Τι είναι η λειτουργία συμβατότητας στο Microsoft Office;

Όταν ανοίγετε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε σε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Word, Excel ή PowerPoint σε μια σύγχρονη έκδοση του Office, ενδέχεται να εμφανιστεί η "Κατάσταση συμβατότητας" μετά το όνομα του εγγράφου στη γραμμή τίτλου. Αυτό αλλάζει τον τρόπο εμφάνισης του εγγράφου και αποτρέπει τη χρήση ορισμένων σύγχρονων λειτουργιών.

Αυτό συνήθως δεν είναι κάτι που πρέπει να ανησυχείτε - το Office κάνει το σωστό για να διασφαλίσει ότι τα παλιά έγγραφα λειτουργούν σωστά και μπορείτε να συνεχίσετε να συνεργάζεστε με ανθρώπους που χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του Office. Αλλά μπορείτε να αφήσετε τη λειτουργία συμβατότητας, αν θέλετε.

Τι είναι η λειτουργία συμβατότητας?

Οι σύγχρονες εκδόσεις του Microsoft Office έχουν εισαγάγει νέες δυνατότητες που δεν είναι συμβατές με παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Office. Οι σύγχρονες εκδόσεις του Word, του Excel και του PowerPoint χειρίζονται επίσης τη μορφοποίηση εγγράφων λίγο διαφορετικά από τις παλαιότερες εκδόσεις.

Όταν δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο στο Office 2013 ή το 2016, δημιουργείται ως ένα σύγχρονο έγγραφο με πρόσβαση σε όλες αυτές τις νέες δυνατότητες και τα πιο πρόσφατα στυλ μορφοποίησης. Ωστόσο, όταν ανοίγετε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε με το Office 2010 ή μια παλαιότερη έκδοση του Office, ανοίγει στη λειτουργία συμβατότητας, για να διασφαλιστεί ότι το ίδιο θα φαίνεται σε αυτές τις παλιές εκδόσεις όπως και το 2013 ή το 2016.

Η λειτουργία συμβατότητας απενεργοποιεί επίσης την πρόσβαση σε νέες λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν κάποιος δημιουργήσει ένα έγγραφο στο Word 2007 και το ανοίξετε στο Word 2016, το Word 2016 θα σας αποτρέψει από τη χρήση λειτουργιών που το Word 2007 δεν θα καταλάβει. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο και να το στείλετε ξανά στο άτομο που το έστειλε χωρίς να αντιμετωπίσετε προβλήματα. Αν το Word 2016 σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε σύγχρονες λειτουργίες, το άλλο άτομο ενδέχεται να μην μπορεί να προβάλει ολόκληρο το έγγραφο.

Αυτή η λειτουργία έχει σκοπό να εξασφαλίσει ότι οι χρήστες διαφορετικών εκδόσεων του Microsoft Office μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται μαζί και τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν με παλαιότερες εκδόσεις του Office δεν θα φαίνονται διαφορετικά όταν ανοίγουν σε μελλοντικές εκδόσεις του Office.

Οι ακριβείς λειτουργίες που είναι απενεργοποιημένες στη λειτουργία συμβατότητας εξαρτώνται από την εφαρμογή του Office που χρησιμοποιείτε και από τον τύπο της λειτουργίας Compatability Mode που χρησιμοποιεί ένα έγγραφο. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε το Word 2016 και ανοίγετε ένα έγγραφο που βρίσκεται στη λειτουργία συμβατότητας του Word 2010, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Apps for Office ή να ενσωματώσετε βίντεο online. Αυτές οι λειτουργίες απαιτούν Word 2013 ή νεώτερο. Η Microsoft προσφέρει μια πλήρη λίστα των λειτουργιών του Word που δεν είναι διαθέσιμες στη λειτουργία Compatability.

Πώς να μάθετε ποια λειτουργία συμβατότητας χρησιμοποιεί ένα έγγραφο

Μπορείτε να μάθετε σε ποια λειτουργία συμβατότητας υπάρχει ένα έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε ένα έγγραφο που βρίσκεται στη λειτουργία συμβατότητας και κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Πληροφορίες> Έλεγχος ζητημάτων> Έλεγχος συμβατότητας.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Επιλογή έκδοσης για εμφάνιση". Η έκδοση με ένα σημάδι επιλογής δίπλα της είναι η λειτουργία συμβατότητας που χρησιμοποιεί το έγγραφο.

Στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, το έγγραφο βρίσκεται στη λειτουργία συμβατότητας του Word 2010, το οποίο πιθανώς σημαίνει ότι δημιουργήθηκε από το Word 2010.

Πώς να ενημερώσετε ένα έγγραφο και να αφήσετε τη λειτουργία συμβατότητας

Για να αποκτήσετε ένα έγγραφο από τη λειτουργία συμβατότητας, ανοίξτε το στην κατάλληλη εφαρμογή του Office και κάντε κλικ στο File> Info> Convert. Αυτό θα μετατρέψει το παλαιότερο έγγραφο σε έναν σύγχρονο τύπο εγγράφου του Office.

Μην το κάνετε αυτό εάν εσείς (ή κάποιος άλλος) πρέπει να εργαστείτε με το έγγραφο χρησιμοποιώντας μια παλαιότερη έκδοση του Office, όπως το Office 2010 ή μια παλαιότερη έκδοση. Αν κάποιος σας έστειλε ένα έγγραφο στη λειτουργία συμβατότητας, δεν θα πρέπει να τον ενημερώσετε πριν τον στείλετε ξανά σε αυτόν. Μπορεί να χρειαστούν στην παλαιότερη μορφή.

Θα ειδοποιηθείτε ότι το έγγραφό σας θα μπορούσε να υποστεί μικρές αλλαγές στο layout. Πιθανότατα δεν θα τα παρατηρήσετε, εκτός εάν το έγγραφό σας έχει πολύπλοκη προσαρμοσμένη μορφοποίηση.

Αφού συμφωνήσετε, η λειτουργία "Συμβατότητα" θα εξαφανιστεί από τη γραμμή τίτλου. Ίσως θελήσετε να δείτε γρήγορα το έγγραφο για να επιβεβαιώσετε ότι δεν υπάρχουν αλλαγές στο layout που πρέπει να διορθώσετε. Τώρα μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο και αυτό θα αποθηκευτεί ως ένα σύγχρονο έγγραφο του Office. Δεν θα ανοίξει πλέον στη λειτουργία συμβατότητας.

Τι να κάνετε αν τα νέα έγγραφα βρίσκονται σε λειτουργία συμβατότητας

Εάν κάθε έγγραφο που δημιουργείτε βρίσκεται στη λειτουργία συμβατότητας, η εφαρμογή του Office πιθανόν να έχει ρυθμιστεί για τη δημιουργία εγγράφων σε παλαιότερη μορφή αρχείου.

Για να το ελέγξετε, πηγαίνετε στο Αρχείο> Επιλογές> Αποθήκευση. Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Αποθήκευση αρχείων σε αυτή τη μορφή" και βεβαιωθείτε ότι έχει οριστεί για τον σύγχρονο τύπο εγγράφου. Για παράδειγμα, επιλέξτε "Document Word (.docx)" για το Word. Αν επιλέξετε "Word 97-2003 Document (.doc)" εδώ, το Office θα αποθηκεύει πάντοτε αρχεία στην παλαιότερη μορφή αρχείου, πράγμα που σημαίνει ότι θα είναι πάντα στη λειτουργία συμβατότητας από προεπιλογή.

Αν δημιουργείτε έγγραφα από ένα ή περισσότερα πρότυπα, είναι επίσης πιθανό τα πρωτότυπα έγγραφα του προτύπου να βρίσκονται σε λειτουργία συμβατότητας. Ανοίξτε τα και μετατρέψτε τα σαν να κάνατε άλλο έγγραφο.

Δεν χρειάζεται να μεταφέρετε τα έγγραφά σας μία προς μία, ενημερώνοντάς τα. Θα λειτουργούν απλά καλά και δεν θα παρατηρήσετε καν κάποια διαφορά, εκτός αν προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία που δεν λειτουργεί στη λειτουργία Compatability Mode. Αν προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία και δεν επιτρέπεται να το κάνετε, θα σας ειπωθεί ότι πρέπει να μετατρέψετε το έγγραφο για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το χαρακτηριστικό και μπορείτε να το κάνετε στη συνέχεια.