Πώς να μοιράζεστε ή να συνεργάζεστε σε ένα Word Doc με άλλους

Ψάχνετε για έναν τρόπο συνεργασίας με άλλους σε ένα Word doc; Αν ναι, μπορείτε να το κάνετε πολύ εύκολα στο ίδιο το Word. Το χαρακτηριστικό γνώρισμα ήταν γύρω για μερικές εκδόσεις του Office και λειτουργεί ακόμα και αν το μέρος λήψης δεν έχει εγκατεστημένο το Word στο σύστημά του.

Σημειώστε ότι για να ξεκινήσετε την κοινή χρήση εγγράφων στο Word, πρέπει να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας στο σύννεφο. Δεν είναι όλα τα έγγραφά σας, αλλά τουλάχιστον αυτά που θα μοιραστούν. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει πρώτα να εγκαταστήσετε έναν λογαριασμό OneDrive και, στη συνέχεια, να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας της Microsoft μέσα από το Word.

Κοινή χρήση εγγράφου κειμένου

Αφού έχετε ρυθμίσει σωστά το OneDrive στο Word, προχωρήστε και κάντε κλικ στο Μερίδιο στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

Αυτό θα φέρει ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Εάν το έγγραφο δεν έχει αποθηκευτεί ακόμη στο σύννεφο, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο Αποθήκευση στο Cloud κουμπί.

Αυτό θα φέρει το Αποθήκευση ως διαλόγου, ο οποίος θα πρέπει ήδη να ρυθμιστεί στο OneDrive. Δώστε στο αρχείο σας ένα όνομα και αποθηκεύστε το.

Μόλις αποθηκευτεί και φορτωθεί στο σύννεφο, επιστρέψτε στο Μερίδιο διαλόγου και τώρα θα μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα να συμμετάσχουν. Πληκτρολογήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε αν μπορούν να την επεξεργαστείτε ή απλά να την δείτε και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε ένα προαιρετικό μήνυμα.

Από το τέλος λήψης, θα φτάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα περιέχει ένα σύνδεσμο προς το έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο λογαριασμό OneDrive του αποστολέα:

Όταν ο χρήστης κάνει κλικ στον σύνδεσμο, θα τα μεταφέρει σε μια έκδοση του Word που ονομάζεται Word Online, όπου το έγγραφο μπορεί να επεξεργαστεί.

Κάντε κλικ στο Επεξεργασία στο πρόγραμμα περιήγησης και θα έχετε τη γνωστή διεπαφή κορδέλας του προγράμματος Word της επιφάνειας εργασίας. Ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να έχει εγκατασταθεί το Word ή να χρειάζεται να έχει λογαριασμό OneDrive.

Το έγγραφο αποθηκεύει αυτόματα, οπότε ο χρήστης δεν χρειάζεται να ανησυχεί για την προσπάθεια αποθήκευσης του ίδιου του εγγράφου. Στο τέλος, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που αναδύεται λέγοντας ότι άλλα άτομα επεξεργάζονται το έγγραφο και ερωτώντας αν θέλετε να μοιράζονται αυτόματα τις αλλαγές καθώς συμβαίνουν. Συνιστώ κλικ Ναί εδώ.

Σημειώστε ότι δεν θα δείτε τις αλλαγές από άλλους χρήστες μέχρι να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Εάν κάνετε κλικ στο Αρχείο, θα εμφανιστεί ένα νέο μήνυμα στην καρτέλα Πληροφορίες που αναφέρει Διαθέσιμες ενημερώσεις εγγράφων.

Προχωρήστε και αποθηκεύστε το έγγραφό σας και θα λάβετε ένα άλλο μήνυμα που εξηγεί ότι οι νέες αλλαγές που έγιναν από άλλους θα εμφανίζονται με μια πράσινη επικάλυψη.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK και περιηγηθείτε στο έγγραφο. Οτιδήποτε πράσινο είναι αυτό που έχει αλλάξει ή προστεθεί από κάποιον άλλο. Στη δοκιμή μου, εάν κάποιος διαγράψει κάτι από το έγγραφο, δεν έδειξε τίποτα πράσινο.

Λάβετε υπόψη ότι μόλις αποθηκεύσετε το έγγραφο, το πράσινο σημάδι θα εξαφανιστεί μέχρι να γίνουν νέες αλλαγές. Αν θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές που γίνονται, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε Παρακολούθηση αλλαγών στο έγγραφο, προτού το μοιραστείτε, διαφορετικά είναι δύσκολο να καταλάβετε τι συμβαίνει, ειδικά αν επεξεργάζονται περισσότερα από ένα άτομα το έγγραφο.

Πάνω, έχω ενεργοποιήσει Παρακολούθηση αλλαγών στο Ανασκόπηση καρτέλα και τώρα εκτός από το πράσινο επισημασμένο κείμενο, έχω επίσης τις κόκκινες κάθετες γραμμές στην αριστερή στήλη. Επειδή οι διαγραφές δεν εμφανίζονται με πράσινο χρώμα, μπορείτε να τις δείτε μόνο αν παρακολουθείτε αλλαγές. Κάντε κλικ στην κόκκινη γραμμή και θα σας δείξει το διαγραμμένο περιεχόμενο στην απεργία.

Συνολικά, το Word είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να συνεργάζεται σε πραγματικό χρόνο με πολλούς συγγραφείς ή συντάκτες και η πτυχή συγχρονισμού λειτουργεί πολύ καλά. Ένα χαρακτηριστικό που παρατήρησα είναι ότι όταν κάποιος άλλος επεξεργάζεται μια συγκεκριμένη παράγραφο, αποτρέπει άλλους από την επεξεργασία αυτού του τμήματος μέχρι να ολοκληρωθεί το πρώτο άτομο. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι άνθρωποι δεν αντικαθιστούν ταυτόχρονα τα ίδια τμήματα. Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μην διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!