Αρχική σελίδα » πως να » Πώς να χρησιμοποιήσετε την εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου για να καθαρίσετε τους φακέλους του Outlook από το σκουπίδι

    Πώς να χρησιμοποιήσετε την εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου για να καθαρίσετε τους φακέλους του Outlook από το σκουπίδι

    Ο καθαρισμός γραμματοκιβωτίου στο Outlook είναι ένα σύνολο εργαλείων που έχουν σχεδιαστεί για να απαλλαγούν από τα σκουπίδια από το γραμματοκιβώτιό σας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας, να καθαρίσετε αυτόματα τα στοιχεία κατά μέγεθος και ημερομηνία και να εκτελέσετε μερικές άλλες λειτουργίες. Αφήστε να τα περάσετε και να ρίξετε μια ματιά.

    Πρώτον, θα πρέπει να ανοίξετε το εργαλείο. Μεταβείτε στο Αρχείο> Εργαλεία και κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

    Υπάρχουν διαθέσιμα ορισμένα εργαλεία και θα ξεκινήσουμε εξετάζοντας την ποσότητα των δεδομένων στο γραμματοκιβώτιό σας.

    Ελέγξτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας

    Το γραμματοκιβώτιό σας Outlook αποτελείται από φακέλους - Εισερχόμενα, Απεσταλμένα στοιχεία, Αρχείο και ούτω καθεξής - και γνωρίζοντας το μέγεθος των φακέλων σας βοηθά να δείτε πού είναι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για να μάθετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου".

    Αυτό ανοίγει το παράθυρο Μέγεθος φακέλου, το οποίο σας δείχνει το μέγεθος κάθε φακέλου. Από προεπιλογή, ανοίγει στην καρτέλα Τοπικά δεδομένα. Τα τοπικά δεδομένα είναι τα δεδομένα που αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας στα αρχεία .pst και.ost.

    Οι στήλες εμφανίζουν το όνομα, το μέγεθος και το συνολικό μέγεθος του φακέλου (που είναι το μέγεθος, συμπεριλαμβανομένων τυχόν υποφακέλων). Το καλύτερο μέρος αυτής της άποψης είναι ότι σας δείχνει φακέλους που συνήθως δεν θεωρείτε, όπως το ημερολόγιο. Εάν έχετε πολλά χρόνια ραντεβού και αιτήσεις συσκέψεων, θα μπορούσατε εύκολα να έχετε ένα αξιοπρεπές κομμάτι kilobytes στο ημερολόγιο το οποίο μπορείτε να καθαρίσετε με τη διαγραφή παλιών γεγονότων.

    Εάν θέλετε να δείτε το μέγεθος των φακέλων στο διακομιστή αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα διακομιστή". Την πρώτη φορά που θα ανοίξετε αυτήν την καρτέλα, ίσως χρειαστεί λίγος χρόνος για να συμπληρωθούν τα δεδομένα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το Outlook έρχεται σε επαφή με τον διακομιστή Exchange, ζητώντας τα δεδομένα στα αρχεία σας (τα οποία υπολογίζονται με τη σειρά τους) και στη συνέχεια μεταφορτώντας και εμφανίζοντας τα αποτελέσματα.

    Κάθε επόμενη φορά που θα ανοίξετε αυτήν την καρτέλα, η ανάκτηση δεδομένων θα είναι πολύ πιο γρήγορη, αφού το Exchange πρέπει μόνο να κάνει ανάλυση ανάλυσης και οι περισσότεροι φάκελοι δεν αλλάζουν το μέγεθος. Μόλις φορτωθεί η καρτέλα, θα δείτε τα μεγέθη φακέλων στον διακομιστή Exchange. Αυτό ενδέχεται να μην είναι το ίδιο με το μέγεθος στην καρτέλα Τοπικά δεδομένα, επειδή το Outlook δεν κάνει απαραίτητα λήψη όλων των μηνυμάτων στον υπολογιστή σας.

    Για παράδειγμα, στην καρτέλα "Τοπικά δεδομένα" ο φάκελος Συνολικό μέγεθος του αρχείου είναι 116805 kb, αλλά στην καρτέλα Δεδομένα διακομιστή το συνολικό μέγεθος είναι 363399 kb-μια διαφορά 246594 kb (265 MB). Αυτό είναι πολλά μηνύματα που δεν φαίνονται στα τοπικά δεδομένα. Τι συμβαίνει?

    Από προεπιλογή, το Outlook διατηρεί μόνο ένα συγκεκριμένο ποσό αλληλογραφίας στον τοπικό πελάτη σας για να βεβαιωθείτε ότι το email σας δεν καταλαμβάνει πολύ χώρο. Σε υπολογιστές με σκληρό δίσκο μεγαλύτερο από 64gb (που είναι οι περισσότεροι από αυτούς σήμερα), το Outlook θα κρατήσει μόνο ηλεκτρονικά μηνύματα από τον τελευταίο χρόνο στον υπολογιστή σας. Τα παλαιότερα μηνύματα διατηρούνται στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά. Μπορείτε να κάνετε λήψη των παλαιότερων μηνυμάτων και να αλλάξετε αυτήν την προεπιλογή αν θέλετε. Έχετε υπόψη σας ότι μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλογή ώστε να γίνει λήψη πιο λιγο mail, επίσης, οπότε εάν αγωνίζεστε για διάστημα, ίσως θέλετε να αλλάξετε την προεπιλογή από 1 έτος σε 6 μήνες (ή λιγότερο).

    (Σημείωση: Αυτό επηρεάζει μόνο λογαριασμούς που χρησιμοποιούν διακομιστές Microsoft Exchange, όπως Hotmail, live.com, O365 και ορισμένους εταιρικούς λογαριασμούς. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για λήψη μηνυμάτων από άλλους παρόχους, όπως το Google ή το Yahoo, αυτή η ρύθμιση αγνοείται και όλα mail αποστέλλεται.)

    Τώρα που γνωρίζετε πόσα δεδομένα περιέχουν οι φάκελοί σας, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα σε ποιες από αυτές καθαρίζετε.

    Αναζήτηση για παλαιά ή μεγάλα μηνύματα

    Εάν έχετε e-mail σε πολλούς διαφορετικούς φακέλους, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό σας για παλαιότερα ή μεγαλύτερα μηνύματα.

    Αυτό είναι πολύ χρήσιμο εάν θέλετε να βρείτε μηνύματα με μεγάλα συνημμένα που μπορείτε είτε να διαγράψετε είτε να μετακινηθείτε από το Outlook σε σκληρό δίσκο ή υπηρεσία σύννεφο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να βρείτε όλα τα μηνύματα άνω των 5 MB, μπορείτε να αλλάξετε το πεδίο "Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερο από" στα 5000 kb και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εύρεση".

    Ο τυπικός πίνακας αναζήτησης του Outlook επανέρχεται με μια λίστα μηνυμάτων που είναι τουλάχιστον 5 MB.

    Αυτά τα αποτελέσματα επιστρέφουν μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το πεδίο "Look" σε οποιοδήποτε συγκεκριμένο τύπο αρχείου εάν θέλετε να μεταδώσετε ένα ευρύτερο δίκτυο.

    Από τα αποτελέσματα αναζήτησης, μπορείτε να ανοίξετε καθένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα διαγράψετε ή να αφαιρέσετε τα συνημμένα. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε τα συνημμένα πριν τα διαγράψετε ή τα αφαιρέσετε, εάν θέλετε να τα αποθηκεύσετε.

    Ξεκινώντας ένα AutoArchive

    Μπορείτε να ορίσετε αυθεντικές παραμέτρους για κάθε μεμονωμένο φάκελο στο Outlook, κάτι που έχουμε ήδη καλύψει ως μέρος μιας ευρύτερης ματιά στο να διατηρήσουμε το Outlook να λειτουργεί ομαλά. Αν έχετε ρυθμίσει αυθεντικούς κανόνες, μπορείτε να τις ξεκλειδώσετε στο Cleanbox Mailbox κάνοντας κλικ στο κουμπί "AutoArchive".

    Αυτή η διαδικασία μετατοπίζεται σε όλους τους φακέλους του Outlook και εφαρμόζει τους κανόνες αυτόματης αρχειοθέτησης που έχετε ρυθμίσει. Εάν δεν έχετε ρυθμίσει κανένα, ίσως ανησυχείτε για το χτύπημα αυτού του κουμπιού κατά λάθος, αλλά μην ανησυχείτε - ο προεπιλεγμένος κανόνας αυτορρύθμισης είναι να μην κάνετε τίποτα.

    Προβολή και αδειάστε τα διαγραμμένα στοιχεία

    Αν θέλετε να "μαζεύετε" το ταχυδρομείο σας, μετακινώντας το στο φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" και σπάνια το αδειάζετε, αυτή η επιλογή είναι για εσάς.

    Σημείωση: Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" ως είδος αρχείου, να ρίξουν τα πράγματα εκεί και να μην αδειάσουν ποτέ το φάκελο. Αυτό δεν είναι μια καλή ιδέα, επειδή υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορείτε να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" πολύ εύκολα. Αντίθετα, εάν πρέπει να κρατήσετε ένα μήνυμα, δημιουργήστε ένα αρχείο!

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή μεγέθους διαγραμμένων αντικειμένων", για να δείτε πόσο διάστημα διαγράφονται τα στοιχεία που έχετε διαγράψει, στη συνέχεια τραβήξτε μια βαθιά αναπνοή και κάντε κλικ στο κουμπί "Άδειασμα".

    Με αυτόν τον τρόπο θα διαγραφούν όλα τα στοιχεία από το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία". Αν αυτό σας φοβίζει τότε με κάθε τρόπο αφιερώστε λίγο χρόνο για να μετακινήσετε πρώτα σημαντικά μηνύματα στο Αρχείο σας, αλλά πρέπει πραγματικά να αδειάσετε τα διαγραμμένα στοιχεία σας τακτικά και δεν χρησιμοποιήστε το ως αρχείο.

    Προβολή και διαγραφή μηνυμάτων σύγκρουσης

    Η τελική επιλογή στην "Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου" είναι η διαγραφή μηνυμάτων σύγκρουσης. Αυτά είναι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα οποία το Outlook σκέφτεται να έρχονται σε σύγκρουση με ένα υπάρχον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή έχουν τις ίδιες πληροφορίες κεφαλίδας. Κανονικά αυτό συμβαίνει λόγω προσωρινών προβλημάτων συγχρονισμού με τον διακομιστή Exchange και θα πρέπει να μπορείτε να διαγράψετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πρόβλημα. Για να δείτε εάν έχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο "Σύγκρουση", κάντε κλικ στο κουμπί "Προβολή μεγέθους διαφορών" για να δείτε μια φιλτραρισμένη έκδοση του παραθύρου "Μέγεθος φακέλων".

    Αν υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κλείστε το παράθυρο Μέγεθος φακέλου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Διαγραφή" στο παράθυρο Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

    Αυτό είναι το εργαλείο καθαρισμού γραμματοκιβωτίου. Δεν είναι ιδιαίτερα φανταχτερό, αλλά είναι αποτελεσματικό και χρήσιμο.