Τρόπος δημιουργίας συμπληρωματικών φορμών με το Microsoft Word

Η δημιουργία φόρμας με το Microsoft Word είναι εύκολη, αλλά η πρόκληση έρχεται όταν αποφασίζετε να δημιουργήσετε καταγεγραμμένες φόρμες με επιλογές που μπορείτε να στείλετε στους ανθρώπους και να τις συμπληρώσετε ψηφιακά. Είτε χρειάζεστε ένα έντυπο για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με ανθρώπους είτε αν προσπαθείτε να κάνετε μια έρευνα για να δοκιμάσετε την απόκριση του χρήστη σε λογισμικό ή ένα νέο προϊόν, το MS Word έχει τη λύση για εσάς.

Σημείωση: τα στιγμιότυπα οθόνης σε αυτό το σεμινάριο είναι από το Word 2010, αλλά αυτό θα πρέπει να λειτουργήσει το ίδιο και με το Word 2013.

Ενεργοποιήστε την καρτέλα Προγραμματιστής

Για να δημιουργήσετε καταγεγραμμένες φόρμες, θα πρέπει να ξεκινήσετε ενεργοποιώντας την καρτέλα προγραμματιστή κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Αρχείο" και στη συνέχεια επιλέγοντας "Επιλογές". Ανοίξτε την καρτέλα "Προσαρμογή κορδέλας" και επιλέξτε την επιλογή "Κύριες καρτέλες" στην ενότητα "Προσαρμογή της Κορδέλας".

Τώρα θα χρειαστεί να επιλέξετε το πλαίσιο "Προγραμματιστής" και πατήστε "OK".

Μόλις το κάνετε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι έχει προστεθεί ένα πρόσθετο μενού στην κορυφή της οθόνης με πολλές νέες επιλογές για προγραμματιστές.

Για πρότυπο ή για μη πρότυπο?

Υπάρχουν δύο κύριες επιλογές για να ξεκινήσετε τη δημιουργία της φόρμας. Η πρώτη επιλογή είναι εύκολη στη χρήση, εάν μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Για να βρείτε πρότυπα, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο", επιλέξτε "Νέα". Θα δείτε πολλά πρότυπα πρότυπα διαθέσιμα για λήψη. Απλά κάντε κλικ στο "Έντυπα" και αναζητήστε την επιλογή των προτύπων για να βρείτε ένα που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Όταν βρείτε το πρότυπό σας, απλώς το κατεβάστε και επεξεργαστείτε τη φόρμα όπως απαιτείται.

Επειδή αυτός είναι ο εύκολος τρόπος και μπορεί να μην είστε σε θέση να βρείτε ένα πρότυπο που ταιριάζει στις ανάγκες σας, θα συζητήσουμε τον καλύτερο τρόπο δημιουργίας φόρμας από την αρχή. Ξεκινήστε πλοηγώντας πάλι στις επιλογές προτύπου, αλλά αντί να επιλέξετε μια προκαθορισμένη φόρμα, επιλέξτε "Τα πρότυπα μου".

Τώρα θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στον κύκλο ελέγχου "Πρότυπα" και, στη συνέχεια, πατήστε "OK" για να δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο. Τέλος, πατήστε "Ctrl + S" για να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Θα το ονομάσουμε "Πρότυπο φόρμας 1".

Πληρωμή της φόρμας

Τώρα που έχετε ένα κενό πρότυπο, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να προσθέτετε πληροφορίες στη φόρμα. Η φόρμα που θα δημιουργήσουμε σε αυτό το παράδειγμα είναι μια απλή φόρμα για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τους ανθρώπους που τις συμπληρώνουν. Πρώτον, θα πρέπει να εισαγάγετε τις βασικές ερωτήσεις. Για αυτό το σεμινάριο, θα προσπαθήσουμε να λάβουμε τις ακόλουθες πληροφορίες:

1. Ονομα (Απλή απάντηση κειμένου)
2. Ηλικία (Λίστα παραθύρων)
3. D.O.B. (Απάντηση ημερομηνίας)
4. Σεξ (Πλαίσιο ελέγχου)
5. Ταχυδρομικός κώδικας (Απλή απάντηση κειμένου)
6. Τηλεφωνικό νούμερο (Απλή απάντηση κειμένου)
7. Αγαπημένο πρωτεύον χρώμα και γιατί: (Σύνθετο κιβώτιο)
8. Καλύτερες επιθέσεις πίτσας (Πλαίσιο ελέγχου και απλή απάντηση κειμένου)
9. Ποια είναι η δουλειά των ονείρων σας και γιατί; Περιορίστε την απάντησή σας σε 200 λέξεις (Αντιμετώπιση εμπλουτισμένου κειμένου)
10. Τι είδους αυτοκίνητο οδηγείτε; (Απλή απάντηση κειμένου)

Κάντε κλικ στην καρτέλα "Προγραμματιστής" που προσθέσατε νωρίτερα και κάτω από την ενότητα "Έλεγχοι", επιλέξτε "Λειτουργία σχεδίασης" για να ξεκινήσετε τη δημιουργία διαφορετικών επιλογών ελέγχου. Αν θέλετε να δείτε τι φαίνεται στη δράση, θυμηθείτε να καταργήσετε την επιλογή της επιλογής "Σχεδιασμός".

Τμήματα Κειμένου

Για τυχόν απαντήσεις που απαιτούν απάντηση με βάση το κείμενο, μπορείτε να προσθέσετε ενότητες κειμένου. Αυτό θα γίνει επιλέγοντας τον Έλεγχο περιεχομένου εμπλουτισμένου κειμένου  (επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργαστούν τη μορφοποίηση) ή τον έλεγχο περιεχομένου απλού κειμένου  (επιτρέπει μόνο απλό κείμενο χωρίς μορφοποίηση).

Ας ενεργοποιήσουμε μια απάντηση εμπλουτισμένου κειμένου για την ερώτηση 9 και στη συνέχεια μια απλή απάντηση κειμένου για τις ερωτήσεις 1, 5, 6 και 10.

Θυμηθείτε ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο στα πλαίσια ελέγχου περιεχομένου για να ταιριάξετε τις ερωτήσεις κάνοντας κλικ σε αυτά και πληκτρολογώντας όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

Προσθέστε μια επιλογή επιλογής ημερομηνίας

Εάν πρέπει να προσθέσετε ημερομηνίες, μπορείτε να προσθέσετε το στοιχείο "Επιλογή περιεχομένου επιλογής ημερομηνίας".

Εισαγάγετε μια λίστα με τις επιλογές

Για ερωτήσεις που επιτρέπουν μόνο μία απάντηση, όπως αριθμούς (ερώτηση 2), μια αναπτυσσόμενη λίστα είναι βολικό. Θα προσθέσουμε απλή λίστα και θα την συμπληρώσουμε με τις ηλικιακές κλίμακες. Θα πρέπει να προσθέσετε το πλαίσιο ελέγχου περιεχομένου, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε την επιλογή "Ιδιότητες". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσθήκη για να προσθέσετε εύρη ηλικίας.

Όταν τελειώσετε, θα πρέπει να φαίνεται κάτι τέτοιο (Απενεργοποίηση σχεδιασμού).

Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε ένα "σύνθετο κουτί"  που θα σας επιτρέψει να προσθέσετε οποιεσδήποτε επιλογές επιθυμείτε, καθώς και να επιτρέψετε στους χρήστες να εισάγουν πρόσθετο κείμενο αν χρειαστεί. Ας προσθέσουμε ένα σύνθετο κουτί στην ερώτηση 7. Δεδομένου ότι είναι ένα σύνθετο πλαίσιο, οι χρήστες θα μπορούν να επιλέξουν μια επιλογή και να πληκτρολογήσουν γιατί τους αρέσει το χρώμα.

Προσθέστε κουτιά ελέγχου

Για την τέταρτη ερώτηση, θα προσθέσουμε τις επιλογές πλαισίου ελέγχου.  Θα εισαγάγετε πρώτα τις επιλογές σας (άνδρες και γυναίκες). Τώρα μπορείτε να προσθέσετε τον έλεγχο περιεχομένου του πλαισίου ελέγχου μετά από κάθε επιλογή.

Επαναλάβετε τη διαδικασία για οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις που απαιτούν μία ή περισσότερες επιλογές. Θα προσθέσουμε επίσης πλαίσια ελέγχου στην ερώτηση 8. Θα προσθέσουμε επίσης ένα πλαίσιο απάντησης απλού κειμένου για οποιεσδήποτε επισημάνσεις που δεν αναφέρονται.

Τυλίγοντας

Η συμπληρωμένη κενή φόρμα θα πρέπει να μοιάζει με τις παρακάτω εικόνες, ανάλογα με το αν έχετε ενεργοποιήσει ή απενεργοποιήσει τη λειτουργία σχεδιασμού.

Λειτουργία σχεδίασης Ενεργοποιημένη Η λειτουργία σχεδιασμού είναι απενεργοποιημένη

Συγχαρητήρια, μόλις μάθατε τα βασικά στοιχεία της δημιουργίας διαδραστικών μορφών. Μη διστάσετε να κάνετε λήψη της συμπληρωμένης φόρμας δειγματοληψίας αν χρειαστεί Μπορείτε να στείλετε το αρχείο DOTX σε άτομα και όταν το ανοίξουν, θα ανοίξει αυτόματα ένα κανονικό έγγραφο λέξης που μπορούν να συμπληρώσουν και να σας στείλουν από τη στιγμή που το πρότυπο αυτόματα εφαρμόζεται.

Image Credit: Ben Ward στο Flickr