Πώς να μειώσετε το μέγεθος των εγγράφων του Microsoft Office που περιέχουν εικόνες

Ακόμα και σε αυτές τις περιόδους γρήγορων συνδέσεων στο Internet, τεράστιους σκληρούς δίσκους, και τα φορτία της ελεύθερης αποθήκευσης σύννεφων, το μέγεθος του αρχείου μερικές φορές έχει σημασία. Μπορεί να έχετε ένα όριο στο μέγεθος των αρχείων που μπορείτε να στείλετε ή να λάβετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ίσως να έχετε χαμηλό χώρο στο δίσκο. Όποια και αν είναι η αιτία, αν διαθέτετε έγγραφα του Office που περιλαμβάνουν εικόνες, ενδέχεται να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος αυτών των αρχείων.

Το Office λειτουργεί ήδη πίσω από τις σκηνές για να σας βοηθήσει να κρατήσετε μικρά μεγέθη αρχείων. Ο νέος τύπος αρχείου DOCX λειτουργεί ουσιαστικά ως αρχείο ZIP, συμπιέζοντας τα περιεχόμενα του αρχείου. Εικόνες και κείμενο που εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές σε ένα έγγραφο αποθηκεύονται μόνο μία φορά στο πραγματικό αρχείο. Έτσι, τουλάχιστον στις πιο πρόσφατες εκδόσεις των εφαρμογών του Office, θα διαπιστώσετε ότι τα μεγάλα μεγέθη αρχείων συνήθως οφείλονται στην ύπαρξη πολλών διαφορετικών εικόνων στα έγγραφά σας.

Τα καλά νέα είναι ότι οι εφαρμογές του Office προσφέρουν επίσης μερικά εύχρηστα εργαλεία για να κρατήσουν υπό έλεγχο αυτά τα μεγέθη εικόνας. Σε αυτό το άρθρο, χρησιμοποιούμε το Office 2016 (πιο συγκεκριμένα το Word 2016) ως παράδειγμα. Αλλά θα βρείτε τα ίδια εργαλεία που συζητούμε σε άλλες εφαρμογές του Office, όπως το Excel και το PowerPoint, καθώς και σε προηγούμενες εκδόσεις του Office που επιστρέφουν τουλάχιστον στο Office 2010.

Συμπίεση εικόνων στο έγγραφο του Office

Το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε για να μειώσετε το μέγεθος αρχείου ενός εγγράφου με εικόνες είναι να συμπιέσετε αυτές τις εικόνες. Κάθε εφαρμογή του Office προσφέρει ένα εύχρηστο εργαλείο για να κάνει ακριβώς αυτό. Χρησιμοποιούμε το Word εδώ (και αυτό θα αναφερθούμε στα παρακάτω βήματα), αλλά θα βρείτε τις λειτουργίες στο ίδιο μέρος σε άλλες εφαρμογές του Office.

Στο έγγραφό σας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εικόνα για να την επιλέξετε. Κάντε κλικ στο μενού Μορφή που εμφανίζεται στη γραμμή εργαλείων του Office, όταν επιλέγετε μια εικόνα.

Στο μενού Μορφή (Format), κάντε κλικ στο κουμπί Συμπίεση εικόνων (Compress Pictures).

Στο παράθυρο Συμπίεση εικόνων, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα", εάν θέλετε να συμπιέσετε μόνο την εικόνα που επιλέξατε. Όταν αυτή η επιλογή δεν έχει επιλεγεί, οι ενέργειές σας θα ισχύουν για όλες τις εικόνες του εγγράφου. Επιλέξτε "Διαγραφή των περικοπών των εικόνων" εάν έχετε περικόψει τις εικόνες στο έγγραφό σας και θέλετε να αφαιρέσετε τις περιοχές που έχετε περικόψει. Απλά σημειώστε ότι αν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, δεν θα μπορείτε να αναιρέσετε την περικοπή αργότερα, εκτός εάν επαναλάβετε την αρχική εικόνα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια ανάλυση στην οποία να συμπιέσετε εικόνες. Επιλέξτε τη χαμηλότερη ανάλυση που θα καλύπτει τις ανάγκες σας. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Ανάλογα με τον αριθμό των εικόνων στο έγγραφό σας, το Word μπορεί να διαρκέσει λίγα λεπτά για να τα συμπιέσει όλα. Όταν τελειώσει, αποθηκεύστε το έγγραφο και ελέγξτε το νέο μέγεθος αρχείου. Αν δεν είστε σίγουροι ότι θέλετε να παραμείνετε στην αλλαγή, μπορείτε πάντα να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας ως νέο αρχείο και στη συνέχεια να συγκρίνετε τα μεγέθη αρχείων με την αρχική έκδοση.

Κατάργηση επεξεργασίας πληροφοριών από εικόνες

Οι εφαρμογές του Office προσφέρουν όλα τα είδη των εξαιρετικών εργαλείων επεξεργασίας εικόνων που έχουν ενσωματωθεί σωστά. Όταν τα χρησιμοποιείτε, το Word διατηρεί την αρχική εικόνα και παρακολουθεί τις αλλαγές που έχετε κάνει, ώστε να μπορείτε να τις αναιρέσετε ή να επιστρέψετε στην αρχική εικόνα εάν χρειαστεί . Εάν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο με τον οποίο έχετε διαμορφώσει τις εικόνες σας, όλοι οι αποθηκευμένοι πληροφορίες επεξεργασίας αυξάνουν απλώς το μέγεθος του αρχείου σας. Εάν η συμπίεση των εικόνων στο έγγραφό σας δεν έφερε το μέγεθος του αρχείου σας αρκετά μακριά, μπορείτε επίσης να έχετε το Word να διαγράψει τις αποθηκευμένες πληροφορίες μορφοποίησης. Πάλι, ίσως να θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο ως νέο αρχείο προτού ξεκινήσετε, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε στο πρωτότυπο αν είναι απαραίτητο.

Με το έγγραφο ανοικτό, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο.

Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίOptions.

Στο παράθυρο Επιλογές του Word, από τις επιλογές στα αριστερά, κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους.

Στο παράθυρο "Επιλογές σύνθετων λέξεων", μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα "Μέγεθος και ποιότητα εικόνας" στα δεξιά. Επιλέξτε το στοιχείο "Απόρριψη δεδομένων επεξεργασίας" ώστε το Word να απορρίψει τις πληροφορίες μορφοποίησης κατά την αποθήκευση του αρχείου. Οι υπόλοιπες επιλογές αυτής της ενότητας σάς επιτρέπουν να προστατεύετε το έγγραφο από το να έχετε συμπιεσμένες εικόνες και να επιλέξετε μια προεπιλεγμένη ανάλυση όταν οι εικόνες είναι συμπιεσμένες (αν και μπορείτε πάντα να επιλέξετε μια νέα ανάλυση όταν εκτελείτε τη συμπίεση).

Όταν το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε το αρχείο σας (ή αποθηκεύστε ως νέο αρχείο) και στη συνέχεια ελέγξτε το νέο μέγεθος αρχείου. Πιθανότατα θα έχει πέσει ένα καλό κομμάτι.

Στο παράδειγμά μας, έχουμε τραβήξει ένα αρχείο Word ("File 1.docx" στην παρακάτω εικόνα) που περιέχει περίπου 20 εικόνες καλής ποιότητας και ζυγίζεται περίπου στα 48 MB σε μέγεθος. Πολλές από αυτές τις εικόνες είχαν περικοπεί, μερικοί αναπροσαρμόστηκαν, και αρκετοί επεξεργάστηκαν με άλλους τρόπους. Μετά τη συμπίεση των εικόνων και την κατάργηση των αποθηκευμένων πληροφοριών μορφοποίησης, το νέο αρχείο ("Αρχείο 2 (συμπιεσμένο) .docx" στην παρακάτω εικόνα) είναι τώρα λίγο κάτω από 35 MB, μείωση κατά 27% περίπου στο μέγεθος του αρχείου. Και για να δείξουμε την ενσωματωμένη συμπίεση στη μορφή DOCX, έχουμε επίσης συμπιεστεί με αυτό το αρχείο. Όπως μπορείτε να δείτε, η διαφορά μεγέθους μεταξύ των αρχείων φερμουάρ και αφαίρεσης είναι αμελητέα.

Και αυτό είναι! Οι εικόνες είναι μεγάλες και μπορούν να αυξήσουν γρήγορα το μέγεθος των εγγράφων του Office. Αλλά χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία συμπίεσης στις εφαρμογές του Office και αφαιρώντας παλιές πληροφορίες επεξεργασίας, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος των εγγράφων του Office που περιέχουν εικόνες χωρίς μεγάλη προσπάθεια.