Τρόπος εξαγωγής και εισαγωγής κανόνων στο Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για οποιοδήποτε σημαντικό χρονικό διάστημα, πιθανόν να έχετε ορισμένους κανόνες που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε το παλιρροιακό σας κύμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν έχετε νέο υπολογιστή ή επανεγκαθιστάτε τα Windows, δεν χρειάζεται να τα ορίσετε ξανά - απλώς τα εξαγάγετε.

Ένας κανόνας στο Outlook είναι μια σειρά από βήματα που ρυθμίζετε να λαμβάνουν αυτόματα συγκεκριμένες ενέργειες στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την παραλαβή τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλετε αυτόματα μια ειδοποίηση όταν λαμβάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταφέρετε παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ή επισημάνετε ένα μήνυμα για παρακολούθηση σε συγκεκριμένο χρόνο.

Ευτυχώς, το Outlook έχει έναν τρόπο να υποστηρίξει αυτούς τους κανόνες. Αυτό είναι χρήσιμο εάν πρέπει να εγκαταστήσετε ξανά τα Windows, να ρυθμίσετε το Outlook σε έναν νέο υπολογιστή ή να μοιραστείτε τους κανόνες σας με άλλα άτομα.

Τρόπος εξαγωγής των κανόνων του Outlook

Για να ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργή η καρτέλα "Αρχική". Στην ενότητα "Μετακίνηση", κάντε κλικ στην επιλογή "Κανόνες" και επιλέξτε "Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων" από το αναπτυσσόμενο μενού.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στους κανόνες και τις ειδοποιήσεις κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων" στην οθόνη "Πληροφορίες λογαριασμού".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις". Στην καρτέλα "Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" στη γραμμή εργαλείων πάνω από τη λίστα των κανόνων που έχετε δημιουργήσει.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όλοι οι κανόνες που αναφέρονται εδώ θα υποστηρίζονται, όχι μόνο οι επιλεγμένοι κανόνες.

Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές", κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή κανόνων".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση εξωγενών κανόνων ως". Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας των κανόνων. Καταχωρίστε ένα όνομα για το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα αρχείου". Ο τύπος "Κανόνες οδηγού κανόνων (* .rwz)" επιλέγεται από προεπιλογή στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" και η επέκταση .rwz προστίθεται αυτόματα στο αρχείο. Αν μοιράζεστε τους κανόνες σας με άλλα άτομα χρησιμοποιώντας την ίδια έκδοση του Outlook όπως εσείς, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση". Αν μοιράζεστε το αρχείο κανόνων με κάποιον που χρησιμοποιεί μια παλαιότερη έκδοση του Outlook, θα χρειαστεί να επιλέξετε ένα διαφορετικό τύπο αρχείου κανόνων πριν αποθηκεύσετε το αρχείο, όπως περιγράφεται παρακάτω.

Εκτός από τη μορφή αρχείου κανόνων για την τρέχουσα έκδοση του Outlook, η αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" παρέχει τρεις πρόσθετες μορφές για το αρχείο κανόνων, για άτομα που εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το Outlook 2002, 2000 ή 98. Επιλέξτε ένα από τα τις απαραίτητες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να αποθηκεύσετε το αρχείο κανόνων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν μοιράζεστε τους κανόνες σας με πολλά άτομα που χρησιμοποιούν διαφορετικές παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, επιλέξτε την παλαιότερη έκδοση, επειδή τα παλαιότερα αρχεία κανόνων μπορούν πάντοτε να ανοίγουν σε νεότερες εκδόσεις του Outlook.

Αφού εξαγάγετε το αρχείο κανόνων, κάντε κλικ στο "OK" και στα παράθυρα διαλόγου "Επιλογές" και "Κανόνες και ειδοποιήσεις" για να επιστρέψετε στην κύρια οθόνη Αλληλογραφίας (ή στην οθόνη "Πληροφορίες λογαριασμού", ανάλογα με το πού ξεκινήσατε).

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου .rwz που προκύπτει σε οποιαδήποτε εξωτερική μονάδα δίσκου ή δικτύου ή να τα μοιραστείτε με άλλα άτομα.

Τρόπος εισαγωγής των κανόνων του Outlook

Τώρα, ας πούμε ότι έχετε ρυθμίσει τον νέο σας υπολογιστή, εγκαταστήσατε το Office, εισήγαγε το αρχείο δεδομένων του Outlook που υποστηρίξατε (κανόνες δεν αποθηκεύονται στα αρχεία δεδομένων του Outlook) από τον παλιό σας υπολογιστή και είστε έτοιμοι να ελέγξετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας εισαγάγουμε αυτούς τους κανόνες που δημιουργήσατε και δημιουργήσατε αντίγραφα ασφαλείας, έτσι ώστε το Outlook να μπορεί αυτόματα να λάβει μέτρα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο καθώς μπαίνει. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις" με έναν από τους δύο τρόπους που συζητήσαμε προηγουμένως. Σημειώστε ότι ο κατάλογος των κανόνων είναι κενός. Για να το διορθώσετε και να εισαγάγετε τους κανόνες σας, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές".

Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές", κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή κανόνων".

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Εισαγωγή κανόνων από". Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύσατε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας των κανόνων, επιλέξτε το αρχείο .rwz και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".

Θα παρατηρήσετε ότι η λίστα των κανόνων στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις", πίσω από το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές" που εξακολουθεί να ανοίγει, συμπληρώνεται με τους προσαρμοσμένους κανόνες σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές" για να το κλείσετε και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις".

Αν ελέγξατε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού εισαγάγετε τους κανόνες σας, μπορείτε να εκτελέσετε τους κανόνες σας τώρα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη λάβει. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή "Εκτέλεση κανόνων τώρα" στη γραμμή εργαλείων πάνω από τη λίστα κανόνων στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις".

Στο πλαίσιο διαλόγου "Εκτέλεση κανόνων τώρα", επιλέξτε τους κανόνες που θέλετε να εκτελέσετε και κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση τώρα". Μόλις εκτελεστούν οι κανόνες, κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις" για να το κλείσετε. Τώρα, οι κανόνες σας θα εκτελούνται αυτόματα, ελέγχοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε και πραγματοποιώντας τις ενέργειες που έχετε καθορίσει, όλες πίσω από τις σκηνές.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ορισμένοι κανόνες ενδέχεται να μην λειτουργούν σε άλλους υπολογιστές εάν υπάρχουν συγκεκριμένοι φάκελοι, άνθρωποι κ.λπ. που χρησιμοποιούνται στους κανόνες που δημιουργήθηκαν στον αρχικό υπολογιστή, αλλά δεν είναι διαθέσιμοι στους άλλους υπολογιστές.