Τρόπος δημιουργίας και διαχείρισης ομάδων επαφών στο Outlook 2010

Εάν διαπιστώσετε ότι στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ίδιους ανθρώπους όλη την ώρα κατά τη διάρκεια της ημέρας, είναι ενοχλητικό να εισάγετε τις διευθύνσεις τους ξεχωριστά. Σήμερα εξετάζουμε τη δημιουργία ομάδων επαφών για να διευκολύνουμε τη διαδικασία.

Δημιουργία ομάδων επαφών

Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στοιχεία \ Περισσότερα στοιχεία \ Ομάδα επαφών.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο της Ομάδας Συμβάσεων. Δώστε στην ομάδα σας ένα όνομα, κάντε κλικ στο Προσθήκη μελών, και επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να προσθέσετε από τις Επαφές του Outlook, το Βιβλίο διευθύνσεων ή Δημιουργία νέων.

Εάν επιλέξετε από το βιβλίο διευθύνσεών σας, μπορείτε να μετακινηθείτε και να προσθέσετε τις επαφές που θέλετε. Εάν έχετε μεγάλο αριθμό επαφών, ίσως να θέλετε να τις αναζητήσετε ή να χρησιμοποιήσετε τη Σύνθετη εύρεση.

Εάν θέλετε να προσθέσετε μια νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας, θα πρέπει απλώς να εισαγάγετε στο εμφανιζόμενο όνομα και στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK. Αν θέλετε το νέο μέλος να προστεθεί στη λίστα επαφών σας, βεβαιωθείτε ΠΡΟΣΘΗΚΗ στις επαφες ελέγχεται.

Αφού έχετε τις επαφές που θέλετε στην ομάδα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & κλείσιμο.

Τώρα όταν συντάσσετε ένα μήνυμα θα πρέπει να μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα της ομάδας επαφών που δημιουργήσατε ...

Αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλους στην ομάδα, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν για να αναπτύξετε τις επαφές. Θα λάβετε ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας ενημερώνει ότι τα μέλη της ομάδας θα εμφανιστούν και δεν μπορείτε να τα καταργήσετε πάλι. Επιλέξτε το πλαίσιο για να μην εμφανιστεί ξανά το μήνυμα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Στη συνέχεια, τα μέλη της ομάδας θα εμφανιστούν στο πεδίο Το. Φυσικά μπορείτε να εισάγετε μια ομάδα επαφών και στα πεδία CC ή Bcc.

Προσθέστε ή αφαιρέστε τα μέλη σε μια ομάδα επαφών

Μετά την επέκταση της ομάδας ίσως παρατηρήσετε ότι ορισμένες επαφές δεν περιλαμβάνονται ή υπάρχει μια παλιά επαφή που δεν θέλετε να είσθε στην ομάδα πια. Κάντε κλικ στο κουμπί Προς ...

Κάντε δεξί κλικ στην ομάδα επαφών και επιλέξτε Ιδιότητες.

Τώρα μπορείτε να προχωρήσετε και να προσθέσετε μέλη ...

Ή επισημάνετε ένα μέλος και αφαιρέστε τα ... όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Εάν θέλετε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά από τα ίδια άτομα, η δημιουργία ομάδων επαφών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο μη εισάγοντάς τους μεμονωμένα. Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη επιχείρηση, είναι απαραίτητη η δημιουργία ομάδων επαφής ανά τμήμα!