Αρχάριοι Πώς να δημιουργήσετε, να διαχειριστείτε και να μοιραστείτε ημερολόγια στο Outlook 2013

Εκτός αν ζείτε μια ζωή χωρίς ευθύνες, ο ήλιος πιθανότατα ανεβαίνει και εγκαθίσταται στο ημερήσιο ημερολόγιό σας. Αν δεν ξέρετε τι συμβαίνει σε καθημερινή βάση, μπορείτε γρήγορα να βρείτε τον εαυτό σας χαμένος σε ένα λαβύρινθο των χαμένων ραντεβού και έκπληξη συναντήσεις.

Ας μιλήσουμε για τα Ημερολόγια του Outlook, διότι εκτός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ίσως ακόμη περισσότερο κατά καιρούς), η οργάνωση και η παραγωγικότητα εξαρτάται από την ικανότητα διαχείρισης των εκδηλώσεων και την εκτέλεση εργασιών. Ένα από τα πράγματα που κάνει το Outlook με το μεγάλο aplomb, ίσως καλύτερα από τις περισσότερες άλλες εφαρμογές, είναι η ημερολόγιο. Οι λειτουργίες ημερολογίου του Outlook είναι δευτερεύουσες σε σχέση με τη δημιουργία, τροποποίηση και κοινή χρήση συμβάντων.

Αυτό το άρθρο θα επικεντρωθεί κυρίως στα απλά πράγματα. Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τα ημερολόγιά σας, να προσθέσετε συναντήσεις, συναντήσεις και να τα μοιραστείτε με άλλους στο βιβλίο διευθύνσεών σας για εύκολη συνεργασία. Όταν τελειώσουμε, θα δείξουμε πώς πέρα ​​από τη χρήση του Outlook για τα βασικά στοιχεία όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τις επαφές και τα βιβλία διευθύνσεων, μπορείτε να ενσωματώσετε το ημερολόγιο στην πολυάσχολη ζωή σας και να βελτιώσετε το σπίτι ή το μικρό σας γραφείο.

Βασικά στοιχεία ημερολογίου

Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το Outlook, θα έχετε τις δυνατότητες ημερολογίου στη διάθεσή σας. Ακόμα και αν δεν έχετε δημιουργήσει έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε το Outlook για τις υπόλοιπες λειτουργίες του. Ωστόσο, το ημερολόγιο λειτουργεί καλύτερα, αν μπορείτε να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες συνεργασίας, οπότε χρησιμοποιώντας ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαβεβαιώνετε ότι είστε σε θέση να στέλνετε προσκλήσεις σε σύσκεψη και να λαμβάνετε ειδοποιήσεις συμμετεχόντων.

Ανεξάρτητα από αυτό, εδώ είναι το βασικό σας καθημερινό ημερολόγιο, δηλαδή το προεπιλεγμένο ημερολόγιο που συσχετίζεται με το προεπιλεγμένο προφίλ σας στο Outlook. Αυτή είναι η μηνιαία προβολή, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες στην καρτέλα Ταξινόμηση για να αλλάξετε την προβολή.

Για παράδειγμα, παρακάτω είναι η προβολή της εβδομάδας εργασίας (σε σχέση με την προβολή ολόκληρης της εβδομάδας). Είναι πολύ απλό, με τον καιρό (μπορείτε να το ορίσετε στην πόλη σας) και ένα πλαίσιο αναζήτησης. Αν έχετε συναντήσεις ή συναντήσεις, θα τις δείτε εδώ και μπορείτε να μεταβείτε στην προηγούμενη ή την επόμενη εβδομάδα κάνοντας κλικ στα κουμπιά "Προηγούμενο ραντεβού" ή "Επόμενο ραντεβού", αντίστοιχα, κατά μήκος των άκρων του ημερολογίου.

Ας προχωρήσουμε λίγο και εστιάστε στο πως να αλλάξετε τη ρύθμιση του ημερολογίου σας ώστε να ταιριάζει καλύτερα στις ιδιαίτερες ή ιδιαίτερες ανάγκες σας.

Ανοίξτε το μυς του ημερολογίου σας

Μπορείτε να κάνετε αρκετά για να αλλάξετε τη διάταξη και την εμφάνιση του ημερολογίου σας. Αν δείτε την παρακάτω καρτέλα Προβολή, βλέπετε μια ολόκληρη ποικιλία στυλ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για ένα ημερολόγιο που ταιριάζει στις οργανωτικές σας ανάγκες.

Ελέγξτε το παρακάτω ημερολόγιο. Κάναμε κάποιες μικρές αλλαγές στην εμφάνισή του. Για ένα, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα, το οποίο είναι μια λεπτή αλλά ωραία επαφή.

Η καρτέλα "Προβολή" σας επιτρέπει να προσθέσετε πολλές άλλες προβολές για να τονίσετε τη λειτουργία στην οποία βρίσκεστε. Για παράδειγμα, υπάρχει η γραμμή εργασιών, η οποία σας επιτρέπει να προσθέτετε ημερολόγια, άτομα και εργασίες στη δεξιά στήλη (βλ. Παραπάνω). Αυτή η γραμμή εργασιών είναι προσαρμοσμένη στη λειτουργία στην οποία βρίσκεστε, οπότε ακόμα και αν έχετε ενεργοποιήσει τις εργασίες και το ημερολόγιο, όπως και στο παραπάνω screenshot, εάν αλλάξετε τα εισερχόμενά σας, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε ξανά το κουμπί To - Από το μπαρ.

Είναι καλή ιδέα να παίξετε με την καρτέλα "Προβολή" σε κάθε λειτουργία, επειδή δεν θα είναι όλοι ακριβώς οι ίδιοι. Για παράδειγμα, το παράθυρο ανάγνωσης δεν είναι πολύ χρήσιμο στην προβολή ημερολογίου, αλλά είναι σίγουρα μια μεγάλη προσθήκη στα εισερχόμενά σας.

Ομοίως, ελέγξτε μια ημερήσια προβολή ημερολογίου με ενεργοποιημένη την ημερήσια προβολή εργασιών. Μπορείτε να δείτε εδώ το καθημερινό σας ημερολόγιο με τα παρακάτω καθήκοντα.

Θα μιλήσουμε πολύ περισσότερο για τα καθήκοντα σε ένα επερχόμενο άρθρο, αλλά τώρα ας επικεντρωθούμε σε όλα όσα μπορεί να θέλετε να μάθετε για τα ραντεβού και τις συναντήσεις.

Προσθήκη συναντήσεων και συναντήσεων

Ας δούμε τη δημιουργία συναντήσεων και συναντήσεων. Στο παρακάτω παράδειγμα οργανώνουμε ένα πάρτι για πίτσα. Το θέμα φυσικά, είναι η φύση του ραντεβού, και ενώ ένα πάρτι για πίτσα δεν είναι απαραιτήτως «ραντεβού», παίρνετε την ιδέα. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε άλλες λεπτομέρειες, όπως το μέρος όπου λαμβάνει χώρα η γιορτή πίτσας και οι χρόνοι έναρξης και λήξης.

Υπάρχει πολύς χώρος (τεχνικά απεριόριστος) για να προσθέσετε σημειώσεις, οδηγίες ή οδηγίες στο συμβάν. Φυσικά, δεν είναι μέρος ενός κόμματος, αν δεν έχετε άλλους ανθρώπους εκεί. Θα χρειαστεί λοιπόν να προσκαλέσουμε κάποιους συμμετέχοντες. Μόλις προσκαλέσετε άτομα, δεν θεωρείται πλέον ραντεβού. Αντ 'αυτού, το Outlook αλλάζει σε μια συνάντηση. Στο επόμενο στιγμιότυπο οθόνης, βλέπουμε τη συνάντησή μας για νέα συνάντηση.

Μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα ονόματα με το χέρι ή να κάνετε κλικ στο κουμπί "Προς" για να προσθέσετε συμμετέχοντες από το βιβλίο διευθύνσεών σας. Αν δεν έχετε ακόμα δημιουργήσει ένα βιβλίο διευθύνσεων, μπορούμε να σας πούμε πώς να προσθέτετε και να διαχειρίζεστε επαφές καθώς και να εισάγετε επαφές από άλλες πηγές, όπως το Gmail.

Μπορείτε να κόψετε κατ 'ευθείαν στο chase και απλά κάντε κλικ στο "New Meeting" από την καρτέλα Home της Ribbon. Όταν καλείτε συμμετέχοντες, έχετε την επιλογή να ζητήσετε περαιτέρω επιλογές απόκρισης.

Εάν ζητήσετε μια απάντηση (αντί να απλά βάζετε τη λέξη έξω και αφήστε την σε αυτό), τότε οι προσκεκλημένοι θα έχουν την ευκαιρία να RSVP. Σημειώστε ότι αυτό λειτουργεί υπέροχα με ένα προϊόν της Microsoft, όπως ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook.com, όπου δίνονται επιλογές απόκρισης απευθείας στο μήνυμα.

Στο Gmail, θα μπορείτε να ενεργήσετε με μια πρόσκληση σχεδόν με τον ίδιο τρόπο. Ωστόσο, απαντάτε, θα σταλεί στον διοργανωτή του γεγονότος και θα προστεθεί αυτόματα στο Outlook.

Τώρα που είμαστε σαφείς σχετικά με τους διορισμούς και τις συναντήσεις, θα προχωρήσουμε στην τροποποίησή τους και την ακύρωσή τους επειδή η αλλαγή είναι αναπόφευκτη και μερικές φορές τα καλύτερα σχεδιασμένα μας σχέδια πέφτουν.

Τροποποίηση ή ακύρωση συναντήσεων και απαντήσεων παρακολούθησης

Κάτι έχει προκύψει και πρέπει να μεταφέρουμε το πάρτυ πίτσας στο βράδυ του Σαββάτου. Αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα για εμάς, αλλά τι γίνεται με τους συμμετέχοντες μας; Τα σχέδιά τους εξαρτώνται εξ ολοκλήρου από αυτά, αλλά το Outlook τουλάχιστον διευκολύνει την ειδοποίησή τους για αλλαγές.

Για να τροποποιήσετε μια συνάντηση και να ειδοποιήσετε τους συμμετέχοντες σας, ανοίξτε πρώτα το συμβάν από το ημερολόγιο του Outlook και πραγματοποιήστε τις αλλαγές που χρειάζεστε. Σε αυτή την περίπτωση, απλά μετακομίζουμε τη συνάντηση μια μέρα. Σημειώστε ότι μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή "Αποστολή ενημέρωσης" και οι προσκεκλημένοι σας θα ενημερωθούν σχετικά με την αλλαγή.

Σε αυτό το σημείο, αν κάποιοι συμμετέχοντες είχαν προηγουμένως αποδεχτεί την πρόσκλησή σας, θα πρέπει να το αποδεχτούν ξανά.

Τώρα ίσως είναι μια καλή στιγμή για να δείξετε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της συνάντησής σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση" και από εδώ μπορείτε να δείτε την πρόοδο της συνάντησής σας. Αυτή τη στιγμή, μόνο ένας προσκεκλημένος έχει αποδεχθεί έτσι ίσως αυτό το Σάββατο δεν είναι τόσο καλή στιγμή.

Ωχ, και πάλι κάτι έχει έρθει και πρέπει να ακυρώσουμε τη συνάντηση. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Cancel Meeting". Η πρόσκλησή σας θα αλλάξει τώρα και θα λάβετε ένα κουμπί "Ακύρωση αποστολής" για να κάνετε κλικ και να στείλετε τα κακά νέα.

Είναι τόσο εύκολο, οι προηγούμενες προσκλήσεις σας θα λάβουν ένα ενημερωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το συμβάν θα καταργηθεί από το ημερολόγιο του Outlook.

Εκδηλώσεις

Με τις συναντήσεις σας και τις αποθηκευμένες συναντήσεις, θα τις δείτε στο ημερολόγιό σας. Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό, θα δείτε τις σχετικές λεπτομέρειες. Σε αυτό το σημείο, αν όλα είναι καλά, μπορείτε να τα αφήσετε και να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα.

Εάν, ωστόσο, θέλετε να την αλλάξετε ή να διαγράψετε, μπορείτε να την ανοίξετε είτε κάνοντας διπλό κλικ είτε χρησιμοποιώντας την κατάλληλη ενέργεια στην Κορδέλα, η οποία εδώ είναι το πλήκτρο "Άνοιγμα".

Μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε πολλά από τα ίδια στοιχεία ελέγχου κορδέλας από το δεξί κλικ στο μενού περιβάλλοντος.

Όταν η συνάντησή σας ή η συνάντησή σας είναι ανοιχτή, σημειώστε την καρτέλα Επιλογές, η οποία θα σας επιτρέψει να επηρεάσετε κάποιες αλλαγές, όπως αλλαγή της κατάστασής σας (Απασχολημένος, Προσωρινός, Έξοδος, κ.λπ.), να ορίσετε υπενθύμιση, να αλλάξετε τη ζώνη ώρας και, συμβάν ως επαναλαμβανόμενο.

Επαναλαμβανόμενα γεγονότα είναι κοινά, όπως εβδομαδιαία συνάντηση ή τριμηνιαία εκδήλωση κερδών ή μόλις μεσημεριανό με έναν φίλο, οπότε είναι καλό να γνωρίζουμε πώς να τα ορίσετε. Όπως μπορείτε να δείτε από το στιγμιότυπο οθόνης, αυτό θα πρέπει να είναι αρκετά εύκολο να το επεξεργαστείτε. Μπορείτε να ορίσετε την ώρα του ραντεβού, το μοτίβο και φυσικά το εύρος ή το χρονικό διάστημα που θα προκύψει η επανάληψη.

Βλέπετε στην παρακάτω εικόνα, έχουμε δημιουργήσει μια επαναλαμβανόμενη εκδήλωση για κάθε Δευτέρα στις 1:00 μ.μ., η οποία θα συνεχιστεί επ 'αόριστον.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ενώ οι συναντήσεις και οι συναντήσεις έχουν πολλές βασικές διαφορές, εξακολουθούν να φαίνονται και μπορούν να τροποποιηθούν με τον ίδιο τρόπο, έτσι όλες οι επιλογές που βλέπετε για τα ραντεβού θα είναι οι ίδιες για συναντήσεις.

Επισύναψη αρχείου ή εγγράφου σε ένα στοιχείο ημερολογίου

Ας φανταστούμε ότι έχετε κάνει ένα ραντεβού, όπως να πάρετε το κατοικίδιο ζώο στον κτηνίατρο ή να αλλάξετε το λάδι σας και σε κάθε περίπτωση έχετε ένα έγγραφο ή μια εικόνα που θέλετε να επισυνάψετε σε αυτό, ώστε να μην ξεχάσετε.

Στο ακόλουθο παράδειγμα, παίρνουμε τελικά το πετρέλαιο μας αλλάξαμε και έχουμε ένα κουπόνι γι 'αυτό. Θα μπορούσατε να εκτυπώσετε το κουπόνι και να προσπαθήσετε να το θυμηθείτε εκ των προτέρων ή θα μπορούσατε απλά να το επισυνάψετε στο ραντεβού έτσι ώστε όταν το θυμάται το Outlook, το κουπόνι είναι εκεί ακριβώς ώστε να μπορείτε να το εκτυπώσετε ενώ σκέφτεστε.

Για να το κάνετε αυτό, θέλετε να κάνετε κλικ στο "Attach File" και στη συνέχεια να περιηγηθείτε στη θέση όπου αποθηκεύεται. Μπορείτε είτε να εισαγάγετε το αρχείο ως έχει, να το επικολλήσετε ως κείμενο ή να εισαγάγετε τη θέση του αρχείου ως υπερσύνδεσμο. Σε αυτήν την περίπτωση, πρόκειται απλώς να επισυνάψετε το PDF όπως είναι.

Φυσικά, αυτό θα είναι ένα ιδιαίτερα χρήσιμο χαρακτηριστικό εάν πρέπει να μοιραστείτε έγγραφα για μια επαγγελματική συνάντηση, να στείλετε υλικό μελέτης στους σπουδαστές ή όποτε η κατάσταση μπορεί να απαιτήσει συμπληρωματικές πληροφορίες.

Διαχείριση και κοινή χρήση ημερολογίων

Η διαχείριση ημερολογίων θα σας επιτρέψει να ολοκληρώσετε δύο πράγματα. Μπορείτε να ανοίξετε ημερολόγια από διάφορες πηγές και μπορείτε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε ομάδες ημερολογίων.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα ημερολογίου", μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο από διάφορες πηγές, μεταξύ άλλων από το Internet, ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κενό ημερολόγιο. Ένα πλεονέκτημα της δημιουργίας ενός κενου ημερολογίου είναι ότι είστε σε θέση να διατηρήσετε τη δουλειά σας και την εγχώρια ζωή ξεχωριστή.

Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, βλέπετε πολλά ημερολόγια που έχουν δημιουργηθεί και δημιουργήσαμε επίσης μια ειδική ομάδα για εργασία. Μπορείτε πραγματικά να σύρετε τα συμβάντα από το ένα ημερολόγιο στο άλλο. βλέπετε πώς έχουμε μια καταχώρηση για μια εβδομαδιαία συνάντηση στα δύο ημερολόγια που έχουμε επιλέξει να εμφανιστούν.

Το να μπορείτε να σύρετε τα συμβάντα σε ημερολόγια σημαίνει ότι εάν έχετε ξοδέψει χρόνο προσθέτοντας ραντεβού ή συνάντηση, εάν αργότερα αποφασίσετε ότι πρέπει να είναι σε διαφορετικό ημερολόγιο, δεν χρειάζεται να αναδημιουργήσετε τα συμβάντα.

Τέλος, μπορείτε να μοιραστείτε ημερολόγια, τα οποία πρέπει να είναι αρκετά αυτονόητα, αν και είναι η δυνατότητα να στείλετε ένα ημερολόγιο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το κάλυψαμε εν συντομία σε ένα προηγούμενο άρθρο, είναι απλώς ένας άλλος τρόπος για να το επιτύχουμε. Εδώ στο επόμενο στιγμιότυπο οθόνης, βλέπετε τι συμβαίνει όταν χρησιμοποιείτε αυτήν την επιλογή.

Μπορείτε να καθορίσετε το ημερολόγιο που μοιράζεστε, το εύρος ημερομηνιών (από μία ημέρα σε ολόκληρο το ημερολόγιο), το επίπεδο λεπτομερειών για κοινή χρήση (απλή διαθεσιμότητα, περιορισμένες και πλήρεις λεπτομέρειες), και στη συνέχεια υπάρχουν μερικές επιλογές για προχωρημένους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Η κοινή χρήση με αυτόν τον τρόπο σημαίνει ότι μπορείτε γρήγορα, εύκολα και απρόσκοπτα να διαδώσετε τις πληροφορίες του ημερολογίου σας με άλλους χρήστες του Outlook, καθώς και να ενσωματώσετε τα ημερολόγια που σας αποστέλλονται.

Επιλογές ημερολογίου

Υπάρχουν αρκετές επιλογές ημερολογίου για να ταξινομήσετε (αν και δεν είναι τόσο πολλές όσο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο). Οι περισσότερες από αυτές τις επιλογές έχουν σκοπό να διαμορφώσουν το ημερολόγιο ώστε να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά με τις επαγγελματικές και προσωπικές σας ανάγκες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε τις ώρες εργασίας και την εβδομάδα εργασίας, να προσθέσετε διακοπές, να αλλάξετε τη ζώνη ώρας, να ορίσετε το προεπιλεγμένο χρώμα και ακόμη και να επιλέξετε μεταξύ Φαρενάιτ και Κελσίου. Εργαστείτε με τα μέσα σας ελεύθερα και δοκιμάστε τι λειτουργεί καλύτερα για σας.

Οι λειτουργίες ημερολογίου στο Outlook είναι κορυφαίες και εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό με κεντρικό διακομιστή Exchange, τότε πιθανόν να είστε εξοικειωμένοι με το πώς μπορείτε να συνεργαστείτε σε κοινόχρηστα ημερολόγια, να δείτε συμβάντα και πολλά άλλα. Όλα αυτά λειτουργούν άψογα μέσα στην τοπική σας εγκατάσταση του Outlook για πρόσθετη ισχύ και ευκολία.

Στο σπίτι, είναι ωραίο να έχετε ένα ημερολόγιο με τόσες πολλές δυνατότητες στο ίδιο πρόγραμμα. Δεν χρειάζεται να μεταβείτε από μια εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή ημερολογίου, μπορείτε να προγραμματίσετε συμβάντα και να προσκαλέσετε γρήγορα τους συμμετέχοντες με μερικά μόνο κλικ του κουμπιού του ποντικιού και πολλά άλλα.

Αλλά αυτό είναι αρκετό να μιλάμε από εμάς. Γιατί δεν ακούμε τώρα από εσάς; Ενημερώστε τις σκέψεις σας ή δώστε τα σχόλιά σας στο φόρουμ συζήτησής μας.