Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα έγγραφα και τα αρχεία PDF με το Microsoft Office

Το Microsoft Office σάς επιτρέπει να κρυπτογραφείτε τα έγγραφα του Office και τα αρχεία PDF, επιτρέποντας σε κανέναν να δει καν το αρχείο, εκτός και αν έχει τον κωδικό πρόσβασης. Οι σύγχρονες εκδόσεις του Office χρησιμοποιούν ασφαλή κρυπτογράφηση για την οποία μπορείτε να βασιστείτε - υποθέτοντας ότι ορίσατε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης.

Οι παρακάτω οδηγίες ισχύουν για τα Microsoft Word, PowerPoint, Excel και Access 2016, αλλά η διαδικασία θα πρέπει να είναι παρόμοια σε άλλες πρόσφατες εκδόσεις του Office.

Πόσο ασφαλής είναι η προστασία του κωδικού πρόσβασης του Microsoft Office?

Τα χαρακτηριστικά προστασίας του κωδικού πρόσβασης του Microsoft Office έχουν αποκτήσει κακό ραπα στο παρελθόν. Από το Office 95 έως το Office 2003, το σύστημα κρυπτογράφησης ήταν πολύ αδύναμο. Εάν διαθέτετε ένα έγγραφο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης με το Office 2003 ή μια παλαιότερη έκδοση, ο κωδικός πρόσβασης μπορεί να παρακάμπτεται εύκολα και γρήγορα με ευρέως διαθέσιμο λογισμικό πυροδότησης κωδικού πρόσβασης.

Με το Office 2007, η Microsoft αντιμετώπισε σοβαρότερα θέματα ασφάλειας. Το Office 2007 μεταπηδήθηκε στο Advanced Standard Encryption Standard (AES) με ένα κλειδί 128 bit. Αυτό θεωρείται ευρέως ασφαλές και σημαίνει ότι το Office χρησιμοποιεί πλέον πραγματική, ισχυρή κρυπτογράφηση για την προστασία των εγγράφων σας όταν ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Δοκιμάσαμε τη δυνατότητα κρυπτογράφησης PDF και διαπιστώσαμε ότι χρησιμοποιεί και κρυπτογράφηση AES 128 bit στο Office 2016.

Υπάρχουν δύο μεγάλα πράγματα που πρέπει να προσέξετε. Πρώτον, είναι ασφαλείς μόνο οι κωδικοί πρόσβασης που κρυπτογραφούν πλήρως το έγγραφο. Το Office σας επιτρέπει επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να "Περιορίσετε την επεξεργασία" ενός αρχείου σε θεωρία, επιτρέποντας στους χρήστες να βλέπουν ένα αρχείο αλλά να μην το επεξεργάζονται χωρίς κωδικό πρόσβασης. Αυτός ο τύπος κωδικού πρόσβασης μπορεί εύκολα να καταστραφεί και να αφαιρεθεί, επιτρέποντας στους χρήστες να επεξεργαστούν το αρχείο.

Επίσης, η κρυπτογράφηση του Office λειτουργεί αποτελεσματικά μόνο αν εξοικονομείτε σε σύγχρονες μορφές εγγράφων όπως το .docx. Εάν αποθηκεύσετε σε παλαιότερες μορφές εγγράφων όπως το .doc, οι οποίες είναι συμβατές με το Office 2003 και παλαιότερα, το Office θα χρησιμοποιήσει την παλαιότερη, μη ασφαλής έκδοση της κρυπτογράφησης.

Αλλά, εφόσον αποθηκεύετε τα αρχεία σας σε σύγχρονες μορφές του Office και χρησιμοποιείτε την επιλογή "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" αντί της επιλογής "Περιορισμός επεξεργασίας", τα έγγραφά σας πρέπει να είναι ασφαλή.

Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ένα έγγραφο του Office

Για να προστατεύσετε με κωδικό το έγγραφο του Office, ανοίξτε το πρώτα σε Word, Excel, PowerPoint ή Access. Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης. Στο παράθυρο πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε το έγγραφο" και επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης".

Το κουμπί ονομάζεται μόνο "Προστατέψτε το έγγραφο" στο Microsoft Word, αλλά ονομάζεται κάτι παρόμοιο σε άλλες εφαρμογές. Αναζητήστε το "Protect Workbook" στο Microsoft Excel και το "Protect Presentation" στο Microsoft PowerPoint. Στη Microsoft Access, θα δείτε απλά ένα κουμπί "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" στην καρτέλα "Πληροφορίες". Τα βήματα θα λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν θέλετε να περιορίσετε μόνο την επεξεργασία του εγγράφου, μπορείτε να επιλέξετε "Περιορισμός επεξεργασίας" εδώ, αλλά όπως είπαμε, αυτό δεν είναι πολύ ασφαλές και μπορεί εύκολα να παρακάμψει. Είναι καλύτερο να κρυπτογραφείτε ολόκληρο το έγγραφο, αν μπορείτε.

Καταχωρίστε τον κωδικό πρόσβασης στον οποίο θέλετε να κρυπτογραφήσετε το έγγραφο. Θα θελήσετε να επιλέξετε έναν καλό κωδικό πρόσβασης εδώ. Οι αδύναμοι κωδικοί πρόσβασης μπορούν εύκολα να υποτιμηθούν με τη διάσπαση του λογισμικού αν κάποιος αποκτήσει πρόσβαση στο έγγραφο.

Προειδοποίηση: Θα χάσετε την πρόσβαση στο έγγραφο εάν ξεχάσετε ποτέ τον κωδικό πρόσβασής σας, οπότε κρατήστε τον ασφαλή! Η Microsoft σας συμβουλεύει να γράψετε το όνομα του εγγράφου και τον κωδικό πρόσβασης και να το φυλάξετε σε ασφαλές μέρος.

Όταν ένα έγγραφο είναι κρυπτογραφημένο, θα εμφανιστεί το μήνυμα "Ένας κωδικός πρόσβασης απαιτείται για να ανοίξει αυτό το έγγραφο" στην οθόνη Πληροφορίες.

Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το έγγραφο, θα δείτε ένα πλαίσιο "Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για άνοιγμα αρχείου". Εάν δεν εισαγάγετε τον σωστό κωδικό πρόσβασης, δεν θα μπορείτε να δείτε το έγγραφο καθόλου.

Για να καταργήσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης από ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε το έγγραφο" και επιλέξτε ξανά "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης". Καταχωρίστε έναν κενό κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Το Office θα καταργήσει τον κωδικό πρόσβασης από το έγγραφο.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης

Μπορείτε επίσης να εξάγετε ένα έγγραφο του Office σε ένα αρχείο PDF και να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης αυτού του αρχείου PDF. Το έγγραφο PDF θα κρυπτογραφείται με τον κωδικό πρόσβασης που παρέχετε. Αυτό λειτουργεί σε Microsoft Word, Excel και PowerPoint.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Εξαγωγή". Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία PDF / XPS" για να εξαγάγετε το έγγραφο ως αρχείο PDF.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές" στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου αποθήκευσης που εμφανίζεται. Στο κάτω μέρος του παραθύρου επιλογών, ενεργοποιήστε την επιλογή "Κρυπτογράφηση του εγγράφου με κωδικό πρόσβασης" και κάντε κλικ στο "OK".

Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε να κρυπτογραφήσετε το αρχείο PDF με και έπειτα κάντε κλικ στο "OK".

Όταν τελειώσετε, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο PDF και κάντε κλικ στο κουμπί "Δημοσίευση". Το Office θα εξάγει το έγγραφο σε αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.

Προειδοποίηση: Δεν θα μπορείτε να δείτε το αρχείο PDF εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης. Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε ή θα χάσετε την πρόσβαση στο αρχείο PDF.

Θα πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του αρχείου PDF όταν το ανοίξετε. Για παράδειγμα, εάν ανοίξετε το αρχείο PDF στον προεπιλεγμένο πρόγραμμα προβολής PDF του Microsoft Edge-Windows 10, θα σας ζητηθεί να καταχωρίσετε τον κωδικό πρόσβασης για να το δείτε. Αυτό λειτουργεί και σε άλλους αναγνώστες PDF.

Αυτή η λειτουργία μπορεί να βοηθήσει στην προστασία ιδιαίτερα ευαίσθητων εγγράφων, ειδικά όταν τα αποθηκεύετε σε μια μονάδα USB ή σε μια υπηρεσία online αποθήκευσης όπως το Microsoft OneDrive.

Η κρυπτογράφηση πλήρους δίσκου, όπως η κρυπτογράφηση συσκευών και το BitLocker σε υπολογιστή με Windows ή το FileVault σε Mac, είναι πιο ασφαλής και ανώδυνη για την προστασία όλων των εγγράφων στον υπολογιστή σας - ειδικά αν κλέψει τον υπολογιστή σας.