Πώς να στείλετε email στον καθηγητή σας και να πάρετε μια γρήγορη απάντηση

Φωτογραφία από το uniinnsbruck

Οι καθηγητές είναι μερικοί από τους πιο πολυάσχολους ανθρώπους γύρω. Πρέπει να διδάσκουν, να κατέχουν ώρες γραφείου, να εργάζονται με μεταπτυχιακούς φοιτητές και συναδέλφους, να παρευρίσκονται σε συνέδρια και άλλες δημόσιες εκδηλώσεις και να διεξάγουν, δημοσιεύουν και παρουσιάζουν έρευνες. Αλλά ακόμα κι αν είναι σύντομα στην ώρα τους, υπάρχουν τρόποι επικοινωνίας μαζί τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και λάβετε μια έγκαιρη απάντηση, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να δουλεύετε με λιγότερες αποτυχίες.

Βάλτε ένα πρόσωπο στο όνομα

Είναι ιδανικό να συναντήσετε προσωπικά τον καθηγητή σας πριν αποστείλετε το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εισαγάγετε τον εαυτό σας κατά την πρώτη εβδομάδα του σχολείου. Αφήστε τον καθηγητή σας να γνωρίζει τα ενδιαφέροντά σας, τις ερωτήσεις σας ή κάτι άλλο μοναδικό για εσάς. Η εμφάνιση ότι φροντίζετε αρκετά ώστε να τα γνωρίσετε πιο προσωπικά τους ενθαρρύνει να ανταποκριθούν έγκαιρα όταν πρόκειται για τα αιτήματά σας. Η καλύτερη εντύπωση που αφήνετε, τόσο καλύτερα μπορούν να σας θυμούνται.

Όταν έρχεται χρόνος για την αποστολή του πρώτου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ερωτήσεις σχετικά με μια εργασία, ο καθηγητής σας θα είναι σε θέση να βάλει το πρόσωπό σας στο όνομά σας. Αυτό σας βοηθά να τοποθετήσετε το email σας στο πλαίσιο. Εάν έχουν ήδη επικοινωνήσει επιτυχώς μαζί σας στο παρελθόν, θα είναι πιο πρόθυμοι να επικοινωνήσουν ξανά χωρίς δισταγμό. Και ίσως ήδη θα εμπιστεύονται ότι είστε σοβαρός μαθητής.

Χρησιμοποιήστε μια λεπτομερή γραμμή θέματος

Η γραμμή θέματος είναι όλα όταν πρόκειται να πάρει μια έγκαιρη απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Πρώτα απ 'όλα, όταν οι άνθρωποι λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αποστολείς που δεν γνωρίζουν, κοιτάζουν στη γραμμή θέματος για ενδείξεις. Με βάση μόνο τη γραμμή θέματος, μπορούν να διαγράψουν μηνύματα που φαίνονται ανεπιθύμητα ή απλά ασήμαντα σε αυτά.

Τώρα, οι καθηγητές είναι υποχρεωμένοι να απαντούν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των σπουδαστών για θέματα διοικητικής και ταξικής. Αλλά η γραμμή θέματος εξακολουθεί να είναι σημαντική για να περάσετε γρήγορα στον καθηγητή σας. Πραγματοποιήστε μια γραμμή υποκειμένων έτσι ώστε όταν το δείτε, ο καθηγητής σας ανοίγει και το διαβάζει αμέσως - αντί να το καταθέσει για μεταγενέστερη ανάγνωση. (Ο επόμενος στόχος είναι να δημιουργήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τέτοιο τρόπο ώστε αμέσως μετά την ανάγνωση, ο καθηγητής σας να ανταποκριθεί αμέσως, αλλά θα πάμε σε αυτό σε μια επόμενη ενότητα.)

Έτσι, προτού στείλετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, περιορίστε το στο συγκεκριμένο σκοπό. Δηλώστε αυτόν τον σκοπό όσο πιο άμεσα μπορείτε στη γραμμή θέματος.

Αντί να χρησιμοποιήσετε το "Θα ήθελα να εγγραφείτε στην τάξη σας", δηλώστε συγκεκριμένα το όνομα της τάξης και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν να εγγραφείτε:

Όσο πιο συγκεκριμένα μπορείτε να είστε, τόσο πιο εύκολο μπορείτε να το κάνετε για τον καθηγητή σας. Ένας πολύ συγκεκριμένος τίτλος τους επιτρέπει να γνωρίζουν με μια ματιά τι αναμένεται από αυτούς.

Να είστε ευγενικοί και επίσημοι

Αφού χρησιμοποιήσετε μια καλή γραμμή θέματος, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το άνοιγμά σας δεν εμποδίζει τον καθηγητή σας να διαβάσει το πλήρες μήνυμα. Δεν θέλετε να πείτε "Hey" και συνεχίστε με το μήνυμά σας. Αυτό θέτει έναν αντιεπαγγελματικό τόνο που μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο στην αποτελεσματική επικοινωνία. Θέλετε να κάνετε λάθος από την πλευρά της ευγένειας.

Γράψτε το μήνυμά σας με ευγένεια και σεβασμό όσο μπορείτε, έστω κι αν αυτό σημαίνει ότι επιτρέπετε κάποια ανακρίβεια. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι παίρνετε μια τάξη κολέγιο στην κοινότητα κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού για να εκπληρώσετε τις γενικές απαιτήσεις. Ο εκπαιδευτής σας δεν είναι τεχνικά καθηγητής, αλλά μόλις άρχισε να διδάσκει μερικής απασχόλησης φέτος.

Εξακολουθείτε να θέλετε να τους απευθυνθείτε ως "Καθηγητής" επειδή είναι επίσημο, ευγενικό και δείχνει ότι είστε πρόθυμοι να δημιουργήσετε μια καλή επικοινωνία. Err από την πλευρά της ευγένειας μέχρι να διορθωθεί - όταν ο εκπαιδευτής σας επιμένει να τους αναφέρετε ως "Mr. Bob "ή" Joey. "

Ακολουθούν ορισμένοι άλλοι τρόποι για να διατηρήσετε το μήνυμα σας ευγενικό:

• Πάντα υπογράψτε με το όνομά σας - κατά προτίμηση πρώτο και τελευταίο αν υπάρχουν πολλοί μαθητές στην τάξη.
• Κλείστε με μια πρόταση ή φράση που δείχνει την εκτίμησή σας για την ανάγνωση του μηνύματός σας. Μπορεί να είναι μια πρόταση πριν υπογράψετε το όνομά σας, όπως: "Εκτιμώ ότι εξετάζετε αυτόν τον καθηγητή Ιωάννη." Ή μπορεί απλά να είναι ένα "Ευχαριστώ", ακολουθούμενο από το όνομά σας.
• Μείνετε στο θέμα. η μετάβαση σε εφαπτομενικές ενδείξεις δείχνει ότι δεν σέβεται πραγματικά τον χρόνο τους, καθώς πιθανόν να έχουν εκατοντάδες άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να φτάσουν.
• Μην υποθέτετε ότι θα κάνουν ό, τι ζητάτε. Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να κάνουν οι καθηγητές για τους σπουδαστές, όπως σας δίνουν την άδεια να εισέλθουν σε ένα μάθημα, αν ικανοποιήσετε τις προϋποθέσεις. Αλλά ακόμα και έτσι, μην υποθέσετε ότι θα κάνουν ό, τι ζητάτε. Δεν θέλετε να δείξετε έλλειψη σεβασμού ή να τους δώσετε λόγο να επανεξετάσετε πώς και εάν θέλουν να σας βοηθήσουν. Ζητήστε λοιπόν ευγενικά, αναφέροντας όσο το δυνατόν λιγότερες υποθέσεις.

Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα ονόματα και ετικέτες

Όπως καλύπτεται ήδη, χρησιμοποιήστε τις κατάλληλες ετικέτες μέσα στη συγκεκριμένη σειρά θεμάτων και ανατρέξτε στον ευγενή καθηγητή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τις ετικέτες, τους αριθμούς, τις ημερομηνίες και τις ώρες σωστές. Εάν δεν είστε ξεκάθαροι σχετικά με την ώρα των συναντήσεων ή αναφερθείτε τυχαία σε λάθος τεστ, ο καθηγητής σας θα χρειαστεί να περάσει επιπλέον χρόνο για να ελέγξει ξανά και ενδεχομένως να σας στείλει ξανά μήνυμα για σαφήνεια. Αυτό μετατρέπει μια δυνητικά γρήγορη απάντηση σε μια συνομιλία που εκτείνεται σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσέξτε στο σημείο

Όταν πηγαίνετε σε μια εφαπτομένη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αποκαλύπτετε περισσότερες (προσωπικές) πληροφορίες από ό, τι είναι απαραίτητο για το έργο στο χέρι, καταλήγει τελικά ο πολύτιμος χρόνος ανάγνωσης του καθηγητή σας - καθώς και ο χρόνος σας. Η προσκόλληση στο σημείο είναι ένας από τους πολλούς τρόπους να μειωθεί ο χρόνος που αφιερώνεται στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να μειωθεί η ανάγκη εγγραφής επιπλέον μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποσαφήνιση.

Αποσπάστε περιττές λέξεις και φράσεις, όπως: "Αναρωτιόμουν αν" ή "Πιστεύετε ότι θα μπορούσατε ενδεχομένως ..." Αντ 'αυτού, απλώς ρωτήστε την ερώτηση. Μπορεί να είναι εκφοβιστικό να είστε τόσο ειλικρινείς με τον καθηγητή σας, αλλά με την πρακτική δεν θα είναι η περίπτωση για πολύ. Επειδή θα μάθετε να κερδίζετε το θέμα με επαγγελματικό τρόπο και αυτό δημιουργεί εμπιστοσύνη.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός μηνύματος που διαρκεί περισσότερο για να διαβάσει και είναι πιο αποσπασματικό στην πιο μακρά μορφή του:

Όπως μπορείτε να δείτε, η συμπυκνωμένη φόρμα παίρνει το μήνυμα πιο αποτελεσματικά:

Κρατήστε το Σύντομο

Κρατώντας το σύντομο είναι παρόμοιο με την παραμονή στο σημείο. Στην ιδανική περίπτωση, δεν θέλετε περισσότερες από τρεις έως τέσσερις προτάσεις σε μια παράγραφο. Και δεν θέλετε να γεμίσετε ένα μήνυμα με πάρα πολλές παραγράφους. Εκτός αν, δηλαδή, μοιράζεστε ανατροφοδότηση ή μια προσωπική ιστορία που θα βοηθήσει τον καθηγητή σας να σας γνωρίσει και να καταλάβει καλύτερα πώς μπορούν να σας βοηθήσουν.

Κάντε άμεση αίτηση

Ακόμα κι αν έχετε μια μεγάλη γραμμή θέματος, θα πρέπει να συνεχίσετε το μήνυμα στο ίδιο το μήνυμα. Το κάνετε αυτό κάνοντας το αίτημά σας άμεσα. Μπορεί να είναι πιο σαφής εάν φωνάζετε την ερώτηση ως ερώτηση. Ή αν χρησιμοποιείτε το ανοιχτήρι "Παρακαλώ ... [ζητήστε εδώ]" Λάβετε υπόψη ότι εάν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον καθηγητή σας για να λάβετε τη γνώμη του για ένα θέμα, αυτό είναι ακόμα ένα αίτημα επειδή ζητάτε να αφιερωθεί ο χρόνος για να μοιραστείτε τι ξέρουν.

Κάντε το αίτημά σας τόσο ξεκάθαρο ώστε ο καθηγητής σας δεν θα έχει ερωτήσεις σχετικά με το τι ζητάτε από αυτούς. Εάν μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτό το σημαντικό βήμα, μπορείτε να βοηθήσετε τον καθηγητή σας να αναλάβει δράση αμέσως μετά την ανάγνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Και όχι μόνο θα πάρετε μια γρήγορη απάντηση από αυτούς, αλλά θα πάρετε, επίσης, σε εκείνη την περιμένετε απαριθμούνται τάξη πολύ νωρίτερα.

Ακολουθω

Ακόμα και αν εφαρμόσετε με επιτυχία τις παραπάνω αρχές στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του καθηγητή σας και δεν λάβετε έγκαιρη απάντηση, θα μπορούσε να είναι ότι ο καθηγητής σας δεν έχει ακόμη φτάσει στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ή δεν είναι διαθέσιμος για κάποιο χρονικό διάστημα. Μην ανησυχείτε για τους λόγους, απλά ακολουθήστε ευγενικά αν δεν έχετε ακούσει πίσω από αυτές σε περισσότερες από δύο ημέρες. Οι διαφορετικές πανεπιστημιουπόλεις έχουν διαφορετικές πολιτικές ή πολιτισμούς (ακόμη και αν είναι άγραφοι) για αυτό που θεωρείται έγκαιρη απάντηση, οπότε μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ίδρυμα ή το περιβάλλον σας.

Εφαρμόστε τις αρχές του δείγματος που αναφέρονται παραπάνω στο e-mail παρακολούθησης. Εάν για κάποιον λόγο δεν έχετε ακόμα περάσει, ένα άλλο μήνυμα παρακολούθησης ενδέχεται να είναι κατάλληλο μετά από άλλες τρεις έως τέσσερις ημέρες (και πάλι, ανάλογα με την κατάσταση). Ή μπορεί να είναι καιρός να μιλήσετε προσωπικά με τον καθηγητή σας. Αν συμβαίνει αυτό, φροντίστε να μάθετε από αυτούς πώς να επικοινωνούν καλύτερα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η αποτελεσματική επικοινωνία με τον καθηγητή σας, ανάλογα με τις ανάγκες σας, βελτιώνει σημαντικά τις πιθανότητες επιτυχίας σε μια συγκεκριμένη τάξη. Κρατήστε αυτή την επικοινωνία έγκαιρη, ομαλή και παραγωγική, ώστε να μπορείτε να παραμείνετε επικεντρωμένοι στην εργασία σας.