Τρόπος δημιουργίας συμπληρωματικών φορμών στο Word

Ξέρατε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word που μπορούν να συμπληρώσουν οι άνθρωποι; Όταν ακούτε σχετικά με τις πληρωτέες μορφές, είναι σχεδόν πάντοτε σχετιζόμενη με τα έγγραφα Adobe και PDF, επειδή είναι η πιο δημοφιλής μορφή.

Ωστόσο, το Word είναι επίσης ένα πολύ ισχυρό εργαλείο και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα φόρμες που μπορείτε είτε να εκτυπώσετε είτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κλπ. Αν χρειαστεί να δημιουργήσετε μια έρευνα που θα βγαίνει σε πολλούς ανθρώπους και θέλετε όλες τις απαντήσεις αυτόματα, ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για να δημιουργήσετε την έρευνα.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα με πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου, επιλογή ημερομηνίας και ένα πλαίσιο λίστας. Μπορείτε επίσης να κάνετε τις φόρμες σας πολύ καλύτερα αν χρησιμοποιείτε πίνακες για να οργανώνετε τα πάντα.

Ενεργοποίηση καρτέλας προγραμματιστή

Από προεπιλογή, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word εκτός αν ενεργοποιήσετε το Προγραμματιστής στην καρτέλα. Δεδομένου ότι δεν χρησιμοποιείται από πολλούς χρήστες, η Microsoft την απενεργοποίησε από προεπιλογή. Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα, κάντε κλικ στο Αρχείο και μετά Επιλογές.

Στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ στο Προσαρμόστε την Κορδέλα και στη συνέχεια ελέγξτε το Προγραμματιστής στο δεξιό πλαίσιο λίστας.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK και κάντε κλικ στην καρτέλα της κορδέλας. Το τμήμα που μας ενδιαφέρει περισσότερο είναι Έλεγχοι.

Δημιουργία μιας φόρμας στο Word

Η ενότητα "Έλεγχοι" έχει περίπου οκτώ διαφορετικά στοιχεία ελέγχου που μπορούν να προστεθούν στο έγγραφο του Word: Έγγραφο εμπλουτισμένου κειμένου, Απλό κείμενο, Εικόνα, Γκαλερί μπλοκ κτλ., Κουτί ελέγχου, Συνδυαστικό πλαίσιο, Λίστα μετακίνησης και Επιλογή ημερομηνίας.

Για να εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου, απλά κάντε κλικ σε αυτό και θα εμφανιστεί οπουδήποτε εντοπίστηκε ο δρομέας σας. Στο παρακάτω παράδειγμα μου, δημιούργησα ένα τραπέζι και πρόσθεσα δύο πλαίσια απλού κειμένου για το όνομα και το επώνυμο.

Από προεπιλογή, κάθε στοιχείο ελέγχου έχει το δικό του κείμενο πλήρωσης. Για έναν απλό έλεγχο κειμένου, είναι Κάντε κλικ ή πατήστε εδώ για να εισαγάγετε κείμενο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το κείμενο για οποιοδήποτε έλεγχο κάνοντας κλικ στο Λειτουργία σχεδίασης που βρίσκεται στα δεξιά των εικονιδίων ελέγχου.

Θα δείτε κάποιες μπλε σύμβολα κράτησης θέσης να εμφανίζονται στα αριστερά και στα δεξιά των ελέγχων που έχετε προσθέσει στο έγγραφό σας. Επιλέξτε το κείμενο και αλλάξτε το σε ό, τι θέλετε. Κάνε κλικ στο Λειτουργία σχεδίασης για να βγείτε από τη λειτουργία.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρόσφατα προστιθέμενο στοιχείο ελέγχου, έτσι ώστε να επισημαίνεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ιδιότητες, που βρίσκεται ακριβώς κάτω από το κουμπί σχεδίασης. Κάθε έλεγχος θα έχει ένα τυποποιημένο σύνολο επιλογών με προσαρμοσμένες επιλογές στο κάτω μέρος με βάση τον τύπο ελέγχου.

Εδώ μπορείτε να δώσετε στον έλεγχο ένα τίτλο, να αλλάξετε το χρώμα, να στυλτε το κείμενο και να καθορίσετε αν ο έλεγχος μπορεί να επεξεργαστεί ή να διαγραφεί. Στο κάτω μέρος βρίσκονται οι συγκεκριμένες επιλογές ελέγχου, οι οποίες για την περίπτωση ελέγχου απλού κειμένου είναι αν θέλετε να επιτρέψετε πολλαπλές γραμμές ή όχι. Αυτή η τελευταία επιλογή είναι χρήσιμη αν χρειαστεί κάποιος να πληκτρολογήσει μια παράγραφο κειμένου.

Ποια είναι λοιπόν η διαφορά μεταξύ ενός ελέγχου απλού κειμένου και ενός πλούσιου ελέγχου κειμένου; Λοιπόν, όχι πολύ. Σε έναν πλούσιο έλεγχο κειμένου, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς / χρώματος για κάθε λέξη ξεχωριστά, ενώ ο έλεγχος απλού κειμένου θα εφαρμόσει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο. Θα σκεφτόσαστε ότι ο έλεγχος απλού κειμένου δεν θα επέτρεπε τολμηρές αλλαγές γραμματοσειράς ή αλλαγές χρώματος, αλλά το κάνει.

Στη συνέχεια, πήγα μπροστά και πρόσθεσα έναν έλεγχο από τη λίστα με τα φύλλα μου στη φόρμα μου. Θα δείτε ότι λέει Επιλέξτε ένα στοιχείο και αυτό είναι. Για να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο Ιδιότητες.

Κάντε κλικ στο Προσθέτω και έπειτα πληκτρολογήστε ένα όνομα για την επιλογή σας. Από προεπιλογή, το Εμφανιζόμενο όνομα και αξία θα είναι το ίδιο, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε αν θέλετε. Δεν υπάρχει πραγματικά λόγος να αλλάξετε την τιμή εκτός αν γράφετε μακροεντολές Word και ανατρέξτε στα στοιχεία ελέγχου στον κώδικα.

Μόλις προσθέσετε όλες τις επιλογές σας, προχωρήστε και κάντε κλικ στο κουμπί OK και θα μπορείτε πλέον να επιλέξετε τις επιλογές από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Η μόνη διαφορά μεταξύ του ελέγχου λίστας αναπτυσσόμενων λίστας και του πλαισίου ελέγχου σύνθετου πλαισίου είναι ότι ο τελευταίος επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει τη δική του αξία εάν το επιθυμεί. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, πρέπει να επιλέξετε από μία από τις επιλογές της λίστας. Στο σύνθετο πλαίσιο, μπορείτε είτε να επιλέξετε από τη λίστα είτε να πληκτρολογήσετε τη δική σας αξία.

Ο έλεγχος επιλογής ημερομηνίας λειτουργεί ακριβώς όπως οποιοσδήποτε επιλογέας ημερομηνίας που έχετε χρησιμοποιήσει πιθανώς σε ιστότοπους κρατήσεων αεροπορικών εταιρειών κ.λπ. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, εμφανίζεται ένα ημερολόγιο και μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στην ημερομηνία για να το επιλέξετε.

Αν κάνετε κλικ στο Ιδιότητες , θα δείτε ότι υπάρχουν αρκετές επιλογές για τον έλεγχο επιλογής ημερομηνίας.

Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική μορφή για να εμφανίσετε την ημερομηνία και να επιλέξετε διαφορετικό τύπο ημερολογίου. Ο έλεγχος εικόνας είναι μια άλλη ωραία επιλογή που θα επιτρέψει στους χρήστες να εισάγουν εύκολα μια εικόνα.

Όταν ο χρήστης κάνει κλικ στην εικόνα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορεί να επιλέξει μια εικόνα από τον υπολογιστή του, από την αναζήτηση εικόνας Bing ή από το OneDrive. Έχουν επίσης επιλογές για το Facebook και το Flickr.

Τώρα, προσθέστε μερικά πλαίσια ελέγχου στο έγγραφό μας. Λάβετε υπόψη ότι όταν προσθέτετε ένα πλαίσιο ελέγχου και προσπαθείτε να πληκτρολογήσετε κείμενο σε αυτό, θα σας ενημερώσει ότι η επιλογή είναι κλειδωμένη. Πιστεύω ότι αυτό είναι από το σχεδιασμό. Πρέπει να κάνετε κλικ δίπλα στο πλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενό σας.

Τέλος, μπορείτε να εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου δομικών στοιχείων, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε περιεχόμενο από τα Γρήγορα τμήματα και το Αυτόματο κείμενο. Αν δεν ξέρετε τι μιλάω, ελέγξτε τη δημοσίευσή μου σχετικά με τον τρόπο χρήσης του Αυτόματου κειμένου και των γρήγορων ανταλλακτικών στο Word. Στο παράδειγμά μου, προσθέσαμε ορισμένα εισαγωγικά σε ένα προσαρμοσμένο AutoText και στη συνέχεια συνδέσαμε τον έλεγχο σε αυτό μέσω του διαλόγου Ιδιότητες.

Αφού έχετε όλα τα στοιχεία ελέγχου στο έγγραφό σας όπως θέλετε, ίσως είναι καλή ιδέα να προστατεύσετε το έγγραφο έτσι ώστε ο χρήστης να μπορεί να συμπληρώσει μόνο τα πεδία φόρμας και αυτό είναι. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Περιορίστε την επεξεργασία στο Προγραμματιστής αυτί.

Στο παράθυρο που εμφανίζεται στα δεξιά, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω Επεξεργασία περιορισμών και επιλέξτε Συμπλήρωση των εντύπων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το Επιτρέψτε μόνο αυτό τον τύπο επεξεργασίας στο έγγραφο κουτί.

Κάντε κλικ Ναι, ξεκινήστε την εφαρμογή της προστασίας και κατόπιν πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης, αν θέλετε. Τώρα μόνο τα πεδία φόρμας θα είναι επεξεργάσιμα και όλα τα άλλα κλειδωμένα / προστατευμένα. Ο χρήστης μπορεί εύκολα να χρησιμοποιήσει το πλήκτρο TAB για να μετακινηθεί μεταξύ των διαφορετικών πεδίων φόρμας.

Συνολικά, το Word δεν είναι το μεγαλύτερο εργαλείο για τη δημιουργία μορφών, αλλά είναι αξιοπρεπές και ίσως περισσότερο από αρκετό για τους περισσότερους ανθρώπους. Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μην διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!