Το απλό σύστημα φακέλων για την τήρηση οικονομικών αρχείων

Φωτογραφία από ollily

Μην ανησυχείτε για το ότι δεν έχετε το χρόνο να εισαγάγετε τακτοποιητικά όλες τις οικονομικές σας συναλλαγές σε ένα πολύπλοκο υπολογιστικό φύλλο ή πρόγραμμα. Το σύστημα φακέλων για την τήρηση οικονομικών αρχείων είναι χαμηλής συντήρησης, οικονομικά αποδοτικό και εύκολο στην υλοποίησή του σε μικρό χρονικό διάστημα. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μερικοί φάκελοι, λαστιχένιο στυλό, στυλό, ακρίβεια, επισήμανση, κουτί αποθήκευσης, μία ώρα στο τέλος του μήνα και όλες οι αποδείξεις του μήνα.

Το σύστημα φακέλων είναι ένας απλός και διασκεδαστικός τρόπος για να αποθηκεύσετε, να οργανώσετε και να αποθηκεύσετε τις αποδείξεις σας και να διατηρήσετε αξιόπιστα οικονομικά αρχεία.

Βήμα 1: Αποθήκευση όλων των εσόδων σας κατά τη διάρκεια του μήνα

Καθ 'όλη τη διάρκεια του μήνα, λάβετε μια απόδειξη για κάθε αγορά που κάνετε. Εάν ένα ταμείο δεν σας δώσει την απόδειξή σας, μην ξεχάσετε να το ρωτήσετε. Όταν πραγματοποιείτε ηλεκτρονικές αγορές, βεβαιωθείτε ότι εκτυπώνετε αμέσως τις αποδείξεις. Εάν μπορείτε, εκτυπώστε τα σε λεπτό χαρτί και διαμορφώστε τα ώστε να είναι παρόμοια σε σχήμα και μέγεθος με τις κανονικές αποδείξεις.

Διατηρήστε τις αποδείξεις στο πορτοφόλι σας μέχρι να αρχίσουν να ξεχειλίζουν, και στη συνέχεια να τους πετάξετε σε έναν καθορισμένο φάκελο στο σπίτι. Φροντίστε να επισημάνετε με ετικέτα το φάκελο "Τρέχουσες αποδείξεις" και να το κρατήσετε σε ασφαλή και εύκολη πρόσβαση.

Βήμα 2: Οργανώστε τα έσοδά σας στο τέλος του μήνα

Προτού μπορέσετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας κατά τρόπο ομαλό, θα πρέπει να οργανώσετε τις αποδείξεις. Και πριν μπορέσετε να τα οργανώσετε, θα πρέπει να ολοκληρώσετε κάθε απόδειξη ξεχωριστά.

Πηγαίνετε μέσα από κάθε μία και επισημάνετε:

• Η ημερομηνία
• Το συνολικό ποσό που δαπανήθηκε (ή επιστράφηκε)
• Ο τύπος συναλλαγής (π.χ. μετρητά, χρέωση, επιταγή, κάρτα δώρου)

Βεβαιωθείτε ότι έχετε χρησιμοποιήσει ένα ανοιχτόχρωμο δείκτη ώστε να εμφανίζεται το μελάνι από την απόδειξη. Ορισμένες αποδείξεις έχουν πολύ ελαφριά μελάνη που ξεθωριάζει μόλις τονιστεί. Σε αυτή την περίπτωση απλά επισημάνετε κάτω από τις πληροφορίες σε μια ευθεία γραμμή έτσι ώστε να μην αιμορραγούν στις πληροφορίες.

Μετά την επισήμανση, σημειώστε τις σημειώσεις απευθείας στις αποδείξεις όπως απαιτείται:

• Σημειώστε τα εκπίπτοντα έξοδα που μπορεί να σχετίζονται με τις επιχειρήσεις ή για φιλανθρωπικούς σκοπούς
• Σημείωση επιστρέφει, γιατί έγιναν, πόσα χρήματα επιστράφηκαν, και τα νέα καθαρά σύνολα
• Επισημάνετε τυχόν αποδείξεις, όπου δεν είναι άμεσα προφανές πού έγινε η αγορά, σε ποιον έγινε, ή γιατί έγινε
• Καταγράψτε τυχόν διάφορες σημειώσεις που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε καλύτερα αρχεία, ενδεχομένως να κάνετε μελλοντικές επιστροφές, να έχετε προϋπολογισμό στο μέλλον και να είστε καλύτεροι καταναλωτές (για παράδειγμα, σημειώνοντας πως η χρήση ενός συγκεκριμένου κουπονιού σάς εξοικονομούσε στο μισό, όταν σημειώθηκε μεγάλη πώληση κ.λπ. )

Εάν διαπιστώσετε ότι δεν υπάρχει αρκετός χώρος σε μια συγκεκριμένη απόδειξη για τη λήψη αυτών των σημειώσεων, τότε γράψτε τους σε ένα μικρό κομμάτι χαρτί και συρράψτε το στο πίσω μέρος της αντίστοιχης απόδειξης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει μια υπενθύμιση στην ίδια την απόδειξη, για να ανατρέξετε στις επιπλέον σημειώσεις στην επόμενη σελίδα.

Εδώ πρέπει να μοιάσει μια τελική απόδειξη (σημειώστε ότι είναι βασικό σε άλλες αποδείξεις κάτω από αυτήν):

Μόλις ολοκληρώσετε τη λήψη σημειώσεων, οργανώστε τη παρτίδα με χρονολογική σειρά και συρραφή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδετήρα. Δεν έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε την αντίστροφη χρονολογική σειρά (με τις πιο πρόσφατες αποδείξεις στην κορυφή) αλλά ό, τι επιλέγετε - τη διατηρήστε συνεπή. Διαφορετικά, θα δυσκολευτείτε να εντοπίσετε μεμονωμένα έσοδα αργότερα, όταν πρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ δύο διαφορετικών συστημάτων παραγγελιών.

Βήμα 3: Αποθηκεύστε τα παραστατικά σας χρησιμοποιώντας φακέλους και κουτιά

Αφού προετοιμάσετε την μηνιαία παρτίδα αποδείξεων, τοποθετήστε την σε φάκελο. Ίσως χρειαστεί να αναδιπλώσετε κάποια έσοδα για να χωρέσει η παρτίδα. Σκεφτείτε το χρώμα-κωδικοποίηση ενός φακέλου για την εποχή ή το μήνα, αν αυτό σας βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι.

Στη συνέχεια, διπλώστε το φάκελο κλειστό (χωρίς να το σφραγίσετε) και ανασηκώστε το. Χρησιμοποιήστε ένα μαύρο ή σκούρο χρώμα για την επισήμανση του φακέλου. Ακολουθήστε το παρακάτω παράδειγμα, με το μήνα και το έτος στην πάνω αριστερή άκρη ή με την ετικέτα με τρόπο που είναι πιο εύκολο για εσάς να συνεργαστείτε.

Αφού συλλέξετε περισσότερα από ένα μήνα, συγκεντρώστε τους φακέλους μαζί με τη χρονολογική σειρά (διατηρήστε τη συνέπεια με τη σειρά που έχετε για τις πραγματικές αποδείξεις). Βάλτε μια λαστιχένια ταινία γύρω από τη δέσμη.

Στο τέλος του έτους, θα έχετε όλα τα οικονομικά σας αρχεία πακέτα σε δώδεκα φακέλους. Πάνω από πολλά χρόνια, θα συγκεντρώσετε πολλές δέσμες.

Κρατήστε τις δέσμες φακέλων σας αποθηκευμένες σε ένα κουτί. Κρατήστε το κουτί κάπου ασφαλές και εύκολα προσβάσιμο. Με την πάροδο του χρόνου μπορείτε να συσσωρεύσετε πολλαπλά κουτιά, τα οποία θα είναι εύκολο να στοιβάζονται και να αποθηκεύονται. Και κάθε φορά που πρέπει να αναφέρετε τα οικονομικά σας αρχεία, θα είναι εύκολο να τα βρείτε και να έχετε πρόσβαση.

Είναι ιδανικό για να χρησιμοποιήσετε ένα οπτικά ελκυστικό κουτί που αντιπροσωπεύει τους οικονομικούς σας στόχους. Το κουτί στο παρακάτω παράδειγμα παρουσιάζει άνετες καρέκλες σε μια χαλαρωτική παραλία, καθώς ο περισσότερος χρόνος διακοπών είναι ένα μέτρο οικονομικής επιτυχίας.

Με το εύχρηστο σύστημα φακέλων, μπορείτε να κρατήσετε όλα τα οικονομικά σας αρχεία σε ένα μέρος με λίγη ταλαιπωρία. Και μπορείτε να το κρατάτε διασκεδαστικό χρησιμοποιώντας χρωματιστά στυλό, ανασηκωτές και φακέλους και ένα ελκυστικό κουτί που σας κρατά επικεντρωμένο στην οικονομική επιτυχία!