Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel

Πρόσφατα έγραψα ένα άρθρο σχετικά με τον τρόπο χρήσης των συνόλων λειτουργιών στο Excel για να συνοψίσω εύκολα τα μεγάλα ποσά δεδομένων, αλλά το άρθρο αυτό έλαβε υπόψη όλα τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας. Τι γίνεται αν θέλετε να εξετάσετε μόνο ένα υποσύνολο δεδομένων και να συνοψίσετε το υποσύνολο δεδομένων?

Στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα σε στήλες που θα αποκρύψουν σειρές που δεν ταιριάζουν με το φίλτρο σας. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ειδικές λειτουργίες στο Excel για να συνοψίσετε δεδομένα χρησιμοποιώντας μόνο τα φιλτραρισμένα δεδομένα.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσω στα βήματα για τη δημιουργία φίλτρων στο Excel και επίσης χρησιμοποιώντας ενσωματωμένες λειτουργίες για να συνοψίσω τα φιλτραρισμένα δεδομένα.

Δημιουργία απλών φίλτρων στο Excel

Στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε απλά φίλτρα και σύνθετα φίλτρα. Ας ξεκινήσουμε με απλά φίλτρα. Όταν εργάζεστε με φίλτρα, πρέπει πάντα να έχετε μια σειρά στην κορυφή που χρησιμοποιείται για τις ετικέτες. Δεν είναι απαίτηση να έχει αυτή τη σειρά, αλλά κάνει την εργασία με φίλτρα λίγο πιο εύκολη.

Πάνω, έχω κάποια ψεύτικα δεδομένα και θέλω να δημιουργήσω ένα φίλτρο στο Πόλη στήλη. Στο Excel, αυτό είναι πραγματικά εύκολο να το κάνεις. Πηγαίνετε μπροστά και κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα στην κορδέλα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Φίλτρο κουμπί. Δεν χρειάζεται να επιλέξετε τα δεδομένα στο φύλλο ή να κάνετε κλικ στην πρώτη σειρά.

Όταν κάνετε κλικ στο στοιχείο Φιλτράρισμα, κάθε στήλη στην πρώτη σειρά θα έχει αυτόματα ένα μικρό αναπτυσσόμενο κουμπί.

Τώρα προχωρήστε και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στη στήλη City. Θα δείτε μερικές διαφορετικές επιλογές, τις οποίες θα εξηγήσω παρακάτω.

Στην κορυφή, μπορείτε να ταξινομήσετε γρήγορα όλες τις σειρές με τις τιμές στη στήλη City. Λάβετε υπόψη ότι όταν ταξινομείτε τα δεδομένα, θα μετακινηθεί ολόκληρη η σειρά και όχι μόνο οι τιμές στη στήλη City. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα δεδομένα σας θα παραμείνουν άθικτα ακριβώς όπως ήταν πριν.

Επίσης, είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια στήλη στο μπροστινό μέρος που ονομάζεται αναγνωριστικό και να τον αριθμείτε από μία έως και πολλές σειρές που έχετε στο φύλλο εργασίας σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ταξινομήσετε πάντα τη στήλη ταυτότητας και να επαναφέρετε τα δεδομένα σας με την ίδια σειρά που ήταν αρχικά, αν αυτό είναι σημαντικό για εσάς.

Όπως μπορείτε να δείτε, όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο ταξινομούνται τώρα με βάση τις τιμές στη στήλη City. Μέχρι στιγμής, δεν υπάρχουν γραμμές που να κρύβονται. Ας ρίξουμε μια ματιά στα πλαίσια ελέγχου στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου φίλτρου. Στο παράδειγμά μου, έχω μόνο τρεις μοναδικές τιμές στη στήλη City και αυτές οι τρεις εμφανίζονται στη λίστα.

Πήγα μπροστά και αγόρασα δύο πόλεις και άφησα έναν έλεγχο. Τώρα έχω μόνο 8 σειρές δεδομένων που δείχνουν και τα υπόλοιπα είναι κρυμμένα. Μπορείτε εύκολα να πείτε ότι εξετάζετε φιλτραρισμένα δεδομένα εάν ελέγξετε τους αριθμούς σειράς στα αριστερά. Ανάλογα με το πόσες σειρές είναι κρυμμένες, θα δείτε μερικές επιπλέον οριζόντιες γραμμές και το χρώμα των αριθμών θα είναι μπλε.

Τώρα ας πούμε ότι θέλω να φιλτράρω σε μια δεύτερη στήλη για να μειώσω περαιτέρω τον αριθμό των αποτελεσμάτων. Στη στήλη Γ, έχω τον συνολικό αριθμό μελών σε κάθε οικογένεια και θέλω να δω τα αποτελέσματα μόνο για οικογένειες με περισσότερα από δύο μέλη.

Συνεχίστε και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στη στήλη C και θα δείτε τα ίδια πλαίσια ελέγχου για κάθε μοναδική τιμή στη στήλη. Ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, θέλουμε να κάνουμε κλικ Φίλτρα αριθμών και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Μεγαλύτερος από. Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν και πολλές άλλες επιλογές.

Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο διαλόγου και εδώ μπορείτε να πληκτρολογήσετε την τιμή για το φίλτρο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερα από ένα κριτήρια με μια λειτουργία AND ή OR. Θα μπορούσατε να πείτε ότι θέλετε σειρές όπου η τιμή είναι μεγαλύτερη από 2 και όχι ίση με 5, για παράδειγμα.

Τώρα είμαι κάτω σε μόλις 5 σειρές δεδομένων: οικογένειες μόνο από τη Νέα Ορλεάνη και με 3 ή περισσότερα μέλη. Αρκετά εύκολο; Σημειώστε ότι μπορείτε να καθαρίσετε εύκολα ένα φίλτρο σε μια στήλη κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο Διαγραφή φίλτρου από "Όνομα στήλης" Σύνδεσμος.

Έτσι είναι για αυτό για απλά φίλτρα στο Excel. Είναι πολύ εύκολο στη χρήση και τα αποτελέσματα είναι αρκετά απλά. Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά στα σύνθετα φίλτρα χρησιμοποιώντας το Προχωρημένος διαλόγου φίλτρων.

Δημιουργία προηγμένων φίλτρων στο Excel

Αν θέλετε να δημιουργήσετε πιο προηγμένα φίλτρα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Προχωρημένος διαλόγου φίλτρου. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι ήθελα να δω όλες τις οικογένειες που ζουν στη Νέα Ορλεάνη με περισσότερα από 2 μέλη στην οικογένειά τους Ή όλες οι οικογένειες στο Clarksville με περισσότερα από 3 μέλη στην οικογένειά τους ΚΑΙ μόνο εκείνοι με α .EDU λήξη της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τώρα δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με ένα απλό φίλτρο.

Για να γίνει αυτό, πρέπει να ρυθμίσουμε το φύλλο του Excel λίγο διαφορετικά. Πηγαίνετε μπροστά και εισάγετε μερικές σειρές πάνω από το σύνολο των δεδομένων σας και αντιγράψτε τις ετικέτες κλάσης ακριβώς στην πρώτη σειρά όπως φαίνεται παρακάτω.

Τώρα, εδώ είναι πώς λειτουργούν τα προηγμένα φίλτρα. Πρέπει πρώτα να πληκτρολογήσετε τα κριτήρια σας στις στήλες που βρίσκονται στην κορυφή και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο Προχωρημένος κάτω από το κουμπί Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα στο Δεδομένα αυτί.

Τι ακριβώς μπορούμε να πληκτρολογήσουμε σε αυτά τα κελιά; Εντάξει, ας ξεκινήσουμε με το παράδειγμά μας. Θέλουμε μόνο να δούμε δεδομένα από τη Νέα Ορλεάνη ή την Clarksville, οπότε ας τα πληκτρολογήσουμε στα κελιά E2 και E3.

Όταν πληκτρολογείτε τιμές σε διαφορετικές σειρές, αυτό σημαίνει Ή. Τώρα θέλουμε οικογένειες της Νέας Ορλεάνης με περισσότερα από δύο μέλη και οικογένειες Clarksville με περισσότερα από 3 μέλη. Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογήστε > 2 στο C2 και > 3 στο C3.

Δεδομένου ότι> 2 και η Νέα Ορλεάνη είναι στην ίδια σειρά, θα είναι ένας τελεστής AND. Το ίδιο ισχύει και για τη σειρά 3 παραπάνω. Τέλος, θέλουμε μόνο τις οικογένειες που έχουν τελική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .EDU. Για να το κάνετε αυτό, απλά πληκτρολογήστε * .edu σε D2 και D3. Το σύμβολο * σημαίνει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων.

Μόλις το κάνετε, κάντε κλικ οπουδήποτε στο σύνολο δεδομένων σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προχωρημένος κουμπί. ο Λίστα κορμώνΤο πεδίο e θα υπολογίσει αυτόματα το σύνολο δεδομένων σας από τη στιγμή που κάνετε κλικ σε αυτό προτού κάνετε κλικ στο κουμπί "Για προχωρημένους". Τώρα κάντε κλικ στο μικρό μικρό κουμπί στα δεξιά του Περιοχή κριτηρίων κουμπί.

Επιλέξτε όλα από A1 έως E3 και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο ίδιο κουμπί για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Advanced Filter. Κάντε κλικ στο OK και τα δεδομένα σας θα πρέπει τώρα να φιλτραριστούν!

Όπως μπορείτε να δείτε, τώρα έχω μόνο 3 αποτελέσματα που ταιριάζουν με όλα αυτά τα κριτήρια. Λάβετε υπόψη ότι οι ετικέτες για το εύρος κριτηρίων πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς με τις ετικέτες για το σύνολο δεδομένων προκειμένου να λειτουργήσει αυτό.

Μπορείτε προφανώς να δημιουργήσετε πολύ πιο περίπλοκα ερωτήματα χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, γι 'αυτό παίξτε γύρω του για να πάρετε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Τέλος, ας μιλήσουμε για την εφαρμογή συναρτήσεων αθροίσματος σε φιλτραρισμένα δεδομένα.

Συνοψίζοντας τα φιλτραρισμένα δεδομένα

Τώρα, ας πούμε ότι θέλω να συνοψίσω τον αριθμό των μελών της οικογένειας στα φιλτραρισμένα δεδομένα μου, πώς θα το έκανα; Λοιπόν, ας καθαρίσουμε το φίλτρο κάνοντας κλικ στο Σαφή στην κορδέλα. Μην ανησυχείτε, είναι πολύ εύκολο να εφαρμόσετε ξανά το προηγμένο φίλτρο κάνοντας απλώς κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους και κάνοντας ξανά κλικ στο κουμπί OK.

Στο κάτω μέρος του συνόλου δεδομένων, ας προσθέσουμε ένα κελί που ονομάζεται Σύνολο και στη συνέχεια προσθέστε μια συνάρτηση αθροίσματος για να συγκεντρώσετε τα συνολικά μέλη της οικογένειας. Στο παράδειγμά μου, έγραψα μόνο = SUM (C7: C31).

Έτσι, αν κοιτάξω όλες τις οικογένειες, έχω 78 μέλη συνολικά. Τώρα ας προχωρήσουμε και εφαρμόστε ξανά το προηγμένο φίλτρο και δείτε τι συμβαίνει.

Περίπου! Αντί να δείχνει το σωστό αριθμό, 11, εξακολουθώ να βλέπω ότι το σύνολο είναι 78! Γιατί αυτό? Λοιπόν, η συνάρτηση SUM δεν αγνοεί τις κρυφές σειρές, οπότε κάνει ακόμα τον υπολογισμό χρησιμοποιώντας όλες τις σειρές. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αγνοήσετε τις κρυφές σειρές.

Το πρώτο είναι ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ. Πριν χρησιμοποιήσουμε κάποια από αυτές τις ειδικές λειτουργίες, θα θέλετε να καθαρίσετε το φίλτρο και στη συνέχεια να πληκτρολογήσετε τη λειτουργία.

Αφού καθαριστεί το φίλτρο, προχωρήστε και πληκτρολογήστε = ΜΕΓΕΘΟΣ ( και θα πρέπει να δείτε ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο που εμφανίζεται με μια δέσμη επιλογών. Χρησιμοποιώντας αυτή τη λειτουργία, επιλέγετε πρώτα τον τύπο της συνάρτησης άθροισης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε χρησιμοποιώντας έναν αριθμό.

Στο παράδειγμά μας, θέλω να το χρησιμοποιήσω ΑΘΡΟΙΣΜΑ, οπότε θα πληκτρολογούσα τον αριθμό 9 ή απλά κάντε κλικ σε αυτό από το αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα κόμμα και επιλέξτε το εύρος των κελιών.

Όταν πατάτε το πλήκτρο Enter, θα πρέπει να δείτε ότι η τιμή 78 είναι ίδια με την προηγούμενη. Ωστόσο, αν εφαρμόσετε ξανά το φίλτρο, θα δείτε 11!

Εξοχος! Αυτό ακριβώς θέλουμε. Τώρα μπορείτε να προσαρμόσετε τα φίλτρα σας και η τιμή θα αντικατοπτρίζει πάντα μόνο τις γραμμές που εμφανίζονται αυτήν τη στιγμή.

Η δεύτερη συνάρτηση που λειτουργεί σχεδόν ακριβώς όπως η συνάρτηση SUBTOTAL είναι ΣΥΝΟΛΟ. Η μόνη διαφορά είναι ότι υπάρχει άλλη παράμετρος στη συνάρτηση AGGREGATE, όπου πρέπει να καθορίσετε ότι θέλετε να αγνοήσετε τις κρυφές σειρές.

Η πρώτη παράμετρος είναι η συνάρτηση αθροίσματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και όπως με το SUBTOTAL, 9 αντιπροσωπεύει τη συνάρτηση SUM. Η δεύτερη επιλογή είναι όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσετε 5 για να αγνοήσετε τις κρυφές σειρές. Η τελευταία παράμετρος είναι η ίδια και είναι η περιοχή των κυττάρων.

Μπορείτε επίσης να διαβάσετε το άρθρο μου σχετικά με τις λειτουργίες περίληψης για να μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία AGGREGATE και άλλες λειτουργίες όπως MODE, MEDIAN, AVERAGE κλπ. Με περισσότερες λεπτομέρειες.

Ας ελπίσουμε ότι αυτό το άρθρο σας δίνει ένα καλό σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία και τη χρήση φίλτρων στο Excel. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να δημοσιεύσετε ένα σχόλιο. Απολαμβάνω!