Τρόπος αποστολής και λήψης φαξ σε απευθείας σύνδεση χωρίς συσκευή φαξ ή τηλεφωνική γραμμή

Ορισμένες επιχειρήσεις με αργούς ρυθμούς και κυβερνητικές υπηρεσίες ενδέχεται να μην αποδέχονται έγγραφα μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναγκάζοντάς τα να τα αποστείλετε με φαξ. Εάν αναγκαστείτε να στείλετε ένα φαξ, μπορείτε να το κάνετε δωρεάν από τον υπολογιστή σας.

Έχουμε ήδη καλύψει τρόπους ηλεκτρονικής υπογραφής εγγράφων χωρίς εκτύπωση και σάρωση αυτών. Με αυτήν τη διαδικασία, μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά ένα έγγραφο και να το αποστείλετε με φαξ σε μια επιχείρηση - όλα στον υπολογιστή σας και χωρίς καμία εκτύπωση που απαιτείται.

Πώς λειτουργούν τα μηχανήματα φαξ (και γιατί είναι τόσο ενοχλητικά)

Αυτό δεν είναι τόσο εύκολο όσο θα έπρεπε. Οι συσκευές φαξ είναι όλες συνδεδεμένες με τις παλιές τηλεφωνικές γραμμές. Όταν χρησιμοποιείτε ένα τυπικό μηχάνημα φαξ, αυτό το μηχάνημα φαξ θέτει μια τηλεφωνική κλήση στον αριθμό που καθορίζετε. Η συσκευή φαξ στον αριθμό προορισμού απαντά και το έγγραφο μεταδίδεται μέσω τηλεφωνικής κλήσης.

Αυτή η διαδικασία επινοήθηκε πριν από το Διαδίκτυο και φαίνεται γοητευτικά αρχαϊκή σε αυτό το σημείο. Για να εκτελέσετε ένα φαξ, ένα άτομο μπορεί να πληκτρολογήσει ένα έγγραφο, να το εκτυπώσει και να το σαρώσει στο μηχάνημα φαξ που το στέλνει μέσω της τηλεφωνικής γραμμής. Το άτομο που λαμβάνει το φαξ μπορεί στη συνέχεια να σαρώσει το φαξ και να το μετατρέψει σε ψηφιακό αρχείο. Έχουν έρθει πλήρης κύκλος - το έγγραφο αποστέλλεται από έναν υπολογιστή σε έναν άλλο υπολογιστή με πολύ πρόσθετη εργασία και χαμένη ποιότητα εικόνας.

Στην ιδανική περίπτωση, θα μπορείτε να υποβάλετε ένα έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μιας πιο ασφαλούς μεθόδου online. Πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι η αποστολή φαξ είναι μια ασφαλής μέθοδος μετάδοσης εγγράφων, αλλά δεν είναι - αν κάποιος σκοντάψει στην τηλεφωνική γραμμή, θα μπορούσε εύκολα να παρακολουθήσει όλα τα έγγραφα με φαξ.

Δεν υπάρχει τρόπος να συνδεθείτε απευθείας σε ένα μηχάνημα φαξ μέσω του Διαδικτύου, καθώς το μηχάνημα φαξ συνδέεται μόνο σε τηλεφωνικές γραμμές. Για να εκτελέσουμε ένα φαξ online, θα χρειαστούμε κάποιο είδος πύλης που θα δέχεται έγγραφα μέσω του Διαδικτύου και θα μεταδίδει το έγγραφο σε μια συσκευή φαξ. Εκεί έρχονται οι παρακάτω υπηρεσίες. Δώστε τους ένα έγγραφο και θα κάνουν το ενοχλητικό έργο της κλήσης της συσκευής φαξ και την αποστολή του εγγράφου σας μέσω της τηλεφωνικής γραμμής.

Θα μπορούσατε να φαξ με μόνο τον υπολογιστή σας, αλλά ...

Θα μπορούσατε να παρακάμψετε τις παρακάτω υπηρεσίες, φυσικά. Τα Microsoft Windows περιέχουν ακόμα εφαρμογή φαξ και σάρωσης που σας επιτρέπει να στείλετε φαξ. Το χτύπημα είναι ότι θα χρειαστείτε τον υπολογιστή σας συνδεδεμένο στην τηλεφωνική γραμμή - ναι, αυτό σημαίνει ότι θα χρειαστείτε ένα μόντεμ φαξ μέσω τηλεφώνου. Θα χρειαστείτε επίσης μια σταθερή τηλεφωνική σύνδεση και θα πρέπει να πείτε στους ανθρώπους να μείνουν μακριά από το τηλέφωνο όταν στέλνετε φαξ, όπως ακριβώς και στις παλιές τηλεφωνικές μέρες του Internet. Φυσικά, εάν στέλνατε φαξ πολύ, θα μπορούσατε να πληρώσετε για μια ειδική τηλεφωνική γραμμή φαξ - αυτό ίσως είναι απαραίτητο και αν λάβατε πολλά φαξ.

Αυτό προφανώς δεν είναι ιδανικό. Σίγουρα, αν θέλετε να στείλετε αρκετά φαξ, προχωρήστε και αγοράστε μια συσκευή φαξ ή μόντεμ και συνδέστε την με το σταθερό σας τηλέφωνο. Ωστόσο, πιθανότατα δεν χρειάζεται να στέλνετε και να λαμβάνετε φαξ αυτό συχνά - ελπίζουμε ότι απλά πρέπει να στείλετε το περιστασιακό φαξ κάθε φορά που χτυπάτε σε έναν οργανισμό που έχει κολλήσει στο παρελθόν.

Σάρωση του εγγράφου ή χρήση ενός υπάρχοντος ψηφιακού αρχείου

Η βασική διαδικασία είναι απλή. Κατ 'αρχάς, θα πρέπει να σαρώσετε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε με φαξ, σαν να επρόκειτο να στείλετε αυτό το έγγραφο μέσω email. αν δεν έχετε σαρωτή που βρίσκεται γύρω, ίσως θέλετε να δοκιμάσετε να το σαρώσετε με το smartphone σας. Εάν το έγγραφο είναι ήδη αρχείο στον υπολογιστή σας, συγχαρητήρια - δεν χρειάζεται να σαρώσετε τίποτα.

Με το έγγραφο τώρα σε ψηφιακή μορφή, μπορείτε να το στείλετε μαζί σε μια υπηρεσία που θα κάνει το ενοχλητικό έργο fax για εσάς.

Αποστολή φαξ σε απευθείας σύνδεση, δωρεάν

Υπάρχουν τόσα πολλά σε απευθείας σύνδεση υπηρεσίες φαξ εκεί έξω ότι είναι δύσκολο να πάρει μια τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το ποια να επιλέξει. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε είναι το είδος του χρήστη που βρίσκεστε, πόσο συχνά θα στέλνετε φαξ και ποια χαρακτηριστικά χρειάζεστε.

Ενεργός χρήστης: RingCentral Fax

Αν πρόκειται να στέλνετε ευαίσθητα φαξ όλη την ώρα ή εργάζεστε για μια επιχείρηση και προσπαθείτε να επιλέξετε μια υπηρεσία, το RingCentral Fax, το οποίο ανήκει εν μέρει σε Cisco και AT & T, είναι ίσως η καλύτερη επιλογή για τις ανάγκες σας, ειδικά επειδή έχουν πολλά εξαιρετικά χαρακτηριστικά ασφαλείας και υποστήριξη για πολλαπλούς χρήστες με ξεχωριστές γραμμές φαξ.

Διαθέτει όλες τις δυνατότητες που μπορείτε να φανταστείτε, συμπεριλαμβανομένων των ενσωματώσεων με το Outlook, το Google Drive, το Dropbox, το Box και μπορείτε ακόμη να πάρετε έναν αριθμό χωρίς χρέωση. Έχει επίσης πολλά χαρακτηριστικά ασφαλείας που θα ήταν χρήσιμα για επιχειρήσεις ή άτομα που μεταδίδουν ασφαλείς πληροφορίες.

Φυσικά, εάν θέλετε απλώς να στείλετε μερικά φαξ, μπορείτε να εγγραφείτε για ένα από τα φτηνά τους σχέδια που ξεκινούν κάτω από $ 13 το μήνα ... και στη συνέχεια απλά ακυρώστε μετά από ένα μήνα ή δύο.

Περιστασιακός χρήστης

Εάν χρειάζεται να στείλετε το περιστασιακό φαξ, συνιστούμε το MyFax, το οποίο σας επιτρέπει να στείλετε έως και 10 δωρεάν σελίδες χωρίς να χρειάζεται να πληρώσετε. Αυτό δεν ακούγεται πολύ, αλλά είναι περισσότερες σελίδες ανά μήνα από ό, τι οι περισσότεροι άνθρωποι πρέπει να φαξ ανά έτος. Εάν χρειάζεται να στείλετε περισσότερες σελίδες κάθε μήνα, μπορείτε να κάνετε αναβάθμιση σε ένα κανονικό σχέδιο.

Θα χρειαστεί να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να στείλετε το δωρεάν φαξ.

Λήψη φαξ

Αν χρειάζεται να λάβετε φαξ, θα πρέπει να εγγραφείτε για μια πληρωμένη υπηρεσία. Η υπηρεσία θα χρειαστεί να δημιουργήσει έναν ειδικό τηλεφωνικό αριθμό για τη γραμμή φαξ σας και αυτό θα κοστίσει χρήματα. RingCentral, MyFax και πολλές άλλες υπηρεσίες θα το κάνουν αν πληρώσετε.

Ευτυχώς, πρέπει τουλάχιστον να έχετε τη δυνατότητα δωρεάν δοκιμής - το RingCentral προσφέρει 30 ημέρες δωρεάν λήψης φαξ, για παράδειγμα.

Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες φαξ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και εάν απλά θέλετε να στείλετε το περιστασιακό φαξ, μπορείτε να το καταφέρετε δωρεάν, αλλά εάν θέλετε να λάβετε ένα φαξ, θα καταλήξετε να εγγραφείτε για δοκιμαστικό λογαριασμό . Μπορείτε πάντα να ακυρώσετε αν θέλετε.

Image Credit: Matt Jiggins στο Flickr, David Voegtle στο Flickr