Αρχική σελίδα » Συμβουλές MS Office » Πώς να ορίσετε το μήνυμα μακριά στο Outlook

    Πώς να ορίσετε το μήνυμα μακριά στο Outlook

    Βγαίνουμε σύντομα από το γραφείο και πρέπει να εγκαταστήσουμε ένα Εκτός γραφείου, Μακριά ή Διακοπές μηνύματος στο Outlook; Θα νομίζατε ότι θα ήταν εξαιρετικά εύκολο, αλλά δυστυχώς δεν είναι! Υπάρχουν δύο τρόποι δημιουργίας μιας αυτόματης απάντησης και εξαρτάται από το αν το Outlook είναι αυτόνομο ή χρησιμοποιεί το Microsoft Exchange.

    Εάν είστε σε εταιρικό περιβάλλον και το Outlook είναι συνδεδεμένο με το MS Exchange, ο καθορισμός μιας απάντησης εκτός γραφείου είναι στην πραγματικότητα πολύ εύκολη. Ας περάσουμε πρώτα αυτή τη μέθοδο και στη συνέχεια θα συζητήσουμε πώς να το κάνετε αν δεν χρησιμοποιείτε το Exchange.

    Μήνυμα εκτός γραφείου w Exchange

    Στο Office 2007 και νωρίτερα, πηγαίνετε στο Εργαλεία και κάντε κλικ στο Βοηθός εκτός γραφείου. Σημειώστε ότι αυτό θα πρέπει να υπάρχει αυτόματα στο Outlook 2003 και το Outlook 2007 κατά τη χρήση του Exchange. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή, δεν χρησιμοποιείτε το Exchange.

    Στο Office 2010 και το Office 2013, πρέπει να κάνετε κλικ στο Αρχείο καρτέλα, τότε Πληροφορίες και θα δείτε ένα κουμπί που καλείται Αυτόματες απαντήσεις (εκτός γραφείου).

    Στο Office 2007 και νωρίτερα, κάντε κλικ στο Είμαι επί του παρόντος εκτός γραφείου και πληκτρολογήστε το μήνυμα στο Αυτόματη απάντηση κουτί.

    Πηγαίνετε μπροστά και βάλτε την ημερομηνία που θα είστε έξω μέχρι και να βάλει σε οποιαδήποτε στοιχεία επικοινωνίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης κλπ. Εάν κάνετε κλικ στο OK, όλοι θα λάβουν αυτό το μήνυμα μέχρι να επιστρέψετε σε αυτό το παράθυρο διαλόγου και να το αλλάξετε σε Είμαι σήμερα στο γραφείο.

    Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κανόνες στα εισερχόμενα μηνύματα ενώ βρίσκεστε εκτός γραφείου πατώντας Προσθήκη κανόνα. Αυτό είναι χρήσιμο εάν θέλετε να εκτελέσετε ορισμένες ενέργειες σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από διαφορετικούς ανθρώπους. Για παράδειγμα, εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν πελάτη, μπορεί να θέλετε να το προωθήσετε στο τηλέφωνό σας ή να απαντήσετε με διαφορετικό πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό που χρησιμοποιείται για εσωτερικούς συνεργάτες. Αν δεν ξέρετε πώς να χρησιμοποιήσετε κανόνες, διαβάστε την προηγούμενη ανάρτηση μου σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας των κανόνων του Outlook.

    Στο Outlook 2010 και το 2013, είναι λίγο διαφορετικό. Όταν κάνετε κλικ στο Αυτόματες απαντήσεις, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου όπως το παρακάτω.

    Επίλεξε το Αποστολή αυτόματων απαντήσεων και στη συνέχεια ελέγξτε το Αποστέλλετε μόνο κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους εάν γνωρίζετε τις ακριβείς ημερομηνίες που θα φύγετε. Εάν το αφήσετε ανεξέλεγκτο, θα αφήσει απλώς την αυτόματη απάντηση μέχρι να έρθει μη αυτόματα και να επιλέξετε Μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις.

    Αυτό που είναι επίσης καλό για αυτή την έκδοση είναι ότι μπορείτε να έχετε ξεχωριστή ρύθμιση αυτόματης απάντησης για άτομα μέσα και άτομα εκτός του οργανισμού σας. Και πάλι, όπως και με τις προηγούμενες εκδόσεις του Office, κάντε κλικ στο Κανόνες αν θέλετε να προσθέσετε εξαιρέσεις στην αυτόματη απάντηση.

    Μήνυμα εκτός γραφείου χωρίς ανταλλαγή

    Έτσι, αυτό είναι μεγάλο αν έχετε το Outlook με Exchange, αλλά τι γίνεται αν δεν έχετε πρόσβαση Βοηθός εκτός γραφείου ή Αυτόματες απαντήσεις? Λοιπόν, υπάρχει ένας τρόπος που μπορείτε να εξομαλύνετε τον βοηθό εκτός γραφείου δημιουργώντας έναν κανόνα αυτόματης απάντησης μαζί με ένα πρότυπο εκτός γραφείου. Ακολουθούν τα παρακάτω βήματα.

    Βήμα 1: Αρχικά δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα στο Outlook σαν να πρόκειται να γράψετε σε κάποιον ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην βάζετε τίποτα στα πλαίσια TO ή CC. Πληκτρολογήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μακριά και τοποθετήστε ένα θέμα επίσης.

    Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Office ή στο Αρχείο καρτέλα σε νεότερες εκδόσεις του Office και επιλέξτε Αποθήκευση ως. Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως τύπου, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook. Πληκτρολογήστε ένα όνομα όπως Απάντηση εκτός γραφείου στο Ονομα αρχείου και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθηκεύσετε.

    Βήμα 2: Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε έναν κανόνα και να πούμε στο Outlook να χρησιμοποιήσει το νέο πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μόλις δημιουργήσαμε. Για το Office 2007, κάντε κλικ στο Εργαλεία μενού και πηγαίνετε στο Κανόνες και ειδοποιήσεις.

    Στο Office 2010 και το 2013, κάντε κλικ στο Σπίτι κάντε κλικ στην καρτέλα Κανόνες και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Διαχείριση Κανόνων & Ειδοποιήσεων.

    Κάντε κλικ στο Νέος κανόνας κάτω από Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα του Outlook.

    Κάτω από το τμήμα Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα, προχωρήστε και κάντε κλικ στο Ελέγξτε τα μηνύματα όταν φθάνουν σε παλαιότερες εκδόσεις του Office ή Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που δέχομαιe σε νεότερες εκδόσεις του Office, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιλέξετε ποιες προϋποθέσεις, αν υπάρχουν, που θέλετε να ελέγξετε. Για τις αυτόματες απαντήσεις εκτός γραφείου, κανονικά δεν ελέγχω τίποτα, δεδομένου ότι θέλω να εφαρμοστεί σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνω.

    Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και στη συνέχεια κάτω Ενέργειες, επιλέξτε το πλαίσιο που λέει "Απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο"Και στη συνέχεια στο δεύτερο πλαίσιο κειμένου στο κάτω μέρος, κάντε κλικ στον σύνδεσμο που λέει μια συγκεκριμένη θερμοκρασίααργά.

    Τώρα επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε νωρίτερα από τη λίστα προτύπων. Αν δεν βλέπετε το πρότυπό σας, κάντε κλικ στο Κοιτάξτε μέσα σύνθετο κιβώτιο και επιλέξτε Χρησιμοποιήστε πρότυπα στο σύστημα αρχείων.

    Κάντε κλικ Ανοιξε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα. Τώρα όποτε λαμβάνετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα αποσταλεί αυτόματη απάντηση χρησιμοποιώντας το πρότυπο αυτόματης απάντησης. Το Outlook θυμάται στους οποίους στέλνει τα μηνύματα και στέλνει μόνο μία φορά σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Για να το απενεργοποιήσετε, θα πρέπει να επιστρέψετε στην επιλογή Κανόνες και ειδοποιήσεις και να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στον κανόνα. Επίσης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι ανοικτό στον υπολογιστή σας πριν φύγετε για να στείλει τις απαντήσεις του αυτοκινήτου! Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να αφήσετε σχόλιο. Απολαμβάνω!