Πώς να χρησιμοποιήσετε το AutoText και τα Γρήγορα Μέρη στο MS Word

Για αρκετές από τις προηγούμενες επαναλήψεις του Word, η Microsoft έχει μια λειτουργία AutoText που επιτρέπει στους χρήστες να καταγράφουν ένα κομμάτι κειμένου και στη συνέχεια να το χρησιμοποιούν ξανά και ξανά σε άλλα μέρη των εγγράφων τους ή ακόμα και σε άλλα έγγραφα.

Η Microsoft έχει προσθέσει σε αυτό το χαρακτηριστικό συμπεριλαμβάνοντας κάτι που καλεί, τα Γρήγορα Μέρη, τα οποία είναι στην ουσία, ακόμα AutoText, αλλά προσφέρουν στους χρήστες λίγο περισσότερη ευελιξία.

Για να δείτε πώς λειτουργεί το Αυτόματο κείμενο με τα Γρήγορα εξαρτήματα, πληκτρολογήστε κάποιο κείμενο σε ένα δοκιμαστικό έγγραφο. σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιηθεί μια διεύθυνση:

Στη συνέχεια, επισημάνετε το κείμενο και μετά κάντε κλικ στο Εισάγετε καρτέλα στην κύρια κορδέλα, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Γρήγορα εξαρτήματα εικόνισμα:

Θα πρέπει να πάρετε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού:

Επιλέγω Αποθήκευση επιλογής σε Γκαλερί γρήγορου μέρους, θα πρέπει να πάρετε ένα αναδυόμενο παράθυρο που μοιάζει με αυτό:

Στις περισσότερες περιπτώσεις μπορείτε να πάτε με τις προεπιλεγμένες επιλογές, όμως αν θέλετε να τις αλλάξετε ώστε να ταιριάζουν στους σκοπούς σας, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.

Σημείωση: Το όνομα του γρήγορου μέρους που δημιουργείτε, προεπιλογεί την πρώτη γραμμή του κειμένου σας.

Για να δείτε τα αποτελέσματα των προσπαθειών σας, μετακινηθείτε σε ένα άλλο τμήμα του εγγράφου σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ ξανά στο Γρήγορα εξαρτήματα εικονίδιο, θα πρέπει να δείτε το κείμενο που τραβήξατε σε ένα μικρό παράθυρο:

Κάνοντας κλικ στο Γρήγορα εξαρτήματα με το κείμενό σας, προκαλεί την εισαγωγή του κειμένου σας στο έγγραφο στην τρέχουσα θέση.

Υπάρχει ακόμη πιο γρήγορος τρόπος για να αποκτήσετε το κείμενο των γρήγορων ανταλλακτικών στο έγγραφό σας. μετακινηθείτε σε κενό σημείο και αρχίστε να πληκτρολογείτε το ίδιο κείμενο που έχετε αποθηκεύσει ως κείμενο γρήγορων ανταλλακτικών, θα πρέπει να εμφανίσετε ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο που σας δείχνει ότι το Word αναγνωρίζει ότι προσπαθείτε να πληκτρολογήσετε το κείμενο των γρήγορων ανταλλακτικών.

Σε αυτή την περίπτωση, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε το Εισαγω το κλειδί και το Word θα συμπληρώσουν το υπόλοιπο κείμενο του Quick Parts για εσάς.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε μόνο μερικούς από τους πρώτους χαρακτήρες του κειμένου γρήγορων ανταλλακτικών και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F3 και το Word θα εισαγάγει το κείμενο των γρήγορων μερών που σκέφτεται ότι θέλετε.

Αυτό είναι το γρήγορο κομμάτι του Quick Parts, κάνοντας κλικ σε ένα μόνο εικονίδιο, βλέπετε αμέσως το κείμενο που έχετε τραβήξει και μπορείτε να το τοποθετήσετε με ένα μόνο κλικ ή να το εισαγάγετε αυτόματα όταν αναγνωρίζει αυτό που προσπαθείτε να πληκτρολογήσετε.

Το Word εξακολουθεί να έχει την παλιά λειτουργία αυτόματου κειμένου. για να το χρησιμοποιήσετε, ακολουθήστε την ίδια διαδρομή όπως και με την Γρήγορα εξαρτήματα, μόνο όταν παίρνετε το Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου popup, αντί να πάτε με την προεπιλογή των Γρήγορων εξαρτημάτων στο πλαίσιο της Γκαλερί, αντί να επιλέξετε Αυτόματο κείμενο:

Στη συνέχεια, για να το χρησιμοποιήσετε, κάντε ξανά κλικ στο Γρήγορα εξαρτήματα εικονίδιο, στη συνέχεια, αντί να επιλέξετε ένα από τα πλαίσια κειμένου για Γρήγορα εξαρτήματα, κάντε κλικ αντί για αυτό που λέει Αυτόματο κείμενο, θα πρέπει να δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού που μοιάζει με αυτό:

Κάνοντας κλικ στο σημείο όπου βλέπετε το αποθηκευμένο κείμενο, το αποθηκευμένο κείμενο θα εισαχθεί στο έγγραφό σας ακριβώς όπως με Γρήγορα εξαρτήματα.

Οι άλλες δύο επιλογές εισαγωγής από το Γρήγορα εξαρτήματα μενού Ιδιότητα εγγράφου και Πεδίο:

Ιδιότητα εγγράφου σας επιτρέπει να εισάγετε κείμενο με προκαθορισμένη επικεφαλίδα στο έγγραφό σας. για να δείτε πώς λειτουργεί αυτό, κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν από τους διαθέσιμους τίτλους από το αναδυόμενο μενού.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε Εταιρία. Αφού το επιλέξαμε, το εισαγάγουμε στο έγγραφό μας:

Μας περιμένει να πληκτρολογήσουμε το όνομα της εταιρείας μας, μόλις το κάνουμε, μοιάζει με αυτό:

Στη συνέχεια, κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε άλλο σημείο του εγγράφου μας, το κάνει να μοιάζει με κανονικό κείμενο. Αλλά, την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε το όνομα της εταιρείας μας, μπορούμε αντ 'αυτού να κάνουμε κλικ στο Γρήγορα εξαρτήματα εικονίδιο, επιλέξτε Ιδιότητα εγγράφου, και μετά Εταιρία από το αναπτυσσόμενο μενού και το όνομα της εταιρείας θα εισαχθεί στο έγγραφο.

Η άλλη επιλογή, Πεδίο… χρησιμοποιείται για την εισαγωγή προκαθορισμένων στοιχείων του Word στο έγγραφό σας. για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισαχθεί η τρέχουσα ώρα στο έγγραφό σας, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο Γρήγορα εξαρτήματα, τότε επιλέξτε Πεδίο… τότε επιλέξτε χρόνος από το παράθυρο κατηγορίας.

Η τρέχουσα ώρα θα εισαχθεί στη συνέχεια στο έγγραφό σας.

Τέλος, για να διαγράψετε τις καταχωρίσεις κειμένου γρήγορων μερών, κάντε κλικ στο Γρήγορα εξαρτήματα και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ στο παράθυρο που περιέχει το κείμενο που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ όπου αναφέρεται Οργανώστε και διαγράψτε:

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Διαγράφω στο κάτω μέρος του μενού Οργάνωση και διαγραφή popup.

Τα Γρήγορα Μέρη και το Αυτόματο κείμενο είναι πιο χρήσιμα όταν βρίσκεστε να ξανατυπαίνετε κάποιο κομμάτι κειμένου ξανά και ξανά, ειδικά εάν είναι δυσκίνητη η πληκτρολόγηση, όπως μεγάλοι αριθμοί ή δύσκολα ονόματα ή μέρη.