Τρόπος εναλλαγής και προσαρμογής της προβολής συνομιλιών στο Outlook

Πίσω στο Outlook 2010, η Microsoft παρουσίασε το Προβολή συνομιλίας, κάτι που λειτουργεί όπως το στροβιλισμό συνομιλιών του Gmail. Είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή σε νεότερες εκδόσεις του Outlook, αλλά όχι αν αναβαθμίσετε από μια παλαιότερη έκδοση όπου απενεργοποιήθηκε. Έτσι, αν δεν ήξερα ότι ήταν εκεί, ίσως είναι καιρός να ρίξετε μια ματιά.

Τι είναι η προβολή συνομιλιών?

Παρόλο που η Microsoft μίλησε πολύ για την προβολή της Συζήτησης, όταν την παρουσίασαν, οι περισσότεροι εκτός των εταιρικών τμημάτων πληροφορικής και οι αναγνώστες υψηλής τεχνολογίας ιστοσελίδων τεχνολογίας πιθανότατα δεν το γνώριζαν. Μετά από όλα, πότε ήταν η τελευταία φορά που αναζητήσατε και διαβάσατε το άρθρο "νέα χαρακτηριστικά" σε μια εφαρμογή που χρησιμοποιείτε?

Αυτό είναι λυπηρό επειδή η προβολή συνομιλιών είναι ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό που πολλοί άνθρωποι ήθελαν αφού είδαν την κουβέντα συνομιλιών στο νέο Gmail της Google, το οποίο έκανε το ντεμπούτο του το 2004/5. Αυτή ήταν η απαίτηση που ξαφνικά ο καθένας μιλούσε για το πώς να χρησιμοποιήσει τη στήλη "Συνομιλία" για να ομαδοποιήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2003, αν και αυτό μόνο πήρε τα μηνύματα στον ίδιο φάκελο. Έτσι, κάποιες περίπλοκες λύσεις διαμορφώθηκαν χρησιμοποιώντας δυναμικούς φακέλους αναζήτησης, αλλά αυτό ήταν λίγο αργό σε σύγκριση με την ευκολία του Gmail που τροφοδοτούσε το AJAX.

Η Microsoft πήρε την υπόθεση και πρόσθεσε την κατάλληλη προβολή συνομιλιών - αυτή που τραβάει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους τους φακέλους - όταν ξεδιπλώνονταν το Outlook 2010. Αυτό μπορεί να φαίνεται λίγο αργά, καθώς η προηγούμενη έκδοση τους βγήκε 3 χρόνια νωρίτερα (Outlook 2007), αλλά μπορεί κανείς να υποθέσει ότι χρειάστηκε λίγο χρόνο οι διαχειριστές προϊόντων της Microsoft για να συνειδητοποιήσουν πόσο δημοφιλής ήταν η δημοφιλή προβολή συνομιλιών του Gmail, οπότε ήταν πολύ αργά για να το προσθέσετε στο 2007. Δεν έχει σημασία, το Outlook 2010 το πήρε και ήταν αξιοπρεπής προσπάθεια που έχει συνεργαστεί καλά σε όλες τις επαναλήψεις από τότε.

Δεδομένου ότι το Outlook 2013 έχει ενεργοποιηθεί από προεπιλογή, αλλά σε πολλές επιχειρήσεις, εξακολουθεί να είναι απενεργοποιημένο από προεπιλογή από το τμήμα πληροφορικής. Επίσης, εάν την απενεργοποιήσατε στην παλιά έκδοση του Outlook, θα παραμείνει απενεργοποιημένη όταν κάνετε αναβάθμιση σε μια νέα έκδοση. Ένας από τους geeks μας το απενεργοποίησε πριν από πέντε χρόνια στο Outlook 2013 και είναι ακόμα ανοιχτό τώρα που βρίσκονται στο Outlook 2019. Είναι επίσης ενεργοποιημένο από προεπιλογή και στην εφαρμογή Web του Outlook, γι 'αυτό είναι πιο καλά χρησιμοποιημένο εκεί, αλλά για πολλοί άνθρωποι, ο πελάτης του Outlook είναι η κύρια εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να ενεργοποιήσετε ξανά την προβολή συνομιλίας και ποιες επιλογές προσαρμογής έχετε. Κάλλιο αργά παρά ποτέ!

Πώς να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε την προβολή συνομιλιών

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε την προβολή συνομιλίας μέσω μιας απλής εναλλαγής, οπότε αν το δοκιμάσετε και δεν σας αρέσει, είναι εύκολο να την απενεργοποιήσετε. Για να την ενεργοποιήσετε, ενεργοποιήστε την επιλογή Προβολή> Εμφάνιση ως συνομιλιών.

Το Outlook εμφανίζει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης που σας δίνει τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε την προβολή σε κάθε φάκελο ("Όλα τα γραμματοκιβώτια") ή μόνο στον τρέχοντα φάκελο ("Αυτός ο φάκελος").

Δοκιμάστε να ενεργοποιήσετε το "Αυτό το φάκελο", το οποίο θα σας δώσει την ευκαιρία να δείτε αν σας αρέσει πριν το ενεργοποιήσετε παντού. Για να απενεργοποιήσετε πλήρως την Προβολή συνομιλίας, απενεργοποιήστε ξανά την προβολή Προβολή> Εμφάνιση ως συζητήσεις.

Τι κάνει η προβολή συνομιλιών?

Η προβολή συνομιλιών οργανώνει τα μηνύματά σας σε ένα νήμα σε χρονολογική σειρά, με το πιο πρόσφατο μήνυμα στην κορυφή. Αυτά αρχικά κρύβονται κάτω από το κορυφαίο μήνυμα, με ένα τρίγωνο στην αριστερή πλευρά για να υποδηλώσει ότι υπάρχει ένα νήμα παρακάτω.

Κάνοντας κλικ στο τρίγωνο επεκτείνεται το νήμα και εμφανίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το πολύ κορυφαίο μήνυμα είναι η κεφαλίδα συνομιλίας και δεν είναι ένα μήνυμα. Αντίθετα, περιέχει το όνομα του ατόμου που ξεκίνησε τη συζήτηση και το θέμα. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, δεν θα δείτε τίποτα στο παράθυρο ανάγνωσης.

Εάν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από τα μηνύματα κάτω από την κεφαλίδα, το Outlook εμφανίζει αυτά στο παράθυρο ανάγνωσης ως κανονικά. Τα νέα μηνύματα προστίθενται αυτόματα στην κορυφή της συνομιλίας κάτω από την κεφαλίδα και εμφανίζονται με έντονους πλάγιους χαρακτήρες για να υποδείξουν ότι δεν έχουν ακόμη διαβάσει.

Μια συνομιλία με ένα νέο μήνυμα αποστέλλεται αυτόματα στην κορυφή του φακέλου, οπότε οι πιο πρόσφατες συνομιλίες βρίσκονται πάντα στην κορυφή.

Αυτό δείχνει επίσης ένα από τα ισχυρότερα χαρακτηριστικά της προβολής συνομιλίας, δηλαδή ότι συλλέγει email από οπουδήποτε στο Outlook και το εμφανίζει σε ένα μόνο μέρος, με το όνομα του φακέλου που περιέχει το μήνυμα που εμφανίζεται εμφανώς. Σε αυτήν τη συνομιλία, υπάρχουν μηνύματα στον τρέχοντα φάκελο, στο φάκελο Εισερχόμενα και επίσης στον φάκελο Απεσταλμένα. Αν εφαρμόζαμε την Προβολή συνομιλιών στα Εισερχόμενα, θα δούμε την ίδια ακριβώς συζήτηση.

Πώς προσαρμόζετε την προβολή συνομιλίας

Στην επιλογή Προβολή> Εμφάνιση ως συνομιλιών, υπάρχει η επιλογή "Ρυθμίσεις συνομιλίας". Κάντε κλικ σε αυτό για να εμφανιστούν οι επιλογές συνομιλίας.

Οι επιλογές είναι:

• Εμφάνιση μηνυμάτων από άλλους φακέλους: Εμφανίζει τα μηνύματα στη συνομιλία ανεξάρτητα από το φάκελο στον οποίο βρίσκονται. Αν αυτό είναι απενεργοποιημένο, θα δείτε μόνο τα μηνύματα συνομιλίας που βρίσκονται στο φάκελο που βλέπετε αυτήν τη στιγμή.
• Εμφάνιση αποστολέων πάνω από το θέμα: Εμφανίζει το όνομα του αποστολέα στην κορυφή της συζήτησης, αντί για το θέμα, όταν είναι σε λειτουργία συμπαγής (η προεπιλεγμένη προβολή για φακέλους στο Outlook). Τα παρακάτω στιγμιότυπα οθόνης εμφανίζονται όταν η ρύθμιση είναι ενεργοποιημένη και απενεργοποιημένη, αντίστοιχα.

• Πάντα επέκταση επιλεγμένης συζήτησης: Εμφανίζει την τρέχουσα επιλεγμένη συζήτηση σε αναπτυγμένη λειτουργία όλη την ώρα, ακόμα και αν αφήσετε το φάκελο και επιστρέψετε σε αυτήν. Αν θέλετε μια συγκεκριμένη συζήτηση να εμφανίζεται πάντα σε αναπτυγμένη λειτουργία σε κάθε φάκελο που περιέχει ένα από τα μηνύματα στη συνομιλία, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή σε όλους τους φακέλους.
• Χρησιμοποιήστε το Κλασικό Άθροισμα: Εμφανίζει τα μηνύματα σε μια επικλινή παύλα, με το παλαιότερο το μήνυμα τόσο μεγαλύτερη είναι η παύλα. Αυτή είναι μια ρύθμιση φακέλου που θα ισχύει για κάθε συνομιλία στο φάκελο.

Υπάρχει μία ακόμη ρύθμιση προσαρμογής, την οποία μπορείτε να βρείτε στα Αρχεία> Επιλογές. Επιλέξτε την κατηγορία "Αλληλογραφία" στα αριστερά και στη συνέχεια κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Άλλο" για να βρείτε τη ρύθμιση "Μην επεκτείνετε αυτόματα συνομιλίες όταν χρησιμοποιείτε το πληκτρολόγιο για αλλαγή μηνυμάτων".

Από προεπιλογή, αυτή η ρύθμιση είναι απενεργοποιημένη, οπότε όταν χρησιμοποιείτε τα βέλη "Πάνω" και "Κάτω" στο πληκτρολόγιό σας για να περιηγηθείτε σε ένα φάκελο, οι συνομιλίες επεκτείνονται αυτόματα όταν τις επιλέξετε. Αν ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση, οι συνομιλίες θα παραμείνουν συμβατές όταν επιλεγούν χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα βέλους ΑΡΙΣΤΕΡΑ και ΔΕΞΙΑ για να τα επεκτείνετε και να τα συμβάλλετε με το χέρι. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν είστε το είδος του προσώπου που προτιμά να χρησιμοποιεί το πληκτρολόγιο όποτε είναι δυνατόν.

Αυτή είναι η προβολή συνομιλιών, η προσπάθεια της Microsoft να πραγματοποιήσει συνομιλίες. Θεωρούμε ότι είναι αρκετά καλό, με αρκετές παραλλαγές που απευθύνονται σε διαφορετικούς χρήστες, αλλά όχι τόσο πολύ που είναι δύσκολο να το χρησιμοποιήσετε. Και αν δεν σας ταιριάζει, μπορείτε να την απενεργοποιήσετε αλλάζοντας ξανά την επιλογή Προβολή> Εμφάνιση ως συζητήσεις.