Πώς να φιλτράρετε τα στοιχεία που κατεβάζουν το Outlook από το Exchange

Εάν έχετε περιορισμένο χώρο στο δίσκο ή μια αργή σύνδεση στο Internet, ίσως θελήσετε να περιορίσετε όσα στοιχεία κατεβάζουν το Outlook. Σας έχουμε δείξει πώς να ελέγχετε τα στοιχεία που μεταφορτώνουν το Outlook με βάση τις ηλικίες των αντικειμένων, αλλά αυτό δεν είναι πολύ ευέλικτο. Λειτουργεί επίσης μόνο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραμματοκιβώτιό σας (και, για το Outlook 2016 και μεταγενέστερα, να μεταβιβάζετε γραμματοκιβώτια), έτσι εάν έχετε πρόσβαση σε δημόσιους ή κοινόχρηστους φακέλους ή έχετε πολλά συμβάντα και εργασίες ημερολογίου, χρειάζεστε άλλη επιλογή. Βήμα προς τα εμπρός συγχρονισμού φακέλου, το οποίο σας επιτρέπει να φιλτράρετε τα αρχεία λήψεων του Outlook με βάση το φάκελο.

Σημείωση: Ο συγχρονισμός φακέλων συνεργάζεται με όλες τις υποστηριζόμενες εκδόσεις του προγράμματος-πελάτη του Outlook όταν είστε συνδεδεμένοι σε διακομιστή Microsoft Exchange Server, συμπεριλαμβανομένου του Hotmail ή του Outlook.com. Εάν συνδέεστε σε άλλη υπηρεσία, όπως το Gmail ή ένας προσωπικός διακομιστής αλληλογραφίας, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους αυτών των επιλογών, αλλά το Outlook ενδέχεται να τις αγνοήσει.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις επιλογές συγχρονισμού για ένα φάκελο κάνοντας κλικ στο στοιχείο Φάκελος> Ιδιότητες φακέλου.

Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο φάκελο στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Ιδιότητες".

Στο παράθυρο ιδιοτήτων του φακέλου, μεταβείτε στην καρτέλα "Συγχρονισμός".

Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχει μόνο ένα πράγμα που μπορείτε να κάνετε σε αυτήν την καρτέλα: δημιουργήστε το φίλτρο σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Φίλτρο" για να ανοίξετε το παράθυρο Φίλτρο και να ξεκινήσετε.

Το παράθυρο Φίλτρο σάς επιτρέπει να επιλέξετε την κατάσταση (ή τις συνθήκες) που ένα μήνυμα πρέπει να πληροί για το Outlook για να το κατεβάσετε σε αυτόν το φάκελο. Οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πληροί αυτές τις προϋποθέσεις, εξακολουθεί να υπάρχει στον διακομιστή και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της εφαρμογής web του Outlook ή του Outlook.

Κάθε φάκελος μπορεί να έχει διαφορετικά φίλτρα συγχρονισμού, οπότε αν δημιουργήσετε ένα φίλτρο στα Εισερχόμενά σας, αυτό δεν θα επηρεάσει κανένα άλλο φάκελο. Πρέπει να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό φίλτρο για κάθε φάκελο, οπότε έχει νόημα να το χρησιμοποιείτε μόνο σε φακέλους με πολλά στοιχεία.

Αυτή τη στιγμή τα εισερχόμενά μου είναι γεμάτα από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου έχω βρεθεί σε θέματα που δεν είναι τόσο σημαντικά, οπότε πρόκειται να δημιουργήσουμε ένα φίλτρο που συγχρονίζει μόνο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που μου έχει σταλεί και όπου είμαι το μόνο άτομο στο " Στη γραμμή.

Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε ένα όνομα στο πλαίσιο "Αποστολή σε", ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Πού είμαι" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "το μοναδικό άτομο στη γραμμή" To "από το αναπτυσσόμενο μενού προς τα δεξιά.

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" και θα εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό μήνυμα.

Αυτό το μήνυμα σημαίνει ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με το φίλτρο σας θα μεταφορτωθούν στο φάκελο και όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν αντιστοιχούν στο φίλτρο σας θα καταργηθούν από τον τοπικό φάκελο. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ταιριάζουν δεν θα διαγραφούν - θα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή web του Outlook και εάν αλλάξετε ή καταργήσετε το φίλτρο, το Outlook μπορεί να τα κατεβάσει ξανά.

Κάντε κλικ στο "OK" στο μήνυμα και, στη συνέχεια, στο "OK" στο παράθυρο ιδιοτήτων. Επανεκκινήστε το Outlook και το φίλτρο θα πρέπει να εφαρμοστεί αμέσως, αν και σε φακέλους με χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να χρειαστεί λίγος χρόνος για να γίνει εκ νέου συγχρονισμός. Αφού συγχρονιστεί το φίλτρο αλληλογραφίας σας, μπορείτε να συμπιέσετε το γραμματοκιβώτιό σας για να μεγιστοποιήσετε το κέρδος χώρου.

Για να καταργήσετε το φίλτρο, επιστρέψτε στο παράθυρο Φίλτρο και κάντε κλικ στο πλήκτρο "Εκκαθάριση όλων". Κλείστε τα ανοιχτά παράθυρα και κάντε επανεκκίνηση του Outlook για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

Αυτό το εργαλείο συγχρονισμού είναι ιδανικό για κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, όπου θέλετε να βλέπετε μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε εσάς ή την ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να σταματήσετε να εμφανίζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συμβάντα ημερολογίου που είναι παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ηλικία, να φιλτράρετε μεγάλα συνημμένα, να σταματήσετε το συγχρονισμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένες διευθύνσεις και πολλά άλλα. Τα κριτήρια φίλτρου είναι πολλά και ποικίλα, οπότε αν θέλετε να φιλτράρετε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να μπορείτε να βρείτε έναν συνδυασμό κριτηρίων φιλτραρίσματος που σας επιτρέπουν να το κάνετε.