Πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός εγγράφου του Microsoft Word
Τα έγγραφα του Word μπορούν να αποκτήσουν τεράστια, ασυνήθιστα μακρά, σύνθετα έγγραφα με φορτία ενσωματωμένων εικόνων, γραμματοσειρών και άλλων αντικειμένων. Αλλά φαίνεται επίσης ότι τα έγγραφα μπορούν να αναπτυχθούν από το χέρι για φαινομενικά δεν υπάρχει κανένας λόγος. Εάν πρόκειται για ένα τεράστιο έγγραφο, εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να προσπαθήσετε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.
Όταν έχετε ένα έγγραφο του Word που είναι λίγο πολύ μεγάλο, το πρώτο πράγμα που θα δοκιμάσετε είναι η συμπίεση των εικόνων σε αυτό. Αυτό οφείλεται εν μέρει στο γεγονός ότι sites όπως το How-To Geek έχουν γράψει εκτενή άρθρα που εξηγούν πώς να το κάνουν αυτό, και εν μέρει επειδή, καλά, οι εικόνες πάντοτε φαίνεται να χτυπούν το μέγεθος ενός εγγράφου του Word πέρα από τη λογική. Θα πρέπει να προχωρήσετε και να ακολουθήσετε τις συμβουλές που γράψαμε σε αυτό το άρθρο, επειδή αν έχετε εικόνες, θα σας βοηθήσουν.
Αλλά αν δεν έχετε εικόνες, ή έχετε ακολουθήσει αυτές τις συμβουλές και πρέπει να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου περισσότερο, σας έχουμε καλύψει. Έχουμε πολλές συμβουλές για να τις μοιραστείτε, γι 'αυτό έχουμε καταργήσει τα πράγματα που σίγουρα θα βοηθήσουν στη μείωση του μεγέθους ενός εγγράφου του Word, τα πράγματα που μπορεί να βοηθήσουν και κάποιες συνήθεις προτεινόμενες συμβουλές με τις οποίες δεν πρέπει να ενοχλείτε.
Ας αρχίσουμε.
Συμβουλές που θα βοηθήσουν σίγουρα στη μείωση του μεγέθους ενός εγγράφου
Δεν είναι κάθε συμβουλή που θα βρείτε χρήσιμη για εσάς. Μερικές φορές αυτό συμβαίνει επειδή δεν ισχύουν στην περίπτωσή σας (αν δεν έχετε εικόνες, τότε οι συμβουλές για τη συμπίεση εικόνων δεν θα είναι χρήσιμες), αλλά ορισμένες φορές οι συμβουλές είναι απλά λάθος. Έχουμε δοκιμάσει όλες τις συμβουλές σε αυτήν την ενότητα, έτσι ξέρουμε ότι λειτουργούν.
Μετατρέψτε το έγγραφό σας στη μορφή DOCX
Η Microsoft κυκλοφόρησε τη μορφή DOCX στο Office 2007, οπότε αν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε τη μορφή .doc, ήρθε η ώρα να μετατρέψετε. Ο νέος τύπος αρχείου .docx ουσιαστικά λειτουργεί ως αρχείο ZIP συμπιέζοντας τα περιεχόμενα του εγγράφου, οπότε απλά η μετατροπή ενός αρχείου .doc στη μορφή .docx θα κάνει το έγγραφό σας μικρότερο. (Αυτό ισχύει επίσης και για άλλες μορφές του Office όπως το Excel (.xls to .xslx), το PowerPoint (.ppt to .pptx) και το Visio (.vsd to .vsdx).)
Για να μετατρέψετε το αρχείο .doc, ανοίξτε το στο Word και κάντε κλικ στο File> Info> Convert.
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στην προτροπή που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση" και το Word μετατρέπει το έγγραφό σας σε .docx. Το Word πραγματοποιεί αυτήν τη μετατροπή δημιουργώντας μια ολοκαίνουργια έκδοση του εγγράφου στη νέα μορφή, οπότε θα έχετε ακόμα την παλιά έκδοση .doc διαθέσιμη.
Το εξετάσαμε με ένα δείγμα αρχείου .doc 20 σελίδων που περιείχε έξι εικόνες, διάφορους πίνακες και σήματα μορφοποίησης. Το αρχικό αρχείο .doc ήταν 6.001KB, αλλά το αρχείο .docx μετατράπηκε μόνο σε 721KB. Αυτό είναι το 12% του αρχικού μεγέθους. Τίποτα άλλο που προτείνουμε παρακάτω δεν θα κάνει περισσότερα για να μειώσει το μέγεθος του αρχείου σας, οπότε αν έχετε αρχεία .doc που μπορείτε να μετατρέψετε σε .docx, η εργασία σας μπορεί να γίνει.
Τοποθετήστε τις φωτογραφίες σας αντί να τις αντιγράψετε και να τις επικολλήσετε
Όταν αντιγράφετε και επικολλάτε μια εικόνα στο έγγραφό σας, το Word κάνει ορισμένες υποθέσεις σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης του. Μία από αυτές τις υποθέσεις είναι ότι θέλετε η εικόνα που έχει επικολληθεί να είναι μορφή BMP, η οποία είναι ένας μεγάλος τύπος αρχείου ή μερικές φορές PNG, ο οποίος εξακολουθεί να είναι αρκετά μεγάλος. Μια απλή εναλλακτική είναι να επικολλήσετε την εικόνα σας σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας, αντί να την αποθηκεύσετε ως μικρότερο μέγεθος όπως το JPG και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εισαγωγή> Εικόνα για να εισαγάγετε την εικόνα στο έγγραφό σας.
Τοποθετώντας το μικρό στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω απευθείας σε ένα κατά τα άλλα κενό έγγραφο του Word έκανε το μέγεθος του εγγράφου να μεταβαίνει από 22 KB σε 548 KB.
Τοποθετώντας αυτό το στιγμιότυπο οθόνης σε Paint, αποθηκεύοντάς το ως JPG, και στη συνέχεια εισάγοντας το JPG αυτό σε ένα κενό έγγραφο, το έγγραφο έφτασε μόνο στα 331 KB. Αυτό είναι λίγο περισσότερο από 40% μικρότερο. Ακόμη καλύτερα, χρησιμοποιώντας τη μορφή GIF, ένα έγγραφο που ήταν πάνω από 60% μικρότερο. Μεσαία, αυτή είναι η διαφορά μεταξύ εγγράφου 10 MB και εγγράφου 4 MB.
Φυσικά, δεν μπορείτε πάντα να ξεφύγετε από αυτό. Μερικές φορές, θα χρειαστείτε την καλύτερη ποιότητα εικόνας που μπορούν να προσφέρουν οι μορφές όπως το BMP και το PNG. Αλλά αν είναι μια μικρή εικόνα ή δεν χρειάζεστε σούπερ υψηλή ποιότητα, χρησιμοποιώντας μια ελαφρύτερη μορφή βάρους και η εισαγωγή της εικόνας μπορεί να σας βοηθήσει.
Ενώ σώζετε την εικόνα σας, κάνετε την επεξεργασία σας
Όταν επεξεργάζεστε μια εικόνα στο Word, αποθηκεύει όλες τις επεξεργασίες της εικόνας σας ως μέρος του εγγράφου. Τα μέσα αν περικόψετε μια εικόνα στο έγγραφό σας, το Word εξακολουθεί να διατηρεί την πλήρη αρχική εικόνα. Αλλάξτε μια εικόνα σε ασπρόμαυρη και το Word εξακολουθεί να διατηρεί την αρχική έγχρωμη εικόνα.
Αυτό αυξάνει άσκοπα το μέγεθος του εγγράφου σας, οπότε όταν κάνετε αλλαγές στις εικόνες σας και είστε σίγουροι ότι δεν χρειάζεται να επαναφέρετε αυτές τις εικόνες, μπορείτε να αφήσετε το Word να απορρίψει τα δεδομένα επεξεργασίας.
Αλλά καλύτερα από την αφαίρεση των περιττών δεδομένων από το έγγραφό σας δεν έχετε τα περιττά δεδομένα στο έγγραφό σας. Οποιεσδήποτε επεξεργασίες μπορείτε να κάνετε, ακόμα και απλές, όπως περικοπή ή προσθήκη βέλους, γίνονται καλύτερα σε έναν επεξεργαστή εικόνων πριν εισαγάγετε την εικόνα στο έγγραφο.
Συμπίεση όλων των εικόνων σας σε μία κίνηση
Ναι, είπαμε στην αρχή ότι αυτό το άρθρο ήταν περίπου άλλα τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου σας, αλλά τα περισσότερα άρθρα σχετικά με αυτό το θέμα σας λένε πώς να συμπιέζετε τις εικόνες σας κάθε φορά (συμπεριλαμβανομένου του άρθρου μας) και εδώ στο How-To Geek είμαστε όλοι για την εύρεση καλύτερων τρόπων να κάνουμε πράγματα.
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Αποθήκευση ως> Περισσότερες επιλογές. (Μπορεί να έχετε "Αποθήκευση αντιγράφου" αντί για "Αποθήκευση ως" εάν έχετε ενεργοποιήσει το OneDrive με AutoSave.)
Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", όπου έχετε πρόσβαση σε μερικές πρόσθετες επιλογές. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία> Συμπίεση εικόνων.
Αυτό ανοίγει τον πίνακα "Συμπίεση εικόνων", όπου μπορείτε να αποφασίσετε ποια συμπίεση θέλετε να εφαρμόσετε σε όλες τις εικόνες σας ταυτόχρονα.
Η επιλογή "Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα" είναι γκρίζα, επειδή πρόκειται για εργαλείο "όλα" ή "τίποτα" - είτε όλες οι εικόνες σας θα έχουν τις επιλογές αυτές όταν αποθηκεύσετε το έγγραφο ή κανένας από αυτούς δεν θα το χρησιμοποιήσει. Έτσι, αν θέλετε να επιλέξετε διαφορετικές επιλογές για διαφορετικές εικόνες, αυτό δεν θα λειτουργήσει για σας. Αλλά αν θέλετε να συμπιέσετε όλες τις εικόνες σας με μια κίνηση, αυτή είναι η επιλογή χρήσης.
Επιλέξτε τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο "OK" και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τη νέα έκδοση του εγγράφου σας με όλες τις συμπιεσμένες εικόνες.
Διακοπή ενσωμάτωσης γραμματοσειρών στο έγγραφό σας
Αν δεν χρησιμοποιείτε μια ασυνήθιστη γραμματοσειρά από έναν γαλαξία πολύ μακριά, είναι σχεδόν βέβαιο ότι κάποιος με τον οποίο μοιράζεστε το έγγραφό σας θα μπορεί να το διαβάσει χρησιμοποιώντας το αντίγραφο του Word (ή μια δωρεάν εναλλακτική λύση όπως το Libre Office). Γιατί λοιπόν θα θέλατε να χάσετε χώρο στο αρχείο σας ενσωματώνοντας τις γραμματοσειρές; Σταματήστε αυτό το φαινόμενο μεταβαίνοντας στο Αρχείο> Επιλογές> Αποθήκευση και απενεργοποίηση της επιλογής "Ενσωμάτωση γραμματοσειρών στο αρχείο".
Ίσως να νομίζετε ότι αυτό δεν θα κάνει πολύ μεγάλη διαφορά, αλλά εσείς θα λάθος. Εάν έχετε ενεργοποιήσει την ενσωμάτωση γραμματοσειρών και έχετε απενεργοποιήσει την επιλογή "Να μην ενσωματωθούν οι κοινές γραμματοσειρές συστήματος", η διαφορά στο μέγεθος αρχείου είναι σχεδόν 2 MB. Ακόμα και όταν δεν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Να μην ενσωματωθούν οι κοινές γραμματοσειρές συστήματος" (που σημαίνει γραμματοσειρές όπως Calibri, Arial, New Courier, Times New Roman κ.ο.κ.), το αρχείο εξακολουθεί να είναι σχεδόν 1,3 MB μεγαλύτερο.
Έτσι ναι, σταματήστε την ενσωμάτωση γραμματοσειρών στο έγγραφό σας.
Διακοπή ενσωμάτωσης άλλων αρχείων αν μπορείτε
Πρόσφατα σας παρουσιάσαμε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε ή να συνδέσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο του Word (και μπορείτε να το κάνετε αυτό με άλλα αρχεία, όπως παρουσιάσεις PowerPoint ή διαγράμματα Visio). Εάν μπορείτε να συνδεθείτε με το υπολογιστικό φύλλο αντί να το ενσωματώσετε, θα εξοικονομήσετε το μεγαλύτερο μέρος του μεγέθους του αρχείου του Excel. Δεν θα τα αποθηκεύσετε όλα, επειδή το συνδεδεμένο υπολογιστικό φύλλο θα προσθέσει ακόμα κάποιο μέγεθος, αλλά το έγγραφό σας θα είναι πολύ μικρότερο με έναν σύνδεσμο παρά με μια πλήρη ενσωμάτωση. Φυσικά, υπάρχουν μειονεκτήματα στη σύνδεση και τα οφέλη, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει αυτό το άρθρο για να τα καταλάβετε προτού το κάνετε αυτό.
Διακοπή αποθήκευσης μικρογραφίας για το έγγραφο
Πίσω την ημέρα, το Word σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε μια μικρογραφία του εγγράφου έτσι ώστε τα Windows να σας δείξουν μια προεπισκόπηση στο File Explorer. Αυτές τις μέρες, το File Explorer μπορεί να το κάνει αυτό από μόνο του και δεν χρειάζεται βοήθεια από το Word, αλλά η επιλογή εξακολουθεί να υπάρχει στο έγγραφό σας. Στο δοκιμαστικό μας έγγραφο 721KB, ενεργοποιώντας αυτή την επιλογή αυξήθηκε το μέγεθος του αρχείου στα 3247 KB. Αυτό είναι 4,5 φορές το μέγεθος του αρχικού αρχείου - για τίποτα. Αυτή η ρύθμιση θα βρείτε στο Αρχείο> Πληροφορίες> Ιδιότητες> Προηγμένες ιδιότητες.
Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Αποθήκευση μικρογραφιών για όλα τα έγγραφα του Word" και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Το όνομα αυτής της επιλογής είναι κάπως παραπλανητικό επειδή το σβήσιμο εδώ επηρεάζει μόνο το έγγραφο που έχετε ανοίξει, παρόλο που λέει "όλα τα έγγραφα του Word". Αν αυτό είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο, τότε θα χρειαστεί να το απενεργοποιήσετε στο πρότυπο Normal.dotx και η Microsoft έχει παράσχει εξαιρετικές οδηγίες για να το κάνει αν δεν είστε σίγουροι πως.
Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση στο διάλογο "Αποθήκευση ως", όπου ονομάζεται ελαφρώς πιο σωστή "Αποθήκευση μικρογραφίας".
Κατάργηση προσωπικών και κρυφών πληροφοριών από το έγγραφό σας
Δεν είναι μόνο προσωπικές πληροφορίες που προσθέτουν στο μέγεθος του εγγράφου σας, αλλά είναι επίσης δυνητικά δίνοντας στους αναγνώστες σας πληροφορίες που δεν θέλετε να έχουν. Μπορεί επίσης να υπάρχουν πληροφορίες που έχουν μορφοποιηθεί ως κρυμμένες και αν δεν χρειάζεστε αυτό το κρυφό κείμενο στο έγγραφο, γιατί να μην το ξεφορτωθείτε?
Αφαιρέστε αυτές τις άσκοπες πληροφορίες από το έγγραφό σας με την επικεφαλίδα Αρχείο> Πληροφορίες> Ελέγξτε για ζητήματα και μετά κάντε κλικ στο κουμπί "Έλεγχος εγγράφου".
Βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιθεώρηση". Όταν ο επιθεωρητής τελειώσει, κάντε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση όλων" στην ενότητα "Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες".
Αυτή η ενέργεια μείωσε το μέγεθος του δοκιμαστικού αρχείου μας κατά 7 KB, οπότε όχι ένα τεράστιο ποσό. Ωστόσο, είναι καλή πρακτική η κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τα αρχεία σας, οπότε θα πρέπει να το κάνετε ούτως ή άλλως. Προειδοποιήστε ότι δεν μπορείτε να ανακτήσετε αυτά τα δεδομένα μετά την κατάργησή τους, οπότε βεβαιωθείτε ότι είστε ευτυχείς να προχωρήσουν πριν την καταργήσετε. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα για τις επιλογές "Αόρατο περιεχόμενο" και "Κρυφό κείμενο", αλλά αυτό θα κάνει το αρχείο σας μικρότερο μόνο εάν έχετε κρυφό περιεχόμενο.
Απενεργοποίηση αυτόματης ανάκτησης (αν τολμάς)
Ένα από τα μεγάλα χαρακτηριστικά του Word - στην πραγματικότητα, ένα από τα μεγάλα χαρακτηριστικά κάθε εφαρμογής του Office - είναι η Αυτόματη Ανακάλυψη. Αυτή η λειτουργία κάνει κανονικά αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας καθώς εργάζεστε, οπότε αν ο Word σβήσει ή ο υπολογιστής σας επανεκκινηθεί απροσδόκητα (όπως όταν τα Windows κάνουν μια ανανέωση του συστήματος μια νύχτα), θα παρουσιαστούν αυτόματα ανακτημένες εκδόσεις ανοιχτών εγγράφων την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε Λέξη. Φυσικά, όλες αυτές οι εκδόσεις προσθέτουν στο μέγεθος του αρχείου σας, οπότε αν απενεργοποιήσετε την αυτόματη ανάκτηση, το αρχείο σας θα είναι μικρότερο.
Μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Αποθήκευση και απενεργοποιήστε την επιλογή "Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης κάθε [x λεπτά]".
Αυτό δεν θα κάνει μια άμεση διαφορά, αλλά θα σταματήσει νέες εκδόσεις AutoRecover που προστίθενται στο αρχείο καθώς εργάζεστε σε αυτό.
Ακριβώς προειδοποιήστε ότι δεν θα έχετε πλέον εκδόσεις AutoRecover, έτσι ώστε εάν το Word καταρρεύσει ή κλείσει απροσδόκητα, θα χάσετε όλη την εργασία σας από την τελευταία φορά που το αποθηκεύσατε.
Αντιγράψτε τα πάντα σε ένα ολοκαίνουργιο έγγραφο
Καθώς δουλεύετε σε ένα έγγραφο, το Word αποθηκεύει διάφορα πράγματα στο παρασκήνιο για να σας βοηθήσει. Έχουμε δείξει πώς να τις απενεργοποιήσουμε όπου είναι δυνατόν και πώς να διαγράψουμε τα δεδομένα που συλλέγει το Word, αλλά πιθανότατα θα υπάρχουν πράγματα στο έγγραφό σας που δεν χρειάζεστε. Αν βρείτε τον εαυτό σας υπόκεινται σε αυτό το είδος ερπυσμού μεγέθους εγγράφου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο και στη συνέχεια να αντιγράψετε τα πάντα σε αυτό.
Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα νέο κενό έγγραφο. Επιλέξτε όλο το περιεχόμενο στο τρέχον έγγραφο πατώντας Ctrl + A. Στο νέο έγγραφο, πατήστε Ctrl + V για να επικολλήσετε τα πάντα. Αυτό αντιγράφει όλα τα κείμενα, τα τμήματα, τη μορφοποίηση, τις επιλογές διάταξης σελίδας, την αρίθμηση σελίδων - όλα όσα χρειάζεστε.
Το νέο σας έγγραφο δεν θα έχει καμία από τις προηγούμενες αποθηκεύσεις φόντου, πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης ή προηγούμενες εκδόσεις και αυτό θα πρέπει να μειώσει το μέγεθος του αρχείου.
Έχετε υπόψη ότι με αυτόν τον τρόπο θα αντιγράψετε όλα τα δεδομένα επεξεργασίας των εικόνων σας, επομένως ίσως να θέλετε να τα αφαιρέσετε πρώτα από το πρωτότυπο έγγραφο πριν αντιγράψετε τα πάντα στο νέο σας έγγραφο. Εάν δεν το κάνετε, δεν είναι μεγάλη υπόθεση. Μπορείτε να το καταργήσετε από το νέο σας έγγραφο.
Δεν μπορούμε να σας πούμε πόσο θα εξοικονομηθεί, γιατί θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε από λίγα kilobytes έως πολλά megabytes, αλλά αξίζει πάντα να το κάνετε αν θέλετε να αποκόψετε όσο το δυνατόν περισσότερο λίπος από το έγγραφό σας.
Ως μπόνους, έχουμε δει αυτό το αντίγραφο / επικόλληση σε ένα νέο τέχνασμα εγγράφου να λύσει παράξενα λάθη σε έγγραφα του Word που ήταν δύσκολο να εντοπιστούν διαφορετικά.
Συμβουλές ότι Θα μπορούσε Βοηθήστε να μειώσετε το μέγεθος ενός εγγράφου
Κάποιες συμβουλές μοιάζουν να βοηθούν, αλλά δεν μπορούσαμε να έχουμε ένα θετικό αποτέλεσμα μαζί τους. Δεν λέμε ότι δεν θα σας βοηθήσει να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου σας, αλλά φαίνεται ότι θα χρειαστείτε ένα συγκεκριμένο σύνολο περιστάσεων για να επωφεληθείτε από αυτά. Συνιστούμε να δοκιμάσετε πρώτα τις συμβουλές από την προηγούμενη ενότητα πρώτα και, στη συνέχεια, δώστε τους να πάνε αν χρειαστεί.
Απενεργοποίηση φόντου Αποθήκευση
Το πιο περίπλοκο ένα έγγραφο και όσο περισσότερο είναι από τότε που το αποθηκεύσατε, τόσο περισσότερο μπορείτε να το αποθηκεύσετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση". Για να το κάνετε αυτό, το Word έχει μια ρύθμιση στο File> Options> Advanced με το όνομα "Allow background saves".
Αυτή η ρύθμιση είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και αποθηκεύει το έγγραφο στο παρασκήνιο καθώς εργάζεστε σε αυτό. Η ιδέα είναι ότι όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση", θα υπάρξουν λιγότερες αλλαγές για εξοικονόμηση και έτσι θα εξοικονομηθεί πολύ γρηγορότερα. Αυτό είναι σε μεγάλο βαθμό μια επιστροφή στις ημέρες κατά τις οποίες το Word ανέλαβε ένα αναλογικά μεγαλύτερο ποσό πόρων του συστήματος, και στα σύγχρονα συστήματα, πιθανότατα δεν είναι απαραίτητο, ειδικά αν δεν επεξεργάζεστε τεράστια ή πολύπλοκα έγγραφα.
Η κριτική επιτροπή είναι έξω για το αν αυτό κάνει τη διαφορά στο μέγεθος αρχείου. Αφήνοντας ένα έγγραφο ανοιχτό με αυτή τη ρύθμιση δεν επηρέασε σημαντικά το μέγεθος του δοκιμαστικού εγγράφου μας (ενώ η ενεργοποίηση του AutoRecover έκανε αυξήστε το μέγεθος του αρχείου). Η πραγματοποίηση τροποποιήσεων για περίοδο περίπου 30 λεπτών επίσης δεν προκάλεσε σημαντική αλλαγή στο μέγεθος του εγγράφου, ανεξάρτητα από το αν ήταν ενεργοποιημένη ή απενεργοποιημένη η επιλογή "Να επιτρέπεται η αποθήκευση φόντου". Ούτε με την απενεργοποίηση αλλάζει πόσο γρήγορα αποθηκεύεται το έγγραφο.
Με λίγα λόγια: αυτό εξαρτάται από εσάς. Αν το απενεργοποιήσετε δεν μειώνει το μέγεθος του αρχείου και στη συνέχεια το αφήνετε, γιατί κάτι που κάνει το Word για να αποθηκεύσει αυτόματα τα έγγραφά σας είναι καλό.
Μετατροπή σε RTF και στη συνέχεια μετατροπή Επιστροφή στο DOCX
Το RTF σημαίνει Rich Text Format και είναι ένα ανοικτό πρότυπο για έγγραφα που παρέχουν λίγο περισσότερη μορφοποίηση από το απλό κείμενο, αλλά όχι όλα τα κουδούνια και οι σφυρίχτρες του DOCX. Η ιδέα της μετατροπής ενός DOCX σε RTF είναι ότι απομακρύνει όλα τα επιπλέον μορφοποίηση και τυχόν κρυμμένα δεδομένα, έτσι ώστε όταν αποθηκεύετε το RTF σας πίσω ως αρχείο DOCX, το μέγεθος του αρχείου θα είναι μικρότερο.
Μετατρέποντας το έγγραφο δοκιμής των 20 σελίδων, 721 KB στο RTF, το μέγεθος του αρχείου έχει μετατραπεί σε 19,5 MB (οπότε μην χρησιμοποιείτε RTF αν θέλετε ένα μικρό αρχείο). Μετατρέποντάς το ξανά στο DOCX οδήγησε σε ένα αρχείο που ήταν 714 KB. Αυτή είναι μια εξοικονόμηση 7 KB-λιγότερο από 1% -και επειδή το RTF δεν μπόρεσε να χειριστεί μερικές από τις απλές μορφοποιήσεις πίνακα που χρησιμοποιήσαμε, έπρεπε να αναμορφώσουμε ... που έφεραν το μέγεθος μέχρι 721 KB.
Αυτό δεν φαίνεται να έχει πολλά οφέλη για το έγγραφό σας, ειδικά όταν το σύγχρονο DOCX έχει τόσες δυνατότητες μορφοποίησης που το RTF δεν μπορεί να χειριστεί.
Μετατροπή σε HTML και στη συνέχεια μετατροπή Επιστροφή στο DOCX
Αυτή είναι η ίδια ιδέα με τη μετατροπή σε RTF, εκτός από το ότι το HTML είναι μια μορφή ιστού. Η δοκιμή μετατροπής μας έδειξε σχεδόν ταυτόσημα αποτελέσματα με τη χρήση του RTF.
Δοκιμάσαμε αυτό το αρχείο 721 KB DOCX και το μετατράπηκε σε αρχείο HTML 383 KB. Μετατρέποντάς το ξανά στο DOCX οδήγησε σε ένα αρχείο 714 KB. Αυτό είναι ένα 1% εξοικονόμηση, αλλά έκανε το χάος με τη μορφοποίηση, ειδικά τις επικεφαλίδες, και αυτά θα πρέπει να ξαναγεμίζουν.
Αποσυμπιέστε το έγγραφο και συμπιέστε το
Ένα έγγραφο DOCX είναι ένα συμπιεσμένο αρχείο, όπως ένα αρχείο που δημιουργείτε με το 7-Xip ή το WinRar. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να το ανοίξετε με ένα από αυτά τα εργαλεία και να δείτε όλο το περιεχόμενο. Μια συμβουλή που μπορείτε να δείτε είναι να εξαγάγετε όλα τα αρχεία από το DOCX, να τα προσθέσετε σε ένα συμπιεσμένο αρχείο και στη συνέχεια να μετονομάσετε το αρχείο σε μια επέκταση αρχείου DOCX. Hey presto, έχετε ένα έγγραφο του Word που έχει συμπιεστεί! Θεωρητικά, αυτό ακούγεται εύλογο, αλλά χρησιμοποιώντας και τα 7-Zip και το WinRar και διάφορα αρχειακά φορμά βρήκαμε ότι κάθε φορά που προσπαθήσαμε να ανοίξουμε το αρχείο .docx που είχαμε δημιουργήσει, το Word μας είπε ότι το αρχείο ήταν κατεστραμμένο.
Μπορεί να υπάρχει κάποιο πλεονέκτημα σε αυτήν την ιδέα - το αρχείο 721 KB μας κατέληξε ως μόνο 72 KB - αλλά δεν θα το συνιστούσα αν δεν θέλετε να περάσετε πολύ χρόνο παίζοντας με αυτό για να προσπαθήσετε να το λειτουργήσετε. Επίσης, η εξοικονόμηση μπορεί απλώς να οφείλεται στο γεγονός ότι η διαδικασία συμπίεσης έχει αφαιρέσει / συμπιέσει κάτι που εμποδίζει το Word να ανοίξει το έγγραφο, αλλά δεν μπορούμε να είμαστε σίγουροι.
Συνήθως-προτεινόμενες συμβουλές που πιθανότατα δεν θα κάνουν καμία διαφορά
Υπάρχουν μερικές προτάσεις που επιπλέουν στο διαδίκτυο αυτό ήχος αλλά δεν θα έχει μεγάλη επίδραση. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να τα δοκιμάσετε, απλά δεν πρέπει να περιμένετε μεγάλο αντίκτυπο στο μέγεθος του εγγράφου σας.
Κατάργηση προηγούμενων εκδόσεων του εγγράφου
Το Word διατηρεί προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου σας καθώς εργάζεστε σε αυτό. Αυτή είναι η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης και μερικοί άνθρωποι προτείνουν τη διαγραφή αυτών, πηγαίνοντας στο Αρχείο> Πληροφορίες> Διαχείριση εγγράφου και κατάργηση τυχόν παλιών εκδόσεων.
Ωστόσο, δεν υπάρχει λόγος να το κάνετε αυτό επειδή αυτές οι παλιές εκδόσεις αποθηκεύονται στο σύστημα αρχείων των Windows και όχι στο έγγραφο του Word. Η διαγραφή τους δεν θα κάνει το έγγραφό σας μικρότερο. Εάν θέλετε να αφαιρέσετε οποιαδήποτε προηγούμενη έκδοση πληροφοριών μέσα από το έγγραφο, αντιγράψτε το περιεχόμενο σε ένα ολοκαίνουργιο έγγραφο ή κάντε ένα αρχείο> Αποθήκευση ως για να αποθηκεύσετε σε ένα νέο έγγραφο, όπως προτείνουμε προηγουμένως.
Επικολλήστε μόνο το κείμενο, όχι τη μορφοποίηση
Όταν θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ένα έγγραφο στο τρέχον έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές επιλογές επικόλλησης.
Η προεπιλεγμένη επιλογή που χρησιμοποιείται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Επικόλληση" (ή πατήστε Ctrl + V) είναι "Διατήρηση μορφοποίησης πηγής". Αυτό αντιγράφει τις προεπιλεγμένες γραμματοσειρές και μορφοποίηση όπως έντονους χαρακτήρες, πλάγια γραφή και ούτω καθεξής. Αλλά εάν κάνετε κλικ στην επιλογή "Κρατήστε Μόνο Κείμενο" αντί αυτού, αυτό θα - ή έτσι συμβαίνει η θεωρία - μειώνει το μέγεθος του αρχείου αφαιρώντας τη μορφοποίηση.
Δοκιμάσαμε αυτό με ένα έγγραφο 20 σελίδων που είχε διαφορετική μορφοποίηση σε κείμενο σε κάθε σελίδα και η μέση διαφορά μεγέθους ήταν μόλις κάτω από 2 KB ανά σελίδα. Αυτό θα μπορούσε να είναι σημαντική αν έχετε ένα έγγραφο 250+ σελίδων, όπου θα ανέρχεται μέχρι περίπου 0,5 MB, αλλά πραγματικά θα έχετε ένα έγγραφο 250 σελίδων Word χωρίς μορφοποίηση; Πιθανώς όχι, επειδή θα ήταν ως επί το πλείστον δυσανάγνωστο, οπότε θα χάνατε τις οικονομίες σας όταν προσθέσετε την μορφοποίηση ξανά.
Οποιαδήποτε οφέλη για αυτήν τη μέθοδο είναι πιθανώς κάτω από την άκρη που δώσαμε παραπάνω - αντιγράψτε και επικολλήστε ολόκληρο το έγγραφο σε ένα νέο έγγραφο για να αφαιρέσετε προηγούμενες εκδόσεις, παλιές αλλαγές επεξεργασίας κ.ο.κ..
Αλλάξτε το μέγεθος της σελίδας
Το Word σάς δίνει τη δυνατότητα να αλλάξετε το μέγεθος της σελίδας μεταβαίνοντας στο Layout> Size και αλλάζοντας από το προεπιλεγμένο μέγεθος "Letter". Υπάρχουν συμβουλές που επιπλέουν σχετικά με αυτό λένε αν επιλέξετε ένα μικρότερο, αλλά παρόμοιο μέγεθος όπως το "Α4" άλλοι αναγνώστες δεν θα παρατηρήσετε, και έχετε ένα μικρό μέγεθος εξοικονόμηση.
Δοκιμάσαμε αυτό με ένα έγγραφο 20 σελίδων με μέγεθος "Letter" που ήταν 721 KB. Αλλάξαμε το μέγεθος σε "A4", "A5" (το οποίο είναι το ήμισυ του μεγέθους "A4") και "B5" και το έγγραφό μας παρέμεινε σταθερό 721 KB κάθε φορά. Με άλλα λόγια, δεν έκανε καμία διαφορά στο μέγεθος του αρχείου καθόλου.
Διακοπή ενσωμάτωσης γλωσσικών δεδομένων
Υπάρχει μια ρύθμιση στο Αρχείο> Επιλογές> Προηγμένη με τίτλο "Ενσωμάτωση γλωσσικών δεδομένων" και θα δείτε συμβουλές σε διάφορα μέρη που σας λένε να το απενεργοποιήσετε. Στην επιφάνεια, αυτό ακούγεται λογικό - δεν θα μπορούσαν τα επιπλέον γλωσσικά δεδομένα να αυξήσουν το μέγεθος ενός εγγράφου?
Με λίγα λόγια, η απάντηση δεν είναι αν χρησιμοποιείτε ένα σύγχρονο αρχείο .docx. Το Word χειρίζεται τα γλωσσικά δεδομένα πίσω από τις σκηνές και δεν καταλαμβάνει κανένα χώρο στο έγγραφο.
Η απενεργοποίηση αυτής της επιλογής μπορεί να κάνει μικρή διαφορά σε παλαιότερα αρχεία .doc, αλλά ακόμη και μόνο εάν έχετε χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο χειρογράφου και το Word έχει κάποιες "πληροφορίες διόρθωσης αναγνώρισης χειρογράφου" για αποθήκευση. Διαφορετικά, δεν έχει καμία διαφορά καθόλου.
Αυτή είναι η αρκετά ολοκληρωμένη λίστα με τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να κόψετε τα αρχεία του Word σε μέγεθος, αλλά πάντα αναζητούμε νέες μεθόδους για να δοκιμάσετε (ή να απολύσετε). Φωτιά μακριά στα σχόλια αν γνωρίζετε μια τεχνική που έχουμε χάσει, και θα το ελέγξουμε!
