Τρόπος χρήσης υπολογιστικών φύλλων τύπου Excel στο Microsoft Word

Όπως το φυστικοβούτυρο και η σοκολάτα, ένας επεξεργαστής κειμένου με μερικές βασικές μπριζόλες υπολογιστικών φύλλων κάνει έναν φανταστικό συνδυασμό. Όταν θέλετε κάποιες μάλλον εύκολες αριθμητικές εκδοχές που είναι ενσωματωμένες σε ένα έγγραφο κατά τα άλλα συνηθισμένο κείμενο, το Microsoft Word σας καλύπτει, χάρη στις λειτουργίες ψησίματος από το αδελφό του πρόγραμμα Excel.

Η εφαρμογή του Excel σε υπολογιστικά φύλλα του Excel ενσωματώνει ουσιαστικά ένα μικρό αντίγραφο του προγράμματος, ακριβώς στη μέση του εβδομαδιαίου ενημερωτικού δελτίου σας στο Booster's Club. Κατά την επεξεργασία της ενότητας Excel του εγγράφου, έχετε πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία ελέγχου του Excel σαν να χρησιμοποιούσατε το Excel στο δικό του παράθυρο. Μπορείτε να προσθέσετε τυποποιημένα κείμενα και αριθμητικά στοιχεία και, κυρίως, τύπους που ισχύουν ειδικά για το μίνι παράθυρο του Excel.

Για να εισαγάγετε έναν πίνακα Excel στο Word 2016, κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" στο επάνω μέρος του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Πίνακας". Κάντε κλικ στο κουμπί "Excel Spreadsheet" στο αναπτυσσόμενο μενού.

Ακολουθεί ένα βασικό παράδειγμα. Έχω γεμίσει τα πρότυπα κελιά με τις κατασκευασμένες τιμές για τις πωλήσεις του Stanley's Sprocket και χρησιμοποίησε έναν από τους πιο συνηθισμένους τύπους αθροίσματος για τα κελιά στην τελευταία στήλη. Έτσι, για την τιμή "Ετήσια συνολική" για τα "Sprockets Space" στο κελί F2, χρησιμοποιώ τον τύπο "άθροισμα (B2: E2)" για να προσθέσω και τις τέσσερις τιμές στη σειρά και να λάβω το σύνολο μου αυτόματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε τύπο Excel που σας αρέσει σε αυτή την ενσωματωμένη έκδοση του προγράμματος.

Αυτό είναι ένα στιγμιότυπο οθόνης του Word, αλλά τα μενού και τα στοιχεία ελέγχου από το Excel εμφανίζονται κατά την επεξεργασία του ενσωματωμένου υπολογιστικού φύλλου.

Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel έχουν ουσιαστικά άπειρες ποσότητες γραμμών και στηλών, αλλά αυτό δεν είναι πρακτικό όταν χρησιμοποιείτε αυτά τα δεδομένα ως πίνακες σε ένα έγγραφο του Word. Για να αλλάξετε τον αριθμό των ορατών γραμμών και στηλών, κάντε κλικ και σύρετε τα σημεία αγκύρωσης, τα μαύρα τετράγωνα που εμφανίζονται σε κάθε γωνία και στο μέσο του πλαισίου γύρω από το υπολογιστικό φύλλο Excel.

Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία αυτών των τιμών, μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε άλλο μέρος του εγγράφου του Word και η προεπιλεγμένη μορφοποίηση να επιστρέψει σε ένα βασικό πίνακα, κατάλληλο για εκτύπωση ή διάδοση μέσω μορφών μόνο για ανάγνωση όπως το PDF. Εδώ μπορείτε να ρυθμίσετε το πλάτος και το ύψος του πίνακα ώστε να ταιριάζει καλύτερα στη μορφοποίηση του εγγράφου του Word χωρίς να αλλάζει ο αριθμός των ορατών στηλών ή σειρών.

Για να ξεκινήσετε την επεξεργασία του υπολογιστικού φύλλου ξανά, κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε μέσα του για να επαναφέρετε τα στοιχεία ελέγχου του Excel.

Είναι επίσης δυνατή η ενσωμάτωση ενός υπάρχοντος αρχείου Excel, το οποίο είναι χρήσιμο αν προσπαθείτε να μοιράζεστε δεδομένα που έχετε ήδη συσσωρεύσει. Από τον πίνακα "Εισαγωγή", κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικείμενο" (το μικρό τετράγωνο με μπλε όρια κάτω από την ενότητα "Κείμενο"):

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία από αρχείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Περιήγηση" για να πλοηγηθείτε και να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο Excel στη μονάδα αποθήκευσης του υπολογιστή σας. Έχετε επίσης μερικές άλλες επιλογές εδώ. Η επιλογή της επιλογής "Σύνδεση σε αρχείο" διατηρεί το υπολογιστικό φύλλο που βλέπετε στο Word συνδεδεμένο με το πραγματικό υπολογιστικό φύλλο του Excel, εφόσον διατηρούνται στις ίδιες θέσεις με εκείνες που τις συνδέσατε. Οι αλλαγές που κάνετε σε κάθε θέση αντανακλώνται στο άλλο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την επιλογή "Εμφάνιση ως εικονίδιο" για να εμφανίσετε το υπολογιστικό φύλλο ως απλό εικονίδιο στο έγγραφο του Word, στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο στο Excel.

Όταν τελειώσετε, απλά πατήστε "OK" για να εισαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο.

Ανάλογα με τη μορφοποίηση του Word σας, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθος ή να το επεξεργαστείτε για να κάνετε τα πάντα ορατά.