Πώς να μοιραστείτε σημειωματάρια στο Microsoft OneNote 2016

Το Microsoft OneNote 2016 είναι ένα μεγάλο δωρεάν εργαλείο λήψης σημειώσεων, όχι μόνο για τον εαυτό σας, αλλά και αν θέλετε να συνεργαστείτε σε σημειώσεις και έργα με άλλους, όπως συναδέλφους ή μέλη της οικογένειας. Θα σας παρουσιάσουμε μερικούς διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να μοιραστείτε τα σημειωματάρια OneNote σας.

Για να μοιραστείτε τις σημειώσεις και τα σημειωματάριά σας στο OneNote 2016 με άλλους, βεβαιωθείτε ότι ο φορητός υπολογιστής σας συγχρονίζεται στον λογαριασμό σας OneDrive online, ώστε άλλοι να έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Αυτό θα το συγχρονίσει στο Διαδίκτυο, αλλά δεν θα το κάνει αυτόματα διαθέσιμο σε άλλους. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να το μοιραστείτε χειροκίνητα με άλλους ώστε να μπορούν να το δουν και, αν θέλετε, να το επεξεργαστείτε.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα διάφορα εργαλεία για τη διανομή σημειώσεων και φορητών υπολογιστών στο OneNote 2016, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στην οθόνη παρασκηνίου, κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση" στη λίστα των στοιχείων στα αριστερά.

Πώς να μοιραστείτε ένα σημειωματάριο με κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα να βλέπουν ή να επεξεργάζονται το σημειωματάριό σας αποστέλλοντάς τους ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επιλογή Share with People στην οθόνη Share Notebook. Μόνο τα άτομα που προσκαλείτε ειδικά θα έχουν πρόσβαση στο σημειωματάριό σας. Η επιλογή Κοινή χρήση με άτομα είναι η προεπιλογή, επομένως επιλέγεται αυτόματα στην οθόνη Share Notebook.

Εισαγάγετε ένα όνομα ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πλαίσια "Πληκτρολογήστε ονόματα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Εάν εισαγάγετε ένα όνομα που βρίσκεται στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, θα σας ζητηθούν επαφές που αντιστοιχούν στο όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αρχίσατε να πληκτρολογείτε, ώστε να μπορείτε εύκολα να επιλέξετε το άτομο που θέλετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση στο Βιβλίο διευθύνσεων για επαφές" στα δεξιά του πλαισίου "Ονόματα τύπου" ή "Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Για να μοιραστείτε το σημειωματάριό σας με πολλά άτομα, τοποθετήστε ένα ερωτηματικό ανάμεσα σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν μοιράζεστε ένα σημειωματάριο με άλλους, μπορείτε να επιλέξετε να τους επιτρέψετε να προβάλουν το σημειωματάριο ή να τους επιτρέψουν να επεξεργαστούν το σημειωματάριο επίσης. Για να καθορίσετε αν μπορούν να επεξεργαστούν τον φορητό υπολογιστή, επιλέξτε "Μπορεί να επεξεργαστεί" ή "Μπορεί να προβάλλει" από την αναπτυσσόμενη λίστα στα δεξιά του πλαισίου Ονόματα τύπων ή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα για τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταχωρίστε μια σημείωση στο πλαίσιο κάτω από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάντε κλικ στην επιλογή "Κοινή χρήση" για να στείλετε ένα σύνδεσμο προς τα άτομα που επιλέξατε να μοιραστείτε το σημειωματάριο.

Το άτομο με το οποίο μοιράζεστε το σημειωματάριο προστίθεται στη λίστα Κοινόχρηστο με το κάτω μέρος της οθόνης.

Αν αποφασίσετε να ανακαλέσετε την πρόσβαση για κάποιον στον οποίο έχετε μοιραστεί ένα σημειωματάριο, κάντε δεξί κλικ στο άτομο στη λίστα "Κοινόχρηστο με" και επιλέξτε "Κατάργηση χρήστη" από το αναδυόμενο μενού. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την άδεια για αυτό το άτομο σε αυτό το μενού.

Τα άτομα στα οποία έχετε στείλει προσκλήσεις θα λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει ένα κουμπί "Προβολή σε OneDrive".

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Προβολή στο κουμπί OneDrive στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το σημειωματάριο ανοίγει στο OneNote Online, όπου μπορείτε να το δείτε και να επεξεργαστείτε, ανάλογα με την άδεια που έχετε ορίσει για αυτούς.

Εάν επιτρέπετε στα άτομα με τα οποία έχετε μοιραστεί το σημειωματάριό σας για να τα επεξεργαστείτε, το κουμπί "Επεξεργασία σε πρόγραμμα περιήγησης" είναι διαθέσιμο στο OneNote Online.

Πώς να κάνετε κοινή χρήση ενός φορητού υπολογιστή χρησιμοποιώντας μια σύνδεση

Η κοινή χρήση ενός σημειωματάριου OneNote χρησιμοποιώντας έναν σύνδεσμο είναι παρόμοια με την κοινή χρήση με άτομα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η κύρια διαφορά είναι ότι όταν μοιράζεστε ένα σημειωματάριο με τους ανθρώπους μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια αποφασίζετε ότι θέλετε να ανακαλέσετε την πρόσβαση στο φορητό υπολογιστή, πρέπει να αφαιρέσετε κάθε χρήστη χωριστά, όπως αναφέρθηκε στην προηγούμενη ενότητα. Ωστόσο, η κοινή χρήση ενός σημειωματάριου με χρήση ενός συνδέσμου σάς επιτρέπει να ανακαλέσετε την πρόσβαση σε όλους όσους έχετε μοιραστεί το σημειωματάριο με ένα μόνο κλικ.

Για να λάβετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης, μεταβείτε στην οθόνη Share Notebook, όπως αναλύθηκε στην αρχή του άρθρου. Κάντε κλικ στην επιλογή "Λήψη συνδέσμου κοινής χρήσης" στο στοιχείο Κοινή χρήση.

Για να λάβετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης που θα επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν το φορητό υπολογιστή, αλλά να μην το επεξεργάζεται, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία συνδέσμου" στα δεξιά του "Προβολή συνδέσμου".

Ένας σύνδεσμος εμφανίζεται σε ένα πλαίσιο στο πεδίο Προβολή συνδέσμου. Επιλέξτε το κείμενο του συνδέσμου και πατήστε Ctrl + C στο πληκτρολόγιό σας για να το αντιγράψετε.

Μπορείτε να στείλετε μήνυμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε άτομα με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το σημειωματάριο. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τη σύνδεση με άλλους που χρησιμοποιούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, το λογισμικό άμεσων μηνυμάτων, το λογισμικό συνεργασίας, την ανάρτηση του συνδέσμου σε έναν ιστότοπο ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο για εσάς.

Όταν κάνουν κλικ στο σύνδεσμο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Notebook ανοίγει στο OneNote Online, ακριβώς όπως όταν χρησιμοποιήσαμε την επιλογή Share with People στην προηγούμενη ενότητα. Παρατηρήστε ότι επειδή μοιραστήκαμε το φορητό υπολογιστή με ένα σύνδεσμο προβολής, δεν υπάρχει κουμπί Edit in Browser και δεν είναι δυνατή η επεξεργασία του σημειωματάριου.

Αν θέλετε να συνεργαστείτε σε κάποιον φορητό υπολογιστή με κάποιον και να του επιτρέψετε να κάνει αλλαγές στο σημειωματάριο, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία συνδέσμου" στα δεξιά του "Επεξεργασία συνδέσμου".

Όπως ακριβώς και με το σύνδεσμο Προβολή, θα έχετε έναν σύνδεσμο που μπορείτε να αντιγράψετε και να στείλετε σε κάποιον.

Για να ανακαλέσετε την πρόσβαση στο σημειωματάριο, απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Απενεργοποίηση σύνδεσης" δίπλα στον τύπο συνδέσμου που θέλετε να σταματήσετε να μοιράζεστε. Ο καθένας που έχει αυτόν τον σύνδεσμο δεν θα έχει πρόσβαση στο σημειωματάριο.

Πώς να μοιραστείτε ένα Notebook σε μορφή PDF

Και στις δύο παραπάνω περιπτώσεις, τα άτομα που μοιράζεστε το σημειωματάριο με πρόσβαση σε ολόκληρο το σημειωματάριο. Ίσως θέλετε να μοιραστείτε μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα ή μόνο μερικές από τις σημειώσεις του σημειωματάριου. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF που περιέχει σημειώσεις, ενότητες ή ολόκληρο το σημειωματάριο και να το στείλετε σε οποιονδήποτε θέλετε να μοιραστείτε το σημειωματάριο. Κάντε κλικ σε αυτόν το σύνδεσμο για οδηγίες σχετικά με την εξαγωγή μιας σημείωσης σε μορφή PDF.

Πώς να μοιραστείτε ένα σημειωματάριο με μια συνάντηση

Δεν χρειάζεται να σημειώνετε μόνοι σας στις συναντήσεις. Μπορείτε να μοιραστείτε ένα σημειωματάριο OneNote με τους άλλους συμμετέχοντες στη συνάντηση και να τους κρατήσετε σημειώσεις επίσης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι δεν θα χάσετε ένα σημαντικό στοιχείο δράσης ή μια βασική απόφαση που λαμβάνετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Εάν παρακολουθήσετε μια ηλεκτρονική συνάντηση στο Skype ή το Lync που προγραμματίστηκε με τη χρήση του Outlook, μπορείτε να μοιραστείτε ένα σημειωματάριο με τους άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη χρησιμοποιώντας την επιλογή Share with Meeting στην οθόνη Share Notebook. Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση με συνάντηση" και επιλέξτε τη συνεδρίαση που παρακολουθείτε, αποστέλλεται ένας σύνδεσμος προς τον φορητό υπολογιστή σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Μπορούν να έχουν πρόσβαση στο φορητό υπολογιστή και όλοι μπορούν να προσθέσουν στο σημειωματάριο ταυτόχρονα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μία από τις μεθόδους που συζητήθηκαν στις προηγούμενες ενότητες για να μοιραστείτε ένα σημειωματάριο OneNote με άλλους σε μια συνάντηση.

Πώς να μετακινήσετε ένα κοινόχρηστο φορητό υπολογιστή

Εάν έχετε μοιραστεί ένα σημειωματάριο και τώρα πρέπει να μετακινήσετε αυτό το φορητό υπολογιστή σε διαφορετική θέση, μπορείτε να μετακινήσετε το σημειωματάριο, αλλά δεν είναι τόσο εύκολο όσο απλά επιλέξτε μια νέα θέση. Θα χρειαστεί να ενημερώσετε όσους έχετε μοιραστεί μαζί σας το φορητό υπολογιστή και να ακολουθήσετε αυτή τη διαδικασία για να μετακινήσετε πραγματικά το σημειωματάριο σε μια νέα θέση.

Το OneNote είναι ένα εξαιρετικό πρόγραμμα για τη συλλογή πληροφοριών, την ανταλλαγή απόψεων, την ανταλλαγή σημειώσεων με τους φίλους ή τους συναδέλφους σας και την πρόσβαση στις σημειώσεις και τα έγγραφά σας σχεδόν σε οποιαδήποτε συσκευή. Εάν χρησιμοποιείτε το Evernote και επιθυμείτε να μεταβείτε στο OneNote λόγω του πιο περιορισμένου ελεύθερου σχεδίου ή των πιο δαπανηρών σχεδίων που καταβάλλονται, η Microsoft παρέχει τώρα ένα δωρεάν εργαλείο για εύκολη μετάβαση από το Evernote σε OneNote.