Πώς να χρησιμοποιήσετε κανόνες για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook.com

Εάν είστε χρήστης του Outlook.com, μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε ότι η ρύθμιση κανόνων για τη διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να κάνει τη ζωή σας απλούστερη.

Ποιοι είναι οι κανόνες?

Στην απλούστερη μορφή τους, οι κανόνες του Outlook είναι ενέργειες που ο λογαριασμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εκτελέσει αυτόματα με βάση τις οδηγίες που έχετε ορίσει. Υπάρχουν δύο κύριες κατηγορίες κανόνων που μπορείτε να δημιουργήσετε. Αυτοί είναι κανόνες οργάνωσης και κανόνες που βασίζονται στην ειδοποίηση. Αυτοί οι κανόνες δεν θα είναι αναδρομικοί, πράγμα που σημαίνει ότι θα ισχύουν μόνο για μη αναγνωσμένα μηνύματα.

1. Οργανώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας - Αυτοί οι κανόνες εστιάζουν στην κατάθεση και την οργάνωση μηνυμάτων με βάση τους αποστολείς, τις λέξεις-κλειδιά και τους φακέλους στο λογαριασμό σας στο Outlook. Αυτά είναι χρήσιμα για την τοποθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σχετικούς φακέλους ή κατηγορίες.
2. Keep current - Αυτοί οι κανόνες θα σας στείλουν ειδοποιήσεις βάσει των εισερχόμενων μηνυμάτων σας. Αυτά είναι χρήσιμα αν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις κινητές συσκευές σας.

Δημιουργία νέων κανόνων στο Outlook.com

Μόλις συνδεθείτε στον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook.com, κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις" και στην επιλογή "Διαχείριση κανόνων" για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα.

Τώρα, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο" για να δημιουργήσετε τον πρώτο σας κανόνα. Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν δύο κύρια τμήματα. Στα αριστερά, θα ορίσετε μια συνθήκη ή πολλαπλές προϋποθέσεις για να προσδιορίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία θα εφαρμοστεί ο νέος κανόνας σας. Η δεξιά πλευρά είναι όπου θα καθορίσετε τι δράση θα λάβει το Outlook με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Για αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε δύο από τις εννέα προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και δύο από τις οκτώ ενέργειες.

ΣΥΝΘΗΚΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ

Θα κάνουμε πρώτα κλικ στο σύνδεσμο "Προϋποθέσεις" για να προσθέσετε μια δεύτερη προϋπόθεση. Ας πούμε ότι οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το "[email protected]" που έχουν τη λέξη "μήλο" στη γραμμή θέματος θα πρέπει να αποστέλλονται σε ένα φάκελο που ονομάζεται "Apple Emails" και πρέπει να κατηγοριοποιηθούν ως "ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ !!!"

Κάνετε αυτό με την επεξεργασία του κανόνα σας έως ότου οι δύο ενότητες μοιάζουν με τις παρακάτω εικόνες.

Τέλος, κάντε κλικ στο "Δημιουργία κανόνα" και αφήστε το να τεθεί σε ισχύ. Από τώρα και στο εξής, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το [email protected] που έχουν τη λέξη apple σε αυτά θα ταξινομηθούν ως σημαντικά και θα μεταφερθούν στο φάκελο "Emails Apple".

Αν θέλετε να επεξεργαστείτε οποιονδήποτε από τους κανόνες που δημιουργήσατε προηγουμένως, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στον κανόνα και να το επεξεργαστείτε στο παράθυρο που εμφανίζεται. Για να διαγράψετε έναν κανόνα, απλώς κάντε κλικ στον μικρό κάδο ανακύκλωσης δίπλα στον κανόνα.

Δημιουργία κανόνων από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η σελίδα "Διαχείριση κανόνων" δεν είναι ο μόνος τρόπος για να δημιουργήσετε κανόνες για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εναλλακτικά, αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα βασισμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε, απλώς το βρείτε στα Εισερχόμενά σας και κάντε δεξί κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Δημιουργία κανόνα".

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο email για να το ανοίξετε και να δημιουργήσετε έναν κανόνα επιλέγοντας την επιλογή από το "Extended Menu".

Αφού το κάνετε αυτό, θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο όπως φαίνεται παρακάτω, στο οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε τον κανόνα όπως απαιτείται.

Οργάνωση των κανόνων σας

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι το Outlook.com θα επιλέξει αυτόματα τους κανόνες που ορίζετε και θα τις εφαρμόσετε με βάση τη σειρά με την οποία εμφανίζονται στον κατάλογο κανόνων σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να οργανώσετε τους κανόνες σας σύμφωνα με τη σειρά σπουδαιότητάς τους. Απλά κάντε κλικ στα βελάκια πάνω και κάτω δίπλα στους κανόνες για να τα τοποθετήσετε στη σειρά ανάλογα με τις ανάγκες.

Όρια κανόνων

Τώρα που ξέρετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να οργανώσετε τους κανόνες σας, πρέπει να ξέρετε ότι υπάρχουν και κάποιοι περιορισμοί στους κανόνες του Outlook Web App. Υπάρχει ένα όριο για τον αριθμό των κανόνων που μπορείτε να δημιουργήσετε. Για κάποιο λόγο, παραχωρήσατε μόνο 64 KB για τους κανόνες Outlook.com. Δεν υπάρχει οριστική απάντηση σχετικά με τον αριθμό των κανόνων που μπορείτε να δημιουργήσετε, δεδομένου ότι το μέγεθος των κανόνων θα ποικίλει ανάλογα με το μήκος του κανόνα και τον αριθμό των όρων και ενεργειών που έχετε ορίσει. Μόλις φτάσετε το όριο σας, το Outlook.com θα σας ενημερώσει ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε περαιτέρω κανόνες. Τότε θα χρειαστεί να ενοποιήσετε τους κανόνες ή να διαγράψετε παλιούς κανόνες που δεν χρειάζονται πλέον.

Εκτός από το όριο για το ποσό των κανόνων που επιτρέπεται να δημιουργήσετε, εάν χρησιμοποιείτε επίσης την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook με κανόνες, μπορεί να λάβετε μια προειδοποίηση ότι οι κανόνες σας έρχονται σε σύγκρουση με τους κανόνες της εφαρμογής επιφάνειας εργασίας. Θα χρειαστεί να κάνετε διπλό έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να απενεργοποιήσετε τους αντιφατικούς κανόνες ή να τις διαγράψετε αν είναι απαραίτητο.

Συγχαρητήρια, γνωρίζετε τώρα σχεδόν όλα όσα πρέπει να ξέρετε για τη δημιουργία, τον χειρισμό και τη χρήση κανόνων στην εφαρμογή Microsoft Outlook Web App. Διασκεδάστε να διαχειρίζεστε την ψηφιακή σας επικοινωνία με ευκολία στο Outlook.com.