Πώς να μην στείλει ξανά φαξ σε ένα έγγραφο

Τα μηχανήματα φαξ εξακολουθούν να μεταφέρονται σε γραφεία σε όλο τον κόσμο. Οι κυβερνητικές υπηρεσίες, οι δικηγόροι, οι γιατροί και άλλοι αργά μεταβαλλόμενοι οργανισμοί συχνά χρειάζονται φαξ - στην καλύτερη περίπτωση, είναι ένα απαραίτητο κακό.

Το φαξ θεωρείται συχνά πιο ασφαλές από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αν και δεν είναι πραγματικά. Τα μηχανήματα φαξ επικοινωνούν μέσω τηλεφωνικών γραμμών χωρίς κρυπτογράφηση και οι τηλεομοιοτυπικές μηχανές συχνά κρατούνται σε πολυάσχολες περιοχές, όπου τα έγγραφα μπορούν εύκολα να αρπάγονται από οποιονδήποτε.

Εναλλακτικές λύσεις για φαξ

Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις για την αποστολή φαξ. Εάν δεν περιορίζεστε από τους νόμους ή επειδή το άτομο που βρίσκεται στο άλλο άκρο σας απαιτεί να χρησιμοποιήσετε φαξ, δοκιμάστε μία από αυτές τις εναλλακτικές λύσεις:

• Τα έγγραφα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ναι, το ταπεινό email μπορεί να αντικαταστήσει πολλά φαξ. Πιθανώς να στέλνετε φαξ σε ένα έγγραφο που πληκτρολογείται από έναν υπολογιστή ούτως ή άλλως, οπότε γιατί να ενοχλείτε χρησιμοποιώντας μια συσκευή φαξ; Συνδέστε το αρχείο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απλά συμπεριλάβετε το σημαντικό κείμενο σε ένα ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Σάρωση και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Εάν έχετε μια συσκευή φαξ που λειτουργεί επίσης ως σαρωτής, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να σαρώσετε έγγραφα εγγράφου στον υπολογιστή σας ως αρχεία PDF. Συνδέστε τα αρχεία PDF σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα στείλετε. Θα μπορούσατε ακόμη και να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνό σας για να σαρώσετε το έγγραφο - σίγουρα, δεν θα είναι η καλύτερη ποιότητα, αλλά έχουμε δει κάποια φαξ αρκετά χαμηλής ποιότητας.
• Μεταφόρτωση εγγράφων: Ορισμένες οργανώσεις ενδέχεται να σας επιτρέψουν να μεταφορτώσετε αυτά τα αρχεία σαρωμένου εγγράφου στον ιστό και όχι απλώς να τα στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Χρησιμοποιήστε το ταχυδρομείο σαλιγκαριού: Το ταχυδρομείο σαλιγκαριών είναι μια πιο αργή εναλλακτική λύση για την αποστολή φαξ που είναι χειρότερη από πολλές απόψεις, αλλά δεν είναι πάντα κακή. Εάν δεν διαθέτετε συσκευή φαξ και το έγγραφο δεν είναι επείγον, μπορείτε γενικά να στείλετε ένα έγγραφο σε περισσότερους οργανισμούς αντί να το αποστείλετε με φαξ. Σίγουρα, πρέπει να ασχοληθείτε με το ταχυδρομικό σύστημα, αλλά τουλάχιστον δεν χρειάζεται να στείλετε με φαξ τίποτα.

Υπογράψτε τα έγγραφα χωρίς να τα εκτυπώσετε

Μπορεί να χρειαστεί να υπογράψετε έγγραφα και να τα στείλετε σε κάποιον, και μόλις εκτυπωθούν, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να τα στείλετε με φαξ. Σε τελική ανάλυση, η εναλλακτική λύση θα ήταν να εκτυπώσετε το έγγραφο, να υπογράψετε, να το σαρώσετε ξανά στον υπολογιστή σας και να το στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντί να χάσετε το χρόνο σας κάνοντας αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για να εφαρμόσετε την πραγματική υπογραφή σας σε ένα έγγραφο στον υπολογιστή σας. Απλά καταγράψτε την υπογραφή σας μία φορά και θα αποθηκευτεί ως εικόνα που μπορείτε να εφαρμόσετε στα έγγραφα. Μπορείτε να υπογράψετε εύκολα μελλοντικά έγγραφα χωρίς να τα εκτυπώσετε.

Αν έχετε ένα δισκίο με γραφίδα, μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε τη γραφίδα για να υπογράψετε ένα έγγραφο απευθείας στην οθόνη σας.

Φαξ ένα έγγραφο online

Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού φαξ σας επιτρέπουν να στείλετε με φαξ ένα έγγραφο χωρίς να χρειάζεστε μια συσκευή φαξ της δικής σας ή ακόμα και μια τηλεφωνική γραμμή. Χρησιμοποιείτε μια διεπαφή που βασίζεται στον ιστό για να ανεβάσετε ένα έγγραφο και να εισαγάγετε τον αριθμό τηλεφώνου του παραλήπτη. Η ίδια η υπηρεσία φροντίζει για όλα τα πράγματα τελευταίου μιλίου, στέλνοντας με φαξ το έγγραφό σας στην απομακρυσμένη συσκευή φαξ μέσω των δικών τους τηλεφωνικών γραμμών.

Αν χρειάζεται μόνο να στείλετε φαξ σπάνια, αυτές οι υπηρεσίες θα σας επιτρέψουν να στείλετε μερικές σελίδες εδώ και εκεί χωρίς να ξοδέψετε ένα λεπτό. Εάν πρέπει να στέλνετε φαξ πιο συχνά, ίσως χρειαστεί να πληρώσετε κάτι - αλλά θα πρέπει να πληρώσετε για μια συσκευή φαξ και μια τηλεφωνική γραμμή, ούτως ή άλλως.

Αυτές οι υπηρεσίες περιλαμβάνουν τεχνικά φαξ, αλλά τουλάχιστον δεν αισθάνονται σαν να χρησιμοποιούν ένα παλιό μηχάνημα φαξ και δεν απαιτούν να έχετε σταθερό τηλέφωνο.

Λήψη φαξ στο διαδίκτυο

Η λήψη φαξ μπορεί να είναι πονοκέφαλος εάν έχετε ένα γραφείο στο σπίτι. Πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η συσκευή φαξ και να ακούτε συνεχώς τα φαξ. Χρειάζεστε μια ειδική γραμμή για λήψη φαξ, ώστε να μην χάσετε κανένα φαξ όταν βρίσκεστε στο τηλέφωνο. Ίσως προσπαθήσετε να ζητήσετε από τα άτομα να σας στείλουν φαξ ένα έγγραφο σε μια συγκεκριμένη ώρα όταν είστε βέβαιοι ότι το σταθερό σας τηλέφωνο δεν είναι δεμένο.

Αντί να ασχοληθείτε με όλες αυτές τις ανοησίες, ζητήστε από τους ανθρώπους να σαρώσουν και να στείλουν έγγραφα σε εσάς. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία αν δεν θέλετε να βασίζεστε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το JotForm μαζί με το Dropbox για να δημιουργήσετε μια ιστοσελίδα όπου οι χρήστες θα μπορούσαν να φορτώσουν αρχεία PDF και θα εμφανίζονταν σε ένα φάκελο στο Dropbox σας.

Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία που σας παρέχει έναν ειδικό αριθμό φαξ και σας επιτρέπει να λαμβάνετε φαξ εκεί. Αυτά γενικά κοστίζουν χρήματα - τελικά, η υπηρεσία φαξ πρέπει να πληρώσει για έναν ειδικό σταθερό τηλεφωνικό αριθμό και να την παρακολουθήσει για εσάς. Το eFax προσφέρει 10 δωρεάν εισερχόμενες σελίδες μηνιαίως, παρόλο που δεν σας παρέχουν δωρεάν εξερχόμενες σελίδες. Το HelloFax σας επιτρέπει να στείλετε πέντε δωρεάν σελίδες, αλλά αυτό είναι. Κάθε δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικού φαξ έχει ένα αλιευμάτων όπως αυτό - η δωρεάν προσφορά υπάρχει για να σας ελκύει, ενώ πρέπει να πληρώσετε για τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά. Η αποστολή με φαξ αφορά τη διασύνδεση με τηλεομοιοτυπικές συσκευές και σταθερούς τηλεφωνικούς αριθμούς και αυτό δεν είναι δωρεάν. Χρησιμοποιείται επίσης συχνά για επιχειρηματικούς σκοπούς και οι επιχειρήσεις είναι πρόθυμες να ξοδέψουν χρήματα για τέτοιου είδους πράγματα.

Το τελευταίο θέρετρο: Χρησιμοποιήστε ένα πραγματικό μηχάνημα φαξ χωρίς την κατοχή ενός

Εάν δεν θέλετε να ασχοληθείτε με τις υπηρεσίες online ή το ταχυδρομείο σαλιγκαριών και έχετε απολύτως καμία επιλογή από το να στέλνετε το περιστασιακό έγγραφο ως φαξ, υπάρχει ακόμα μια εναλλακτική λύση για την αγορά της δικής σας συσκευής φαξ και τη χρήση σταθερού τηλεφώνου. Μπορείτε πιθανώς να επισκεφθείτε ένα τοπικό κατάστημα που προσφέρει αντιγραφή και θα σας επιτρέψει να πληρώσετε μερικά λεπτά για να στείλετε ένα φαξ. Αυτό δεν είναι ιδανικό εάν στέλνετε συχνά φαξ, αλλά εάν χρειάζεται να στείλετε φαξ κάτι μία φορά το χρόνο, αυτό μπορεί να είναι μια επιλογή εντάξει.

Φυσικά, αυτό συνεπάγεται τη χρήση συσκευής φαξ. Ορισμένες οργανώσεις ζητούν απλώς φαξ και μπορεί να μην αισθάνεστε άνετα τη μεταφόρτωση εξαιρετικά ευαίσθητων εγγράφων σε μια υπηρεσία φαξ που βασίζεται στο διαδίκτυο. Δεν υπάρχει τίποτα που μπορείτε να κάνετε εάν πρέπει να αντιμετωπίσετε έναν οργανισμό που απαιτεί φαξ.

Η αποστολή φαξ θα εξακολουθήσει να είναι μαζί μας για λίγο, αν και μόνο λόγω κανονισμών που ενθαρρύνουν την υγειονομική περίθαλψη και τις νομικές οργανώσεις να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το παλαιότερο σύστημα φαξ αντί για σύγχρονες εναλλακτικές λύσεις.

Image Credit: Abhisek Sarda στο Flickr, παραμύθια ενός περιπλάνου youkai στο Flickr, AuthenticEccentric στο Flickr