Πώς να βρείτε και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση στο Microsoft Word
Η δυνατότητα εύρεσης και αντικατάστασης του Microsoft Word δεν είναι μόνο για την αντικατάσταση κειμένου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση για να εντοπίσετε συγκεκριμένους τύπους μορφοποίησης σε όλο το έγγραφό σας και ακόμη και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση με κάτι άλλο.
Όταν είναι η εύρεση και αντικατάσταση της μορφοποίησης χρήσιμη?
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση για μορφοποίηση, αλλά πότε θα πρέπει να εξετάσετε τη χρήση των επιλογών Εύρεση και αντικατάσταση αντί να εφαρμόσετε αλλαγές χειροκίνητης μορφοποίησης ή χρησιμοποιώντας άλλες επιλογές, όπως το πρόγραμμα Format Painter?
Μερικές φορές, είναι λογικό να εφαρμόζετε χειροκίνητα τις αλλαγές μορφοποίησης. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα όλων των κειμένων ή να αφαιρέσετε όλες τις εμφανίσεις τολμηρών κειμένων στο έγγραφό σας, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας όλες (Ctrl + A) και εφαρμόζοντας την αλλαγή που θέλετε. Εάν πρέπει να ελέγξετε τι αλλάζει και τι δεν είναι ακριβέστερο, ίσως να είστε καλύτερο να περάσετε από το έγγραφό σας και να κάνετε αυτές τις αλλαγές με το χέρι.
Ωστόσο, υπάρχουν φορές που το Find and Replace (Εύρεση και αντικατάσταση) μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο εφαρμόζοντας αλλαγές μορφοποίησης γρηγορότερα και ευκολότερα από τη μη αυτόματη μορφοποίηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση για να αναζητήσετε και να αλλάξετε μορφοποίηση χαρακτήρων και παραγράφων.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα, όταν μπορεί να είναι χρήσιμα:
- Έχετε χρησιμοποιήσει ένα τύπο μορφοποίησης χαρακτήρων σε όλο το έγγραφό σας και θέλετε να το αλλάξετε σε άλλο τύπο μορφοποίησης. Για παράδειγμα, λέτε ότι χρησιμοποιούσατε πλάγια στοιχεία για έμφαση, και τώρα θέλετε να καταργήσετε τη μορφοποίηση.
- Έχετε μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε (ή να αλλάξετε) τη μορφοποίηση χαρακτήρων. Για παράδειγμα, λέτε ότι επαναλαμβάνετε τη φράση "Little Red Riding Hood" σε όλο το έγγραφό σας, και τώρα έχετε αποφασίσει ότι θέλετε αυτή η φράση να χρησιμοποιεί διαφορετική γραμματοσειρά και κόκκινο κείμενο.
- Έχετε χρησιμοποιήσει μια συγκεκριμένη μορφοποίηση των παραγράφων (ευθυγράμμιση, εσοχή, αποστάσεις κ.ο.κ.) και θέλετε να το αλλάξετε. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι ορίσατε συγκεκριμένες παραγράφους που πρέπει να ευθυγραμμιστούν προς τα αριστερά και να έχουν μια συγκεκριμένη εσοχή και τώρα θέλετε να αφαιρέσετε αυτή την εσοχή και το κέντρο να ευθυγραμμίσετε αυτές τις παραγράφους.
Τώρα ναι, με κάποια πρόβλεψη, θα μπορούσατε να ρυθμίσετε στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και στη συνέχεια να τις εφαρμόσετε αυστηρά σε όλο το έγγραφό σας. Κάτι τέτοιο θα έκανε την αλλαγή ορισμένων από αυτά τα πράγματα πιο εύχρηστα. Αλλά όταν η πρόβλεψη μετατραπεί σε εκ των υστέρων, η Εύρεση και Αντικατάσταση μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τη δουλειά.
Είστε έτοιμοι να το δείτε σε δράση?
Χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση για να αλλάξετε τη μορφοποίηση χαρακτήρων
Όταν πρόκειται να βρείτε και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναζήτηση για συγκεκριμένους τύπους μορφοποίησης ή μπορείτε να το κάνετε σε συνδυασμό με την αναζήτηση κειμένου (μπορείτε ακόμη να πάρετε φαντασία και να την συνδυάσετε με χαρακτήρες μπαλαντέρ για να βελτιώσετε περαιτέρω τις αναζητήσεις σας).
Αν θέλετε να εργαστείτε μόνο με τη μορφοποίηση χαρακτήρων
Αν θέλετε να αναζητήσετε μορφοποίηση χωρίς συνοδευτικό κείμενο, είναι εύκολο. Ας πάρουμε το παράδειγμα από νωρίτερα, όπου αποφασίσαμε ότι θέλουμε να αφαιρέσουμε τυχαία κείμενα. Ενεργοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με τίτλο Αρχική σελίδα> Αντικατάσταση ή πατήστε Ctrl + H.
Στην καρτέλα Αντικατάσταση, κάντε κλικ για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στο πλαίσιο "Εύρεση". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Μορφοποίηση" και επιλέξτε την επιλογή "Γραμματοσειρά".
Στο παράθυρο "Αναζήτηση γραμματοσειράς", κάντε κλικ στην επιλογή "Πλάγια γραμματοσειρά" (ή οποιαδήποτε μορφοποίηση θέλετε να αναζητήσετε) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Πίσω στο παράθυρο "Εύρεση και αντικατάσταση", μπορείτε να δείτε ότι η επιλογή μορφοποίησης παρατιθεται τώρα στο πλαίσιο "Εύρεση" για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τι ψάχνετε.
Τώρα τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με", με το κεφάλι πίσω Μορφοποίηση> Γραμματοσειρά και αυτή τη φορά επιλέξτε την επιλογή "Κανονική". Όταν τελειώσετε, θα δείτε ότι η μορφοποίηση εμφανίζεται στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με".
Παρατηρήστε πώς λέει "Δεν Bold" και "Not Italic". Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική για να αλλάξετε από ένα τύπο μορφοποίησης σε άλλο - απλώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μορφοποίηση.
Εν πάση περιπτώσει, είστε έτοιμοι να ψάξετε. Χτυπήστε το κουμπί "Εύρεση Επόμενου" για να εντοπίσετε το Word και να επισημάνετε την επόμενη εμφάνιση οποιουδήποτε ψάχνετε. Εδώ, βρήκε την επόμενη πλάγια λέξη. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση" για να πραγματοποιήσετε την αλλαγή. Πατήστε "Εύρεση Επόμενης" για να βρείτε το επόμενο περιστατικό και επαναλάβετε. Εάν αισθάνεστε τυχεροί, μπορείτε επίσης να πατήσετε το κουμπί "Αντικατάσταση όλων" ώστε το Word να προχωρήσει και να αντικαταστήσει ό, τι βρίσκει χωρίς να χρειάζεται να ελέγξετε το καθένα, αλλά σας συνιστούμε να αποθηκεύσετε ή να δημιουργήσετε αντίγραφο του εγγράφου σας πριν κάνετε αυτό.
Αν θέλετε να εργαστείτε με τη μορφοποίηση χαρακτήρων και το κείμενο
Αρκετά εύκολο, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να εργάζεστε ταυτόχρονα τόσο με τη μορφοποίηση όσο και με το κείμενο; Ας πάρουμε ένα μεγαλύτερο παράδειγμα.
Ας υποθέσουμε ότι μόλις ολοκληρώσατε την πληκτρολόγηση και τη μορφοποίηση μιας αναφοράς, και για το όνομα της εταιρείας, "Lorem Incorporated", εφαρμόσατε το έντονο, πλάγια και το μπλε χρώμα γραμματοσειράς για έμφαση. Το έγγραφό σας μοιάζει με αυτό:
Ο διαχειριστής σας σχολιάζει την αναφορά σας και σας ζητά να καταργήσετε το μπλε χρώμα, το έντονο και το πλάγια γράμματα. Επίσης, πρέπει να αλλάξετε "Lorem Incorporated" σε "Lorem Inc." Πρέπει να κάνετε τις αλλαγές γρήγορα και στη συνέχεια να στείλετε ηλεκτρονικά την αναθεωρημένη αναφορά στον διαχειριστή σας το συντομότερο δυνατό. Μπορείτε να κάνετε όλα αυτά εύκολα μέσω Find and Replace.
Ενεργοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με τίτλο Αρχική σελίδα> Αντικατάσταση ή πατήστε Ctrl + H.
Πληκτρολογήστε "Lorem Incorporated" στο πλαίσιο "Βρείτε Τι". Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" για να αναπτύξετε τις επιλογές Εύρεση και αντικατάσταση εάν δεν εμφανίζονται ήδη.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Μορφή" στο κάτω αριστερό μέρος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμματοσειρά".
Στο παράθυρο "Αναζήτηση γραμματοσειράς", κάντε κλικ στο στυλ γραμματοσειράς "Bold Italic". Στο αναπτυσσόμενο μενού "Χρώμα γραμματοσειράς", επιλέξτε το μπλε χρώμα (το οποίο εφαρμόζεται επί του παρόντος στο κείμενο). Κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε.
Παρατηρήστε ότι οι επιλογές μορφής που μόλις δημιουργήσατε εμφανίζονται κάτω από το πλαίσιο "Βρείτε Τι".
Στη συνέχεια πληκτρολογήστε "Lorem Inc." στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με". Κάντε κλικ ξανά στο κουμπί "Μορφοποίηση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμματοσειρά".
Επιλέξτε το στυλ γραμματοσειράς "Κανονικό" και στο αναπτυσσόμενο μενού "Χρώμα γραμματοσειράς", επιλέξτε "Αυτόματο" (το οποίο έχει προεπιλεγμένη τιμή σε μαύρο χρώμα). Κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε.
Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά "Εύρεση Επόμενου" και "Αντικατάσταση", με τη σειρά σας, για να προχωρήσετε σε κάθε εμφάνιση στο έγγραφό σας ή να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση όλων" για να αλλάξετε όλες τις εμφανίσεις ταυτόχρονα. Αν χρησιμοποιείτε "Αντικατάσταση όλων", συνιστούμε πρώτα να αποθηκεύσετε ή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου σας.
Χρησιμοποιώντας το στοιχείο Εύρεση και αντικατάσταση για να αλλάξετε τη μορφοποίηση των παραγράφων
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή Εύρεση και αντικατάσταση για να εργαστείτε με μορφοποίηση επιπέδου παραγράφων και λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η εργασία με μορφοποίηση επιπέδου χαρακτήρων. Μπορείτε ακόμη να το χρησιμοποιήσετε για να βρείτε και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση των χαρακτήρων και των παραγράφων ταυτόχρονα, αν θέλετε.
Αλλά ας πάρουμε ένα πιο απλό παράδειγμα για να δούμε πώς λειτουργεί. Ας πούμε ότι έχουμε αντιγράψει και επικολλήσει μερικές παραγράφους από ένα άλλο έγγραφο του Word που θα χρησιμοποιηθεί στο έγγραφό μας. Στο έγγραφό μας, χρησιμοποιούμε το κανονικό διάστημα μεταξύ των γραμμών, όπου δεν υπάρχει διαθέσιμος χώρος πριν τις παραγράφους και 8pt απόσταση μετά τις παραγράφους.
Για κάποιο λόγο, το έγγραφο από το οποίο τραβάμε τις παραγράφους είναι ρυθμισμένο να χρησιμοποιεί απόσταση 18pt και πριν και μετά τις παραγράφους. Τοποθετούμε το κείμενο με τη μορφοποίηση γιατί θέλουμε να διατηρήσουμε τη μορφοποίηση επιπέδου χαρακτήρων όπως το έντονο κείμενο.
Τα αποτελέσματα δεν φαίνονται μεγάλα, διότι η παράγραφος που αντιγράψαμε και επικολλήσαμε έχει πολύ περισσότερο χώρο πριν και μετά από ό, τι οι άλλες παραγράφους μας.
Τώρα, ένας τρόπος για να διορθώσετε αυτό θα ήταν να πατήσετε Ctrl + A για να επιλέξετε ολόκληρο το έγγραφο και στη συνέχεια να ορίσετε την απόσταση των γραμμών για όλες τις παραγράφους του εγγράφου στις προεπιλεγμένες τιμές τους. Αλλά, αν είχαμε κάποιες παραγράφους όπου είχαμε ρυθμίσει την απόσταση μεταξύ γραμμών και θέλαμε να το κρατήσουμε αυτό?
Το μαντέψατε - βρείτε και αντικαταστήστε στη διάσωση. Τραβήξτε ξανά από την Αρχική σελίδα> Αντικατάσταση ή πατώντας Ctrl + H.
Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο πλαίσιο "Εύρεση", ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού "Μορφοποίηση" και επιλέξτε την επιλογή "Παράγραφος".
Στο παράθυρο "Εύρεση στοιχείου", επιλέξτε τη μορφοποίηση για την οποία θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Στην περίπτωσή μας, ψάχνουμε για παραγράφους όπου η απόσταση πριν και μετά είναι 18pt. Όταν έχετε ρυθμίσει, κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ".
Τώρα θα δείτε τη μορφοποίηση που αναφέρεται στο πλαίσιο "Εύρεση Τιμής".
Τώρα τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με", ανοίξτε ξανά το αναπτυσσόμενο μενού "Μορφοποίηση" και κάντε κλικ στην επιλογή "Παράγραφος".
Αυτή τη φορά, ρυθμίστε τη μορφοποίηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως αντικατάσταση. Πηγαίνουμε με την προεπιλογή του Word χωρίς απόσταση πριν και 8pt μετά - όπως στο υπόλοιπο έγγραφο. Κάντε κλικ στο "OK" όταν το έχετε εγκαταστήσει.
Τώρα είστε έτοιμοι να κάνετε αναζήτηση. Χτυπήστε το κουμπί "Εύρεση Επόμενου" για να εντοπίσετε το Word και να επισημάνετε την επόμενη εμφάνιση οποιουδήποτε ψάχνετε. Εδώ, βρήκε την περίεργη παράγραφο μας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση" για να πραγματοποιήσετε την αλλαγή. Πατήστε "Εύρεση Επόμενης" για να βρείτε το επόμενο περιστατικό και επαναλάβετε. Μπορείτε επίσης να πατήσετε το κουμπί "Αντικατάσταση όλων" ώστε το Word να προχωρήσει και να αντικαταστήσει όλα όσα βρίσκει χωρίς να χρειάζεται να ελέγξετε καθένα από αυτά, αλλά συνιστούμε να αποθηκεύσετε ή να δημιουργήσετε αντίγραφο του εγγράφου σας πριν κάνετε κάτι τέτοιο.
Και μετά από την αντικατάστασή μας, έχουμε τώρα μια παράγραφο που απέχει ακριβώς όπως και οι υπόλοιποι.
Μπορείτε να πάρετε πολύ πιο εξελιγμένα με τις αναζητήσεις σας από τα απλά παραδείγματα που έχουμε δώσει εδώ. Μπορείτε να συνδυάσετε πολλαπλούς τύπους μορφοποίησης χαρακτήρων και παραγράφων σε μια ενιαία αναζήτηση. Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ και άλλους ειδικούς χαρακτήρες για να δημιουργήσετε περισσότερο δημιουργικό περιεχόμενο με το συγκεκριμένο κείμενο που βρίσκετε. Αλλά αυτό θα πρέπει να είναι αρκετό για να ξεκινήσετε!
