Πώς να προστατεύσετε έγγραφα και αρχεία PDF με κωδικούς πρόσβασης ιδιοκτήτη και χρήστη στο LibreOffice

Υπάρχουν δύο τρόποι για την προστασία ενός αρχείου PDF: ένας κωδικός πρόσβασης κατόχου και ένας κωδικός πρόσβασης χρήστη. Θα εξηγήσουμε το σκοπό του καθενός και θα σας δείξουμε πώς να τα εφαρμόσετε στα αρχεία PDF.

Ο κωδικός πρόσβασης "Ιδιοκτήτης" ή "Δικαιώματα" σας επιτρέπει να εφαρμόσετε δικαιώματα σε ένα αρχείο PDF. Για παράδειγμα, εάν δεν θέλετε να επιτρέψετε την εκτύπωση ενός αρχείου PDF ή των σελίδων προς εξαγωγή, μπορείτε να επιλέξετε τι θέλετε να επιτρέψετε και να μην επιτρέψετε και να εφαρμόσετε έναν κωδικό πρόσβασης κατόχου στο αρχείο PDF. Ο κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη μπορεί επίσης να ονομάζεται κύριος κωδικός πρόσβασης. Είναι αυτό που σας επιτρέπει να αλλάξετε αυτά τα δικαιώματα.

Ο κωδικός πρόσβασης Χρήστης ή Άνοιγμα, σας επιτρέπει να ζητήσετε από τον χρήστη να εισάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να προβάλετε ακόμη το PDF. Εάν δεν εισαγάγουν τον σωστό κωδικό πρόσβασης, το αρχείο PDF δεν θα ανοίξει.

Υπάρχουν αρκετές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την προστασία των αρχείων PDF, όπως το PDFProtect, αλλά εάν θέλετε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα ευαίσθητο έγγραφο, ίσως δεν είναι άνετο να το φορτώσετε σε μια υπηρεσία που δεν γνωρίζετε. Έτσι, θα επικεντρωθούμε στην καλύτερη επιλογή offline σε αυτόν τον οδηγό.

Έχουμε καλύψει τον τρόπο δημιουργίας ενός αρχείου PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης στο Microsoft Word, αλλά αυτό προσθέτει μόνο έναν κωδικό πρόσβασης χρήστη. Δεν υπάρχει επιλογή προσθήκης κωδικού πρόσβασης κατόχου. Κάναμε κάποια έρευνα και βρήκαμε ότι η καλύτερη επιλογή για την προστασία των αρχείων PDF σας είναι η ελεύθερη σουίτα γραφείου LibreOffice. Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να προστατεύσετε ένα έγγραφο Microsoft Word ή LibreOffice Writer με έναν κωδικό πρόσβασης και πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό από ένα έγγραφο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Χρησιμοποιούμε ένα αρχείο Word στο παράδειγμά μας, αλλά μπορείτε να κάνετε το ίδιο με τα αρχεία του LibreOffice Writer (αρχεία .odt). Μπορείτε επίσης να ανοίξετε αρχεία PDF στο LibreOffice. Ανοίγουν στο LibreOffice Draw ακόμα και αν βρίσκεστε σε Writer, Calc ή Impress αλλά η διαδικασία για την προστασία τους με κωδικό στο Draw είναι ίδια με τα άλλα προγράμματα LibreOffice και περιγράφεται στην ενότητα "Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο σε ένα PDF Protected PDF File "παρακάτω. Θα μετατρέπετε ένα μη προστατευμένο αρχείο PDF σε ένα προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης.

Πώς να προσθέσετε κωδικούς πρόσβασης ανοικτού κώδικα και αδειών σε ένα έγγραφο

Πριν ξεκινήσετε, κατεβάστε το LibreOffice και εγκαταστήστε το ή μπορείτε να κατεβάσετε τη φορητή έκδοση, αν προτιμάτε να μην εγκαταστήσετε το LibreOffice. Ανοίξτε τον LibreOffice Writer και στη συνέχεια ανοίξτε ένα αρχείο Word. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο κουμπί "Αποθήκευση" στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε "Αποθήκευση ως" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, περιηγηθείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το προστατευμένο έγγραφο. Για παράδειγμα, πρόκειται να αντικαταστήσουμε το πρωτότυπο έγγραφο. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το προστατευμένο έγγραφο ως νέο αρχείο, πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνομα για το αρχείο στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου". Για να προστατεύσετε το έγγραφο με κωδικό πρόσβασης, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποθήκευση με κωδικό πρόσβασης". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Αν αντικαθιστάτε το αρχικό αρχείο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση αποθήκευσης ως. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να αντικαταστήσετε το αρχείο.

Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός κωδικού πρόσβασης, μπορείτε να καθορίσετε δύο τύπους κωδικών πρόσβασης, όπως και οι κωδικοί πρόσβασης χρηστών και κατόχων αρχείων PDF. Για να ζητήσετε από τον χρήστη να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να δει το έγγραφο (όπως τον κωδικό πρόσβασης χρήστη), πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για άνοιγμα" και στο πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης" στο πεδίο "Κωδικός πρόσβασης κρυπτογράφησης αρχείων". Αν θέλετε επίσης να προστατεύσετε το έγγραφο από την επεξεργασία (όπως ο κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη), κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" στη μέση του πλαισίου διαλόγου και πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για επεξεργασία" και στο πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης" Κωδικός πρόσβασης κοινής χρήσης αρχείων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ο κωδικός πρόσβασης κοινής χρήσης αρχείων λειτουργεί μόνο για έγγραφα του LibreOffice Writer, όχι για έγγραφα του Word. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον Κωδικό πρόσβασης για κοινή χρήση αρχείων, αποθηκεύστε το έγγραφό σας ως αρχείο .odt, η οποία είναι η πρώτη επιλογή στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως".

Εάν εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για να επιτρέψετε αυτόματα την επεξεργασία, το έγγραφο ανοίγει σε κατάσταση λειτουργίας μόνο για ανάγνωση. Εάν θέλετε να ανοίξετε το αρχείο σε κατάσταση λειτουργίας μόνο ανάγνωσης από προεπιλογή χωρίς κωδικό πρόσβασης, επιλέξτε το πλαίσιο "Άνοιγμα αρχείου μόνο για ανάγνωση" και αφήστε τα πλαίσια κωδικού πρόσβασης κάτω από τον Κωδικό πρόσβασης για κοινή χρήση αρχείων.

Κάντε κλικ στο "OK".

Αν έχετε εφαρμόσει έναν ανοικτό κωδικό πρόσβασης στο έγγραφο, την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το αρχείο, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον ανοικτό κωδικό πρόσβασης.

Εάν το αρχείο σας είναι ένα έγγραφο LibreOffice Writer (.odt) και έχετε εκχωρήσει έναν κωδικό πρόσβασης για κοινή χρήση αρχείων, το έγγραφο θα ανοίξει σε κατάσταση λειτουργίας μόνο για ανάγνωση. Για να επεξεργαστείτε το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί "Επεξεργασία εγγράφου" στην κίτρινη γραμμή.

Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης για κοινή χρήση αρχείων για να μπορέσετε να τροποποιήσετε το αρχείο.

Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο σε αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης

Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε ένα έγγραφο του Word ή ένα έγγραφο LibreOffice σε ένα αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και να εφαρμόσετε κωδικούς πρόσβασης χρήστη και κατόχου σε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εξαγωγή ως PDF" από το μενού Αρχείο.

Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές PDF, κάντε κλικ στην καρτέλα "Ασφάλεια".

Στην περιοχή "Αρχείο κρυπτογράφησης και αδειοδότησης αρχείων", υπάρχει αρχικά "Δεν έχει οριστεί ανοιχτός κωδικός πρόσβασης" (κωδικός χρήστη) και "Δεν έχει οριστεί κωδικός πρόσβασης" (κωδικός πρόσβασης ιδιοκτήτη). Για να ορίσετε αυτούς τους κωδικούς πρόσβασης, κάντε κλικ στην επιλογή "Ορισμός κωδικών πρόσβασης".

Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός κωδικών πρόσβασης, στο πλαίσιο Ορισμός ανοικτού κωδικού πρόσβασης, εισάγετε δύο φορές τον κωδικό πρόσβασης χρήστη που θα χρειαστεί για την προβολή του αρχείου PDF. Στην περιοχή Ορισμός κωδικού πρόσβασης, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης ιδιοκτήτη που θα εμποδίσει την εκτύπωση, την επεξεργασία ή την εξαγωγή περιεχομένου από το αρχείο PDF. Κάντε κλικ στο "OK".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε και τους δύο κωδικούς πρόσβασης, αλλά συνιστούμε να το κάνετε για περισσότερη ασφάλεια. Ένα αρχείο PDF με μόνο έναν από τους δύο κωδικούς πρόσβασης που έχουν εφαρμοστεί (είτε ένα) δεν είναι τόσο ασφαλές όσο ένα με δύο κωδικούς πρόσβασης. Το Planet PDF εξηγεί γιατί δύο κωδικοί πρόσβασης είναι καλύτεροι από έναν όταν εξασφαλίζετε αρχεία PDF.

Επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές PDF" και η κατάσταση των κωδικών που έχετε ορίσει εμφανίζεται κάτω από το κουμπί Ορισμός κωδικών πρόσβασης. Αν επιλέξετε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης (ιδιοκτήτη), ενεργοποιούνται οι επιλογές στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου. Αν δεν θέλετε να εκτυπώσετε το έγγραφο ή να κάνετε κάποιες αλλαγές στο έγγραφο, επιλέξτε "Δεν επιτρέπεται" στο τμήμα Εκτύπωση και αλλαγές. Αν θέλετε απλώς να περιορίσετε τον τύπο εκτύπωσης και τις αλλαγές που μπορούν να γίνουν, επιλέξτε μια άλλη επιλογή στην ενότητα Εκτύπωση και αλλαγές. Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε κάποιον περιεχόμενο από το αρχείο PDF, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο "Ενεργοποίηση αντιγραφής περιεχομένου" δεν είναι επιλεγμένο. Για λόγους προσβασιμότητας, είναι καλό να αφήσετε το πλαίσιο ελέγχου "Ενεργοποίηση πρόσβασης κειμένου για εργαλεία προσβασιμότητας". Κάντε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή".

Στο παράθυρο διαλόγου "Εξαγωγή", μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Καταχωρίστε ένα όνομα για το αρχείο στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Αν έχετε αντιστοιχίσει έναν ανοικτό (χρήστη) κωδικό πρόσβασης στο αρχείο PDF, θα σας ζητηθεί αυτός ο κωδικός πρόσβασης την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε.

Θα δείτε "(SECURED)" στα δεξιά του ονόματος αρχείου στη γραμμή τίτλου, υποδεικνύοντας ότι είναι ένα κρυπτογραφημένο αρχείο PDF.

Αν εφαρμόσατε έναν κωδικό πρόσβασης (ιδιοκτήτη) στο αρχείο PDF και επιλέξατε να μην επιτρέψετε την εκτύπωση, θα παρατηρήσετε ότι η επιλογή "Εκτύπωση" είναι γκρίζα όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Οι διαδικασίες για την προσθήκη κωδικών πρόσβασης ανοιχτών και αδειών σε ένα έγγραφο και η μετατροπή ενός εγγράφου σε αρχείο PDF που προστατεύεται με κωδικό είναι οι ίδιες στο LibreOffice Calc, Impress και Draw.