Πώς να ταξινομήσετε κείμενο στο Word

Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται την ταξινόμηση κειμένου σε μια εφαρμογή, σκέφτονται την ταξινόμηση των κυττάρων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ωστόσο, μπορείτε να ταξινομήσετε κείμενο στο Word όσο υπάρχει κάτι που λέει στο Word όπου ξεκινούν και τελειώνουν τα διάφορα μέρη του κειμένου.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσω μερικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ταξινομήσετε κείμενο, λίστες και πίνακες στο Word. Σημειώστε ότι εάν έχετε ήδη δεδομένα στο Excel, μπορείτε να εισάγετε εύκολα ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στο έγγραφό σας του Word.

Ταξινόμηση λιστών στο Word

Υπάρχουν τρεις τύποι λιστών που μπορείτε να ταξινομήσετε στο Word. Το πρώτο είδος είναι απλά ένας κατάλογος λέξεων ή φράσεων που κάθε μία ξεχωριστή γραμμή. Ο δεύτερος τύπος είναι οι μη καταγεγραμμένοι ή οι κουκκίδες. Η τρίτη είναι ταξινομημένες ή αριθμημένες λίστες.

Σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις, ένα σπάσιμο γραμμής (που ονομάζεται επίσης επιστροφή μεταφοράς) λέει στο Word όπου τελειώνει μια λέξη ή φράση και αρχίζει η επόμενη. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο το Word είναι σε θέση να ταξινομήσει κείμενο στο έγγραφο.

Για να ταξινομήσετε οποιονδήποτε από αυτούς τους τύπους λιστών, ξεκινήστε επιλέγοντας τη λίστα με το ποντίκι σας. Ξεκινήστε απλά στην αρχή της λίστας, κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρετε το ποντίκι μέχρι να επιλεγεί ολόκληρη η λίστα.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Σπίτι στην καρτέλα Ταινία και εντοπίστε την ενότητα με τίτλο Παράγραφος. Αναζητήστε ένα κουμπί με τα γράμματα ΕΝΑ και Ζ πάνω του και ένα βέλος στραμμένο προς τα κάτω. Αυτό είναι το Είδος εντολή. Κάνε κλικ στο Είδος και το Word θα ανοίξει το Ταξινόμηση κειμένου παράθυρο.

Στο Ταξινόμηση κειμένου παραθύρου, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν αρκετές επιλογές. Πρώτον, πρέπει να υποδείξετε ότι θέλετε να ταξινομήσετε το κείμενο που έχετε επιλέξει από την παράγραφο. Παρόλο που έχουμε μόνο μία λέξη ανά γραμμή, το Word εξακολουθεί να θεωρεί ότι κάθε γραμμή είναι η δική της παράγραφος επειδή πατήσαμε το πλήκτρο enter για να φτάσουμε στην επόμενη γραμμή. Η ταξινόμηση κατά παράγραφος είναι η προεπιλεγμένη επιλογή.

Στη συνέχεια πρέπει να πούμε στο Word τι διαλέγουμε. Εντοπίστε το αναπτυσσόμενο μενού με την ετικέτα Τύπος και επιλέξτε Κείμενο. Αυτή είναι επίσης η προεπιλεγμένη επιλογή.

Τέλος, πρέπει να πούμε στο Word αν θέλουμε να ταξινομήσουμε το κείμενο σε αύξουσα σειρά (Α έως Ζ) ή σε φθίνουσα σειρά (από το Ω στο Α). Αύξουσα η παραγγελία είναι η προεπιλεγμένη επιλογή. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Εντάξει και το Word θα ταξινομήσουν το κείμενό σας με τις επιλογές που έχετε επιλέξει.

Παρατηρήστε ότι τώρα το κείμενο ταξινομείται από Α σε Ζ με αύξουσα σειρά. Επιπλέον, εάν κάνετε κλικ στο Επιλογές , μπορείτε να ρυθμίσετε τις ρυθμίσεις για προχωρημένους όπως τον διαχωριστή πεδίων και αν θα πρέπει να γίνεται διάκριση πεζών-κεφαλαίων ή όχι.

Ταξινόμηση κειμένου σε πίνακες

Αυτός ο τύπος διαλογής μπορεί να σας φαίνεται λίγο πιο οικείο εάν ταξινομείτε συχνά δεδομένα στο Excel. Όπως ένα φύλλο εργασίας του Excel, ένας πίνακας περιέχει σειρές, στήλες και μπορεί να περιέχει επικεφαλίδες στην πρώτη σειρά. Ευτυχώς, το Word σας δίνει την ίδια ευελιξία να ταξινομήσετε το κείμενο όπως βρέθηκε στο Excel.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα τραπέζι στο Word που μοιάζει με το παρακάτω.

Παρατηρήστε ότι στην πρώτη σειρά υπάρχουν επικεφαλίδες στηλών και ότι η πρώτη στήλη περιέχει το κείμενο που επιθυμούμε να ταξινομήσετε. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα σε φθίνουσα σειρά αυτή τη φορά. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα και κάντε ξανά κλικ στο Είδος στο κουμπί Παράγραφος τμήμα του Ταινία.

Παρατηρήστε στην κάτω αριστερή γωνία του Είδος που το Word έχει ήδη εντοπίσει τις επικεφαλίδες στην πρώτη σειρά. Παρατηρήστε επίσης ότι η πρώτη Ταξινόμηση κατά το αναπτυσσόμενο μενού έχει ήδη την επικεφαλίδα της στήλης Ονομα στο πλαίσιο επιλογής.

Οι υπόλοιπες επιλογές παραμένουν οι ίδιες εκτός από το να θυμάστε να αλλάξετε την κατεύθυνση ταξινόμησης σε Φθίνων. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Εντάξει και το Word θα ταξινομήσουν τον πίνακα χρησιμοποιώντας τις επιλογές που έχουμε επιλέξει.

Η ταξινόμηση κειμένου στο Word είναι απλή εφ 'όσον έχετε έναν τρόπο να λέτε στο Word τι διαχωρίζει ένα στοιχείο δεδομένων από το επόμενο. Εάν παίζετε λίγο με τις ρυθμίσεις ταξινόμησης, θα ανακαλύψετε ότι μπορείτε να ταξινομήσετε χρησιμοποιώντας πολλαπλές στήλες και ακόμη και κείμενο με διαχωρισμό καρτελών και κόμμα σε ένα έγγραφο του Word.

Παρόλο που δεν είναι τόσο χρήσιμο όσο η διαλογή δεδομένων στο Excel, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο στο Word, έχοντας την παράγραφο ταξινόμησης της εφαρμογής και το κείμενο πίνακα για εσάς χρησιμοποιώντας μια παρόμοια διεπαφή όπως αυτή που υπάρχει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Απολαμβάνω!