Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά τα έγγραφα PDF χωρίς να τα εκτυπώσετε και να τα σαρώσετε

Έχετε στείλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα έγγραφο και πρέπει να το υπογράψετε και να το στείλετε ξανά. Μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο, να το υπογράψετε και στη συνέχεια να το σαρώσετε ξανά και να το στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά υπάρχει ένας καλύτερος, γρηγορότερος τρόπος.

Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα την υπογραφή σας σε οποιοδήποτε έγγραφο PDF, αποθηκεύοντάς το ως τυπικό αρχείο PDF που μπορεί να διαβαστεί οπουδήποτε. Μπορείτε να το κάνετε σε Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, όποια και αν είναι η πλατφόρμα που προτιμάτε.

Ηλεκτρονικές υπογραφές, μη ψηφιακές υπογραφές

1. Windows: Ανοίξτε το PDF στο Adobe Reader και κάντε κλικ στο κουμπί "Συμπληρώστε & Sign" στο δεξί παράθυρο.
2. Μακ: Ανοίξτε το PDF σε προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλειοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή
3. iPhone και iPad: Ανοίξτε το συνημμένο PDF σε αλληλογραφία και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Μαρκάρισμα και απάντηση" για να υπογράψετε.
4. iPhone και Android: Κατεβάστε το Adobe Fill & Sign, ανοίξτε το PDF και πατήστε το κουμπί Signature.
5. Χρώμιο: Εγκαταστήστε την επέκταση HelloSign, μεταφορτώστε το PDF και κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή.

Πρώτον, ας εξισορροπήσουμε κάποια ορολογία. Αυτό το άρθρο ασχολείται με ηλεκτρονικός υπογραφές, όχι ψηφιακό υπογραφές, που είναι κάτι άλλο εξ ολοκλήρου. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι κρυπτογραφικά ασφαλής και επιβεβαιώνει ότι κάποιος με ιδιωτικό κλειδί υπογραφής (με άλλα λόγια εσείς) έχει δει το έγγραφο και έχει εξουσιοδοτήσει. Είναι πολύ ασφαλές, αλλά και περίπλοκο.

Μια ηλεκτρονική υπογραφή, από την άλλη πλευρά, είναι απλώς μια εικόνα της υπογραφής σας που επικαλύπτεται πάνω από ένα έγγραφο PDF. Μπορείτε να το κάνετε με κάθε είδους εφαρμογές και αυτό είναι που οι περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται όταν σας στείλουν ένα έγγραφο για να υπογράψουν. Στείλτε τους ένα αρχείο PDF με ψηφιακή υπογραφή και δεν θα ξέρουν τι να κάνουν από αυτό. Για πολλές επιχειρήσεις, η απλή αποδοχή των υπογεγραμμένων εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να σας αναγκάσει να τα στείλετε με φαξ είναι ένα τεράστιο τεχνολογικό άλμα.

Σίγουρα, οι παρακάτω μέθοδοι δεν είναι απολύτως ασφαλείς - αλλά ούτε εκτυπώνουν κάτι, γράφοντας πάνω τους με ένα στυλό και στη συνέχεια σαρώνουν ξανά. Τουλάχιστον αυτό είναι ταχύτερο!

Windows: Χρησιμοποιήστε το Adobe Reader

Ενώ το Adobe Reader δεν είναι το πιο ελαφρύ πρόγραμμα προβολής PDF, είναι ένα από τα πιο χαρακτηριστικά, και έχει στην πραγματικότητα εξαιρετική υποστήριξη για την υπογραφή εγγράφων PDF. Άλλες συσκευές ανάγνωσης PDF τρίτων μπορούν να προσφέρουν αυτήν τη δυνατότητα, αλλά γενικά απαιτούν να αγοράσετε μια πληρωμένη έκδοση πριν χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες υπογραφής τους.

Για να υπογράψετε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας το Adobe Reader, ανοίξτε πρώτα το έγγραφο PDF στην εφαρμογή DC του Adobe Acrobat Reader. Κάντε κλικ στο κουμπί "Συμπληρώστε & Sign" στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Sign" στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε "Add Signature" για να προσθέσετε την υπογραφή σας στο Adobe Acrobat Reader DC.

Αν χρειάζεται να προσθέσετε άλλες πληροφορίες στο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα άλλα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων για να το κάνετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε κείμενο ή να προσθέσετε σημάδια ελέγχου για να συμπληρώσετε φόρμες χρησιμοποιώντας κουμπιά στη γραμμή εργαλείων Συμπλήρωση και υπογραφή.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή με έναν από τους τρεις τρόπους. Από προεπιλογή, το Adobe Reader επιλέγει "Πληκτρολογήστε" ώστε να μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομά σας και να το μετατρέψετε σε υπογραφή. Αυτό δεν θα μοιάζει με την πραγματική υπογραφή σας, οπότε πιθανότατα δεν είναι ιδανικό.

Αντ 'αυτού, ίσως θέλετε να επιλέξετε "Σχεδίαση" και στη συνέχεια να σχεδιάσετε την υπογραφή σας χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή μια οθόνη αφής. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Εικόνα" εάν θέλετε να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί, να το σαρώσετε με σαρωτή και στη συνέχεια να προσθέσετε τη γραπτή υπογραφή σας στο Adobe Reader. (Ναι, αυτό απαιτεί σάρωση, αλλά πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά, μετά από την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπογραφή σε όλα τα έγγραφα που υπογράφετε ηλεκτρονικά στο μέλλον.)

Αφού δημιουργήσετε μια υπογραφή, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή" για να την εφαρμόσετε στο έγγραφο. Αφήστε την επιλογή "Αποθήκευση υπογραφής" επιλεγμένη και μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα αυτήν την υπογραφή στο μέλλον.

Τοποθετήστε την υπογραφή σας όπου θέλετε με το ποντίκι και κάντε κλικ για να την εφαρμόσετε. Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας, θα βρείτε εύκολα στο μενού "Sign" στο μέλλον.

Για να αποθηκεύσετε το υπογεγραμμένο έγγραφο PDF, κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση και επιλέξτε μια θέση για το αρχείο.

Mac: Χρήση προεπισκόπησης

Οι χρήστες Mac είναι πιο τυχεροί από τους χρήστες των Windows. Η εφαρμογή Προεπισκόπηση που περιλαμβάνεται στο macOS έχει ενσωματωμένες δυνατότητες υπογραφής εγγράφων. Χάρη στα εξαιρετικά trackpads που είναι ενσωματωμένα στα MacBooks, μπορείτε πραγματικά να σχεδιάσετε την υπογραφή σας στο trackpad με ένα από τα δάχτυλά σας για να το εισαγάγετε στο Preview. Σε ένα νέο MacBook με trackpad "Force Touch", αυτό είναι ακόμα και ευαίσθητο στην πίεση, επιτρέποντας ακόμα πιο ακριβείς υπογραφές.

Μπορείτε επίσης να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί και να "το σαρώσετε" με την κάμερά σας, εάν προτιμάτε να δημιουργείτε την υπογραφή σας με τον παλιομοδίτικο τρόπο (ή εάν έχετε ένα iMac χωρίς trackpad).

Για να υπογράψετε ένα έγγραφο, ανοίξτε ένα έγγραφο PDF στην προεπισκόπηση (αυτή θα πρέπει να είναι η προεπιλεγμένη εφαρμογή που ανοίγει όταν κάνετε διπλό κλικ σε ένα αρχείο PDF, εκτός αν το έχετε αλλάξει). Κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση γραμμής εργαλείων σήμανσης" σε σχήμα εργαλείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Υπογραφή" στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται.

Θα σας ζητηθεί είτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή σύροντας το δάχτυλό σας πάνω από το trackpad είτε υπογράφοντας ένα κομμάτι χαρτί και σαρώντας το με την κάμερα. Αποτυπώστε την υπογραφή σας μία φορά και η προεπισκόπηση θα το θυμάται για το μέλλον.

Μόλις καταγράψετε μια υπογραφή, μπορείτε να την επιλέξετε από το μενού που εμφανίζεται αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Εγγραφή". Η υπογραφή σας εφαρμόζεται ως εικόνα που μπορεί να σύρεται γύρω από το μέγεθος και να αλλάζει μέγεθος για να ταιριάζει στο έγγραφο.

Οι άλλες επιλογές στη γραμμή εργαλείων σας επιτρέπουν να πληκτρολογείτε κείμενο και να σχεδιάζετε σχήματα στο έγγραφο, επιτρέποντάς σας να συμπληρώσετε έντυπα, εάν είναι απαραίτητο.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το PDF, εφαρμόζοντας την υπογραφή σας στο αρχείο. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Αρχείο> Διπλότυπο για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του PDF και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας σε ένα νέο αντίγραφο του αρχείου χωρίς να τροποποιήσετε το πρωτότυπο.

Αν δεν σας αρέσει η προεπισκόπηση για οποιοδήποτε λόγο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Adobe Reader DC σε Mac. Θα λειτουργήσει ακριβώς όπως την υπογραφή ενός εγγράφου στα Windows, γι 'αυτό δείτε τις οδηγίες στην ενότητα Windows για πληροφορίες σχετικά με αυτό.

iPhone και iPad: Χρησιμοποιήστε το ταχυδρομείο ή το Adobe Fill & Sign

Σε ένα iPhone ή iPad, μπορείτε να υπογράψετε έγγραφα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σήμανσης στην εφαρμογή Mail iOS. Αν έχετε Mac και χρησιμοποιείτε την Προεπισκόπιση για να υπογράψετε έγγραφα, η υπογραφή σας θα συγχρονιστεί πραγματικά από το Mac σας με το iPhone ή το iPad σας, ώστε να μην χρειάζεται να το δημιουργήσετε για δεύτερη φορά.

Αυτή η λειτουργία είναι βολική, αλλά λειτουργεί μόνο εάν θέλετε να υπογράψετε έγγραφα στην εφαρμογή Mail. Για παράδειγμα, ενδέχεται να σας στείλει μήνυμα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ένα έγγραφο PDF και ίσως χρειαστεί να το υπογράψετε και να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως πίσω.

Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο αρχείο PDF, να πατήσετε το συνημμένο PDF και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Σήμανση και Απάντηση" σε σχήμα εργαλείου στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης κατά την προβολή του PDF.

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή πατώντας το κουμπί υπογραφής στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε κείμενο και να σχεδιάσετε το έγγραφο, αν θέλετε.

Όταν πατήσετε "Τέλος", η εφαρμογή "Αλληλογραφία" θα δημιουργήσει αυτόματα μια απάντηση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το επισυναπτόμενο έγγραφο που υπογράφηκε. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια να στείλετε το υπογεγραμμένο έγγραφο.

Ενώ αυτό είναι βολικό, λειτουργεί μόνο στην εφαρμογή Mail, επομένως είναι πολύ περιορισμένη. Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό από οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή, θα χρειαστείτε μια εφαρμογή υπογραφής τρίτου μέρους.

Υπάρχουν αρκετές επιλογές εδώ, αλλά μας αρέσει η εφαρμογή Adobe Adobe Fill & Sign, η οποία σας επιτρέπει να υπογράφετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων δωρεάν. Μπορεί ακόμη και να τραβήξει φωτογραφίες από χαρτί έγγραφα με τη φωτογραφική μηχανή σας, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ψηφιακά αντίγραφα των εντύπων χαρτιού. Μπορείτε να υπογράψετε ένα έγγραφο γράφοντας στην οθόνη αφής με ένα δάχτυλο ή γραφίδα και σας επιτρέπουν επίσης να πληκτρολογείτε κείμενο σε έγγραφα PDF για να τα γεμίσετε.

Για να αποκτήσετε ένα έγγραφο PDF από άλλη εφαρμογή στο Adobe Fill & Sign, βρείτε το αρχείο PDF σε άλλη εφαρμογή, πατήστε το κουμπί "Κοινή χρήση" και επιλέξτε την εφαρμογή "Συμπληρώστε & σημάδεψτε Adobe". Στη συνέχεια, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί υπογραφής για να υπογράψετε εύκολα το έγγραφο. Όταν τελειώσετε, πατήστε το κουμπί "Κοινή χρήση" μέσα στο Adobe Fill & Sign για να στείλετε το υπογεγραμμένο έγγραφο σε άλλη εφαρμογή.

Εάν είστε μια επιχείρηση που αναζητά ένα πιο πλήρες εργαλείο, ή αν απλά δεν σας αρέσει το Adobe Sign & Fill, μας αρέσει ιδιαίτερα το SignNow. Λειτουργεί πολύ καλά και σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα με το δάχτυλό σας. Μπορείτε να υπογράψετε μέχρι πέντε έγγραφα ένα μήνα δωρεάν, αλλά μετά από αυτό απαιτεί μια μηνιαία συνδρομή. Είναι όμως μια καλή εναλλακτική λύση.

Android: Χρησιμοποιήστε το Adobe Fill & Sign

Το Android δεν συνοδεύεται από μια ενσωματωμένη εφαρμογή που μπορεί να το κάνει αυτό. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή τρίτου μέρους. Ακριβώς όπως στο iPhone και το iPad, μας αρέσει το Adobe Fill & Sign, το οποίο σας επιτρέπει να υπογράφετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων το μήνα δωρεάν. Μπορεί επίσης να καταγράψει εικόνες εγγράφων σε χαρτί με τη φωτογραφική μηχανή, ώστε να μπορείτε να τις υπογράφετε ηλεκτρονικά.

Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής, μπορείτε να ανοίξετε έγγραφα PDF στην εφαρμογή και να πατήσετε το κουμπί υπογραφής για να τα υπογράψετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε το υπογεγραμμένο έγγραφο με μια άλλη εφαρμογή πατώντας το κουμπί "Κοινή χρήση".

Ακριβώς όπως και στο iOS, συνιστούμε επίσης το SignNow αν θέλετε κάτι λίγο πιο γεμάτο από χαρακτηριστικά και είστε πρόθυμοι να πληρώσετε (δεδομένου ότι προσφέρει μόνο έως και πέντε υπογραφές το μήνα δωρεάν).

Chromebook: Χρησιμοποιήστε το HelloSign

Σε ένα Chromebook, θα βρείτε μια ποικιλία υπηρεσιών υπογραφής ιστού που λειτουργούν για εσάς. Μας αρέσει το HelloSign, το οποίο προσφέρει μια καλή διαδικτυακή διασύνδεση καθώς και μια εφαρμογή Chrome που ενσωματώνεται στο Google Drive. Σας επιτρέπει να υπογράφετε μέχρι τρία έγγραφα το μήνα δωρεάν.

Η βασική διεπαφή ιστού του HelloSign σας επιτρέπει να ανεβάσετε εύκολα έγγραφα PDF και να τα υπογράψετε, σχεδιάζοντας την υπογραφή σας ή ανεβάζοντας μια εικόνα. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά το υπογεγραμμένο έγγραφο απευθείας σε κάποιον ή να κατεβάσετε το έγγραφο και να κάνετε ό, τι θέλετε με αυτό.

Εάν δεν σας αρέσει το HelloSign, το DocuSign λειτουργεί καλά και σε ένα Chromebook, προσφέροντας μια εφαρμογή που ενσωματώνεται στο Google Drive για την υπογραφή και μια επέκταση προγράμματος περιήγησης που σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα από το Gmail. Αλλά το DocuSign δεν προσφέρει δωρεάν υπογραφές. Το SignNow προσφέρει επίσης μια εφαρμογή Chrome για το Google Drive και μια επέκταση για το Gmail, αλλά η εφαρμογή και η επέκταση δεν έχουν επίσης αξιολογηθεί.

Linux: Είναι περίπλοκο

Αυτό είναι λίγο πιο δύσκολο για το Linux, καθώς η επίσημη έκδοση του Adobe Reader για Linux σταμάτησε. Ακόμη και οι παλιές εκδόσεις που είναι διαθέσιμες για το Linux δεν έχουν αυτή τη λειτουργικότητα ούτε οι δημοφιλείς ενσωματωμένοι χρήστες PDF όπως το Evince και το Okular.

Ίσως θελήσετε να δοκιμάσετε ένα εργαλείο που βασίζεται στον ιστό, όπως το HelloSign, το οποίο συζητήθηκε στην ενότητα Chromebook παραπάνω, για την ευκολότερη εμπειρία.

Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές, το Xournal είναι ίσως το πιο βολικό εργαλείο για την υπογραφή PDF σε Linux. Μπορεί να σχολιάσει τα PDF, προσθέτοντας εικόνες σε αυτά. Πρώτον, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια εικόνα της υπογραφής σας - να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί, να το σαρώσετε στο σύστημα Linux και να το καθαρίσετε. Θα μπορούσατε να αποτυπώσετε μόνο μια φωτογραφία της με την κάμερα webcam ή την κάμερα του smartphone σας. Μπορεί να θέλετε να το τροποποιήσετε στο GIMP έτσι ώστε να έχει ένα διαφανές φόντο ή απλά να βεβαιωθείτε ότι υπογράφετε ένα λευκό κομμάτι χαρτί και ότι το φόντο είναι εντελώς λευκό.

Εγκαταστήστε το Xournal από το εργαλείο εγκατάστασης λογισμικού της διανομής του Linux, ανοίξτε το PDF και κάντε κλικ στην επιλογή μενού Εργαλεία> Εικόνα. Αυτό θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε την εικόνα της υπογραφής σας και μπορείτε να επανατοποθετήσετε και να την αλλάξετε μεγέθους όπως είναι απαραίτητο, ώστε να χωράει στο πεδίο υπογραφής.

Έχοντας πραγματικά να σαρώσετε και να δημιουργήσετε ένα αρχείο εικόνας είναι λίγο ενοχλητικό, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να υπογράψετε γρήγορα τα έγγραφα στο μέλλον, αφού έχετε πάρει μια καλή εικόνα της υπογραφής σας.

Image Credit: Tim Pierce στο Flickr