Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του Outlook

Τα αρχεία δεδομένων του Outlook μπορούν να πάρουν πολύ μεγάλες με την πάροδο του χρόνου, ειδικά αν έχετε πολλά συνημμένα. Ακόμη και αν διαγράψετε παλιά μηνύματα, το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του Outlook δεν μειώνεται ανάλογα.

Τα αρχεία δεδομένων του Outlook (αρχεία .pst και .ost) περιλαμβάνουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (σε όλους τους φακέλους σας, συμπεριλαμβανομένων των αποσπασμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), τις επαφές, τις συναντήσεις ημερολογίου, τις εργασίες και τις σημειώσεις, καθώς και τα συνημμένα αρχεία τους. Καθώς στέλνετε και λαμβάνετε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα, προσθέτετε περισσότερα ραντεβού στο ημερολόγιό σας και δημιουργείτε περισσότερες εργασίες και σημειώσεις, τα αρχεία δεδομένων του Outlook μπορούν εύκολα να αυξηθούν σε αρκετά gigabytes σε μέγεθος. Το δικό μου είναι ένα gigabyte, αλλά αυτό είναι ακόμα αρκετά μεγάλο.

Ακόμη και αν αδειάζετε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" (Deleted Items) ή αυτόματα εκκενώνεται όταν κλείνετε το Outlook, ο χώρος που καταλαμβάνεται στο αρχείο δεδομένων δεν απελευθερώνεται. Μπορείτε, ωστόσο, να διεκδικήσετε αυτόν τον χώρο συμπίεση το αρχείο δεδομένων του Outlook. Δείτε πώς να το κάνετε αυτό.

Βήμα πρώτο: Εξετάστε τους λογαριασμούς σας και διαγράψτε τι δεν χρειάζεστε

Πριν περάσετε από τη διαδικασία συμπύκνωσης, θα θέλετε να περάσετε από το Outlook και να διαγράψετε οτιδήποτε δεν χρειάζεστε. Σας συνιστούμε να ελέγξετε πόσο μεγάλοι είναι οι διάφοροι φάκελοί σας, έτσι ώστε να γνωρίζετε ποια στοιχεία θα απελευθερώσουν περισσότερο χώρο. Θυμηθείτε, μπορείτε επίσης να διαγράψετε τα στοιχεία ημερολογίου, εργασιών και σημειώσεων εκτός από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να ελέγξετε τα μεγέθη των φακέλων σας, επιλέξτε τα Εισερχόμενα (ή οποιοδήποτε άλλο φάκελο) στο λογαριασμό (αρχείο δεδομένων του Outlook) που θέλετε να συμπιεστεί και κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στην οθόνη backstage, κάντε κλικ στο "Εργαλεία" και επιλέξτε "Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο διαλόγου "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου" (Mailbox Cleanup), κάντε κλικ στην επιλογή ".

Το παράθυρο διαλόγου Μέγεθος φακέλου σας δείχνει το μέγεθος κάθε φακέλου στον τρέχοντα επιλεγμένο λογαριασμό. Μετακινηθείτε και δείτε ποιους φακέλους είναι μεγαλύτεροι, όπου ίσως θέλετε να διαγράψετε στοιχεία. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο" όταν τελειώσετε.

Για να δείτε το μέγεθος του φακέλου Διαγραμμένα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή μεγέθους διαγραμμένων αντικειμένων".

Ο φάκελος "Διαγραμμένα στοιχεία" δεν είναι τεράστιο, αλλά πρέπει να το αδειάσουμε ούτως ή άλλως πριν συμπαγήσουμε το αρχείο δεδομένων μας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο".

Επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου". Εάν θέλετε να διαγράψετε περισσότερα στοιχεία από το λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο "Κλείσιμο" για να επιστρέψετε στο λογαριασμό σας. Επιλέξτε οποιαδήποτε στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου, εργασιών και σημειώσεων που δεν θέλετε και πατήστε Διαγραφή. Μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο Shift + Delete για να διαγράψετε οριστικά τα επιλεγμένα στοιχεία παρακάμπτοντας το φάκελο Διαγραμμένα στοιχεία.

Βήμα δεύτερο: Αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία"

Θα πρέπει επίσης να αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων ή το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" πριν συνεχίσετε. Εάν εξακολουθούν να υπάρχουν στοιχεία στο φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία", υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αδειάσετε το φάκελο. Ένας τρόπος είναι να κάνετε κλικ στην επιλογή "Άδειασμα" στο παράθυρο διαλόγου "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου" (Mailbox Cleanup), εάν είναι ακόμα ανοιχτό.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, βεβαιώνοντας ότι θέλετε να διαγράψετε οριστικά τα στοιχεία του φακέλου Διαγραμμένα στοιχεία. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι".

Εάν το παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου δεν είναι ανοιχτό, μπορείτε επίσης να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" απευθείας στον λογαριασμό σας στο παράθυρο "Αλληλογραφία". Για να το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε πρώτα ότι το παράθυρο αλληλογραφίας είναι ενεργό. Πατήστε Ctrl + 1 για να ανοίξετε το παράθυρο αλληλογραφίας, αν δεν είναι. Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" στο λογαριασμό που θέλετε να συμπιεστεί και επιλέξτε "Empty Folder" από το αναδυόμενο μενού. Εμφανίζεται το ίδιο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης που απεικονίζεται παραπάνω.

Βήμα τρίτο: Συμπαγές το Outlook Data σας

Τώρα που έχετε διαγράψει τα στοιχεία που δεν θέλετε και αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία", ήρθε η ώρα να συμπτύξετε το αρχείο δεδομένων του Outlook. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, κάντε ξανά κλικ στην καρτέλα "Αρχείο". Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η οθόνη Πληροφορίες λογαριασμού. Εάν όχι, κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες" στη λίστα των στοιχείων στα αριστερά. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις λογαριασμού" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις λογαριασμού" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις λογαριασμού", κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχεία δεδομένων".

Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook που θέλετε να συμπιεστεί στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις".

Εάν ο τρέχων επιλεγμένος λογαριασμός είναι λογαριασμός POP3 (αρχείο .pst), εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Compact Now".

Διαφορετικά, εάν ο επιλεγμένος λογαριασμός είναι ένας λογαριασμός IMAP (αρχείο .ost), θα δείτε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Compact Now".

Εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου ενώ συμπιέζεται το αρχείο δεδομένων του Outlook.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συμπύκνωσης, επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου Αρχείο δεδομένων του Outlook (ή Ρυθμίσεις αρχείου δεδομένων του Outlook). Κάντε κλικ στο "OK" ή στο "Cancel" για να το κλείσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις λογαριασμού".

Το αρχείο δεδομένων του Outlook πήγε από περίπου 951MB έως περίπου 845MB, οπότε πήραμε λίγο παραπάνω από 100MB χώρου στο δίσκο. Όσο μεγαλύτερο είναι το αρχείο δεδομένων σας, τόσο περισσότερος χώρος πιθανότατα θα πάρετε πίσω.

Η συμπύκνωση των αρχείων δεδομένων του Outlook όχι μόνο σας βοηθά στην εξοικονόμηση χώρου στο δίσκο, αλλά μπορεί επίσης να βελτιώσει την απόδοση του Outlook. Ένα μεγάλο αρχείο δεδομένων του Outlook μπορεί να κάνει το Outlook να διαρκέσει περισσότερο για να ξεκινήσει, να λειτουργήσει και να κλείσει. Επομένως, η περιοδική συμπύκνωση του αρχείου δεδομένων του Outlook είναι ένα έξυπνο πράγμα που πρέπει να κάνετε.