5 αποτελεσματικοί τρόποι για να κρατήσετε τα αρχεία σας υπό έλεγχο

Ο υπολογιστής σας είναι μια ψηφιακή ζούγκλα. Είναι τόσο εύκολο να πάρετε ένα καθαρό και τακτοποιημένο χώρο εργασίας σχεδιασμού και να το μετατρέψετε σε τεράστιο χάος. Υπάρχουν πάρα πολλά αρχεία και είναι όλα πέρα ​​από τη θέση. Τα αρχεία σχεδιασμού που χρειάζεστε είναι σχεδόν αδύνατο να βρείτε. Πώς λοιπόν κρατάτε τα αρχεία σας εκτός ελέγχου; Λοιπόν, έχετε τύχη, γιατί υπάρχει 5 αποτελεσματικοί τρόποι για να διατηρήσετε τα αρχεία σας υπό έλεγχο.

Αλλά πρώτα: γιατί οι υπολογιστές και τα αρχεία σχεδιασμού μας ξεφεύγουν από τον έλεγχο τόσο εύκολα; Ο ίδιος λόγος τόσοι πολλοί άνθρωποι έχουν ακατάστατα δωμάτια και αποδιοργανωμένες ντουλάπες και χώρους φυσικής εργασίας. Εκτός από το πολλαπλασιασμό κατά 100, δεδομένου ότι είναι τόσο εύκολο να δημιουργήσετε αρχεία σχεδιασμού ηλεκτρονικών υπολογιστών που δεν καταλαμβάνουν φυσικό χώρο.

Ευτυχώς, δεν είναι τόσο δύσκολο να κρατήσετε τον υπολογιστή σας και να σχεδιάσετε αρχεία υπό έλεγχο. Προσθέστε ένα τσίμπημα της κοινής λογικής, ανακατέψτε με μια εξόρμηση της αυτοπειθαρχίας, και επαναλάβετε, επαναλάβετε, επαναλάβετε. Μην ανησυχείτε - ακούγεται περισσότερη δουλειά απ 'ότι είναι. Απλώς το εξισώστε στο να βουρτσίζετε τα δόντια σας: μόλις φτάσετε στη συνήθεια να κάνετε αυτά τα πράγματα, δεν θα το παρατηρήσετε. Θα διατηρήσετε φυσικά τον υπολογιστή σας και τα αρχεία σχεδιασμού υπό έλεγχο.

Εντάξει, χωρίς περαιτέρω παραβίαση, εδώ είναι το 5 αποτελεσματικοί τρόποι για να διατηρήσετε τα αρχεία σας υπό έλεγχο.

1. Απαλλαγείτε αδικαιολόγητα από παλιά και περιττά αρχεία

(Εικόνα από Mixy Lorenzo)

Αυτό μπορεί να φανεί προφανές, αλλά μερικές φορές τα πιο συνηθισμένα βήματα παραβλέπονται. Ξεχάστε κάθε λογισμικό παραγωγικότητας και αρχειοθετήστε τις ροές εργασίας των αρχείων και οποιεσδήποτε άλλες αναντιστοιχίες παραγωγικότητας: απλά να διαγράψετε παλιά και περιττά αρχεία.

Είναι το ίδιο με τον καθαρισμό του δωματίου σας ή την οργάνωση των φυσικών αρχείων σας. Μπορείτε να περάσετε από τα πράγματα σας, και όταν εξετάζετε ένα στοιχείο, αποφασίζετε: είναι αυτό σχετικό με κάτι σημαντικό; Αν όχι, μπορείτε να το πετάξετε αμείλικτα. Αυτό είναι πώς μένετε οργανωμένοι: ελαχιστοποιώντας τον αριθμό των πράξεων που έχετε. Δεν υπάρχουν κόλπα ή μυστικά.

Αυτή η μέθοδος δεν διαφέρει όταν πρόκειται για τα αρχεία σχεδιασμού του υπολογιστή σας. Όταν περνάτε μέσα από τα αρχεία σας, αποφασίστε αν ο καθένας εξακολουθεί να είναι σχετικός με κάτι σημαντικό. Αν δεν είναι, διαγράψτε αμείλικτα - δεν θα χρειαστείτε ξανά, και απλά γεμίζετε το ψηφιακό σας χώρο εργασίας. Συνήθως αυτά τα αρχεία είναι παλιά αρχεία έργου, όπως προηγούμενα σχέδια γραφικών και σχεδίων και παλιά αρχεία ιστότοπων.

Αυτό είναι ωραίο και όλα, αλλά πότε θα πρέπει να διαγράψετε αδίστακτα παλιά και περιττά αρχεία; Μετά από όλα, σχεδόν όλοι μισούν τον καθαρισμό του δωματίου τους.

Λοιπόν, ακριβώς όπως τον τρόπο που μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το να προγραμματίζετε τον καθαρισμό του δωματίου σας φροντίζοντας ένα αντικείμενο μόλις το συναντήσετε, θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε εάν πρέπει να διαγράψετε ένα αρχείο όταν το συναντήσετε. Αυτό μας οδηγεί στο # 2 ...

2. Πάρτε την άμεση ενέργεια στα αρχεία που συναντάτε

(Εικόνα από John Britton)

Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε να προγραμματίσετε τη διαλογή και τον καθαρισμό των αρχείων σχεδιασμού του υπολογιστή σας είναι να μην είναι απαραίτητο. Κάθε φορά που συναντάτε ένα αρχείο, λάβετε άμεσα μέτρα σε αυτό.

Αλλά είστε αναμφισβήτητα ένας πολυάσχολος μάγκα ή γαλ. Έχετε να κάνετε πράγματα, μέρη για να είστε. Δεν μπορείτε να ρίξετε ό, τι κάνετε και να φροντίσετε κάθε αρχείο που συναντάτε. Έτσι πώς αποφασίζετε πότε πρέπει να ενεργήσετε? Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των 5 λεπτών: εάν η λήψη άμεσης δράσης για το αρχείο θα διαρκέσει 5 λεπτά ή λιγότερο, φροντίστε το μόλις συναντήσετε.

Ακούγεται οικείο? Είναι επειδή αυτό είναι “επηρεάζονται” από το δημοφιλές βιβλίο του David Allen GTD: Κάνοντας τα πράγματα τελικά. Σε αυτό, λέει ότι μπορείτε να αποφύγετε τη συσσώρευση μιας μακράς λίστας υποχρεώσεων, φροντίζοντας αμέσως για μια εργασία που συναντάτε, αρκεί να διαρκέσει όχι περισσότερο από λεπτά.

Αυτό ισχύει και για τα αρχεία σχεδιασμού του υπολογιστή σας:

• Βρήκατε ένα μισοτελειωμένο λογότυπο; Τυλίξτε το και στείλτε το.
• Σχεδόν με ένα κομμάτι κώδικα; Τελείωσέ το.
• Έχετε μια ομάδα αρχείων που δεν είστε βέβαιοι ότι χρειάζεστε πια; Περάστε τους, αποφασίστε και διαγράψτε εάν είναι απαραίτητο.

Έτσι οι # 1 και # 2 βοηθούν να κρατήσετε τα αρχεία σας υπό έλεγχο. Αλλά υπάρχει ένα άλλο ουσιαστικό στοιχείο, το οποίο είναι ...

3. Έχετε όσο το δυνατόν λιγότερους φακέλους

(Εικόνα από τον Steve Ryan)

Δημιουργήστε μόνο μερικούς φακέλους για τον τύπο εργασίας σας και να είστε όσο το δυνατόν γενικότεροι με την κατηγορία. Αντί να βγάζετε κόγχες με αναρίθμητες αναδιπλώσεις (όπως 'vectors' ή 'photoshop' ή οτιδήποτε άλλο), απλώς να έχετε πράγματα όπως 'λογότυπα' και 'ιστοσελίδες'. Ή μπορείτε να έχετε φακέλους για κάθε έργο και κάθε τύπος αρχείου που σχετίζεται με αυτό πηγαίνει εκεί.

Γιατί αυτό; Δύο λόγοι:

1. Δεν παράλυση αναποφασιστικότητα: είναι ο φάκελος ένα λογότυπο, υλικό ιστοτόπου ή μέρος ενός έργου; Απλά ρίξτε το στον αντίστοιχο φάκελο και κάντε το με αυτό.
2. Φίλτρο κατά των υπερβολικά πολλών αρχείων: όταν βλέπετε το φάκελο να γεμίζει με πάρα πολλά αρχεία, θα είστε πιο διατεθειμένοι να διαγράψετε τα παλιά και περιττά. Παρόμοια με το να βλέπετε πάρα πολλά πράγματα στο δωμάτιό σας, αντί να το κρύβετε σε συρτάρια και άλλα δωμάτια.

Αποφύγετε να είστε πολύ συγκεκριμένοι με ονόματα και κατηγορίες φακέλων. Όσο πιο συγκεκριμένα ονομάζετε ένα φάκελο, τόσο περισσότερες κατηγορίες θα έχετε. Και με περισσότερες κατηγορίες, θα πρέπει να αποφασίσετε πού πηγαίνει το νέο αρχείο. Οι πιθανότητες είναι ότι δεν θα ταιριάζει τακτοποιημένα σε μόνο ένα από αυτά, έτσι θα επιλέξετε αυθαίρετα ένα. Στη συνέχεια, όταν ήρθε η ώρα να οργανώσετε περισσότερα αρχεία, θα σκεφτείτε την κατηγορία που θα επιλέξετε με παρόμοιο αρχείο την τελευταία φορά. Για να μην αναφέρουμε ξεκάθαρα να γνωρίζουμε σε ποια κατηγορία ανήκει κάθε αρχείο.

Γιατί όχι μόνο να χρησιμοποιήσετε κάποιο σύστημα ετικετών; Τότε μπορείτε να κάνετε μακριά με τους φακέλους εντελώς, έτσι; Ενώ θεωρητικά αυτό θα πρέπει να λειτουργήσει, στην πραγματικότητα θα σας ενθαρρύνει να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε πάρα πολλά αρχεία.

Εδώ είναι τι θα συμβεί:

1. Μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες στα αρχικά σας αρχεία, αισθάνεστε καλά ότι θα μπορείτε εύκολα να τα βρείτε αργότερα, αναζητώντας μέσω ετικετών.
2. Γίνετε φιλελεύθεροι με ετικέτες δημιουργώντας πάρα πολλές ετικέτες που είναι πολύ συγκεκριμένες - αυτό οφείλεται στην παράλυση παράλυσης, αφού δεν μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε δύο ετικέτες και αποφασίσατε να δημιουργήσετε ένα νέο ειδικά για αυτό το ένα αρχείο.
3. Καταλήγετε έχοντας πάρα πολλές ετικέτες που γίνονται συντριπτικές για να βρείτε τα πράγματα με.
4. Αυτό που είναι χειρότερο είναι επειδή δεν αισθανθήκατε την ανάγκη να διατηρήσετε το αρχείο σας χαμηλό, έχετε τώρα περισσότερα αρχεία από ό, τι εάν ήταν συνεχώς ορατά σε ένα γενικό φάκελο που κοιτάξατε.

4. Χαρακτηριστικά Auto-Organizing

(Εικόνα από τον Mark Sebastian)

Τα χαρακτηριστικά αυτόματης οργάνωσης (νομίζετε ότι το iTunes αυτόματη μετονομασία και ταξινόμηση, αλλά εφαρμόζεται σε όλα τα αρχεία) είναι η nemesis για την διατήρηση αρχείων υπό έλεγχο. Ενθαρρύνουν τη δημιουργία και την εξοικονόμηση φιλελεύθερων αρχείων. Παρόλο που φαίνεται αρχικά καλό, όσο περισσότερα αρχεία έχετε, τόσο λιγότερο θα ξέρετε πού είναι όλα.

Γιατί όχι μόνο να διαγράψετε τα αρχεία όταν είναι παλιά ή περιττά; Η λειτουργία αυτόματης οργάνωσης θα σας ενθαρρύνει να μην διαγράψετε. Μοιάζει με τη λειτουργία που δεν έχει ποτέ διαγραφεί από το Gmail. Αλλά αντίθετα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπου έχετε μόνο έναν τύπο περιεχομένου (κείμενο) και επομένως εύκολο στην αναζήτηση, τα αρχεία σας είναι δύσκολο να αναζητηθούν με αυτόν τον τρόπο. Δεν υπάρχει εύκολος τρόπος αναζήτησης εντός του περιεχομένου, ειδικά για οπτικά και αρχεία ήχου. Επομένως, το μόνο πράγμα που θα πρέπει να εργαστείτε είναι τα ονόματα αρχείων και ίσως κάποια μετα-περιγραφή που έχει επισημανθεί πάνω σε αυτό. Αυτή είναι μια συνταγή για την υπερφόρτωση αρχείων.

Με τη μη χρήση λειτουργιών αυτόματης οργάνωσης, θα είστε υπεύθυνοι για κάθε αρχείο που δημιουργείτε. Θα το δείτε και θα δώσετε προσοχή σε αυτό τουλάχιστον μία φορά, οπότε θα είστε πιο συνειδητοί για κάθε αρχείο στον υπολογιστή σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα πάρετε μια καλύτερη αίσθηση όταν τα αρχεία σας ξεφεύγουν από τον έλεγχο - και όταν πρέπει να διαγράψετε αδυσώπητα.

5. Ενοποιήστε τα αρχεία όταν είναι δυνατόν

(Εικόνα από τον Aldo Gonzalez)

Αυτό είναι απλό. Εάν μπορείτε κάπως να ενοποιήσετε δύο ή περισσότερα αρχεία σε ένα, τότε φυσικά θα έχετε λιγότερα αρχεία. Και λιγότερα αρχεία ισοδυναμούν με λιγότερη ακαταστασία.

Το άλλο πλεονέκτημα της ενοποίησης των αρχείων είναι ότι γίνεται ευκολότερο να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Τα αρχεία σας είναι πιο οργανωμένα. Πως? Θα έχετε φυσικά σχετικό περιεχόμενο σε ένα αρχείο, οπότε δεν χρειάζεται να κυνηγάτε πολλά αρχεία που αφορούν το ίδιο έργο.

Πώς προχωράτε στην ενοποίηση των αρχείων σας?

• Για κείμενο, απλά αντιγράψτε / επικολλήστε σχετικό περιεχόμενο από πολλά αρχεία σε ένα κύριο αρχείο κειμένου.
• Για οπτικά σχέδια, μπορείτε να αντιγράψετε / επικολλήσετε διαφορετικά στοιχεία και παραλλαγές σε ένα κύριο αρχείο γραφικών.

Κάθε μεγάλη και μικρή εφαρμογή γραφικών υποστηρίζει τα στρώματα και την επισήμανση και την ομαδοποίηση τους, οπότε επωφεληθείτε από αυτό. Μπορεί να είναι παραλλαγές ενός λογοτύπου, ή πολλαπλές πτυχές ενός μεγαλύτερου σχεδίου - όλα σε ένα αρχείο γραφικών.

Χορηγηθεί, δεν είναι δυνατόν να ενοποιηθούν όλοι οι τύποι αρχείων ή περιεχομένου. Κωδικός, για παράδειγμα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο τίτλος είναι ο τίτλος “όταν είναι δυνατόν” - κάνετε το καλύτερο που μπορείτε και οποιοδήποτε ποσό που βοηθάει στη μείωση του αριθμού των αρχείων είναι ένα καθαρό κέρδος.

Διατηρήστε αποτελεσματικά τα αρχεία σας υπό έλεγχο

Ας ελπίσουμε ότι αυτοί οι 5 τρόποι δεν ήταν απλώς κάποια πορνογραφία της παραγωγικότητας: πράγματα που πρέπει να διαβάσετε για να αποφύγετε την πραγματική εργασία που σας δίνει τα επιθυμητά αποτελέσματα στη ζωή σας. Όχι, αυτά γράφτηκαν με την πρόθεση να είναι ενεργά πράγματα που μπορείτε να αρχίσετε να εφαρμόζετε τώρα για να κρατήσετε τον υπολογιστή σας και να σχεδιάσετε αρχεία από το να ξεφεύγετε από τον έλεγχο.

Κανείς δεν θέλει ενεργά να οργανώσει και να διαχειριστεί τους υπολογιστές και τα αρχεία σχεδιασμού. Έτσι, αυτοί οι 5 τρόποι θα σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε συνήθειες που θα αποφύγετε να το κάνετε αυτό. Και όπως με τις συνήθειες, το πιο σημαντικό είναι να αρχίσετε να τις κάνετε.

Για να ανακεφαλαιώσετε, εδώ είναι οι 5 αποτελεσματικοί τρόποι για να κρατήσετε τα αρχεία σας υπό έλεγχο:

1. Αργή διαγραφή παλιών και περιττών αρχείων
2. Λάβετε άμεσα μέτρα στα αρχεία που συναντάτε
3. Έχετε όσο το δυνατόν λιγότερους φακέλους
4. Χαρακτηριστικά αυτόματης οργάνωσης
5. Συνδέστε τα αρχεία όταν είναι δυνατόν

Η σειρά σας: ποιοι άλλοι τρόποι σας βοήθησαν να κρατήσετε αποτελεσματικά τον υπολογιστή σας και να σχεδιάσετε αρχεία υπό έλεγχο?

Σημείωση του συντάκτη: Αυτή η ανάρτηση είναι γραμμένη από Oleg Mokhov για το Hongkiat.com. Ο Oleg Mokhov είναι ο πιο κινητός ηλεκτρονικός μουσικός στον κόσμο, ένας λάτρεις της διαδικτυακής και οπτικής σχεδίασης και συνιδρυτής του μουσικού καταστήματος Soundtrackster.