Πώς να δοκιμάσετε το Readability της γραφής σας στο Microsoft Word ή το Outlook
Το Microsoft Word και το Outlook έχουν εδώ και πολύ καιρό τη δυνατότητα να βλέπουν στατιστικά στοιχεία "ευανάγνωσης" για αυτό που γράφετε, έτσι ώστε να γνωρίζετε πόσο απλό ή περίπλοκο γράφετε είναι. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το έγγραφό σας είναι αρκετά ευανάγνωστο για το κοινό που επιθυμείτε.
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Word, η λειτουργία ήταν απλά ένα κλικ μακριά στη γραμμή κατάστασης. Στις εκδόσεις που ξεκινούν από το 2013, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε πρώτα το χαρακτηριστικό και, στη συνέχεια, να έχετε πρόσβαση σε αυτό, εκτελώντας μια ορθογραφία και έλεγχο γραμματικής.
Ο έλεγχος της ορθογραφίας και της γραμματικής στο Word και το Outlook συμβαίνει στον Πίνακα ελέγχου και προσφέρει ένα αρκετά σταθερό τρόπο για τη διόρθωση εγγράφων. Υπάρχουν κάποια βελτιωμένα πρόσθετα ελέγχου γραμματικής για το Office εκεί έξω, αλλά ακόμα κι αν έχετε ενεργοποιημένα αυτά, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τον ενσωματωμένο έλεγχο γραμματικής για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας. Είτε αξίζει αυτό είναι πραγματικά εξαρτάται από εσάς. Και αν δεν σας πειράζει να έχετε ενεργό τον έλεγχο γραμματικής, αλλά απλά προτιμάτε να μην σας αποσπάται η προσοχή από την έντονη υπογράμμιση ενώ εργάζεστε, μπορείτε πάντα να απενεργοποιείτε τον ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο ενώ πληκτρολογείτε.
Πώς να ενεργοποιήσετε τις στατιστικές αναγνώρισης
Για να έχετε πρόσβαση στα στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας στο Word, θα πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία. Στο Word, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές. Στο παράθυρο "Επιλογές", επιλέξτε την καρτέλα Έλεγχος. Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου "Ελέγξτε τη γραμματική με ορθογραφία" και "Εμφάνιση στατιστικών αναγνώρισης". Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.
Η διαδικασία είναι παρόμοια στο Outlook. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Στο παράθυρο "Επιλογές", επιλέξτε την καρτέλα "Αλληλογραφία" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ορθογραφία και αυτόματη διόρθωση".
Στο παράθυρο "Επιλογές επεξεργασίας", επιλέξτε την καρτέλα Έλεγχος. Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου "Ελέγξτε τη γραμματική με ορθογραφία" και "Εμφάνιση στατιστικών αναγνώρισης" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Σημειώστε ότι και στο Word και στο Outlook, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή των επιλογών για τον έλεγχο ορθογραφικών και γραμματικών σφαλμάτων καθώς πληκτρολογείτε εάν διαπιστώσετε ότι αποσπούν την προσοχή.
Πώς να δείτε στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας
Τώρα που έχετε ενεργοποιήσει τα στατιστικά στοιχεία ανάγνωσης, ο έλεγχος της βαθμολογίας αναγνωσιμότητας ενός εγγράφου ή μιας επιλογής κειμένου είναι απλός. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εκτελέσετε μια μαγεία και έναν γραμματικό έλεγχο. Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένο κείμενο για να ελέγξετε ή να βεβαιωθείτε ότι δεν έχει επιλεγεί τίποτα για να ελέγξετε ολόκληρο το έγγραφο. Ξεκινήστε έναν ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο πατώντας F7 ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Proofing στη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Εκτελέστε τον έλεγχο ορθογραφίας και γραμματικής και, όταν τελειώσετε, θα εμφανιστεί το παράθυρο Στατιστικά αναγνωσιμότητας.
Το παράθυρο σας παρουσιάζει ορισμένα βασικά στατιστικά στοιχεία όπως τον αριθμό λέξεων και χαρακτήρων, μαζί με μερικούς μέσους όρους όπως οι προτάσεις ανά παράγραφο. Στην ενότητα Αναγνωσιμότητα, θα δείτε δύο αποτελέσματα: Flesch Reading Ease και Flesch-Kincaid Level Level. Και οι δύο βαθμολογίες βασίζονται σε τύπους που αντιπροσωπεύουν το μέσο μήκος περιόδου (ASL) και τις μέσες συλλαβές ανά λέξη (ASW).
- Flesch Reading Ease. Αυτό το αποτέλεσμα βαθμολογεί την αναγνωσιμότητα του κειμένου σας σε μια κλίμακα 100 σημείων, με υψηλότερες βαθμολογίες να είναι ευκολότερο να διαβαστεί. Τα ποσοστά από 0 έως 60 θεωρούνται συνήθως ως πτυχία κολλεγίων ή κολεγίων και αρκετά δύσκολο να διαβαστούν. Τα αποτελέσματα από το 60-80 θεωρούνται σχετικά εύκολες στην ανάγνωση και γραφή σε απλή αγγλική γλώσσα. Τα περισσότερα επαγγελματικά έγγραφα εμπίπτουν σε αυτό το εύρος. Υψηλότερες βαθμολογίες από 80 θεωρούνται ως εύκολο να διαβάσουν για τα παιδιά.
- Επίπεδο βαθμού Flesch-Kincaid. Αυτά τα ποσοστά βαθμολογούν την αναγνωσιμότητα του κειμένου βάσει των επιπέδων βαθμού σχολικής εκπαίδευσης των ΗΠΑ. Μια βαθμολογία 4,0, για παράδειγμα, σημαίνει γραφή που μπορεί να γίνει κατανοητή από έναν τέταρτο γκρέιντερ. Τα περισσότερα επαγγελματικά έγγραφα πέφτουν κάπου στην περιοχή 7,0-11,0.
Και αν σας αρέσει να γνωρίζετε τα μαθηματικά πίσω από τα πράγματα, ο τύπος που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της βαθμολογίας Flesch Reading Ease είναι:
206.835 - (1.015 χ ASL) - (84.6 χ ASW)
Ο τύπος που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της βαθμολογίας Flesch-Kincaid Level Level είναι:
(.39 χ ASL) + (11.8 χ ASW) - 15.59
Και αυτό είναι! Είναι ένα απλό χαρακτηριστικό που μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε και, αν και δεν μπορείτε να θελήσετε να βάλετε ό, τι γράφετε σε βαθμολογίες αναγνωσιμότητας, μπορεί ακόμα να είναι ένα πρακτικό εργαλείο για να βεβαιωθείτε ότι χτυπάτε το σωστό κοινό με το γράψιμό σας.
