Πώς να δημιουργήσετε γράμματα φόρμας στο Word

Ορισμένες φορές μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια επιστολή που θα στείλετε σε πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους, αλλά θα θέλατε να εξατομικεύονται ορισμένα μέρη για κάθε παραλήπτη: τμήματα όπως το χαιρετισμό, το όνομα, η διεύθυνση κ.λπ. Στο Word Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργήσετε μια επιστολή φόρμας, η οποία είναι πραγματικά εύκολη.

Πριν ξεκινήσετε με τις επιστολές τύπου, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ήδη δημιουργήσει βάση δεδομένων με όλα τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε. Μια βάση δεδομένων μπορεί να είναι τόσο απλή όσο ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με στήλες για το όνομα, το επώνυμο, τη διεύθυνση κ.λπ..

Το Word μπορεί να εισάγει δεδομένα από έγγραφα Excel, Access και κειμένου. Αν δεν έχετε ήδη μια βάση δεδομένων, μπορείτε πάντα να το δημιουργείτε μέσα στο Word, το οποίο θα σας δείξω πώς να το κάνετε.

Δημιουργία επιστολών φόρμας στο Word

Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε ένα έγγραφο που έχει το πρότυπο κείμενο σε αυτό, όπως το παράδειγμα Χριστουγεννιάτικη επιστολή παρακάτω:

Παρατηρήστε πώς δεν έχει χαιρετισμό, διεύθυνση, κλπ. Επειδή όλα αυτά θα προστεθούν αργότερα ως πεδία με τη μορφή επιστολής μας. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο Επιλέξτε Παραλήπτες στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ αυτί:

Εδώ προσθέτετε τα άτομα που θα λαμβάνουν το γράμμα ή θα εισάγουν μια λίστα από ένα αρχείο βάσης δεδομένων.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Πληκτρολογήστε νέα λίστα αν θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα μέσα στο ίδιο το Word. Για εισαγωγή, κάντε κλικ στο Χρήση υπάρχουσας λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, θα γράψουμε τη λίστα.

Σημείωση: Όταν πηγαίνετε για να αποθηκεύσετε τη λίστα παραληπτών, το Word θα σας ζητήσει μια θέση στον σκληρό σας δίσκο για να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων που θα δημιουργηθεί.

Μόλις αποθηκεύσετε τη λίστα παραληπτών, θα παρατηρήσετε ότι πολλά από τα εικονίδια που βρίσκονται στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ κορδέλα είναι τώρα clickable.

Για να ξεκινήσετε να προσθέτετε πεδία στο γράμμα της φόρμας, κάντε κλικ σε ένα σημείο στο έγγραφό σας για να υποδείξετε πού θέλετε να τοποθετηθεί το πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Block Block.

Αυτό θα φέρει το Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων διαλόγου.

Κάντε κλικ Εντάξει για να πάτε με την προεπιλεγμένη μορφή και θα πρέπει να πάρετε κάτι που μοιάζει με αυτό:

Στη συνέχεια, προσθέστε ένα Εισαγω μετά το Block Block για να μετακινήσετε το κείμενό σας σε μια γραμμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Γραμμή ευχών εικόνισμα:

Αυτό θα φέρει το Εισαγάγετε τη γραμμή ευχών διαλόγου.

Για άλλη μια φορά, ας πάμε με την προεπιλεγμένη μορφή και απλά κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.

Στη συνέχεια, επισημάνετε πού λέει, κάντε δεξί κλικ στο ποντίκι, επιλέξτε Παράγραφος και στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Μην προσθέτετε χώρο μεταξύ παραγράφων του ίδιου στυλ.

Αυτό θα κάνει το μπλοκ διεύθυνσης να κολλάει σωστά, αντί να έχει μια κενή γραμμή ανάμεσα σε κάθε τμήμα του.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων εικονίδιο που βρίσκεται στην καρτέλα "Αποστολή αλληλογραφίας" στην κορδέλα.

Αντί της ένδειξης πεδίου μπλοκ διευθύνσεων, θα πρέπει να δείτε τώρα το πραγματικό περιεχόμενο που αναφέρεται στο έγγραφο του Word.

Όταν ολοκληρώσετε την προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να απενεργοποιήσετε την προεπισκόπηση. Στη συνέχεια, για να δείτε πώς να προσθέσετε άλλα πεδία, κάντε κλικ ακριβώς στο παρελθόν του εγγράφου σας για να κάνετε την τρέχουσα θέση σας, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης εικόνισμα.

Θα πρέπει να πάρετε κάτι σαν αυτό:

Επιλέγω Χώρα ή Περιοχή, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εισάγετε κουμπί.

Δοκιμάστε να κάνετε κλικ στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και πάλι για να δείτε πώς φαίνεται. Εδώ είναι το παρακάτω παράδειγμα μου:

Τώρα που η επιστολή φόρμας είναι σωστά ρυθμισμένη, μπορείτε να κάνετε πιο προηγμένα πράγματα όπως τη ρύθμιση κανόνων. Οι κανόνες θα σας επιτρέψουν να εμφανίσετε κάποιο κείμενο για ορισμένους παραλήπτες και να το αποκρύψετε για άλλους. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο Κανόνες κουμπί.

Θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού με πολλές επιλογές, όπως Ask, Fill-in, κ.λπ..

Για παράδειγμα, ας επιλέξουμε Αν ... Τότε ... Αλλιώς, που θα μας οδηγήσει στον ακόλουθο διάλογο:

Αλλαξε το Ονομα πεδίου: προς το Χώρα ή Περιοχή, και πληκτρολογήστε ΗΠΑ μέσα στο Συγκρίνετε με: πεδίο. Στη συνέχεια, προσθέστε κάποιο κείμενο στα πλαίσια όπου αναγράφεται Εισάγετε αυτό το κείμενο και Διαφορετικά, εισαγάγετε αυτό το κείμενο.

Σε αυτό το παράδειγμα, αν ο παραλήπτης ζει στις ΗΠΑ, θα πάρει το κείμενο καλά Χριστούγεννα στην επιστολή τους, ενώ όλοι οι άλλοι θα λάβουν το μήνυμα Εποχιακοι ΧΑΙΡΕΤΙΣΜΟΙ.

Ακολουθεί το πώς θα μοιάζει με τη στιγμή που θα κάνετε κλικ στο Εντάξει και στη συνέχεια το Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων κουμπί.

Στη συνέχεια, σημειώστε το Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων Ενότητα:

Εδώ μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά βέλους (όταν Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων είναι ενεργοποιημένη) προς τα αριστερά και δεξιά του αριθμού για να μετακινηθείτε σε όλα τα γράμματα που θα σταλούν. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλες οι επιστολές σας θα φαίνονται σωστά πριν από την εκτύπωση ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Σημείωση: Η επιλογή μενού Πεδία αντιστοίχισης κάτω από τους Κανόνες είναι για αντιστοίχιση ονομάτων πεδίων σε βάση δεδομένων με ονόματα κεφαλίδων στη λίστα παραληπτών.

Επίσης, για να διευκολύνετε την εμφάνιση των πεδίων στο έγγραφο σας, χρησιμοποιήστε το Αποκορύφωμα Συγχώνευση πεδίων κουμπί.

Είναι μια εναλλαγή που μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε κατά την κρίση σας. Τέλος, όταν είστε ικανοποιημένοι με την επιστολή σας, κάντε κλικ στο Τέλος & Συγχώνευση εικόνισμα:

Θα πρέπει να πάρετε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού με τρεις επιλογές.

Επιλέγω Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων για να αποκτήσετε το Word να συγχωνεύσει όλες τις επιστολές σας σε ένα μεγάλο έγγραφο το οποίο μπορείτε να δείτε πριν από την εκτύπωση ή την αποστολή ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όπως μπορείτε να δείτε, η δημιουργία επιστολών τύπου με το Word δεν είναι πλέον η δουλειά που κάποτε ήταν και μπορείτε να δημιουργήσετε και να στείλετε έγγραφα γρήγορα και εύκολα. Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μην διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!