Πώς να εργαστείτε με τα αρχεία του Microsoft Office στο Google Drive

Τα αρχεία του Microsoft Office εξακολουθούν να είναι πολύ συνηθισμένα, αλλά αν είστε περισσότερο χρήστης Google Docs, Sheets και Slides, μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε αρχεία Word, Excel και PowerPoint στο Google Drive - αν γνωρίζετε πώς.

Στην επιφάνεια εργασίας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα περιήγησης Google Chrome και μια επίσημη επέκταση του Chrome για να επεξεργαστείτε έγγραφα του Microsoft Office, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία συμβατότητας γραφείου του Google Drive (OCM). Μπορείτε να τα επεξεργαστείτε έτσι ή να τα μετατρέψετε σε μορφή Εγγράφων Google, η οποία θα παρέχει περισσότερες λειτουργίες. (Μην ανησυχείτε - ακόμα κι αν τα μετατρέψετε σε μορφή Εγγράφων Google, μπορείτε να τα λάβετε ξανά σε μορφή Microsoft Office αργότερα).

Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε αρχεία του Microsoft Office χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Google Drive και τις εφαρμογές Google Docs, Sheets Google και Google Slides σε iOS ή Android. Θα σας δείξουμε και τις δύο μεθόδους στον παρακάτω οδηγό.

Πώς να εργαστείτε με τα αρχεία του Microsoft Office στο Google Drive σε έναν υπολογιστή ή Mac

Ας ξεκινήσουμε με την επιφάνεια εργασίας. Εάν το αρχείο του Office που θέλετε να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε παραμένει στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, μπορείτε εύκολα να το ανεβάσετε στο Google Drive και να το ανοίξετε για επεξεργασία στο Chrome χρησιμοποιώντας μια επέκταση του Chrome. Ανοίξτε το Chrome, μεταβείτε στην σελίδα επεξεργασίας του Office για Έγγραφα, φύλλα και διαφάνειες, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη στο Chrome" και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη για να την εγκαταστήσετε.

Μόλις εγκατασταθεί η επέκταση, σύρετε το αρχείο του Office στο παράθυρο του Chrome μέχρι να δείτε ένα εικονίδιο αντιγραφής όπως φαίνεται παρακάτω. Για το παράδειγμά μου σε όλο αυτό το άρθρο, πρόκειται να χρησιμοποιήσω ένα αρχείο Word / Google Docs, αλλά η διαδικασία είναι ίδια για τα αρχεία του Excel / Google Sheets και των αρχείων διαφανειών PowerPoint / Google.

Την πρώτη φορά που σύρετε ένα αρχείο του Office στο παράθυρο του Chrome, εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ στην επιλογή "Πήρε" για να κλείσετε το παράθυρο. Δεν θα εμφανιστεί ξανά αυτό το παράθυρο διαλόγου.

Το αρχείο του Office φορτώνεται στο λογαριασμό σας στο Google Drive και ανοίγει στην τρέχουσα καρτέλα. Υπάρχει περιορισμένος αριθμός λειτουργιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επεξεργαστείτε το αρχείο του Office στο λογαριασμό σας στο Google Drive. Ωστόσο, αν μετατρέψετε το έγγραφο σε έγγραφο της Google, υπάρχουν περισσότερες διαθέσιμες λειτουργίες και μπορείτε να μοιραστείτε το έγγραφο με άλλους.

Για να μετατρέψετε το αρχείο του Word σε έγγραφο των Εγγράφων Google, επιλέξτε "Αποθήκευση ως Έγγραφα Google" από το μενού "Αρχείο". Εάν μεταφορτώσατε και ανοίξατε ένα αρχείο Excel (.xlsx ή .xls), η επιλογή θα ήταν "Αποθήκευση ως φύλλα Google" και εάν το αρχείο είναι αρχείο PowerPoint (.pptx ή .ppt), θα ήταν "Αποθήκευση ως Google Διαφάνειες ".

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου ενώ το έγγραφο μετατρέπεται και αποθηκεύεται στο λογαριασμό σας στο Google Drive. Μπορείτε να διακόψετε τη μετατροπή κάνοντας κλικ στην επιλογή "Ακύρωση".

Μόλις κάνετε τις αλλαγές σας, μπορείτε να κάνετε λήψη του εγγράφου της Google ως αρχείο του Office. Στο παράδειγμά μου, επιλέγω "Λήψη ως" από το μενού "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Microsoft Word (.docx)" από το υπομενού. Υπάρχουν επίσης και άλλες μορφές στις οποίες μπορείτε να κάνετε λήψη του αρχείου Word, όπως .rtf, .pdf και ακόμη και ως eBook (.epub).

Το όνομα του αρχικού αρχείου χρησιμοποιείται από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα αρχείου". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Ένας άλλος τρόπος να συνεργαστείτε με τα αρχεία του Office στο λογαριασμό σας στο Google Drive είναι να τα ανεβάσετε στο λογαριασμό σας στο Google Drive χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Google για Windows, η οποία μπορείτε να κατεβάσετε από εδώ. Αν έχετε μεταφορτώσει το αρχείο του Word με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Google Drive από ένα πρόγραμμα περιήγησης και στη συνέχεια να ανοίξετε το αρχείο Word στα Έγγραφα Google. Για παράδειγμα, θα ανοίξω το αρχείο του Word, κάνοντας δεξί κλικ στο αρχείο στο λογαριασμό μου στο Google Drive, επιλέγοντας "Άνοιγμα με" από το αναδυόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέγοντας "Έγγραφα Google" από το υπομενού.

Το αρχείο Word ανοίγει σε μια νέα καρτέλα και μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο ακριβώς όπως όταν σύρετε το αρχείο Word στο παράθυρο του Chrome στο παρελθόν. Μπορείτε επίσης να "κατεβάσετε" το αρχείο ως αρχείο Word χρησιμοποιώντας το κουμπί "Λήψη" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης ή να το μοιραστείτε με άλλους χρησιμοποιώντας το κουμπί "Κοινή χρήση".

Σε αυτό το σημείο, το αρχείο εξακολουθεί να είναι ένα αρχείο Word και εργάζεστε σε λειτουργία συμβατότητας με το Office (OCM). Για να το μετατρέψετε σε αρχείο Google Docs, επιλέξτε "Αποθήκευση ως Έγγραφα Google" από το μενού "Αρχείο", όπως ακριβώς κάνατε μετά τη μεταφορά του αρχείου Word στο παράθυρο του Chrome.

Πώς να εργαστείτε με αρχεία του Microsoft Office στο Google Drive σε μια κινητή συσκευή

Μπορείτε επίσης να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε αρχεία του Office χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Google Docs για iOS ή Android (για αρχεία Word), την εφαρμογή "Φύλλα Google" για iOS ή Android (για αρχεία Excel) ή την εφαρμογή Google Slides για iOS ή Android (για αρχεία του PowerPoint ). Ωστόσο, πρέπει επίσης να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Google Drive στο iOS ή στο Android. Όταν επιλέξετε ένα αρχείο του Office που θα ανοίξει στην εφαρμογή Google Drive, ανοίγει αυτόματα στην κατάλληλη εφαρμογή εγγράφων Google.

Θα σας δείξουμε πώς να εργαστείτε με ένα αρχείο Word στο λογαριασμό σας στο Google Drive σε ένα iPhone, αλλά η διαδικασία είναι παρόμοια σε άλλες πλατφόρμες και με άλλα αρχεία. Ανοίξτε την εφαρμογή Google Drive στη συσκευή σας και περιηγηθείτε στο σημείο όπου βρίσκεται το αρχείο Word που θέλετε να ανοίξετε. Αγγίξτε το αρχείο.

Το αρχείο του Word ανοίγει αυτόματα στα Έγγραφα Google. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το αρχείο Word όπως είναι πατώντας στο έγγραφο (1) και προσθέτοντας περιεχόμενο ή αλλάζοντας υπάρχον περιεχόμενο και μορφοποιώντας το κείμενο (2). Επιπρόσθετες επιλογές μορφοποίησης κειμένου και παραγράφων είναι διαθέσιμες κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κειμένου / παραγράφου στη γραμμή εργαλείων στην κορυφή (3). Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία του εγγράφου, πατήστε το σημάδι ελέγχου στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης (4).

Εάν, ανά πάσα στιγμή, δεν είστε σίγουροι αν εργάζεστε σε ένα αρχείο μορφοποιημένο με Word ή σε ένα αρχείο μορφοποίησης εγγράφων Google, πατήστε στο κουμπί μενού (τρεις κάθετες κουκίδες).

Όταν εργάζεστε σε ένα αρχείο Word (ή ένα αρχείο Excel ή ένα αρχείο PowerPoint), θα δείτε τη Λειτουργία συμβατότητας του Office στην κορυφή του μενού.

Παρατηρήστε στην παραπάνω εικόνα ότι υπάρχει μια επιλογή Share & Export στο μενού, αλλά όταν πατήσετε στην επιλογή "Κοινή χρήση και εξαγωγή", θα διαπιστώσετε ότι δεν υπάρχει διαθέσιμη επιλογή "Κοινή χρήση" (στα αριστερά στην παρακάτω εικόνα) . Όπως και σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στον υπολογιστή, δεν μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία του Word στο λογαριασμό σας στο Google Drive. Πρέπει να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Word ως αρχείο Google Docs εάν θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. Βολικά, το υπομενού Share & Export σάς επιτρέπει επίσης να "Αποθήκευση ως αρχείο Google Docs".

Μόλις αποθηκεύσετε το αρχείο ως αρχείο Google Docs (το οποίο θα κάνουμε στη συνέχεια), το υπομενού "Κοινή χρήση και εξαγωγή" περιλαμβάνει μια επιλογή Κοινή χρήση (στα δεξιά στην παρακάτω εικόνα), επιτρέποντάς σας να μοιραστείτε το τρέχον έγγραφο με άλλους . Αυτό το υπομενού περιλαμβάνει επίσης την επιλογή Αποθήκευση ως Word (.docx), η οποία σας επιτρέπει να μετατρέψετε το έγγραφο πίσω σε ένα αρχείο Word.

Όταν πατήσετε την επιλογή "Αποθήκευση ως αρχείο Google Docs" στο υπομενού Share & Export στο έγγραφο του Word, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου ενώ το έγγραφο αποθηκεύεται ως αρχείο Google Docs.

Μόλις γίνει η μετατροπή του εγγράφου, η "Λειτουργία συμβατότητας γραφείου" δεν βρίσκεται πλέον στο κύριο μενού και ορισμένες από τις επιλογές είναι διαφορετικές, όπως το υπομενού Share & Export που συζητήσαμε παραπάνω. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε το έγγραφό σας στο Google Docs και να το μετατρέψετε σε ένα έγγραφο του Word, αν το επιλέξετε.

Πίσω στην εφαρμογή Google Drive, η έκδοση του αρχείου Word του Google Docs είναι πλέον διαθέσιμη.

Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το έγγραφο των Εγγράφων Google σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στον υπολογιστή σας και να κάνετε λήψη του αρχείου ως αρχείο Word, όπως συζητήσαμε στην πρώτη ενότητα. Τα έγγραφα των Εγγράφων Google, των φύλλων και των διαφανειών αποθηκεύονται μόνο στο λογαριασμό σας στο Google Drive. Αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Google Drive για Windows, θα δείτε τι μοιάζουν με τοπικά αρχεία για αυτά τα έγγραφα, αλλά είναι στην πραγματικότητα σύνδεσμοι στα ηλεκτρονικά έγγραφα. Έτσι, για να έχετε πρόσβαση σε αυτά, πρέπει να έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση της εφαρμογής Google Drive για Windows.

Ο ιστότοπος βοήθειας της Google σχετικά με τα Έγγραφα Google παραθέτει τους τύπους αρχείων του Office που είναι συμβατοί με το Google Drive.