Πώς να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (και άλλα στοιχεία) ως αρχεία στο Microsoft Outlook

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ηλεκτρονικά μηνύματα, τις επαφές και τις συναντήσεις του Outlook ως μεμονωμένα αρχεία. Η αποθήκευση αυτών των στοιχείων μπορεί να σας βοηθήσει να τα αποκτήσετε πιο γρήγορα και εύκολα αργότερα. Είναι ένας βολικός τρόπος για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ή να μοιραστείτε ορισμένα μηνύματα ή απλώς να τα έχετε εύκολα προσβάσιμα.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο

Πρώτον, ας ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο αποθήκευσης μηνυμάτων ως αρχείων στο Outlook. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν θέλετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας (ή να αντιγράψετε σε άλλο υπολογιστή) ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το μήνυμα ως πρότυπο για μελλοντικά μηνύματα αργότερα.

Ξεκινήστε ανοίγοντας το μήνυμα που θέλετε να αποθηκεύσετε. Στο παράθυρο email, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στη Κορδέλα.

Επιλέξτε την εντολή "Αποθήκευση ως".

Στο μενού "Αποθήκευση ως", μεταβείτε στη θέση που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο. Από προεπιλογή, το Outlook το ονομάζει με τη γραμμή θέματος του μηνύματος, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε σε ό, τι θέλετε.

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ως διαφορετικούς τύπους αρχείων χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως Τύπος". Η προεπιλογή είναι η Μορφή μηνύματος του Outlook. Αν το επιλέξετε, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στο αρχείο για να το ανοίξετε ξανά στο Outlook. Υπάρχουν όμως και άλλες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε:

• Κείμενο μόνο: Όταν αποθηκεύετε το μήνυμά σας ως αρχείο μόνο για κείμενο, αποθηκεύετε μόνο τις λέξεις, όχι οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες.
• Πρότυπο του Outlook: Αποθήκευση του μηνύματός σας ως πρότυπο του Outlook σημαίνει ότι μπορείτε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν ανοίγετε το αρχείο, το Outlook δημιουργεί ένα νέο μήνυμα με τα περιεχόμενα του αρχείου, τα οποία μπορείτε στη συνέχεια να απευθυνθείτε και να στείλετε στο δρόμο του.
• HTML: Αποθήκευση του μηνύματός σας ως εγγράφου HTML σημαίνει ότι αποθηκεύετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για προβολή σε μια ιστοσελίδα. Θα μπορείτε να ανοίξετε το μήνυμα σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού.
• MHT: Ένα αρχείο MHT είναι ένα αρχείο αρχειοθέτησης ιστοσελίδας. Όπως ένα αρχείο HTML, έχει σχεδιαστεί για να προβληθεί σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Σε αντίθεση με ένα αρχείο MHT, ένα αρχείο HTML αποθηκεύει όλο το κείμενο, τον κώδικα, τις εικόνες και άλλα μέσα σε ένα μόνο αρχείο.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Το μήνυμά σας αποθηκεύεται τώρα ως αρχείο.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ως PDF χρησιμοποιώντας τον ενσωματωμένο εκτυπωτή PDF της Microsoft Office. Η αποθήκευση ως PDF είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός μηνύματος που θα μπορείτε να διαβάσετε με όλη τη σωστή μορφοποίηση.

Στο παράθυρο μηνύματος, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στην Κορδέλα.

Κάντε κλικ στην εντολή "Εκτύπωση".

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Εκτυπωτής" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Microsoft Print to PDF".

Σημειώστε ότι αν έχετε εγκαταστήσει μια άλλη εφαρμογή δημιουργίας PDF στον υπολογιστή σας (ή αν χρησιμοποιείτε macOS), οι επιλογές εδώ μπορεί να διαφέρουν. Για παράδειγμα, εάν έχετε εγκαταστήσει το Adobe, θα δείτε πιθανώς μια επιλογή "Adobe PDF". Αυτό θα λειτουργήσει εξίσου καλά.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση".

Στο παράθυρο "Αποθήκευση PDF ως" που ανοίγει, επιλέξτε όπου θέλετε να αποθηκευτεί το PDF σας, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Τώρα έχετε αποθηκεύσει το email σας ως PDF.

Και σημειώστε ότι από τη στιγμή που εκτυπώνετε μόνο σε μια μηχανή απόδοσης PDF, το ίδιο τέχνασμα λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο για την αποθήκευση οποιουδήποτε στοιχείου στο Outlook (επαφές, ραντεβού και ούτω καθεξής) σε PDF.

Πώς να αποθηκεύσετε μια επαφή ως αρχείο

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τις επαφές ως αρχεία χρησιμοποιώντας το Outlook. Λειτουργεί σχεδόν το ίδιο με την αποθήκευση μηνυμάτων και μπορεί να είναι χρήσιμο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μεμονωμένων επαφών ή τη μεταφορά τους σε νέο υπολογιστή. Οι επαφές αποθηκεύονται επίσης ως αρχεία Vcard (CVF) - μια μορφή που χρησιμοποιείται από πολλές άλλες εφαρμογές που λειτουργούν με επαφές. Αυτό διευκολύνει επίσης τη μεταφορά μιας επαφής σε άλλη εφαρμογή ή την αποστολή πληροφοριών επαφής σε κάποιον άλλο, ώστε να μπορούν να την εισάγουν σε οποιαδήποτε εφαρμογή χρησιμοποιούν.

Από το παράθυρο επαφών, κάντε κλικ στο "Αρχείο" στην κύρια κορδέλα.

Κάντε κλικ στην εντολή "Αποθήκευση ως".

Στο παράθυρο "Αποθήκευση ως", μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκευτεί το αρχείο επαφών και, εάν θέλετε, αλλάξτε το όνομα.

Όπως και με τα μηνύματα, μπορείτε να επιλέξετε μερικές διαφορετικές μορφές αρχείων εδώ από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως Τύπος":

• Κείμενο μόνο: Όταν αποθηκεύετε την επαφή σας ως αρχείο μόνο για κείμενο, αποθηκεύετε μόνο τις λέξεις, όχι οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες.
• Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου: Η αποθήκευση της επαφής σας ως αρχείου εμπλουτισμένου κειμένου σημαίνει ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε πολλούς διαφορετικούς τύπους μορφοποίησης, όπως τολμηρές και ιταλικές, μαζί με εικόνες, στο αρχείο σας. Αυτή η μορφή μπορεί να είναι χρήσιμη εάν έχετε μια φωτογραφία με την κάρτα επαφής σας.
• Μορφή μηνυμάτων του Outlook: Όταν αποθηκεύετε την επαφή σας στη μορφή μηνυμάτων του Outlook, μπορείτε να την ανοίξετε στο Outlook (ακόμα και σε άλλον υπολογιστή) και θα λειτουργήσει όπως οποιαδήποτε άλλη επαφή του Outlook. Αλλά τότε, θα συμπεριφέρεται με τον ίδιο τρόπο αν το αποθηκεύσετε στην προεπιλεγμένη μορφή VCF, οπότε δεν υπάρχει μεγάλο πλεονέκτημα εδώ.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Τώρα έχετε αποθηκεύσει την επαφή σας ως αρχείο.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα ραντεβού (ή ολόκληρο το ημερολόγιό σας) ως αρχείο

Και ακριβώς όπως και με άλλα στοιχεία του Outlook, μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα ραντεβού σας ως αρχεία. Παρόλο που δεν είναι τόσο χρήσιμο να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας αποθηκευμένων αντιγράφων μεμονωμένων συναντήσεων, το Outlook υποστηρίζει το πρότυπο vCalendar, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε μια συνάντηση, να την στείλετε σε κάποιον άλλο και να την εισαγάγετε σε μια διαφορετική εφαρμογή που υποστηρίζεται.

Ανοίξτε το ραντεβού που θέλετε να αποθηκεύσετε. Στο παράθυρο ραντεβού, κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στην Κορδέλα.

Κάντε κλικ στην εντολή "Αποθήκευση ως".

Πλοηγηθείτε όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο ραντεβού και, στη συνέχεια, δώστε το όνομα.

Όπως και με τα μηνύματα και τις επαφές, μπορείτε να επιλέξετε μερικές διαφορετικές μορφές αρχείων από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως Τύπος":

• Κείμενο μόνο: Όταν αποθηκεύετε το ραντεβού σας ως αρχείο μόνο για κείμενο, αποθηκεύετε μόνο τις λέξεις, όχι οποιαδήποτε μορφοποίηση ή εικόνες.
• Πρότυπο του Outlook: Η αποθήκευση του ραντεβού σας ως πρότυπο του Outlook σημαίνει ότι μπορείτε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε μελλοντικά ημερολόγια ή συναντήσεις ημερολογίου.
• Μορφή μηνυμάτων του Outlook: Όταν αποθηκεύετε το ραντεβού σας στη μορφή μηνύματος του Outlook, μπορείτε να το ανοίξετε ξανά στο Outlook, ακόμα και σε άλλον υπολογιστή.
• HTML: Η αποθήκευση του μηνύματός σας ως εγγράφου HTML σημαίνει ότι αποθηκεύετε το ραντεβού σας για προβολή σε μια ιστοσελίδα.
• MHT: Ένα αρχείο MHT είναι ένα αρχείο αρχειοθέτησης ιστοσελίδας. Όπως ένα αρχείο HTML, έχει σχεδιαστεί για να προβληθεί σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Σε αντίθεση με ένα αρχείο MHT, ένα αρχείο HTML αποθηκεύει όλο το κείμενο, τον κώδικα, τις εικόνες και άλλα μέσα σε ένα μόνο αρχείο.
• iCalendar Μορφή: Το iCalendar είναι ένα άλλο πρότυπο ημερολογίου που σας επιτρέπει να μεταφέρετε πληροφορίες ημερολογίου σε διαφορετικές εφαρμογές ημερολογίου.

Επιλέξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα ραντεβού ή ολόκληρο το ημερολόγιό σας. Η αποθήκευση ολόκληρου του ημερολογίου θα αποθηκεύσει όλα τα δεδομένα στο τρέχον ημερολόγιο του Outlook.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Και τώρα έχετε αποθηκεύσει επιτυχώς το ραντεβού σας ή το ημερολόγιό σας.