Μετακινήστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους του Outlook χρησιμοποιώντας τους κανόνες

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να διαχειρίζεστε καλύτερα το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο στο Outlook, μεταφέροντας αυτόματα το εισερχόμενο μήνυμα σε ξεχωριστούς φακέλους. Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα καθημερινά, αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο.

Αντί να χρειάζεται να περάσετε μία ώρα την εβδομάδα που μετακινεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα Εισερχόμενα στους φακέλους που έχουν κατηγοριοποιηθεί, οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε την οργάνωση εισερχομένων. Αυτό είναι πολύ παρόμοιο με τη χρήση ετικετών και φίλτρων στο Gmail.

Οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να φαίνονται περίπλοκοι και μπορεί να είναι αν θέλετε πραγματικά να εκτελέσετε κάποια εξελιγμένη διαλογή, αλλά αν θέλετε απλά να μεταφέρετε μηνύματα εργασίας στο φάκελο "Εργασία" αυτόματα, τότε είναι ένα κομμάτι κέικ.

Προκειμένου οι κανόνες να είναι χρήσιμοι, θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μερικούς φακέλους κάτω από τα Εισερχόμενά σας για να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως έργα, εργασία, οικογένεια κ.λπ..

Μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους κάνοντας δεξί κλικ Inbox ή οποιοδήποτε φάκελο και επιλέγοντας Νέος φάκελος. Η ακόλουθη διαδικασία λειτουργεί με τα Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 και Office 365.

Ρυθμίστε τους κανόνες Outlook

Τώρα για να ξεκινήσετε, ανοίξτε το Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα και θα δείτε το Διαχείριση Κανόνων & Ειδοποιήσεων κουμπί προς τα κάτω.

Θα εμφανιστεί το κύριο παράθυρο "Κανόνες και ειδοποιήσεις" και από προεπιλογή μπορεί να δείτε έναν κανόνα που έχει ήδη δημιουργηθεί ανάλογα με την έκδοση του Outlook.

Από εδώ κάντε κλικ στο Νέος κανόνας για να ξεκινήσετε με τον πρώτο κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Οδηγός κανόνων και θα σας δείξει ορισμένα κοινά πρότυπα κανόνων.

Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα και ίσως όλα που θα χρειαστείτε ποτέ. Ο πιο συνηθισμένος κανόνας είναι ο πρώτος που αναφέρεται, "Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο". Πηγαίνετε μπροστά και επιλέξτε το, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Θα παρατηρήσετε ότι το κάτω πλαίσιο λίστας που ονομάζεται "Βήμα 2:" παραμένει στο κάτω μέρος με κάποιο υπογραμμισμένο κείμενο. Στην πραγματικότητα, όλοι πρέπει να κάνετε για να ρυθμίσετε τον κανόνα είναι κλικ στις υπερσυνδέσεις για άτομα ή δημόσια ομάδα και καθορίζονται για να επιλέξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πού θέλετε να μεταβούν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ Φινίρισμα και τελειώσατε. Ωστόσο, αν θέλετε να κάνετε τον κανόνα πιο περίπλοκο, κάντε κλικ Επόμενο θα σας δώσει πολλές περισσότερες επιλογές:

Καθώς ελέγχετε διαφορετικές συνθήκες στο κύριο πλαίσιο λίστας, η περιγραφή του κανόνα στο κάτω μέρος θα συμπληρωθεί επίσης με περισσότερους υπερσυνδέσμους. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε κανόνες που αναζητούν συγκεκριμένες λέξεις στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, να εκτελέσετε ενέργειες σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το επόμενο καθήκον σας είναι να κάνετε κλικ σε κάθε υπερσύνδεσμο και να επιλέξετε τις συσχετιζόμενες τιμές όπως διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φακέλους κ.λπ. Στο παραπάνω παράδειγμα, θα θέλετε να κάνετε κλικ στο άτομα ή δημόσια ομάδα και επιλέξτε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στη συνέχεια κάντε κλικ στη λέξη καθορίζονται και περιηγηθείτε στο φάκελο που θα θέλατε να μετακινηθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να κάνετε κλικ στο Νέος και θα δημιουργηθεί ένας νέος φάκελος κάτω από τον τρέχοντα επιλεγμένο φάκελο.

Τώρα θα δείτε το κάτω μέρος ενημερωμένο με τις πραγματικές τιμές για τον κανόνα σας.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, μπορείτε να ορίσετε περισσότερες ενέργειες για τον κανόνα. Μπορείτε κανονικά να αφήσετε αυτό το μόνο, αν είναι ένας απλός κανόνας, αλλά εάν θέλετε να εκτελέσετε και άλλες ενέργειες όπως αναπαραγωγή ήχου, προώθηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργία αντιγράφου, εκτύπωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έναρξη άλλου προγράμματος, εκτέλεση σεναρίου κ.λπ. , τότε μπορείτε να κάνετε όλα αυτά σε αυτή την οθόνη.

Κάντε κλικ Επόμενο όταν τελειώσετε και θα φτάσετε στο Εξαιρέσεις όπου μπορείτε να επιλέξετε ποιες συνθήκες δεν θέλετε να επεξεργαστείτε για αυτόν τον κανόνα. Εάν δεν έχετε μερικές μοναδικές περιπτώσεις, μπορείτε να το αφήσετε κενό, το οποίο είναι το προεπιλεγμένο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και τελικά φτάσαμε στο τέλος του οδηγού κανόνων! Δώστε στον κανόνα ένα όνομα όπως το "Move Friends Email" έτσι ώστε να ξέρετε τι κάνει όταν το εξετάζετε αργότερα.

Στη συνέχεια, εάν έχετε ήδη στα εισερχόμενά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αντιστοιχούσαν στον νέο σας κανόνα, επιλέξτε το πλαίσιο "Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα στα μηνύματα που υπάρχουν ήδη στα Εισερχόμενα". Μπορείτε να αφήσετε οτιδήποτε άλλο ως προεπιλογή και κάντε κλικ Φινίρισμα!

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για ανθρώπους, ενημερωτικά δελτία, δηλώσεις τράπεζας / πιστωτικής κάρτας και οτιδήποτε άλλο μπορείτε να σκεφτείτε για να αρχίσετε να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook σας πιο αποτελεσματικά! Απολαμβάνω!