Πώς να προστατεύσετε τα βιβλία εργασίας, τα φύλλα εργασίας και τα κελιά από την επεξεργασία στο Microsoft Excel

Έχετε δουλέψει σκληρά στο υπολογιστικό σας φύλλο. Δεν θέλεις να το βάλεις σε κανέναν. Ευτυχώς, το Excel παρέχει μερικά αρκετά καλά εργαλεία για την αποτροπή των ανθρώπων από την επεξεργασία διαφόρων τμημάτων ενός βιβλίου εργασίας.

Η προστασία στο Excel βασίζεται σε κωδικό πρόσβασης και συμβαίνει σε τρία διαφορετικά επίπεδα.

ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ: Έχετε μερικές επιλογές για την προστασία ενός βιβλίου εργασίας. Μπορείτε να το κρυπτογραφήσετε με έναν κωδικό πρόσβασης για να περιορίσετε ποιος μπορεί να το ανοίξει. Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο ως προεπιλεγμένο μόνο για ανάγνωση, έτσι ώστε οι χρήστες να επιλέξουν να το επεξεργαστούν. Και προστατεύετε τη δομή ενός βιβλίου εργασίας ώστε ο καθένας να μπορεί να το ανοίξει, αλλά χρειάζονται έναν κωδικό πρόσβασης για την αναδιάταξη, τη μετονομασία, τη διαγραφή ή τη δημιουργία νέων φύλλων εργασίας.
Φύλλο εργασίας: Μπορείτε να προστατέψετε τα δεδομένα σε μεμονωμένα φύλλα εργασίας από την αλλαγή τους.
Κύτταρο: Μπορείτε επίσης να προστατεύσετε μόνο συγκεκριμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας από την αλλαγή τους. Από τεχνική άποψη, αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει την προστασία ενός φύλλου εργασίας και στη συνέχεια την απαλλαγή ορισμένων κυττάρων από την προστασία αυτή.

Μπορείτε ακόμη να συνδυάσετε την προστασία αυτών των διαφορετικών επιπέδων για διαφορετικά εφέ.

Προστατέψτε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας από την επεξεργασία

Έχετε τρεις επιλογές όταν προστατεύετε ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας του Excel: κρυπτογραφείτε το βιβλίο εργασίας με έναν κωδικό πρόσβασης, δημιουργείτε το βιβλίο εργασίας μόνο για ανάγνωση ή προστατεύετε μόνο τη δομή ενός βιβλίου εργασίας.

Κρυπτογράφηση βιβλίου εργασίας με κωδικό πρόσβασης

Για την καλύτερη προστασία, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε το αρχείο με κωδικό πρόσβασης. Κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να ανοίξει το έγγραφο, το Excel τους ζητά πρώτα έναν κωδικό πρόσβασης.

Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε το αρχείο Excel και κατευθυνθείτε στο μενού Αρχείο. Θα δείτε την κατηγορία "Πληροφορίες" από προεπιλογή. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο Κρυπτογράφηση εγγράφου που ανοίγει, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Σημείωση: Δώστε προσοχή στην προειδοποίηση σε αυτό το παράθυρο. Το Excel δεν παρέχει κανένα τρόπο για να ανακτήσει έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης, οπότε βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα που θα το θυμάστε.

Πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για επιβεβαίωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Θα επιστρέψετε στο φύλλο του Excel. Αλλά, αφού το κλείσετε, την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε, το Excel θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης.

Εάν θέλετε ποτέ να καταργήσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης από το αρχείο, ανοίξτε το (το οποίο βεβαίως απαιτεί να δώσετε τον τρέχοντα κωδικό πρόσβασης) και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα ίδια βήματα που χρησιμοποιήσατε για την αντιστοίχιση του κωδικού πρόσβασης. Μόνο αυτή τη φορά, κάντε το πεδίο κωδικού πρόσβασης κενό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Κάντε ένα βιβλίο εργασίας μόνο για ανάγνωση

Κάνοντας ένα βιβλίο εργασίας ανοικτό ως μόνο για ανάγνωση είναι πολύ απλό. Δεν προσφέρει καμία πραγματική προστασία, επειδή όποιος ανοίγει το αρχείο μπορεί να ενεργοποιήσει την επεξεργασία, αλλά μπορεί να χρησιμεύσει ως μια πρόταση για να είστε προσεκτικοί σχετικά με την επεξεργασία του αρχείου.

Τώρα, κάθε φορά που κάποιος (συμπεριλαμβανομένου εσείς) ανοίγει το αρχείο, λαμβάνουν μια προειδοποίηση που δηλώνει ότι ο συγγραφέας του αρχείου θα προτιμούσε να το ανοίξει ως read-only μόνο αν χρειάζεται να κάνει αλλαγές.

Για να καταργήσετε τη ρύθμιση μόνο για ανάγνωση, επιστρέψτε στο μενού Αρχείο, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας" και αλλάξτε την επιλογή "Άνοιγμα πάντα μόνο για ανάγνωση".

Προστατέψτε τη δομή του βιβλίου εργασίας

Ο τελικός τρόπος με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε προστασία στο επίπεδο του βιβλίου εργασίας είναι η προστασία της δομής του βιβλίου εργασίας. Αυτός ο τύπος προστασίας αποτρέπει τους χρήστες που δεν έχουν κωδικό πρόσβασης να πραγματοποιούν αλλαγές στο επίπεδο του βιβλίου εργασίας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα είναι δυνατή η προσθήκη, αφαίρεση, μετονομασία ή μετακίνηση φύλλων εργασίας.

Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και πατήστε "OK".

Επιβεβαιώστε τον κωδικό πρόσβασής σας και πατήστε "OK".

Όλοι μπορούν ακόμα να ανοίξουν το έγγραφο (υποθέτοντας ότι δεν έχετε κρυπτογραφήσει το βιβλίο εργασίας με κωδικό πρόσβασης), αλλά δεν θα έχουν πρόσβαση στις δομικές εντολές.

Εάν κάποιος γνωρίζει τον κωδικό πρόσβασης, μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτές τις εντολές μεταβαίνοντας στην καρτέλα "Επανεξέταση" και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας".

Στη συνέχεια μπορούν να εισάγουν τον κωδικό πρόσβασης.

Και οι δομικές εντολές γίνονται διαθέσιμες.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι αυτή η ενέργεια καταργεί την προστασία της δομής του βιβλίου εργασίας από το έγγραφο. Για να την επαναφέρετε, πρέπει να επιστρέψετε στο μενού αρχείων και να προστατέψετε ξανά το βιβλίο εργασίας.

Προστατέψτε ένα φύλλο εργασίας από την επεξεργασία

Μπορείτε επίσης να προστατεύσετε μεμονωμένα φύλλα εργασίας από την επεξεργασία. Όταν προστατεύετε ένα φύλλο εργασίας, το Excel κλειδώνει όλα τα κελιά από την επεξεργασία. Η προστασία του φύλλου εργασίας σας σημαίνει ότι κανείς δεν μπορεί να επεξεργαστεί, να αναδιαμορφώσει ή να διαγράψει το περιεχόμενο.

Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επανεξέταση" στην κύρια κορδέλα Excel.

Κάντε κλικ στην επιλογή "Προστατέψτε το φύλλο".

Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ξεκλειδώσετε το φύλλο στο μέλλον.

Επιλέξτε τα δικαιώματα που θέλετε να έχουν οι χρήστες για το φύλλο εργασίας αφού κλειδωθούν. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να επιτρέψετε σε άτομα να μορφοποιήσουν, αλλά όχι να διαγράψουν, σειρές και στήλες.

Κάντε κλικ στο "OK" όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των δικαιωμάτων.

Καταχωρίστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης που κάνατε για να επιβεβαιώσετε ότι το θυμάστε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Εάν πρέπει να καταργήσετε αυτήν την προστασία, μεταβείτε στην καρτέλα "Επανεξέταση" και κάντε κλικ στο πλήκτρο "Αφαίρεση φύλλου προστασίας".

Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Το φύλλο σας είναι τώρα απροστάτευτο. Σημειώστε ότι η προστασία έχει αφαιρεθεί εντελώς και ότι θα χρειαστεί να προστατεύσετε ξανά το φύλλο, αν θέλετε.

Προστατέψτε συγκεκριμένα κελιά από την επεξεργασία

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να προστατεύσετε συγκεκριμένα κελιά από την επεξεργασία στο Microsoft Excel. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν σημαντικό τύπο ή οδηγίες που θέλετε να διατηρήσετε ασφαλή. Όποια και αν είναι η αιτία, μπορείτε εύκολα να κλειδώσετε μόνο ορισμένα κελιά στο Microsoft Excel.

Ξεκινήστε επιλέγοντας τα κελιά που έχετε μην θέλουν να κλειδωθούν. Μπορεί να φαίνεται αντίθετο, αλλά hey, αυτό είναι το Γραφείο για σας.

Τώρα, κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και επιλέξτε την εντολή "Format Cells".

Στο παράθυρο "Μορφοποίηση κελιών", μεταβείτε στην καρτέλα "Προστασία".

Αφαιρέστε το πλαίσιο ελέγχου "Κλειδωμένο".

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Τώρα που έχετε επιλέξει τα κελιά για τα οποία θέλετε να επιτρέψετε την επεξεργασία, μπορείτε να κλειδώσετε το υπόλοιπο φύλλο εργασίας ακολουθώντας τις οδηγίες στην προηγούμενη ενότητα.

Σημειώστε ότι μπορείτε να κλειδώσετε πρώτα ένα φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να ξεκλειδώσετε, αλλά το Excel μπορεί να είναι λίγο νυσταγμένο γι 'αυτό. Αυτή η μέθοδος επιλογής των κελιών που θέλετε να παραμείνει ξεκλείδωτη και στη συνέχεια το κλείδωμα του φύλλου λειτουργεί καλύτερα.