Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

Ψάχνετε για έναν τρόπο παρακολούθησης αλλαγών σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel; Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου πρέπει να διανείμετε ένα αρχείο σε πολλούς ανθρώπους και να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν. Ίσως θελήσετε να παρακολουθήσετε πότε έγινε η αλλαγή, ποιος έκανε την αλλαγή, σε ποιο κύτταρο προέκυψε η αλλαγή και ποια δεδομένα άλλαξαν.

Το Excel διαθέτει ενσωματωμένα χαρακτηριστικά παρακολούθησης που μπορούν να χειριστούν όλες τις παραπάνω περιπτώσεις. Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε όλες τις αλλαγές απευθείας στο φύλλο εργασίας και μπορείτε επίσης να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε κάθε αλλαγή. Υπάρχουν μερικά σημεία που πρέπει να θυμάστε σχετικά με τις δυνατότητες παρακολούθησης του Excel:

1. Ενεργοποίηση της παρακολούθησης δεν σημαίνει ότι μπορείτε να επαναφέρετε το υπολογιστικό φύλλο πίσω στο χρόνο σε μια προηγούμενη κατάσταση, ακυρώνοντας τις αλλαγές. Είναι βασικά ένα αρχείο καταγραφής που καταγράφει τα πάντα και αυτό είναι. Μπορείτε να μεταβείτε με μη αυτόματο τρόπο και να δείτε ποια δεδομένα διαγράφηκαν ή προστέθηκαν, αλλά θα πρέπει να κάνετε οι ίδιοι τις αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο.

2. Η ενεργοποίηση της παρακολούθησης δεν σημαίνει ότι θα γίνει καταγραφή κάθε αλλαγής που κάνετε. Όλα τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε ένα κελί παρακολουθούνται, αλλά άλλες αλλαγές, όπως η μορφοποίηση, δεν είναι. Άλλες αλλαγές που δεν παρακολουθούνται περιλαμβάνουν την απόκρυψη / απομάκρυνση των γραμμών και των στηλών, των σχολίων και των τιμών των κυττάρων που αλλάζουν σε έναν επανυπολογισμό της φόρμουλας.

3. Το ιστορικό αλλαγών διατηρείται μόνο για 30 ημέρες από προεπιλογή. Αν κάνετε αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και στη συνέχεια ανοίξετε το βιβλίο εργασίας και πάλι 45 ημέρες αργότερα, τότε θα μπορείτε να δείτε το ιστορικό αλλαγών για όλες τις 45 ημέρες έως ότου κλείσετε το βιβλίο εργασίας. Όταν το κλείσετε, οποιοδήποτε ιστορικό αλλαγών θα ξεπεράσει τις 30 ημέρες. Αυτό σημαίνει ότι την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε, δεν θα μπορείτε να δείτε την αλλαγή που είχατε κάνει 45 ημέρες νωρίτερα.

4. Όποτε ενεργοποιείται η παρακολούθηση, το βιβλίο εργασίας γίνεται κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι πολλοί χρήστες θα κάνουν αλλαγές στο έγγραφο.

Τώρα που γνωρίζετε κάποια βασικά στοιχεία για το πώς λειτουργεί η παρακολούθηση στο Excel, ας μιλήσουμε για το πώς να το ενεργοποιήσετε, να αλλάξετε τις ρυθμίσεις και να παρακολουθήσετε τις αλλαγές!

Ενεργοποίηση παρακολούθησης

Ας πάμε μπροστά και πρώτα ενεργοποιήσουμε την παρακολούθηση. Ανοίξτε το Excel και κάντε κλικ στο Ανασκόπηση καρτέλα στην κορδέλα. Ακριβώς δεξιά θα πρέπει να δείτε μια επιλογή που καλείται Παρακολούθηση αλλαγών σύμφωνα με το Αλλαγές Ενότητα.

Κάντε κλικ στο κουμπί και επιλέξτε Επισημάνετε τις αλλαγές. Θα λάβετε ένα παράθυρο διαλόγου όπου θα πρέπει τώρα να ελέγξετε την επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό επίσης μοιράζεται το βιβλίο σας ".

Έχετε αρκετές επιλογές εδώ Πότε, Ο οποίος, και Οπου. Για Πότε, Ολα σημαίνει ότι κάθε αλλαγή θα επισημανθεί. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τις αλλαγές από την τελευταία φορά που αποθηκεύσατε το έγγραφο, δεδομένου ότι μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή αλλαγές που δεν έχουν ακόμη εξεταστεί.

Αν το ελέγξετε Ο οποίος, μπορείτε να επιλέξετε να παρακολουθείτε αλλαγές που πραγματοποιούνται από οποιονδήποτε ή αλλαγές που πραγματοποιούνται από όλους, εκτός από εσάς. ο Οπου επιλογή σας επιτρέπει να παρακολουθείτε αλλαγές μόνο για ένα συγκεκριμένο τμήμα του υπολογιστικού φύλλου. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά και επιλέξτε την περιοχή κυττάρων που θέλετε να παρακολουθήσετε.

Τέλος, μπορείτε να ελέγξετε το Επισημάνετε τις αλλαγές στην οθόνη επιλογή αν δεν θέλετε οι άλλοι να γνωρίζουν ότι παρακολουθείτε αλλαγές. Από προεπιλογή, μόλις αρχίσετε την παρακολούθηση και αυτή η επιλογή είναι επιλεγμένη, κάθε αλλαγμένο κελί θα εμφανίσει ένα μικρό βέλος στο επάνω αριστερό μέρος για να υποδείξει ότι άλλαξε.

Επίσης, εάν κάνετε κλικ σε ένα αλλαγμένο κελί (με Επισημάνετε τις αλλαγές στην οθόνη ενεργοποιημένη), θα εμφανιστεί ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο στο οποίο θα εμφανίζεται η αλλαγή από την τιμή και η αλλαγή και η ώρα. Αν καταργήσετε την επιλογή των επιλογών Επιλογές αλλαγών στην οθόνη, αυτό το μικρό μαύρο τρίγωνο δεν θα εμφανιστεί.

Έτσι, για παράδειγμα, μπορείτε να κρύψετε τις αλλαγές στην οθόνη, μην ελέγξετε το πλαίσιο, στείλετε το αρχείο σας σε όλους όσους πρέπει να κάνουν αλλαγές και όταν το πάρετε πίσω, απλά πηγαίνετε στο Παρακολούθηση αλλαγών και επανελέγξτε το κουτί.

Ρύθμιση παραμέτρων παρακολούθησης

Το επόμενο βήμα είναι να ρίξετε μια ματιά στις ρυθμίσεις παρακολούθησης και να τις προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας που βρίσκεται ακριβώς στα αριστερά του Παρακολούθηση αλλαγών κουμπί. Κάνε κλικ στο Προχωρημένος όταν το Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου.

Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τον αριθμό των ημερών για να διατηρήσετε το ιστορικό αλλαγών σε κάτι άλλο από 30 ημέρες. Από προεπιλογή, οι αλλαγές ενημερώνονται όταν αποθηκεύεται το αρχείο, αλλά μπορείτε να το κάνετε έτσι ώστε αυτό να γίνεται αυτόματα κάθε λίγα λεπτά. Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αντιμετωπίσετε τις συγκρούσεις: είτε ερωτώντας είτε απλά αφήνοντας την τελευταία αλλαγή κατά την αποθήκευση του νικητή του αρχείου.

Προβολή αλλαγών

Μόλις έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση και κάνατε μερικές αλλαγές, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών ξανά, κάντε κλικ στην επιλογή Επισημάνσεις αλλαγών και θα παρατηρήσετε ότι Κατάλογος αλλαγών σε ένα νέο φύλλο Το κιβώτιο δεν είναι πλέον γκρίζο.

Ελέγξτε ότι και κάντε κλικ στο OK. Ένα νέο φύλλο εργασίας που ονομάζεται Ιστορία θα προστεθεί ότι θα σας επιτρέψει να δείτε όλες τις αλλαγές που έγιναν σε αυτό το βιβλίο εργασίας.

Σε κάποιο σημείο θα χρειαστεί να εγκρίνετε ή να απορρίψετε τις αλλαγές. Μπορείτε να αναθεωρήσετε όλες τις αλλαγές και στη συνέχεια να επιλέξετε και να επιλέξετε ποιες θέλετε να κρατήσετε ή να απορρίψετε.

Απλά κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών πάλι και να επιλέξετε Αποδοχή / απόρριψη αλλαγών. Επιλέξτε τις επιλογές για να επιλέξετε ποιες αλλαγές θέλετε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε. Εάν θέλετε να ελέγξετε όλες τις αλλαγές, απλώς αφήστε το Πότε ελέγξτε και βεβαιωθείτε ότι έχει ρυθμιστεί Δεν έχει αναθεωρηθεί.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK και το Excel θα αρχίσει να σας δείχνει κάθε αλλαγή που έγινε και θα σας δώσει την επιλογή Αποδέχομαι ή Απορρίπτω. Μπορείτε επίσης να Αποδοχή όλων ή Απόρριψη όλων αλλαγές, αν θέλετε.

Εάν απορρίψετε μια αλλαγή, θα επανέλθει αμέσως σε αυτό που ήταν αρχικά σε αυτό το κελί. Αξίζει να σημειωθεί ότι εάν ένα άλλο κελί αναφέρει τα περιεχόμενα του απορριφθέντος κελιού, τότε αυτή η τιμή θα αλλάξει επίσης όταν η τιμή κυψελών αναφοράς επανέλθει. Αυτό μπορεί να προκαλέσει τύπους για να σπάσει, κλπ., Ώστε να είστε προσεκτικοί.

Αυτό είναι! Τώρα μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα τις αλλαγές που έγιναν στο υπολογιστικό σας φύλλο Excel χρησιμοποιώντας αυτό το ενσωματωμένο χαρακτηριστικό. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, δημοσιεύστε ένα σχόλιο. Απολαμβάνω!