Εξοικονομήστε χρόνο με τους φακέλους προσαρμοσμένης αναζήτησης στο Microsoft Outlook
Η αναζήτηση στο Outlook είναι αρκετά εύκολη, αλλά γιατί να ενοχλείστε να γράφετε τις ίδιες αναζητήσεις ξανά και ξανά εάν τις εκτελείτε τακτικά; Οι φάκελοι προσαρμοσμένης αναζήτησης σάς επιτρέπουν να αποθηκεύσετε αυτές τις προσαρμοσμένες αναζητήσεις, ώστε να μπορείτε να τους επιστρέψετε με ένα ή δύο κλικ.
Και ενώ είναι δελεαστικό να σκεφτόμαστε μόνο τους φακέλους προσαρμοσμένης αναζήτησης σαν αποθηκευμένη αναζήτηση, είναι πραγματικά πιο δροσερό από αυτό. Από τη στιγμή που ενημερώνονται αυτόματα, λειτουργούν πραγματικά σαν εικονικοί φάκελοι, παρόμοιοι με τη δυνατότητα ετικετών στο Gmail, εκτός από τις πιο ισχυρές. Θέλετε ένα φάκελο που να δείχνει μόνο μηνύματα που είναι μη αναγνωσμένα, από ένα συγκεκριμένο άτομο και να έχουν ένα ή περισσότερα συνημμένα; Κανένα πρόβλημα.
Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να τις δημιουργήσουμε.
Δημιουργήστε ένα προκαθορισμένο φάκελο αναζήτησης στο Outlook
Το Outlook έχει ήδη έναν αριθμό προκαθορισμένων φακέλων αναζήτησης τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Δεν μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω κανένα από αυτά, αλλά αξίζει να ρίξετε μια ματιά στην πρώτη ακριβώς για να καλύψουν τις ανάγκες σας.
Αρχικά, θα βρείτε τους φακέλους αναζήτησης στο κάτω μέρος της λίστας φακέλων στο αρχείο δεδομένων του Outlook στην αριστερή πλευρά του παραθύρου. Κάθε αρχείο δεδομένων έχει δικό του φάκελο αναζήτησης, οπότε αν χρησιμοποιείτε το Outlook για να ελέγξετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς, μπορείτε να ορίσετε διαφορετικούς φακέλους αναζήτησης για κάθε ένα.
Ωστόσο, δεν θα μπορείτε να επιλέξετε το φάκελο "Φάκελοι αναζήτησης", μέχρι να δημιουργήσετε τον πρώτο φάκελο αναζήτησης. Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο αναζήτησης, μεταβείτε στην καρτέλα "Φάκελος" στη Κορδέλα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο φάκελο αναζήτησης".
Αυτό ανοίγει το παράθυρο του Νέου φακέλου αναζήτησης. Θα δείτε μια δέσμη προκαθορισμένων φακέλων αναζήτησης που οργανώνονται σε κατηγορίες όπως η ανάγνωση αλληλογραφίας, η αλληλογραφία από άτομα και λίστες και η οργάνωση αλληλογραφίας. Οι περισσότεροι από τους φακέλους είναι αρκετά αυτονόητοι, επομένως δεν θα τις καλύψουμε λεπτομερώς - μπορείτε απλά να τις περιηγηθείτε.
Εδώ, δημιουργούμε ένα νέο φάκελο αναζήτησης που εμφανίζει το μη αναγνωσμένο μήνυμα. Είναι ένα εξαιρετικά εύχρηστο φάκελο αναζήτησης για να το έχετε γύρω επειδή εμφανίζει όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα, ανεξάρτητα από το φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένα. Απλώς κάντε κλικ στο φάκελο αναζήτησης που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο "OK".
Πολύ απλό, έτσι; Τώρα, ας ρίξουμε μια ματιά στη δημιουργία των δικών σας προσαρμοσμένων φακέλων αναζήτησης, οι οποίοι είναι πολύ ισχυρότεροι.
Δημιουργήστε ένα φάκελο προσαρμοσμένης αναζήτησης στο Outlook
Οι φάκελοι προσαρμοσμένης αναζήτησης σάς επιτρέπουν πρόσθετα κριτήρια που δεν περιλαμβάνουν οι προκαθορισμένοι φάκελοι αναζήτησης - μπορείτε να αναζητήσετε λίγο από οποιοδήποτε πεδίο που περιέχει ένα μήνυμα του Outlook. Το πιο σημαντικό, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης που χρησιμοποιεί πολλαπλά κριτήρια για την επιλογή μηνυμάτων. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε ένα μόνο μήνυμα οθόνης από συγκεκριμένα άτομα και που έχουν συγκεκριμένες λέξεις στη γραμμή θέματος.
Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο αναζήτησης, μεταβείτε στην καρτέλα "Φάκελος" στη Κορδέλα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο φάκελο αναζήτησης".
Στο παράθυρο "Νέο φάκελο αναζήτησης", μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος της λίστας, επιλέξτε την επιλογή "Δημιουργία προσαρμοσμένης αναζήτησης" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογή" που εμφανίζεται.
Στο παράθυρο προσαρμοσμένου φακέλου αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο.
Στη συνέχεια, θα ορίσετε τα κριτήρια για την αναζήτηση, ώστε να πατήσετε το κουμπί "Κριτήρια".
Το παράθυρο Κριτήρια φακέλου αναζήτησης σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την αναζήτηση σας και μπορείτε να επιλέξετε όσα από τα διαθέσιμα κριτήρια θέλετε.
Η καρτέλα "Μηνύματα" περιέχει βασικά κριτήρια που σας επιτρέπουν να αναζητήσετε συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή το σώμα μηνυμάτων, τους αποστολείς και τους παραλήπτες. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε την αναζήτηση στα μηνύματα όπου είστε το μόνο άτομο στη γραμμή "Προς" ή στη γραμμή "Προς" ή "Κελσίου" με άλλα άτομα.
Και μπορείτε ακόμη να ορίσετε ένα χρονικό εύρος για τα μηνύματα βάσει του χρόνου λήψης, αποστολής, τροποποίησης κ.ο.κ. Έτσι, για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εμφανίσετε μόνο τα μηνύματα που λάβατε τις τελευταίες επτά ημέρες.
Η καρτέλα "Περισσότερες επιλογές" παρέχει ακόμη περισσότερα κριτήρια για να περιορίσετε την αναζήτησή σας. Μπορείτε να αναζητήσετε μηνύματα σε συγκεκριμένες κατηγορίες, εκείνα που είναι μη αναγνωσμένα ή έχουν συνημμένα, από τη σημασία του μηνύματος, από αυτά που επισημαίνονται ή όχι, ακόμα και από το πραγματικό μέγεθος του μηνύματος. Αυτό το τελευταίο μπορεί να είναι χρήσιμο για την εύρεση και τη διαγραφή μεγάλων συνημμένων, παρεμπιπτόντως.
Η καρτέλα "Για προχωρημένους" σας επιτρέπει να προσθέσετε κριτήρια βάσει όλων των πεδίων που μπορεί να αποθηκεύσει ένα αντικείμενο του Outlook. Υπάρχουν πολλά από αυτά, έτσι δεν θα τα καλύψουμε εδώ. Αλλά αν θέλετε να κάνετε αναζήτηση με κάτι που δεν έχετε βρει στις άλλες καρτέλες, οι πιθανότητες είναι ότι θα το βρείτε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Πεδίο" και περιήγηση στα μενού.
Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση όλων των κριτηρίων που θέλετε σε αυτές τις τρεις καρτέλες, προχωρήστε και κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να επιστρέψετε στο παράθυρο Custom Folder Search. Υπάρχει ακόμα ένα πράγμα που μπορεί να θέλετε να διαμορφώσετε εδώ πριν τελειώσετε.
Από προεπιλογή, η προσαρμοσμένη αναζήτηση που δημιουργείτε θα τραβήξει από όλους τους φακέλους του αρχείου δεδομένων του Outlook. Αν θέλετε να το περιορίσετε σε συγκεκριμένους φακέλους, κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση".
Στο παράθυρο Επιλογή φακέλων, επιλέξτε τους φακέλους που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναζήτηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Στη συνέχεια, επιστρέψτε στο κύριο παράθυρο "Προσαρμογή", προχωρήστε και κάντε ξανά κλικ στο "OK".
Το Outlook δημιουργεί το φάκελο προσαρμοσμένης αναζήτησης και το προσθέτει στην προβολή φακέλου.
Μόλις αποκτήσετε το κρέμονται από τη χρήση του, το Custom Folder Folder χαρακτηριστικό είναι αρκετά ισχυρό. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα πράξεων που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε στους φακέλους αναζήτησης για:
- Μηνύματα προς και από τον προϊστάμενό σας
- Μηνύματα με ανεπίλυτες σημαίες παρακολούθησης ανά κατηγορία (για παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε μόνο τα ανεπίλυτα στοιχεία στην προσωπική κατηγορία)
- Μηνύματα μεγάλης σημασίας
- Μηνύματα προς και από έναν πελάτη (Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ακόμη και τον πλήρη τομέα τους στο πλαίσιο αναζήτησης και να επιλέξετε να αναζητήσετε όλα τα πεδία)
- Μηνύματα με συνημμένα και που είναι πάνω από ένα συγκεκριμένο μέγεθος (ιδανικό για να απαλλαγείτε από τα μεγάλα συνημμένα και για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου δεδομένων σας)
Και αυτό απλά γρατζουνίζει την επιφάνεια. Έτσι, τι είδους φακέλους αναζήτησης δημιουργείτε; Ενημερώστε μας στα σχόλια!
