Πώς να μην χάσετε ποτέ αρχεία αποθηκευμένα σε Dropbox και άλλες υπηρεσίες συγχρονισμού αρχείων

Το Dropbox, το Google Drive, το OneDrive, το iCloud Drive και άλλες υπηρεσίες συγχρονισμού αρχείων είναι βολικά, αλλά συγχρονίζουν επίσης τις διαγραφές και τις αλλαγές. Μπορείτε συχνά να ανακτήσετε τα διαγραμμένα αρχεία ή να αναιρέσετε αλλαγές, αλλά δεν θα πρέπει να είναι η μόνη μέθοδος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Οι περισσότερες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud προσφέρουν έναν τρόπο για την αναίρεση των αρχείων μέσω του ιστού και πολλοί σας επιτρέπουν να αναιρέσετε αλλαγές στα αρχεία σας και να πάρετε παλαιότερες εκδόσεις πίσω. Αλλά διατηρούν μόνο αυτά τα παλιά αρχεία για τόσο πολύ καιρό.

Διαγραφή και αλλαγές συγχρονισμού αμέσως

Όταν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία όπως το Dropbox για να αποθηκεύσετε τα σημαντικά αρχεία σας, ένα "κύριο αντίγραφο" των αρχείων σας αποθηκεύεται στους διακομιστές της υπηρεσίας. Κάθε φορά που διαγράφετε ή τροποποιείτε αρχεία, το πρόγραμμα συγχρονίζει τις αλλαγές σας με το διακομιστή και αυτές οι αλλαγές συγχρονίζονται στους άλλους υπολογιστές σας.

Μέχρι εδώ καλά. Αλλά αυτό σημαίνει ότι, αν κατά λάθος διαγράψετε ένα αρχείο, αυτόματα διαγράφεται από τους άλλους υπολογιστές σας. Αν τροποποιήσετε ένα αρχείο, αυτό έχει αλλάξει σε όλους τους άλλους υπολογιστές σας. Αν ο υπολογιστής σας έχει μολυνθεί από κακόβουλο λογισμικό και το κακόβουλο λογισμικό τσακίζει με τα αρχεία σας, οι παραποιήσεις που έχουν αλλοιωθεί θα συγχρονίζονται με τους άλλους υπολογιστές σας. Εάν το πρόγραμμα συγχρονισμού έχει ένα σφάλμα και κατά λάθος διαγράψει ορισμένα αρχεία, αυτά θα διαγραφούν και στους άλλους υπολογιστές σας.

Το αντίγραφο των αρχείων σας στους απομακρυσμένους διακομιστές χαρακτηρίζεται ως αντίγραφο ασφαλείας εκτός του χώρου και θα βοηθήσει στην προστασία των αρχείων σας σε περίπτωση βλάβης ή κλοπής του υλικού σας. Αλλά οι αλλαγές γίνονται αμέσως, και τα παλιά αρχεία διατηρούνται μόνο για τόσο πολύ καιρό.

Υπάρχουν τρόποι για να επαναφέρετε αυτά τα διαγραμμένα αρχεία και να τα επαναφέρετε σε παλιά αντίγραφα των αρχείων σας, αλλά είναι περιορισμένα.

Πόσο καιρό μπορείτε να πάρετε τα αρχεία που έχουν διαγραφεί πίσω

Όταν διαγράφετε αρχεία από μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud, αποστέλλονται στον Κάδο Ανακύκλωσης (στα Windows) ή στον Κάδο απορριμμάτων (σε Mac). Αυτές είναι οι καλές ειδήσεις - εάν ο πελάτης συγχρονισμού αρχείων αποφασίσει να διαγράψει ορισμένα αρχεία, θα είναι στον υπολογιστή σας, έτοιμος να ανακτηθεί.

Ωστόσο, ίσως καταλήξετε να αδειάζετε τον κάδο ανακύκλωσης ή τον κάδο απορριμμάτων χωρίς να το παρατηρήσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να τα ανακτήσετε από τον ιστότοπο της υπηρεσίας αποθήκευσης cloud.

Το Dropbox διατηρεί μόνο τα διαγραμμένα αρχεία για 30 ημέρες, επομένως θα πρέπει να παρατηρήσετε ότι το αρχείο διαγράφηκε και να το ανακτήσει πριν από τότε. Οι συνδρομητές Pro με "Ιστορικό εκτεταμένης έκδοσης" μπορούν να ανακτήσουν αρχεία για έως και ένα έτος.

Άλλες υπηρεσίες είναι πιο γενναιόδωρες. Το Google Drive φαίνεται ότι ποτέ δεν αφαιρεί αυτόματα τα διαγραμμένα αρχεία από τον κάδο απορριμμάτων. Το OneDrive διαγράφει αρχεία μετά από ένα έτος, αλλά θα ξεκινήσει αυτόματα τη διαγραφή των παλαιότερων αρχείων μετά από τρεις ημέρες, εάν γεμίσει ο κάδος ανακύκλωσης.

Το iCloud Drive της Apple δεν προσφέρει κανένα τρόπο για να βγάλει ένα αρχείο που έχει διαγραφεί - ούτε και ένα κάδο απορριμμάτων ή κάδο ανακύκλωσης. Απλώς εξαρτάται από το γεγονός ότι έχετε τοπικά αντίγραφα ασφαλείας του Time Machine.

Πόσο μπορείτε να επαναφέρετε τα τροποποιημένα αρχεία

Οι υπηρεσίες αποθήκευσης Cloud διατηρούν επίσης προηγούμενες εκδόσεις αρχείων. Αν - ή κάποιο πρόγραμμα στον υπολογιστή σας - τροποποιεί αυτά τα αρχεία, μπορείτε να τα πάρετε πίσω επιστρέφοντας σε μια παλαιότερη έκδοση του αρχείου. Μπορείτε να το κάνετε και από τον ιστότοπο της υπηρεσίας - κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή για να δείτε μια λίστα παλαιότερων εκδόσεων των αρχείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Όπως και με ένα σκουπίδια ή ένα δοχείο ανακύκλωσης, το πρόβλημα είναι ότι οι υπηρεσίες δεν θα διατηρήσουν αυτές τις παλιές εκδόσεις γύρω για πάντα. Παίρνουν χώρο, τελικά.

Το Dropbox διατηρεί μόνο στιγμιότυπα προηγούμενων εκδόσεων των αρχείων σας για 30 ημέρες. Θα χρειαστείτε την πληρωμένη λειτουργία "Extended History History" για να λάβετε προηγούμενες εκδόσεις που διαρκούν περισσότερο. Το Google Drive διατηρεί επίσης παλιότερες εκδόσεις των αρχείων σας για 30 ημέρες.

Το OneDrive της Microsoft προσφέρει αυτό μόνο για έγγραφα του Office και το iCloud Drive της Apple δεν το προσφέρει καθόλου. Και οι δύο εξαρτώνται από το γεγονός ότι έχετε τοπικά αντίγραφα ασφαλείας.

Εκτελέστε τακτικά τοπικά αντίγραφα ασφαλείας για να διατηρήσετε ασφαλή τα αρχεία σας

Η πραγματική λύση εδώ - η οποία θα διασφαλίσει ότι θα έχετε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας των σημαντικών αρχείων που θα μπορούσατε να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε κατά λάθος, ακόμα και αν η υπηρεσία αποθήκευσης cloud της επιλογής σας δεν είναι - είναι επίσης να δημιουργήσετε τοπικά αντίγραφα ασφαλείας.

Δεν χρειάζεστε τίποτα φανταχτερό ή περίπλοκο. Απλά συνδέστε μια εξωτερική μονάδα σκληρού δίσκου μια φορά την εβδομάδα ή έτσι και εκτελέστε το εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του λειτουργικού σας συστήματος. Στα Windows 7, αυτό είναι το Windows Backup. Στα Windows 8, 8.1 ή 10, αυτό είναι το Ιστορικό αρχείων - εάν χρησιμοποιείτε το Ιστορικό αρχείων, βεβαιωθείτε ότι είναι και το αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου αποθήκευσης σύννεφου. Σε Mac, είναι το Time Machine. Εφόσον συγχρονίζετε τα περιεχόμενα του αποθηκευτικού χώρου σύννεφων στον υπολογιστή σας, το εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας θα δημιουργήσει αντίγραφο αυτών των αρχείων και θα τα αποθηκεύσει στη μονάδα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Ίσως να μην χρειαστεί να αγγίξετε αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας εάν η υπηρεσία αποθήκευσης cloud δεν έχει ποτέ προβλήματα, αλλά θα είστε ευγνώμονες για το πρόσθετο αντίγραφο ασφαλείας, αν το χρειαστείτε ποτέ. Αν αποθηκεύετε σημαντικά αρχεία στο χώρο αποθήκευσης σύννεφο, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τοπικό αντίγραφο ασφαλείας - για κάθε περίπτωση.