Πώς να ταξινομήσετε τις τιμές στο Microsoft Excel

Το Excel διαθέτει λειτουργίες "Ταξινόμηση Α έως Ζ" και "Ταξινόμηση Ζ προς Α" που σας επιτρέπουν να ταξινομήσετε τις τιμές αλφαβητικά ή αριθμητικά και μια λειτουργία "Προσαρμοσμένης Ταξινόμησης" που σας επιτρέπει να ταξινομήσετε με πολλαπλά κριτήρια. Ακολουθεί ο τρόπος χρήσης τους.

Ας δούμε ένα παράδειγμα

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε επιλέξει εννέα χημικά στοιχεία από τον περιοδικό πίνακα και θα ταξινομήσουμε τα δεδομένα με βάση τα περιεχόμενα των κυττάρων χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Ταξινόμηση Α έως Ζ" και τη λειτουργία "Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση".

Το αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση & Φίλτρο" βρίσκεται στην άκρα δεξιά της καρτέλας "Αρχική σελίδα".

Το drop-down έχει αρκετά χαρακτηριστικά γνωρίσματα, αλλά εστιάζουμε στα πρώτα τρία.

Ακολουθούν τα παραδείγματα μας, τα οποία προέρχονται από τον περιοδικό πίνακα. Κάθε στοιχείο έχει πληροφορίες που είναι μοναδικές γι 'αυτό, όπως το "Σύμβολο" και "Ατομικός αριθμός". Αλλά κάθε στοιχείο ανήκει επίσης σε άλλες κατηγορίες, όπως η "Φάση του στο STP" (δηλ. υγρό ή αέριο σε ένα δωμάτιο με κανονική θερμοκρασία και πίεση) και την "κατηγορία στοιχείων" του στον πίνακα περιόδου.

Ας ξεκινήσουμε απλά και ταξινομήσουμε τα δεδομένα με τη στήλη "Ατομικός αριθμός". Ξεκινήστε επιλέγοντας τη στήλη (μπορείτε να συμπεριλάβετε τη γραμμή κεφαλίδας εάν τα δεδομένα σας έχουν ένα).

Τώρα μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση & Φίλτρο" και επιλέξτε είτε την πρώτη είτε τη δεύτερη επιλογή. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ταξινομούμε από τη χαμηλότερη σε υψηλότερη αριθμητική τιμή χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Ταξινόμηση Α έως Ζ".

Ένα πλαίσιο "Προειδοποίηση ταξινόμησης" θα εμφανιστεί αν υπάρχουν άλλες στήλες δεδομένων που το Excel σκέφτεται ότι ίσως θέλετε να συμπεριλάβετε στο είδος σας. Ας εξετάσουμε πρώτα τα αποτελέσματα της επιλογής "Συνέχιση με την τρέχουσα επιλογή". Κάντε κλικ στην επιλογή αυτή και πατήστε το κουμπί "Ταξινόμηση".

Μπορείτε να δείτε ότι η στήλη "Ατομικός αριθμός" έχει ταξινομηθεί από το χαμηλότερο στο υψηλότερο, αλλά ότι οι αντίστοιχες πληροφορίες στις άλλες στήλες δεν έχουν αλλάξει. Αυτό θα μπορούσε να είναι προβληματικό αν θέλετε να ταξινομήσετε όλες τις στήλες. Έτσι, πριν προχωρήσετε, δείτε μερικές από τις σειρές για να δείτε αν έχουν νόημα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι προφανές ότι οι άλλες στήλες δεν έχουν ταξινομηθεί επειδή το υδρογόνο, το στοιχείο με το χαμηλότερο "Ατομικό Αριθμό", φαίνεται ότι έχει το "Ατομικό Αριθμό" Μολύβδου.

Τώρα ας δοκιμάσουμε την άλλη επιλογή για να δούμε πώς λειτουργεί. Επιλέξτε την επιλογή "Επέκταση επιλογής" και κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Μπορείτε να δείτε ότι τα δεδομένα στη στήλη "Ατομικός αριθμός" έχουν ταξινομηθεί και ότι ακολουθούνται τα δεδομένα στις άλλες σειρές. (Μπορείτε επίσης να επισημάνετε όλα τα δεδομένα και το Excel δεν θα εμφανίσει ένα πλαίσιο "Προειδοποίηση ταξινόμησης").

Ας δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία "Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση" για να ταξινομήσετε τα δεδομένα με πολλές διαφορετικές στήλες ταυτόχρονα.

Επιλέξτε όλα τα δεδομένα, συμπεριλάβετε τη σειρά κεφαλίδας αν τα δεδομένα σας έχουν ένα.

Τώρα μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση & Φίλτρο" και επιλέξτε την εντολή "Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση".

Αυτό εμφανίζει το παράθυρο Ταξινόμηση.

Θα ταξινομήσουμε πρώτα τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας τη στήλη "Phase at STP" έτσι ώστε όλα τα αέρια να εμφανίζονται υψηλότερα στη λίστα από τα στερεά. Επιλέξτε τη στήλη "Phase at STP".

Τώρα πατήστε το κουμπί "Προσθήκη επιπέδου".

Εμφανίζεται ένα νέο επίπεδο. Σημειώστε ότι το επίπεδο λέει "Στη συνέχεια από." Αυτό σημαίνει ότι θα είναι η δεύτερη στήλη που χρησιμοποιείται για την ταξινόμηση των δεδομένων. Θα επιλέξουμε την κατηγορία "Στοιχείο" ως το δεύτερο επίπεδο έτσι ώστε τα αέρια να ταξινομηθούν ανά κατηγορία και τα ευγενή αέρια να εμφανίζονται υψηλότερα στη λίστα από τα αντιδραστικά αέρια. Επιλέξτε τη στήλη "Στοιχείο κατηγορίας".

Παρατηρήστε ότι υπάρχουν και άλλες επιλογές. Ας ρίξουμε μια ματιά στις επιλογές drop-down "Ταξινόμηση On". Υπάρχουν πολλές επιλογές, αλλά θα χρησιμοποιήσουμε την επιλογή "Τιμές κελί".

Προσθέστε ένα άλλο επίπεδο πατώντας ξανά το κουμπί "Προσθήκη επιπέδου".

Επιλέξτε τη στήλη "Στοιχείο". Αυτό σημαίνει ότι οι τιμές "Στοιχείου" σε κάθε "Κατηγορία Στοιχείων" θα ταξινομηθούν αλφαβητικά, έτσι ώστε το ευγενές αέριο Αργόν να έρθει πριν από το άλλο ευγενές αέριο, το Νέον.

Ας δούμε το αναπτυσσόμενο μενού "Παραγγελία". Υπάρχουν μερικές επιλογές, αλλά για αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε την προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης "Α έως Ζ".

Μπορείτε να προσθέσετε όσα επίπεδα θα χωρέσει στο πλαίσιο "Ταξινόμηση". Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Τα δεδομένα ταξινομήθηκαν με επιτυχία. Η σειρά ταξινόμησης ήταν πρώτα από το "Phase at STP", μετά από "Element Category" και στη συνέχεια από το "Element." Μπορείτε να δείτε ότι η στήλη "Phase at STP" ταξινομείται αλφαβητικά και σε κάθε τύπο "Phase at STP" Οι τιμές "Στοιχείο κατηγορίας" ταξινομούνται αλφαβητικά. Τέλος, οι τιμές "Στοιχείο" ταξινομούνται αλφαβητικά σε κάθε τύπο "Στοιχείου".

Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει όλες τις στήλες που χρειάζεστε κατά την προετοιμασία για την ταξινόμηση των δεδομένων σας. Το Excel δεν σας προειδοποιεί ότι ενδέχεται να παραβλέπετε τις στήλες όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία "Προσαρμοσμένη ταξινόμηση".