος Πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τις εργασίες στο Outlook 2013

Εάν είστε ένας από εκείνους τους ανθρώπους που έχουν ένα λευκό πίνακα ή σημειωματάριο με μια συνεχώς εξελισσόμενη λίστα υποχρεώσεων, ή το γραφείο και οι οθόνες σας κοσμούνται με το Post-it® υπενθυμίζοντας σας σημαντικά γεγονότα, τότε αυτό το άρθρο για σας.

Το Outlook θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε λίστες υποχρεώσεων που περιλαμβάνουν εργασίες, τις οποίες μπορείτε να κάνετε σε όλα τα είδη των πραγμάτων, όπως ορίστε ημερομηνίες λήξης, υπενθυμίσεις, κατηγορίες και πολλά άλλα. Το όλο θέμα είναι να δημιουργήσετε ένα πιο ενεργό είδος λίστας εργασιών με τον οποίο μπορείτε να αλληλεπιδράσετε και θα σας κρατήσει ειλικρινείς.

Εργασία στην προβολή εργασιών

Έχουμε συζητήσει πρόσφατα τις διάφορες περιπλοκές του Outlook 2013 πρόσφατα, οπότε αν είστε νέοι σε αυτό, συνιστούμε να διαβάσετε την εισαγωγή μας.

Διαφορετικά, ανοίξτε το Outlook μέχρι την προβολή Εργασίες και ρίξτε μια ματιά. Με την πρώτη ματιά, θα παρατηρήσετε ότι είναι αρκετά άδειο και άγονο. Αυτό συμβαίνει γιατί έχουμε ακόμα να το γεμίσουμε με το πλήθος των πράξεων που πρέπει να κάνουμε και τα συγχαρητήρια για να τρέξουμε.

Ας δούμε πώς να χρησιμοποιήσετε τις εργασίες ως επαγγελματίας και να οργανώσετε περαιτέρω τη ζωή σας με το Outlook. Με λίγο χρόνο και εργασία, θα έχετε ένα πλήρες σύνολο καθηκόντων, τα οποία μπορείτε να ρυθμίσετε για να σας υπενθυμίσω πότε πρέπει να τα κάνετε, ή μπορείτε να τα αναθέσετε σε άλλο άτομο!

Προσθήκη εργασιών

Για να ξεκινήσετε, θα θέλετε να προσθέσετε εργασίες. Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει το γνωστό παράθυρο φακέλων κατά μήκος της αριστερής πλευράς. Μπορείτε να προσθέσετε νέους φακέλους σε αυτήν την προβολή, και στη συνέχεια να οργανώσετε τις εργασίες σας σε κατηγορίες. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα φακέλων, ώστε να μπορείτε να διαχωρίσετε ξανά τις εργασίες σας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής σας ζωής, αν είναι απαραίτητο.

Για να ξεκινήσετε, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει μια ομάδα φακέλων κλήσεων κλήση Οι εργασίες μου και δύο υποφακέλους δευτερεύουσας εργασίας: λίστα υποχρεώσεων και εργασίες. Αν κάνουμε δεξί κλικ στον πιο πάνω φάκελο, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια "Ομάδα Νέων Φακέλων" που θα ονομάσουμε "Εργασίες".

Μπορείτε να προσθέσετε μια γρήγορη εργασία κάνοντας κλικ στο "Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια νέα εργασία" ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Νέα εργασία" στην Αρχική κορδέλα. Ελέγξτε την ακόλουθη εργασία χωρίς τίτλο, στην οποία μπορείτε να εφαρμόσετε διάφορες επιλογές, να εμφανίσετε την εργασία, τα στοιχεία της, καθώς και να τη διαχειριστείτε.

Ας ολοκληρώσουμε λίγο το έργο μας με κάποιες βασικές λεπτομέρειες και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση & Κλείσιμο". Μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης (εάν ισχύει), την κατάσταση, την προτεραιότητα και το ποσοστό ολοκλήρωσης. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε το πλαίσιο "Υπενθύμιση" και το Outlook να σας ενημερώσουν πότε θα σας δοθεί η αποστολή σας.

Προβολή, τροποποίηση και ενημέρωση εργασιών

Αφού δημιουργήσουμε μερικές εργασίες, μπορούμε να τις δούμε να εμφανίζονται στην προβολή "Εργασίες". Μπορείτε να κάνετε κάποιες βασικές αλλαγές, όπως αλλαγή της ημερομηνίας λήξης ή αντιστοίχιση μιας κατηγορίας, αλλά αν θέλετε πραγματικά να δείτε και να επεξεργαστείτε, πρέπει να κάνετε διπλό κλικ για να την ανοίξετε.

Εδώ είναι και πάλι το καθήκον μας. Μπορούμε να κάνουμε αλλαγές σε αυτό, όπως η κατάσταση ή η προτεραιότητα, ή μπορούμε να κάνουμε κλικ στο κουμπί "Λεπτομέρειες".

Αν υπάρχουν άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την εργασία, μπορείτε να τα συμπληρώσετε εδώ. Ενώ αυτό μπορεί να μην είναι κατάλληλο για τους περισσότερους ανθρώπους, εάν ασχολείσαι με ανεξάρτητους εργολάβους ή συμβούλους, τότε αυτό είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να παρακολουθείτε πόσο κοστίζουν.

Υπάρχουν μερικά άλλα πράγματα που μπορούμε να αναφέρουμε προτού προχωρήσουμε σε υποτροπές. Παρόλο που είστε στο μυαλό της διεπαφής εργασιών, αφιερώστε μια στιγμή για να σημειώσετε ότι μπορείτε να διαγράψετε ή να προωθήσετε την εργασία αν αποφασίσετε ότι δεν αξίζει να ακολουθήσετε, ή χρειάζεστε εισροή από κάποιον άλλο σε αυτήν, αντίστοιχα.

Μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε την εργασία, όπως τη σήμανση της ολοκλήρωσης, την εκχώρησή της και την αποστολή αναφοράς κατάστασης. Θα μιλήσουμε περισσότερο για αυτό σύντομα. Προς το παρόν, ας δούμε σύντομα τον τρόπο ρύθμισης επαναλαμβανόμενων εργασιών.

Εργασία με επαναλαμβανόμενες εργασίες

Η δημιουργία μιας επαναλαμβανόμενης εργασίας είναι ίδια με τη δημιουργία επαναλαμβανόμενου ραντεβού ή επαναλαμβανόμενης συνάντησης. Το παράθυρο διαλόγου που βλέπετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Επανάληψη" θα φαίνεται πολύ εξοικειωμένο.

Έτσι, εδώ είναι το έργο μας "μιλάμε για την εργασία", επαναλαμβανόμενο κάθε εβδομάδα την Τετάρτη, χωρίς κανένα τέλος. Σημειώστε επίσης ότι ακόμη και αν δεν ολοκληρώσετε την εργασία μέχρι να επαναληφθεί η εργασία, θα δημιουργηθεί ακόμα μια άλλη.

Μπορείτε να το αντικαταστήσετε επιλέγοντας την επιλογή "αναδημιουργία νέας εργασίας", η οποία αντί να επαναλαμβάνεται αυτόματα την ημέρα x, δεν αναγεννάει την εργασία μέχρι να επισημανθεί η τρέχουσα.

Αναθέτοντας μια εργασία σε κάποιον άλλο

Έχουμε τη δουλειά μας "μιλάμε για δουλειά!", Όλα αυτά πρέπει τώρα να το πετάξουμε σε κάποιον άλλο! Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιστοίχιση εργασίας" στην ενότητα Διαχείριση της εργασίας της Κορδέλας.

Αυτό θα ανοίξει την εργασία ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να απευθυνθείτε σε άλλους. Σε αυτή την περίπτωση πρόκειται απλώς να αναθέσουμε την εργασία για να μιλήσουμε για εργασία σε κάποιον άλλο, γι 'αυτό θα το στείλουμε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Αν θέλετε να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση στο πεδίο "Προς" μπορείτε ή μπορείτε να διαγράψετε το τυχερό όνομα από το βιβλίο διευθύνσεών σας. Δεν έχετε δημιουργήσει ένα βιβλίο διευθύνσεων; Διαβάστε σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας και διαχείρισης επαφών, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου εισαγωγής των επαφών σας από το Gmail απευθείας στο Outlook.

Αυτός ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατόπιν με την επιλογή "Αποδοχή" ή "Απόρριψη". Δεν θέλουμε να κάνουμε το αφεντικό αναστατωμένο, γι 'αυτό θα προχωρήσουμε και θα δεχθούμε το έργο. Εκτός αυτού, η συζήτηση για την εργασία δεν είναι ποτέ κακή ιδέα!

Τέλος, εάν οι εξουσίες-που-είναι να θέλουν να γνωρίζουν την πρόοδο (ή την έλλειψή τους) σχετικά με την εργασία που σας έχει ανατεθεί. Μπορείτε να τους στείλετε μια αναφορά κατάστασης.

Συνολικά, ο μέσος όρος χρήστης στο σπίτι του Outlook είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσει τα καθήκοντά του ως μέσο λήψης αποφάσεων ή διενέργειας εργασιών στο σπίτι, αλλά είναι χρήσιμο να γνωρίζετε το πλήρες φάσμα των δυνατοτήτων που έχετε για τη δημιουργία εργασιών. Ας προχωρήσουμε τώρα στην υπόλοιπη κορδέλα Home και μιλήστε για το τι μπορείτε να κάνετε για να διαχειριστείτε την εργασία από εκεί.

Διαχείριση εργασιών και ταξινόμηση κατά προβολή

Κατά τη διάρκεια της εβδομάδας σας, κάποια καθήκοντα θα γίνουν, και κάποια δεν θα το κάνουν. Αυτά που ολοκληρώνετε, μπορείτε να σημειώσετε ως πλήρη και να ξεχάσετε. Αλλά αυτά που δεν θα φτάσετε θα χρειαστεί να διαχειριστούν κατά κάποιον τρόπο ή απλά θα έχετε έναν συνεχώς αυξανόμενο κατάλογο ανατιθέμενων εργασιών.

Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να τα διαχειριστείτε. Ας δούμε αυτή την περιοχή της Κορδέλας και στη συνέχεια να σας δείξουμε πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτά τα εργαλεία.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κατάργηση από τη λίστα", θα το επισημάνει ως ολοκληρωμένο και θα καταργηθεί από τη λίστα. Εάν το Outlook αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα, όπως εάν η εργασία επαναλαμβάνεται ή είναι ελλιπής, θα σας ρωτήσει τι θέλετε να κάνετε σχετικά με αυτό.

Μπορείτε επίσης να εργαστείτε απευθείας με τις εργασίες που βλέπετε στη λίστα εργασιών σας. Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης για περισσότερες λεπτομέρειες. Βλέπετε ότι μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στο εικονίδιο σημαίας για να το χαρακτηρίσετε ως ολοκληρωμένο ή μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ για να δείτε τις επιλογές παρακολούθησης.

Βλέπετε εδώ στο επόμενο στιγμιότυπο οθόνης ότι το καθήκον μας "να καθίσουμε γύρω μας βλέποντας το ποδόσφαιρο με τα πόδια μας επάνω" οφείλεται αύριο, αλλά το έχουμε επισημάνει επίσης για παρακολούθηση την επόμενη εβδομάδα. Η δημιουργία μιας εργασίας παρακολούθησης βασικά το επαναλαμβάνει για το χρονικό διάστημα που σας ταιριάζει καλύτερα να την ολοκληρώσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσαμε να σηματοδοτήσουμε την αυριανή αποστολή ως ολοκληρωμένη ή να την καταργήσουμε, αλλά αυτό το διπλό καθήκον θα εξακολουθεί να οφείλεται την επόμενη εβδομάδα.

Σημειώστε ότι μπορείτε να παρακολουθήσετε εργασίες από ένα από τα πέντε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη παρακολούθηση.

Τέλος, η αλλαγή της άποψής σας μπορεί να βοηθήσει στην αποκοπή ενός μεγάλου αριθμού εργασιών. Αν δεν εμφανίζεται στην Κορδέλα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αλλαγή προβολής" και θα δείτε αυτές τις επιλογές.

Ακολουθεί μια απλή λίστα που μπορεί να μοιάζει. Η άποψη δεν κάνει διακρίσεις μεταξύ καταστάσεων ολοκλήρωσης ή κατηγοριών ή οτιδήποτε άλλο. Παρουσιάζει όλα τα παρελθόντα, τα παρόντα και τα μελλοντικά σας καθήκοντα σε μια απλή άποψη.

Από την άλλη πλευρά, εάν ταξινομήσουμε την άποψή μας με ενεργά καθήκοντα, βλέπουμε ότι τα πράγματα έχουν μειωθεί σημαντικά για εμάς.

Να θυμάστε πάντα να αλλάζετε την προβολή εργασιών έτσι ώστε να τα ταξινομήσετε γρήγορα ή να τα αποκρύψετε για μέγιστο δυναμικό παραγωγικότητας!

Επιλογές εργασιών

Τέλος, ας γνωρίσουμε ή να επανεξετάσουμε τον εαυτό μας με επιλογές εργασίας. Οι επιλογές εργασίας θα σας επιτρέψουν να αλλάξετε τις ρυθμίσεις και να αλλάξετε τη συμπεριφορά και την εμφάνισή τους. Μπορείτε να τα προσεγγίσετε από το μενού Αρχείο, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Επιλογές -> Εργασίες".

Μπορείτε να ορίσετε επιλογές για υπενθυμίσεις σχετικά με εργασίες με καθυστερημένες ημερομηνίες, καθυστερήσεις και ολοκληρωμένα χρώματα εργασιών, ώρες εργασίας και άλλα απλά τσιμπήματα. Τώρα λοιπόν, εάν θέλετε οι καθυστερημένες εργασίες να είναι λαμπερές ή θέλετε τις προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις στο τέλος της ημέρας αντί για την αρχή, μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές εδώ.

Όπως μπορείτε να πείτε, το Outlook αποκαλύπτεται ότι είναι μια πολύ καλά στρογγυλεμένη εφαρμογή και δεν έχουμε ακόμη μιλήσει ακόμα για την ημερολόγια και τις σημειώσεις ακόμα! Ελπίζουμε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Εργασίες για να αναβαθμίσετε τις οργανωτικές δεξιότητές σας με ζευγάρια. Είναι πολύ εύκολο να ορίσετε και να αναθέσετε, και είναι ωραίο να έχετε αυτές τις υπενθυμίσεις και να παρακολουθείτε όλα τα πράγματα στη λίστα σας σιγά-σιγά να ελέγχονται.

Εν τω μεταξύ, μας ενδιαφέρει να ακούσουμε από εσάς. Έχετε μια ερώτηση ή ένα σχόλιο που θέλετε να φύγετε μαζί μας; Περάστε στο φόρουμ συζήτησης και πυροβολήστε.