Τρόπος δημιουργίας και διαχείρισης επαφών στο Outlook 2013

Το Outlook δεν έχει μεγάλη χρησιμότητα αν δεν έχετε επαφές. Σίγουρα, μπορείτε να εισάγετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς πηγαίνετε, αλλά αυτό είναι χρονοβόρο και επιρρεπές σε σφάλματα. Είναι καλύτερα να έχετε τις επαφές σας ήδη στο Outlook, ώστε να μπορείτε να αποκόψετε ένα γρήγορο μήνυμα με μερικά μόνο κλικ.

Σε ένα πρόσφατο άρθρο, συζητήσαμε πώς να ξεκινήσετε τη χρήση του Outlook και σήμερα θέλουμε να το επεκτείνουμε ώστε να συμπεριλάβουμε τη συνεργασία με τις επαφές. Οι επαφές σας θα αποτελέσουν το κέντρο της εμπειρίας του Outlook, εκείνων με τους οποίους αντιστοιχίζετε και πώς χρησιμοποιείτε την εφαρμογή.

Όπως μπορείτε να περιμένετε, μπορείτε να κάνετε πολλή διαχείριση επαφών με το Outlook, και έχοντας ένα βιβλίο διευθύνσεων που έχει συσταθεί πριν αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε, έχει πολλή λογική.

Δημιουργία βιβλίου διευθύνσεων

Για να αρχίσετε να διαχειρίζεστε τις επαφές σας, το πρώτο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να ανοίξετε τη λειτουργία "Άνθρωποι", ώστε να μπορείτε να κατεβείτε στη δουλειά. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να προσθέσετε επαφές στο βιβλίο διευθύνσεών σας. Στην αρχή, είναι πιθανό να εισαγάγετε το βιβλίο διευθύνσεών σας από άλλη πηγή, όπως το webmail ή άλλο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σημειώστε ότι για κάθε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε, θα έχετε ένα βιβλίο διευθύνσεων. Σε αυτή τη συγκεκριμένη κατάσταση, έχουμε ένα τοπικό βιβλίο διευθύνσεων για το τοπικό αρχείο δεδομένων του Outlook και έχουμε ένα άλλο που σχετίζεται με το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας.

Σε κάθε περίπτωση, ας καλύψουμε τα βασικά στοιχεία, έτσι ώστε αν δεν έχετε ένα βιβλίο διευθύνσεων για εισαγωγή, μπορείτε να ξεκινήσετε την προσθήκη επαφών με μη αυτόματο τρόπο. Στο παρακάτω στιγμιότυπο βλέπουμε ένα τμήμα του νέου μας βιβλίου διευθύνσεων, το οποίο είναι εντελώς άδειο, για τώρα.

Για να ξεκινήσετε, απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα επαφή" και θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο επαφής. Το πρώτο πράγμα που μπορεί να σας βγάλει έξω είναι ακριβώς πόσο απασχολημένος φαίνεται αλλά δεν φοβάσαι, αν κοιτάξεις τα πολλά χαρακτηριστικά της Κορδέλας, θα δεις ότι είναι ένα αρκετά τυποποιημένο,.

Ας σπάσουμε το κυνηγητό τότε και κάνουμε μια επαφή για το How-To Geek συμπληρώνοντας τις κατάλληλες τιμές. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια εικόνα, η οποία είναι περιττή, αλλά εξακολουθεί να είναι μια ωραία πινελιά στο απλό, βαρετό βιβλίο διευθύνσεων.

Αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή της επαφής ή των επαφών σας, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση & Κλείσιμο" ή να κάνετε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση & Νέα" για να δημιουργήσετε μια άλλη επαφή. Ας το κάνουμε. Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε μια ολόκληρη νέα επαφή ή μια νέα επαφή για την ίδια εταιρεία.

Σε αυτήν την περίπτωση, θα επιλέξουμε το τελευταίο για να εξοικονομήσουμε χρόνο στην πληκτρολόγηση, μετά από το οποίο θα κάνουμε κλικ στο "Αποθήκευση & Κλείσιμο" για να αποκαλύψουμε τις νέες καταχωρίσεις του βιβλίου διευθύνσεών μας.

Δεν είναι κακό, έχουμε ήδη δύο επαφές που μπορούμε να στείλουμε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά, ο άνθρωπος, είναι αυτό χρονοβόρα. Θα ήταν πολύ ευκολότερο εάν μπορούσαμε να μεταφέρουμε πληροφορίες επικοινωνίας από άλλη πηγή στο Outlook.

Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλο, οι επαφές σας πιθανότατα υπάρχουν και θα πρέπει να εισαχθούν στο Outlook. Εάν θέλετε να εισαγάγετε κάθε μία επαφή μία προς μία, τότε σίγουρα είστε ευπρόσδεκτοι να το κάνετε αυτό, αλλά συνιστούμε να εισαγάγετε τον κύριο κατάλογο επαφών σας, είτε προέρχεται από το Thunderbird είτε από το Gmail ή από άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εισαγωγή και εξαγωγή αρχείων επαφών

Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε το Gmail ή το Yahoo Mail! Ή έχετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το 1997 που έχετε κρατήσει και διατηρήσετε προσεκτικά, τις επαφές και όλα, αναπόφευκτα μπορεί να χρειαστεί να τοποθετήσετε επαφές στις επαφές του Outlook μαζικά.

Για να γίνει αυτό, μπορείτε να εξάγετε επαφές από άλλη πηγή και, στη συνέχεια, να τις εισαγάγετε στο Outlook. Κανονικά αυτό επιτυγχάνεται εύκολα με απλή πρόσβαση στις ρυθμίσεις ή τις επιλογές από το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον πελάτη σας και στη συνέχεια επιλέγοντας την επιλογή επαφών εξαγωγής.

Κανονικά, τότε το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να τα εισαγάγετε στο Outlook. Αυτή είναι μια αρκετά απλή διαδικασία και θα είναι παρόμοια στις περισσότερες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σας συνιστούμε να διαβάσετε το άρθρο μας, το οποίο εξηγεί τον τρόπο εξαγωγής και εισαγωγής επαφών στο Outlook και αντίστροφα.

vCard; Τι είναι μια κάρτα vCard?

Μπορεί να έχετε ακούσει vCards (Virtual Card File ή .VCF), ίσως έχετε λάβει ακόμη και ένα ή να χρησιμοποιήσετε ένα. vCards, είναι μια τυποποιημένη μορφή ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας που μπορείτε να ανταλλάξετε με άλλους, όπως μέσω μιας υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενός συνημμένου.

Ανεξάρτητα από αυτό, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χειριστείτε vCards στο Outlook. Το πιο πιθανό σενάριο είναι όπου μπορεί να χρειαστεί να εισάγετε μια επαφή από ή να εξαγάγετε σε μια vCard. Πώς-To Geek έχει μια πλήρη περιγραφή αυτής της διαδικασίας, η οποία θα σας φέρει γρήγορα στην ταχύτητα σε αυτό.

Μερικές φορές, μπορεί να έχετε πολλά vCards αποθηκευμένα σε ένα αρχείο vCard. Αν προσπαθήσετε να μετατρέψετε αυτό το αρχείο, θα εισαχθεί μόνο η πρώτη vCard στο αρχείο. Για να ξεπεραστεί αυτός ο περιορισμός, πρέπει πρώτα να μετατρέψετε σε ένα αρχείο .CSV και, στη συνέχεια, να το εισαγάγετε στο Outlook. Σας συνιστούμε να διαβάσετε αυτό το άρθρο για μια πλήρη περιγραφή αυτής της διαδικασίας.

Τέλος, μπορείτε να εξαγάγετε όλες τις επαφές σας σε μεμονωμένες vCards ή σε μία μόνο κύρια vCard, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη παράγραφο. Για άλλη μια φορά, έχουμε ένα πολύ μικρό φροντιστήριο σχετικά με το πώς να το κάνουμε αυτό, έτσι με αυτό θα πρέπει να είναι μέχρι την ταχύτητα για το πώς να σας vCards μέσα και έξω από το Outlook με σχετική ευκολία.

Δημιουργία και διαχείριση ομάδων επαφών

Ας συζητήσουμε τώρα τις ομάδες από τη στιγμή που θα μπορούσαμε γρήγορα να σβήσουμε ένα μήνυμα σε μια επιλεγμένη ομάδα ψυχών, βεβαιώνει ότι δεν ξεχνάτε να συμπεριλάβετε κανέναν και σας εξοικονομεί από την πληκτρολόγηση κάθε ονόματος στο πεδίο Προς:.

Για να ορίσετε μια ομάδα επαφών, κάντε κλικ στην "Νέα ομάδα επαφών" στην Κορδέλα.

Μόλις ανοίξετε, θα πρέπει πρώτα να αποφασίσετε τι θέλετε να καλέσετε την ομάδα σας (εδώ ονομάζουμε δικά μας "CES 2015") και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Προσθήκη μελών" και επιλέξτε "Από τις επαφές του Outlook". πετάξτε ή επιλέξτε άλλο βιβλίο διευθύνσεων, όπως εάν θέλετε να συμπεριλάβετε άτομα από τον κατάλογο της εταιρείας σας.

Από τη λίστα, επιλέγουμε τα μέλη της ομάδας μας. Θυμηθείτε, μπορείτε να επιλέξετε τα μέλη κρατώντας "CTRL" και αριστερό κλικ σε κάθε μέλος. Ανεξάρτητα από κάθε φορά που θέλετε να προσθέσετε νέα μέλη, επιλέγετε το όνομα ή τα ονόματα και κάντε κλικ στο κουμπί "Μέλη ->", το οποίο θα τα προσθέσει στην ομάδα.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Θα επιστρέψετε στην οθόνη διαχείρισης ομάδας, όπου μπορείτε να ελέγξετε τα μέλη της νέας ομάδας σας και να κάνετε άλλες αλλαγές. Για παράδειγμα, μπορείτε να προωθήσετε την ομάδα ως επαφή Vcard ή Outlook, να προσθέσετε σημειώσεις για την ομάδα, να στείλετε email σε ολόκληρη την ομάδα ή να δημιουργήσετε μια συνάντηση μόνο με τα μέλη της ομάδας.

Στην περίπτωσή μας, θα κάνουμε απλώς κλικ στο "Αποθήκευση & Κλείσιμο" για να δημιουργήσετε επίσημα την ομάδα και να επιστρέψετε στο κύριο παράθυρο του Outlook. Βλέπουμε τώρα τη νέα μας ομάδα στη λίστα των επαφών μας, σημειωμένη με εικονίδιο ομάδας. Στα δεξιά μπορείτε να δείτε το μέλος της ομάδας και υπάρχουν εικονίδια για να εκτελέσετε ενέργειες. Σε αυτό το παράδειγμα, είναι διαθέσιμο μόνο το εικονίδιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και το κουμπί "Επεξεργασία".

Θα πρέπει να σημειώσετε ότι ο πιο γρήγορος τρόπος για να στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα είναι απλά να πληκτρολογήσετε το όνομα της στο πεδίο To: έτσι, σε αυτή την περίπτωση, θα μπορούσαμε να πληκτρολογήσουμε "CES 2015" και το Outlook θα ξέρει να στείλει το μήνυμα σε όλους σε αυτήν την ομάδα.

Επιλογές ατόμων

Εάν κάνετε κλικ στο "Αρχείο -> Επιλογές", μπορείτε να διαμορφώσετε το Outlook με διάφορους τρόπους σε διάφορες διαφορετικές κατηγορίες.

Εδώ είναι οι επιλογές των ανθρώπων σας. Σε αντίθεση με άλλες κατηγορίες στις επιλογές του Outlook, οι επιλογές "Άνθρωποι" είναι λίγες και αρκετά εύκολο να διαλυθούν.

Οι επιλογές που θα βρείτε εδώ θα σας επιτρέψουν να αποφασίσετε πώς καταγράφονται τα ονόματα, αν θα εμφανίζεται ένα πρόσθετο ευρετήριο και να εμφανίζονται καταστάσεις και φωτογραφίες στο διαδίκτυο.

Η διαχείριση των επαφών του Outlook είναι αρκετά απλή, αλλά όπως είδατε, μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα για να τα κρατήσετε σωστά συντηρημένα. Προσφέρει πολύ περισσότερα για να ολοκληρώσετε την εμπειρία του Outlook εάν έχετε περισσότερες πληροφορίες στις επαφές σας απ 'ό, τι ένα όνομα και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ωστόσο, αν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε κάτι σαν το Gmail ως τον κύριο πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να διαχειριστείτε τις επαφές σας, διατηρώντας ταυτόχρονα συγχρονισμό με το λογαριασμό σας στο Gmail.