Πώς να προσθέσετε αυτόματα αναφορές και βιβλιογραφίες στο Microsoft Word

Η σωστή μορφοποίηση των βιβλιογραφιών οδήγησε πάντα τους μαθητές σε τρελά. Με τις σύγχρονες εκδόσεις του Microsoft Word, όμως, η διαδικασία είναι εξορθολογισμένη στο σημείο να είναι σχεδόν αυτόματη και σήμερα θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε αναφορές και βιβλιογραφίες στα έγγραφά σας στο Word.

Σημείωση: οι τεχνικές που πρόκειται να καλύψουμε εδώ πρέπει να λειτουργήσουν για το Microsoft Word 2007 και αργότερα. Τα στιγμιότυπα οθόνης είναι όλα ληφθούν στην τελευταία έκδοση του Word 2016, έτσι ώστε η έκδοσή σας να φαίνεται ελαφρώς διαφορετική, αλλά λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

Δημιουργία πηγών και προσθήκη αναφορών στο κείμενό σας

Όταν εργάζεστε σε οποιοδήποτε έγγραφο του Word, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας όπου θέλετε να τοποθετηθεί η παραπομπή. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές" της Κορδέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή παραπομπής".

Το αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται δείχνει πηγές που έχετε ήδη προσθέσει (θα φτάσουμε σε αυτό σε λίγο), αλλά για να προσθέσετε μια νέα πηγή, κάντε κλικ στην εντολή "Προσθήκη νέας πηγής".

Στο παράθυρο Δημιουργία πηγής που εμφανίζεται, μπορείτε να εισάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για οποιαδήποτε πηγή. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για το αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος πηγής" είναι Βιβλίο, αλλά απλά ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε άλλους τύπους πηγών όπως άρθρα περιοδικών, ιστότοπους, συνεντεύξεις κ.λπ. Έτσι, επιλέξτε τον τύπο της πηγής, συμπληρώστε τα πεδία, δώστε στην πηγή σας ένα όνομα ετικέτας (συνήθως μια συντομευμένη έκδοση του τίτλου) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να ολοκληρώσετε την πηγή.

Σημείωση: Από προεπιλογή, το Word χρησιμοποιεί το APA citation style, αλλά δεν περιορίζεται σε αυτό. Εάν χρησιμοποιείτε άλλη μέθοδο αναφοράς για το έγγραφό σας, κάντε κλικ στο πεδίο "Εμφάνιση όλων των πεδίων βιβλιογραφίας" για να συμπληρώσετε επιπλέον πληροφορίες.

Το Word προσθέτει μια αναφορά για τη νέα σας πηγή στο έγγραφό σας. Και, την επόμενη φορά που θα πρέπει να αναφέρετε τη συγκεκριμένη πηγή, απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή παραπομπής" ξανά. Η πηγή σας εμφανίζεται στη λίστα (μαζί με άλλες πηγές που έχετε προσθέσει). Επιλέξτε την πηγή που θέλετε και το Word εισάγει σωστά την παραπομπή στο έγγραφο.

Από προεπιλογή, το Word χρησιμοποιεί το στυλ APA για παραπομπές, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε επιλέγοντας μια άλλη επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού "Στυλ" δίπλα στο κουμπί "Εισαγωγή παραπομπής".

Απλά επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε οποιεσδήποτε άλλες πηγές χρειάζεστε και να πραγματοποιήσετε αναφορές όπου θέλετε.

Δημιουργία της βιβλιογραφίας σας

Όταν ολοκληρωθεί το έγγραφό σας, θα θέλετε να προσθέσετε μια βιβλιογραφία που θα περιλαμβάνει όλες τις πηγές σας. Προχωρήστε στο τέλος του εγγράφου σας και δημιουργήστε μια νέα σελίδα χρησιμοποιώντας το Layout> Breaks> Break Page. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές" και κάντε κλικ στο κουμπί "Βιβλιογραφία". Μπορείτε να επιλέξετε από λίγα προτυποποιημένα στυλ βιβλιογραφίας με κεφαλίδες ή μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή Βιβλιογραφίας" για να προσθέσετε μία χωρίς κεφαλίδα ή επιπλέον μορφοποίηση.

Μπαμ! Το Word προσθέτει όλες τις εργασίες που αναφέρατε στο έγγραφό σας στη βιβλιογραφία, με τη σωστή σειρά και μορφή για το στυλ γραφής που έχετε ορίσει.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτηση των πηγών σας

Τι γίνεται αν γράφετε συχνά έγγραφα σχετικά με παρόμοια θέματα και δεν θέλετε να χρειάζεται να εισάγετε πάλι τις πληροφορίες πηγής στο Word κάθε φορά; Το Word έχει καλύψει και εσύ εδώ. Κάθε φορά που εισάγετε μια νέα πηγή, αποθηκεύεται σε αυτό που το Word καλεί τη λίστα κύριων πηγών. Για κάθε νέο έγγραφο, μπορείτε να ανακτήσετε παλιές πηγές από τη λίστα κύριων και να τις εφαρμόσετε στο τρέχον έργο.

Στην καρτέλα "Αναφορές", κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση πηγών".

Το παράθυρο που εμφανίζεται δείχνει όλες τις πηγές που έχετε χρησιμοποιήσει πριν. Κάντε κλικ σε μια πηγή στην αριστερή πλευρά του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αντιγραφή" για να την εφαρμόσετε στο τρέχον έγγραφο. Επαναλάβετε αυτό για κάθε πηγή που χρειάζεστε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να ολοκληρώσετε.

Αν έχετε εισάγει δεκάδες ή εκατοντάδες πηγές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο αναζήτησης στο επάνω μέρος αυτού του παραθύρου για να περιορίσετε γρήγορα τη λίστα κατά συγγραφέα, τίτλο, έτος ή την ετικέτα που έχετε προσωπικά εφαρμόσει στην μεμονωμένη πηγή.

Εάν πρέπει να μετακινήσετε τη λίστα πηγών σε άλλον υπολογιστή και σε άλλο αντίγραφο του Word, θα βρείτε τις πηγές σας αποθηκευμένες σε ένα αρχείο XML στην ακόλουθη θέση (όπου όνομα χρήστη είναι το όνομα χρήστη σας):

C: \ Χρήστες \όνομα χρήστη\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Βιβλιογραφία

Αφού αντιγράψετε αυτό το αρχείο σε άλλον υπολογιστή, κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση πηγών" στο Word στον νέο υπολογιστή και μπορείτε να αναζητήσετε το αρχείο.

Πηγή εικόνας: Shutterstock / Mikael Damkier