Τρόπος χρήσης των λειτουργιών του Excel AutoRecover και AutoBackup

Είναι πάντα μια τρομερή τραγωδία όταν κάποιος χάνει κάτι σημαντικό που δουλεύουν γιατί δεν έσωσαν σωστά το έγγραφό τους. Αυτό συμβαίνει συχνότερα από ό, τι θα σκεφτόσαστε στους χρήστες του Excel και του Word!

Ευτυχώς, η Microsoft έχει προσθέσει πολλές λειτουργίες στις τελευταίες εκδόσεις που συμβάλλουν στη μείωση των πιθανών απώλειας δεδομένων λόγω συντριβών, διακοπών ρεύματος, τυχαίων διαγραφών κλπ. Μια λειτουργία ονομάζεται AutoRecover και το δεύτερο, λιγότερο γνωστό χαρακτηριστικό, ονομάζεται AutoBackup.

Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσω για τον τρόπο ρύθμισης των δύο επιλογών ώστε τα δεδομένα σας να είναι όσο το δυνατόν ασφαλέστερα. Θα ήθελα επίσης να αναφέρω ότι οι τελευταίες εκδόσεις του Office σας επιτρέπουν να αποθηκεύσετε έγγραφα απευθείας στο OneDrive, η οποία είναι μια καλή επιλογή για να εξετάσετε γιατί θα έχετε ακόμα τη δυνατότητα να αποκτήσετε πρόσβαση στην εργασία σας ακόμα και αν ο σκληρός σας δίσκος αποτύχει.

Excel AutoRecover

Η λειτουργία αυτόματης ανάκτησης είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και αποθηκεύει αυτόματα το έγγραφό σας σε μια προσωρινή τοποθεσία μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Για να δείτε τις ρυθμίσεις αυτόματης ανάκτησης, κάντε κλικ στο Αρχείο και μετά Επιλογές.

Κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε στο αριστερό μενού και θα δείτε την επιλογή Αυτόματης ανάκτησης κάτω από Αποθήκευση βιβλίων εργασίας.

Από προεπιλογή, οι πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης αποθηκεύονται κάθε 10 λεπτά. Εκτός από το διάστημα, το Excel πρέπει να είναι αδρανές για 30 δευτερόλεπτα πριν αποθηκευτούν τα δεδομένα. Επίσης, οι αποθηκευμένες πληροφορίες αποθηκεύονται στο Αυτόματη ανάκτηση θέσης αρχείου που αναφέρονται εδώ. Πως λειτουργεί, λοιπόν? Βασικά, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας όπως το παρακάτω και το έχετε αποθηκεύσει.

Τώρα ας πούμε ότι προσθέτω τα ακόλουθα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel και περιμένω περίπου 10 λεπτά χωρίς να αποθηκεύσω το έγγραφό μου. Δεδομένου ότι το διάστημα αυτόματης ανάκτησης έχει οριστεί για 10 λεπτά, πρέπει να περιμένετε τουλάχιστον το μεγάλο χρονικό διάστημα για την αποθήκευση των δεδομένων.

Στην περίπτωσή μου, εξομοίωσα ένα σφάλμα του Excel ανοίγοντας τον διαχειριστή εργασιών και σκοτώνοντας τη διαδικασία του Excel. Μετά από αυτό, άνοιξα εκ νέου το Excel και αμέσως είδε μια επιλογή που ονομάζεται Εμφάνιση ανακτηθέντων αρχείων.

Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα αρχείων Excel που μπορούν να ανακτηθούν. Στην περίπτωσή μου, είχε το πρωτότυπο αρχείο, το οποίο είχε δεδομένα μόνο σε A1 και A2, και είχε επίσης το αρχείο AutoRecovered, το οποίο περιελάμβανε τα δεδομένα που δεν είχα αποθηκεύσει στο δίσκο.

Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από τα στοιχεία της λίστας θα ανοίξει μια άλλη παρουσίαση του Excel που θα εμφανίζει τα δεδομένα του συγκεκριμένου αρχείου. Συνολικά, αυτό είναι ένα πραγματικά χρήσιμο χαρακτηριστικό για εκείνους τους χρόνους, όταν δεν αποθηκεύσατε όλη την εργασία σας, αλλά το Excel τελειώνει απροσδόκητα.

Το κύριο μειονέκτημα αυτής της λειτουργίας είναι ότι τα δεδομένα AutoRecover αποθηκεύονται στον ίδιο σκληρό δίσκο με το αρχείο σας, οπότε αν συμβεί κάτι στο σκληρό σας δίσκο, όλα θα φύγουν. Μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία στις παραπάνω ρυθμίσεις σε έναν ξεχωριστό σκληρό δίσκο ή ακόμα και σε μια θέση δικτύου, την οποία συνιστώ ανεπιφύλακτα.

Σημειώστε ότι οι πληροφορίες AutoRecover διαγράφονται επίσης αυτόματα από το Excel στις ακόλουθες περιπτώσεις:

1. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιώντας Αρχείο - Αποθήκευση ως.
2. Κλείστε το αρχείο ή κλείστε το Excel (είτε αποθηκεύετε το αρχείο είτε όχι)
3. Απενεργοποιείτε αυτόματα την αυτόματη επαναφορά ή μόνο για το βιβλίο εργασίας

Έτσι, βασικά, κάθε φορά που αποθηκεύετε το αρχείο, απαλλάσσεται από τα δεδομένα αυτόματης ανάκτησης. Επιπλέον, εάν διακόψετε χειροκίνητα το Excel και επιλέξετε να μην αποθηκεύσετε τα δεδομένα, θα διαγραφούν τα δεδομένα αυτόματης ανάκτησης. Απλά το έχετε υπόψη κατά τη χρήση αυτής της λειτουργίας. Αν είστε βαρύς χρήστης Excel, θα πρότεινα να ρυθμίσετε το διάστημα αυτόματης ανάκτησης σε 2 ή 3 λεπτά αντί για 10.

Αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που δεν γνωρίζουν πολλοί άνθρωποι είναι το AutoBackup. Για να το χρησιμοποιήσετε, θα πρέπει πρώτα να πάτε και να αποθηκεύσετε το αρχείο σας για να φτάσετε στο Αποθηκεύσετε κουτί διαλόγου. Εάν έχετε ήδη αποθηκευμένο έγγραφο Excel, πηγαίνετε στο Αρχείο και μετά Αποθήκευση ως και επιλέξτε μια τοποθεσία. Όταν το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί το Αποθήκευση ως διαλόγου.

Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Εργαλεία που βρίσκεται στα αριστερά του Αποθηκεύσετε κουμπί. Θα δείτε μερικές επιλογές, μία από τις οποίες είναι Γενικές επιλογές. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο με κάποιες άλλες επιλογές.

Πηγαίνετε μπροστά και ελέγξτε το Να δημιουργείτε πάντα αντίγραφα ασφαλείας κουτί. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και τώρα, όταν αποθηκεύετε το αρχείο, θα δημιουργηθεί ένα αντίγραφο ασφαλείας του Excel με επέκταση .XLK. Σημειώστε ότι την πρώτη φορά που κάνετε αυτό, τα αρχεία θα είναι ακριβώς τα ίδια. Εάν κάνετε αλλαγές στο αρχικό αρχείο και στη συνέχεια αποθηκεύσετε ξανά, το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας θα παραμείνει το ίδιο (τα αρχικά δεδομένα). Την τρίτη φορά που την αποθηκεύετε, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας θα ενημερωθεί με πληροφορίες μέχρι τη δεύτερη αποθήκευση.

Βασικά, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είναι πάντα μία έκδοση πίσω από την τρέχουσα έκδοση. Έτσι, αν κάνατε μια δέσμη αλλαγών, αποθηκεύσατε το αρχείο σας και στη συνέχεια ήθελε να πάει πίσω στην έκδοση που δεν είχε τις αλλαγές αυτές, θα μπορούσατε να ανοίξετε μόνο το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας.

Το αρχείο αποθηκεύεται στην ίδια θέση με το αρχικό αρχείο και δεν φαίνεται να υπάρχει τρόπος να το αλλάξετε. Αυτή η λειτουργία δεν προσθέτει πολύ μεγάλο βαθμό ασφάλειας στο έγγραφό σας, αλλά είναι καλό σε ορισμένες περιπτώσεις.

Ενεργοποιώντας αυτές τις δυνατότητες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης στο Excel, ελπίζουμε ότι θα σας εξοικονομήσουμε από την απώλεια σημαντικών δεδομένων. Είναι πάντα μια καλή επιλογή να χρησιμοποιήσετε το cloud storage (όπως το OneDrive) ως ένα πρόσθετο δίχτυ ασφαλείας σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας αποτύχει καταστροφικά. Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μην διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!