Πώς να γράψετε τα φύλλα εργασίας στο Excel

Η λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου του Excel δεν διαθέτει όλα τα κουδούνια και τα σφυρίχτρα που κάνει το Word, αλλά παρέχει βασική λειτουργικότητα ελέγχου ορθογραφίας. Μπορείτε να ελέγξετε την ορθογραφία των λέξεων στα κελιά ενός φύλλου εργασίας και να προσθέσετε λέξεις στο λεξικό.

Δυστυχώς, το Excel δεν ελέγχει την ορθογραφία κατά την πληκτρολόγηση (υπογραμμίζοντας τα με κόκκινο χρώμα) όπως και το Word. Ενημερώνεστε μόνο ότι μια λέξη είναι γραμμένη λάθος όταν εκτελείτε τον ορθογραφικό έλεγχο.

Πώς να ορθογραφικός έλεγχος του τρέχοντος φύλλου εργασίας

Για να ελέγξετε ορθά ένα φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στην καρτέλα στο κάτω μέρος της οθόνης για το φύλλο εργασίας στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε τον ορθογραφικό έλεγχο.

Όταν εκτελείτε τον ορθογραφικό έλεγχο, ξεκινάει από όποιο κελί είναι επιλεγμένο, οπότε εάν θέλετε να ξεκινήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο στην αρχή του φύλλου εργασίας, τοποθετήστε το δρομέα στο κελί "A1" πριν ξεκινήσετε.

Όταν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο, κάντε κλικ στην καρτέλα "Επανεξέταση".

Κάντε κλικ στην επιλογή "Ορθογραφία" στην ενότητα "Έλεγχος". Μπορείτε επίσης να πατήσετε "F7" με οποιαδήποτε καρτέλα στην κορδέλα ενεργή για να ξεκινήσει ο έλεγχος ορθογραφίας.

Το κελί που περιέχει την πρώτη λέξη που δεν βρέθηκε στο λεξικό επισημαίνεται και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Ορθογραφία". Η αμφισβητήσιμη λέξη εμφανίζεται στο πλαίσιο επεξεργασίας "Δεν είναι σε λεξικό". Μπορείτε να επιλέξετε "Ignore Once" ή "Ignore All" για την περίπτωση που η λέξη είναι σωστή για τους σκοπούς σας. Αν συμβαίνει αυτό, μπορείτε να επιλέξετε "Προσθήκη στο λεξικό" εάν η λέξη είναι αυτή που χρησιμοποιείτε συχνά.

Αν έχετε γράψει σωστά μια λέξη, μπορείτε είτε να επιλέξετε τη σωστά λεκτική λέξη από τη λίστα "Προτάσεις" είτε να εισαγάγετε τη σωστή ορθογραφία στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όχι σε Λεξικό" (αν δεν περιλαμβάνεται στη λίστα "Προτάσεις"). . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή". Για να αλλάξετε όλες τις εμφανίσεις αυτού του σφάλματος με την ίδια αλλαγή, κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή όλων".

Εάν η αμφισβητούμενη λέξη είναι μία που τείνετε συχνά να γράφετε λάθος, μπορείτε να ρυθμίσετε γρήγορα μια καταχώρηση Αυτόματης Διόρθωσης για αυτό, ώστε να διορθωθεί αυτόματα την επόμενη φορά που κάνετε λάθος. Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογήστε τη σωστή λέξη στο πλαίσιο επεξεργασίας "Δεν είναι σε Λεξικό" ή επιλέξτε από τη λίστα "Προτάσεις" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματη διόρθωση" στο παράθυρο διαλόγου "Ορθογραφία". Εκτός από τη διόρθωση της λέξης στο φύλλο εργασίας σας, δημιουργείται αυτόματα μια καταχώρηση αυτόματης διόρθωσης. Την επόμενη φορά που πληκτρολογείτε εσφαλμένη λέξη με τον ίδιο τρόπο, θα αντικατασταθεί αυτόματα με τη λέξη αντικατάστασης που καθορίσατε. Μιλάμε για εγγραφές Αυτόματης Διόρθωσης και πώς να τις δημιουργήσουμε στο άρθρο μας σχετικά με την ανάθεση συντομεύσεων πληκτρολογίου σε σύμβολα στο Excel.

Όταν ολοκληρωθεί ο έλεγχος ορθογραφίας, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που σας το λέει. Κάντε κλικ στο "OK" για να το κλείσετε.

Παρατηρήστε ότι η λέξη "Refridgerator" στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο" δεν βρέθηκε στον ορθογραφικό έλεγχο αυτού του φύλλου εργασίας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι είναι το αποτέλεσμα μιας φόρμουλας σε αυτό το κελί που άρπαξε τη λέξη από ένα κελί στο φύλλο εργασίας "Βάση δεδομένων προϊόντος" βάσει του "Κωδικού στοιχείου" που εισήχθη στο φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο". Για να διορθώσετε το "Refridgerator", πρέπει να εκτελέσετε έναν ορθογραφικό έλεγχο στο φύλλο εργασίας "Product Database", το οποίο θα κάνουμε στην επόμενη ενότητα.

Θυμηθείτε όταν είπατε ότι πρέπει να επιλέξετε το πρώτο κελί ενός φύλλου εργασίας ("A1") προτού ξεκινήσετε έναν ορθογραφικό έλεγχο; Αν ξεχάσατε και ξεκινήσατε τον ορθογραφικό έλεγχο από οποιοδήποτε άλλο κελί από το "A1", θα ερωτηθείτε σε αυτό το σημείο εάν θέλετε να συνεχίσετε τον έλεγχο της ορθογραφίας στην αρχή του φύλλου εργασίας πριν τελειώσει ο έλεγχος ορθογραφίας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να ελέγξετε το υπόλοιπο φύλλο εργασίας που δεν έχει ελεγχθεί ακόμα και τότε θα δείτε το παράθυρο διαλόγου "Ορθογραφικός έλεγχος ολοκληρώθηκε" που απεικονίζεται παραπάνω.

Πώς να Ορθογραφικός έλεγχος όλων των φύλλων εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας με τη μία

Από προεπιλογή, το ορθογραφικό Excel ελέγχει το τρέχον φύλλο εργασίας σας. Αλλά τι γίνεται αν έχετε πολλά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας και θέλετε να τα ελέγξετε όλα; Μην ανησυχείς. Μπορείτε εύκολα να το κάνετε αυτό με ένα πάτημα.

Στο παράδειγμά μας, υπάρχουν δύο φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας μας, "Τιμολόγιο" και "Βάση δεδομένων προϊόντων". Στην προηγούμενη ενότητα, ελέγξαμε μόνο το φύλλο εργασίας "Τιμολόγιο". Τώρα, θα επιλέξουμε και τα δύο φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας μας, ώστε να ελέγχονται και οι δύο, χωρίς να χρειάζεται να το κάνετε ξεχωριστά.

Για να ελέγξετε ορθογραφικά όλα τα φύλλα εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του τρέχοντος φύλλου εργασίας στο κάτω μέρος του παραθύρου του Excel και επιλέξτε "Επιλογή όλων των φύλλων" από το αναδυόμενο μενού.

Σημειώστε στην παραπάνω εικόνα ότι η καρτέλα του φύλλου εργασίας που εμφανίζεται αυτήν την στιγμή εμφανίζεται με λευκή και η ανενεργή καρτέλα εμφανίζεται με γκρι χρώμα. Όταν έχουν επιλεγεί όλες οι καρτέλες φύλλου εργασίας, εμφανίζονται όλα με λευκό φόντο, όπως φαίνεται παρακάτω.

Τώρα όταν ξεκινάτε τον ορθογραφικό έλεγχο, θα ελέγξει όλα τα φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας. Στην περίπτωσή μας, όταν ο ορθογραφικός έλεγχος αποκτά το δεύτερο φύλλο εργασίας ή το φύλλο εργασίας "Βάση δεδομένων προϊόντος", εντοπίζει ένα ορθογραφικό λάθος. Για να διορθώσουμε το σφάλμα, επιλέγουμε τη σωστή λέξη στο πλαίσιο λίστας "Προτάσεις" και πατάμε "Αλλαγή". Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως σε αυτό το άρθρο, αν νομίζουμε ότι έχουμε γράψει την ίδια λέξη με τον ίδιο τρόπο με τον ίδιο τρόπο σε άλλα κελιά στο βιβλίο εργασίας μας, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο "Αλλαγή όλων" για να τα διορθώσουμε ταυτόχρονα με την ίδια διορθωμένη λέξη.

Θυμηθείτε, μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε τη σωστή λέξη στο πλαίσιο "Μη λεξικό" και κάντε κλικ στο "Αλλαγή" για να διορθώσετε το σφάλμα.

Όταν ολοκληρωθεί ο έλεγχος ορθογραφίας και εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Ορθογραφικός έλεγχος ολοκλήρωσης", ίσως παρατηρήσετε ότι το τελευταίο διορθωμένο σφάλμα δεν φαίνεται να έχει διορθωθεί στο κελί στο φύλλο εργασίας.

Μην ανησυχείτε. Όταν κάνετε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου, η διορθωμένη λέξη εμφανίζεται στο κελί.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένα λεξικά για να προσθέσετε λέξεις που χρησιμοποιείτε συχνά στο λεξικό, οι οποίες δεν είναι ήδη στο προεπιλεγμένο ενσωματωμένο λεξικό, καθώς και να διαγράψετε τις λέξεις που προσθέσατε χρησιμοποιώντας το κουμπί "Προσθήκη στη λεξικό" στο παράθυρο διαλόγου "Ορθογραφία". Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε επιπλέον προσαρμοσμένα λεξικά. Ο ορθογραφικός έλεγχος μπορεί επίσης να περιοριστεί στη χρήση μόνο του κύριου λεξικού, ακόμη και αν υπάρχουν διαθέσιμα προσαρμοσμένα λεξικά.