Πώς να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο σύγκρισης και συνδυασμού εγγράφων στο Word

Το Word έχει δύο πραγματικά χρήσιμα χαρακτηριστικά που σχεδόν κανείς ποτέ δεν χρησιμοποιεί: Συγκρίνετε τα έγγραφα και Συνδυάστε έγγραφα. Όπως υποδηλώνουν τα ονόματά τους, τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα σας επιτρέπουν είτε να συγκρίνετε δύο Word docs μεταξύ τους ή να συνδυάσετε δύο μαζί.

Επομένως, πότε θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε κάτι τέτοιο; Λοιπόν, αν είστε σαν εμένα, ίσως έχετε 20 διαφορετικές εκδόσεις του βιογραφικού σας αποθηκεύονται σε διάφορες τοποθεσίες με τα χρόνια. Μερικές φορές τροποποιώ ένα βιογραφικό σημείωμα ελαφρώς για μια συγκεκριμένη εταιρεία για να τονίσω μια συγκεκριμένη ικανότητα ή μερικές φορές έχω προσθέσει πράγματα και μόλις έχω αποθηκεύσει ένα νέο αντίγραφο.

Τέλος πάντων, θα ήταν ωραίο να βλέπω γρήγορα τη διαφορά μεταξύ του τελευταίου μου βιογραφικού και των παλαιότερων για να δω αν υπάρχει κάτι που πρέπει να προσθέσω στο τελευταίο ή πιθανόν να το αφαιρέσω. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας δείξω πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δύο λειτουργίες για να βρείτε γρήγορα διαφορές μεταξύ δύο εγγράφων και να τις συγχωνεύσετε αν θέλετε.

Συγκρίνετε & Συνδυάστε τα Έγγραφα

Στο παράδειγμά μου, ήθελα να δω ποια ήταν η διαφορά ανάμεσα στο παλιό βιογραφικό μου που γράφτηκε το 2007 και το τελευταίο που ενημερώθηκε το 2013. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Word, κάντε κλικ στο Ανασκόπηση καρτέλα και μετά κάντε κλικ στο Συγκρίνω.

Αυτό θα φέρει το Συγκρίνετε τα έγγραφα όπου θα πρέπει να επιλέξετε το πρωτότυπο έγγραφο και το αναθεωρημένο έγγραφο.

Στο κάτω μέρος, θα δείτε μια ολόκληρη σειρά από ρυθμίσεις σύγκρισης, τις οποίες μπορείτε να αφήσετε όλους τους ελέγχους. Από προεπιλογή, θα εμφανίζονται επίσης όλες οι αλλαγές σε ένα νέο έγγραφο, κάτι που είναι καλύτερο από το σφάλμα με τα πρωτότυπα ή τα αναθεωρημένα σας έγγραφα.

Θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο με πολλές διαφορετικές ενότητες: μια μεταβλητή λίστα αναθεωρήσεων στην αριστερή άκρη, το συνδυασμένο έγγραφο που εμφανίζει όλες τις αλλαγές στο μέσο και τα δύο πρωτότυπα έγγραφα στη δεξιά πλευρά. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε κάθε τμήμα.

Όπως μπορείτε να δείτε εδώ, έχω διαγράψει μερικά πράγματα και εισήγαγα μερικές άλλες γραμμές κειμένου. Εάν κάνετε διπλό κλικ σε οποιαδήποτε από τις επικεφαλίδες (Aseem Kishore Εισήχθη ή Aseem Kishore Διαγράφηκε), θα μετακινήσει το δρομέα στην ακριβή θέση του εγγράφου.

Στο κέντρο, θα δείτε αυτές τις αναθεωρήσεις σε διάφορα χρώματα. Από προεπιλογή, οτιδήποτε έχει διαγραφεί είναι αυτό που έχει διαγραφεί και οτιδήποτε έχει υποστεί κόκκινο και υπογραμμισμένο είναι αυτό που έχει προστεθεί στο αναθεωρημένο έγγραφο. Οτιδήποτε πράσινο έχει μετακινηθεί. Ο τόπος από τον οποίο μετακινήθηκε θα είναι διπλός πράσινος και ο τόπος όπου έχει μετακινηθεί θα είναι διπλός υπογραμμισμένος πράσινος όπως φαίνεται εδώ:

Τέλος, στη δεξιά πλευρά, θα δείτε το πρωτότυπο έγγραφο στην κορυφή και το αναθεωρημένο έγγραφο παρακάτω. Καθώς κάνετε κύλιση στο πάνω έγγραφο, ακολουθεί το κάτω μέρος, έτσι ώστε να είναι συγχρονισμένα. Μπορείτε να μετακινηθείτε στο κάτω μέρος ανεξάρτητα από την επάνω οθόνη, αν και.

Εκτός από αυτήν την προβολή, μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε και τα δύο έγγραφα προέλευσης από το δεξιό τμήμα του παραθύρου και, αντίθετα, να δείξετε μπαλόνια για να δείτε εύκολα τις αλλαγές. Για να δείτε τι εννοώ, προχωρήστε και κάντε κλικ στο Συγκρίνω και πάλι Εμφάνιση εγγράφων πηγής και τέλος κάντε κλικ στο Απόκρυψη εγγράφων πηγής.

Τώρα κάντε κλικ στο Εμφάνιση σήμανσης κάτω από το κουμπί Παρακολούθηση και κάντε κλικ στο Μπαλόνια και μετά Εμφάνιση αναθεωρήσεων σε μπαλόνια.

Στη δεξιά πλευρά του εγγράφου, θα δείτε όλες τις αναθεωρήσεις με γραμμές που προέρχονται από το έγγραφο. Αυτό μπορεί να σας διευκολύνει να δείτε όλες τις αλλαγές εάν έχετε πολλά από αυτά.

Σημειώστε ότι αν θέλετε απλώς να δείτε τις διαφορές μεταξύ των εγγράφων, τότε πραγματικά δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα άλλο. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα τελικό έγγραφο από αυτά τα δύο έγγραφα, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε αλλαγή και να επιλέξετε Αποδέχομαι ή Απορρίπτω.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να αποθηκεύσετε το νέο έγγραφο με όλες τις αλλαγές που κάνατε. Συνδυάστε έγγραφα είναι σχεδόν ακριβώς το ίδιο με τη σύγκριση. Εάν επιλέξετε Συνδυασμός, θα έχετε το ίδιο παράθυρο διαλόγου όπου πρέπει να επιλέξετε το πρωτότυπο και το αναθεωρημένο έγγραφο.

Μόλις το κάνετε αυτό, θα έχετε την ίδια διάταξη όπως και πριν, όπου βλέπετε τις συνδυασμένες αλλαγές στη μέση. Και πάλι, διαγράφεται το κείμενο απεργίας, προστίθεται κόκκινο υπογραμμισμένο κείμενο και το πράσινο κείμενο έχει μετακινηθεί. Απλά κάντε δεξί κλικ σε κάθε αλλαγή και επιλέξτε εάν θα αποδεχτείτε ή θα απορρίψετε κάθε αλλαγή. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε το νέο συνδυασμένο έγγραφο.

Συνολικά, αυτά είναι πραγματικά χρήσιμα για τους χρόνους όταν έχετε πολλαπλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου ή όταν αρκετοί άνθρωποι επεξεργάζονται ένα έγγραφο του Word και καταλήγετε σε πολλά έγγραφα για να τα συνδυάσετε σε ένα. Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μην διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!